Структура и функции ДОУ

Структура и функции ДОУ

СОДЕРЖАНИЕ:

• 1.  ВВЕДЕНИЕ
• 2.  ПОНЯТИЕ И НАЗНАЧЕНИЕ СЛУЖБЫ ДОУ
• 3.  ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ДОУ
• 4.  НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ РАБОТЫ ДОУ
• 5.  Н ОРМАТИВНО МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
• 6. ВЫВОД

ВВЕДЕНИЕ

• Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба.
• В нормативных документах в настоящее время службу делопроизводства называют службой документального обеспечения управления, проще ДОУ.
• В конечном счете, успешная деятельность любой организации невозможна без определенной культуры работы персонала, без четкой организации делопроизводства.

Понятие и назначение службы ДОУ

• Делопроизводство – отрасль человеческой деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
• Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
• В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
• Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
• В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
• Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
• Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Основные задачи и функции службы ДОУ

• В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контроля их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.
• Основными задачами службы являются:
• 1) обеспечение документирования управленческой деятельности;
• 2) организация работы с документами в учреждении;
• 3)совершенствование форм и методов работы с документами.
• Задачи ДОУ, определяют ее функции. Рассмотрим эти задачи:
• Первая задача, обеспечения документирования в учреждении, может быть решена при выполнении следующих функций:
• - разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
• - обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
• - контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

• Вторая задача организации работы с документами, её функции:
• - установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
• - экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
• - регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
• - контроль исполнения документов;
• Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
• Обеспечение защиты информации.
• Третья задача совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
• - разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
• - методическое руководство и соблюдение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
• - повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
• - упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
• - разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
• - постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Нормативная регламентация службы ДОУ

• Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.
• Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.
• В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка Устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
• Рассмотрим некоторые основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.
• Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.
• Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.
• Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.
• Разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
• Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками.

• Источниками для разработки должностных инструкций являются:
• 1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
• 2. Унифицированная(созданная по единым правилам) система ОРД Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.
• 3. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
• 4. Положение и должностные инструкции о структурном подразделении организации. Это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.
• Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. Инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку.
• Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

• Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации являются:
• 1. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;
• 2. ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;
• 3. Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.
• Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения. В целом, она должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.
• Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
• Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.
• Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.
• Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.

• После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.
• Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.
• Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.
• Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.

Нормативно-методическая база делопроизводства

• Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.
• Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует :
• - правила оформления документов; - правила работы с документами; - обеспечение сохранности документов; - порядок передачи документов на архивное хранение; - работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты); - внедрение новых информационных технологий в работе с документами; - работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; - юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
• Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

• Составляющими нормативной базы делопроизводства являются :
• - законодательные и правовые акты Российской Федерации; - государственные и отраслевые стандарты; - нормативные документы; - государственные и отраслевые классификаторы; - Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ); - инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.
• К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся :
• - законы Российской Федерации; - указы и распоряжения Президента; - постановления и распоряжения Правительства; - правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) – как общественного, так и ведомственного характера; - правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства; - правовые акты нормативного и инструктивного характера.

• Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов .
• - Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». - Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государствен-ном языке Российской Федерации». - Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». - Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне». - Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». - Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве». - Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». - Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли». - Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». - Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса официальной базы данных Федеральной архивной службы России».
• Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.

• В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства :
• - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. - ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой. - ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.
• Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов .
• - Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
• Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.

ВЫВОД

• Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда.