Этикетные письма

Этикетные письма

Этикетные письма

• Письмо-поздравление
• Письмо-благодарность
• Письмо-соболезнование
• Письмо-извинение

Письмо-поздравление

• Это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

Письма-поздравления

• Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. 
• Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

общая схема письма-поздравления:

• обращение (“Уважаемый ..!”);
• поздравление;
• комплиментарная часть;
• пожелания (благополучия, процветания, успехов и т. п.);
• заключительная этикетная фраза;
• подписи.

Реквизиты

• наименование вашей организации и справочные данные о ней (юридический адрес, телефон, факс, адрес электронной почты и интернет-сайта (если есть));
• ОКПО (код организации), ОГРН (основной государственный регистрационный номер), ИНН/КПП (индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет);
• дату;
• адресата (организацию или гражданина, кому предназначено письмо);
• подпись руководителя вашей организации (его заместителя).

Образец

Письмо-благодарность

• вид некоммерческого делового письма, в котором выражается благодарность за выполнение какой-то просьбы, поручения, за сотрудничество. Строгой формы и четких требований к благодарственному письму нет, оно составляется в произвольной форме, по мере возможности – на фирменном бланке компании. Благодарственное письмо (письмо-благодарность) может быть инициативным либо ответом на письмо-приглашение или поздравление. 

Обязательными реквизитами письма-благодарности являются:

• наименование организации, 
• справочные данные об организации, 
• код организации,
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, 
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, 
• дата, 
• регистрационный номер, 
• адресат,
•   заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), 
• подпись, 
• отметка об исполнителе.

Ключевыми фразами такого письма являются:

• Благодарим Вас за…;
• Благодарим за оказанную помощь в…;
• Выражаем Вам свою благодарность за…;
• Позвольте Вас поблагодарить за…;
• Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за… и т.п.

Образец

Письмо соболезнование

• Относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение сопереживания и поддержки адресату по поводу того ли иного печального события или утраты. Письмо-соболезнование составляется в свободной форме, оформление осуществляется на фирменном бланке организации либо на открытке, подписывается руководителем компании либо другим уполномоченным лицом. Письмо-соболезнование должно содержать теплые и искренние слова поддержки.

Слова соболезнования

• Мы глубоко опечалены известием о … и хотим выразить искреннее соболезнование Вам и другим сотрудникам Вашей фирмы.
• Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу …
• Для нас было огромным потрясением известие о …
• Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …
• Мы были глубоко огорчены, узнав о …
• Нам трудно поверить печальному известию о …

Реквизиты

• Государственный герб (для государственных предприятий);
• Логотип или эмблема организации;
• Код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
• Код документа по ОКУД (если имеется);
• Наименование организации (полное и сокращенное);
• Почтовый и юридический адрес;
• Номер телефонов;
• номер факса;
• Банковские реквизиты;
• Дата;
• Индекс документа (регистрационный номер);
• Ссылка на индекс и дату входящего документа;
• Адресат;
• Заголовок к тексту;
• Текст;
• Подпись;
• Фамилия и телефон исполнителя.

Образец

Письмо-извинение

• Это служебное письмо, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.п. Начинать письмо-извинение лучше с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут/были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем.

План письма  

• 1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации
• 2. Выражение сожаления.
• 3. Извинение.
• 4. Объяснение действий компании.
• 5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества.

Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:

• Приносим свои извинения за то, что… 
• Позвольте принести (вам) свои извинения за… 
• Искренне сожалеем, что… 
• Примите наши искренние извинения за

Реквизиты

• Государственный герб (для государственных предприятий);
• Логотип или эмблема организации;
• Код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
• Код документа по ОКУД (если имеется);
• Наименование организации (полное и сокращенное);
• Почтовый и юридический адрес;
• Номер телефонов;
• номер факса;
• Банковские реквизиты;
• Дата;
• Индекс документа (регистрационный номер);
• Ссылка на индекс и дату входящего документа;
• Адресат;
• Заголовок к тексту;
• Текст;
• Подпись;
• Фамилия и телефон исполнителя.

Образец