Организация и планирование рабочего времени

Дифференцированный зачет

Выполнила учащиеся 35 группы

Бенамер Аля

Составление и оформление сводок и отчетов,справка

• СВОДКА -документ, содержащий свод каких-нибудь сведении, данных; информация, суммирующая такие сведения. 
• Сводки могут быть внешними и внутренними.  Внешние сводки  составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки  представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
• Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения.

Обязательными реквизитами сводки являются:  

• наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения),
•   наименование вида документа, 
• дата 
• регистрационный номер, 
• место составления (для внешней),
•   адресат, 
• заголовок к тексту, 
• подпись.

Образец сводки

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. 

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и  справка . 

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другой адрес – руководителем. 

Справка

• Справка:
• 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
• 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.  1
• Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними.  Внешние справки  составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию,  внутренние справки  – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа

• Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. 
• Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.
• Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках  формата  А5.

Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные:

• фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;
• указание, в удостоверении каких сведений выдана;
• для каких целей или в какую организацию выдана;
• подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
• дату составления;
• оттиск печати. 

Образец справки

Оформление отчета

• Основные правила оформления отчета
•  
• Минимальный объем отчета – 10 страниц, включая титульный лист.
• Изложение текста и оформление отчета выполняют в соответствии с требованиями ГОСТа 7.32 ( см. раздел 6). Текст отчета следует печатать, соблюдая следующие размеры полей:
• правое – не менее 10 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - не менее 30 мм.
• Структурные элементы отчета и их наименования:
• ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ,
• СПИСОК ИСПОЛНИТЕЛЕЙ,
• РЕФЕРАТ,
• СОДЕРЖАНИЕ (в отчете объемом не более 10 с. допускается не составлять),
• ВВЕДЕНИЕ,
• ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ,
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ,
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.
• Заголовки структурных элементов располагают в середине строки без точки в конце и печатают прописными буквами, не подчеркивая.
• Основную часть отчета следует делить на разделы, подразделы и пункты, которые должны иметь заголовки, их печатают с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце и нумеруют арабскими цифрами, после номеров точку не ставят.
• Каждый структурный элемент отчета следует начинать с нового листа (страницы).
• Рисунки следует располагать в отчете непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. На все рисунки должны быть даны ссылки в отчете. Рисунки следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.
• Слово «рисунок» и его наименование располагают посередине строки и помещают после пояснительных данных следующим образом: Рисунок 1 – Детали прибора. При ссылках на рисунки следует писать «… в соответствии с рисунком 2».
• Таблицы также имеют наименование, которое помещают над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире. Нумеровать следует арабскими цифрами сквозной нумерацией. На все таблицы должны быть ссылки в отчете, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера. Таблицу следует располагать в отчете непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице.
• Ссылки на использованные источники следует заключать в квадратные скобки. Нумерация ссылок ведется арабскими цифрами в порядке приведения ссылок в тексте отчета независимо от деления отчета на разделы. Сведения об источниках приводятся в соответствии с требованиями ГОСТ 7.1.
• Нельзя направлять в ЦИТиС сброшюрованный отчет (то есть, со сшитыми, склеенными, скрепленными листами).
• Все подписи и даты в отчете должны быть выполнены черными чернилами.
•  
• В целях корректного оформления титульного листа принятого в УНИД отчета подписи руководителя УНИД, проректора, дата утверждения отчета и печать будут собраны сотрудниками управления.
•  

Правило составление отчетов

• Составление отчета преследует две основные цели. Первая - передача необходимой информации о той или иной проделанной работе, и вторая - информация в плане документальной записи процесса коммуникации. Это определенный материал в письменной форме, позволяющей человеку или группе лиц вспомнить основные факты. Отчет передает сообщение автора ясно, четко, понятно и поэтому может быть эффективным средством коммуникации.
• Главное в отчете - это совершенствование работы и достижение цели. Его основное назначение: передача информации; запись и последовательное изложение деятельности; формирование четких рамок о проделанной работе и о той, которую предстоит еще выполнить; критика, объяснение или обвинение негативных фактов; определение и формирование ответственности. Ни в одном из письменных документов не важны так краткость, ясность и последовательность.
• Помимо основной информации отчет может нести еще и дополнительную. Продемонстрировать имидж автора, умение писать, выявить стиль мышления, индивидуальность. К тому же отчет должен уже запроигнозировать ожидаемую ответную реакцию.
• Перед написанием отчета необходимо узнать своего адресата, его предубеждения, стремления, проблемы, заботы. Следует определить вопросы, на которые необходимо получить ответы, причем ответы желаемые. В отчете желательно избегать эффектных сравнений, аллегорий, метафор. Вопросы и ответы располагаются по степени важности. Избегайте лишних слов, особенно вводных. Текст пишите простыми предложениями. В конце документа укажите, ждете ли ответа на свое послание.

Оформление отчетов

• Отчет по практике оформляется в соответствии с нормами ЕСКД. Отчет должен быть написан на листах стандартного формата 210 × 297 мм.
• При написании текста необходимо оставлять поля:
• —       верхнее – 20 мм,
• —       нижнее  – 25 мм,
• —       правое   – 10 мм,
• —       левое     – 35 мм.
• Поля  не очерчиваются .
• В отчете подшиваются все чертежи, схемы, технологические карты и т.д. Нумерация страниц сквозная, цифра «1» не ставится.
• Структура отчета:
• ● Титульный лист (см. Приложения).
• ● Реферат.
• ● Содержание (согласно табл. 2.1, 4.1 — 4.4).
• ● Текстовая часть.
• ● Литература.
• ● Приложения.

Образец отчета

Спасибо за внимание