Служебное письмо. Виды служебных писем

ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

 Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами.

Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.

1. Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.

2. Реквизиты служебного письма: гос.герб, наименование министерства, ведомства, эмблема и наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о направлении копии в другие адреса, в дело, фамилия и телефон исполнителя.

3. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5-2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.

4. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.

5. Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления, отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания, предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания и др.

6. Письма бывают: сопроводительные гарантийные, циркулярные, справочно-информационные, информационно-рекламные, претензионные, договорные.

7. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов. Эти письма следует начинать словами: направляем, прилагаем, посылаем, представляем, возвращаем.

8. Гарантийное письмо – документ, в котором гарантируется выполнение обязательств, указанных в письме.

9. Циркулярное письмо –одну и ту же информацию посылают в несколько адресов нижестоящим организациям.

10. Претензионное (рекламационное) письмо – предъявление претензии к срокам, качеству, количеству продукции и т.д. Направляется виновной стороне в целях урегулирования споров.

11. Информационно-рекламное письмо. Цель – заинтересовать потребителя. Пример: «Если хотите, чтобы о Вашем предприятии узнали родственные предприятия в США…, найти партнеров, продать отходы за валюту, приобрести передовые технологии…, Вы можете поместить информацию о Вашем предприятии в нашем сборнике. Стоимость заказа. Образец бланка-заказа прилагается. Общий размер текста не должен превышать одну машинописную страницу».

12. Письмо может быть многоаспектным. Например: письмо-напоминание, просьба, гарантия. «Напоминаем, что 28.01.99 в Ваш адрес направлено письмо с просьбой изготовить бланки. Оплату гарантируем».