Практическая работа "Создание базы данных в программе ACCESS"

БД ACCESS

Практическая работа №1

Создание БД.

Цели работы:

• познакомиться с основными понятиями базы данных;

• научиться создавать таблицу базы данных в режиме конструктора;

• освоить переход из режима конструктора в режим таблицы;

• освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц базы данных;

• познакомиться с простой сортировкой значений таблицы;

• познакомиться с поиском записей по образцу;

• научиться сохранять и загружать базу данных;

• научиться распечатывать таблицы.

Задание 1

С

оздайте новую базу данных и струк­туру таблицы с информацией о студентах компьютерной школы.

Порядок работы.

1. Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните на пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню, представленное на рис. 1.

2. Щелкните мышью на переключате­ле Новая база данных, а затем на кнопке ОК. Появится диалоговое окно, представ­ленное на рис. 2.

В поле Имя файла в ка­честве имени базы данных введите свою фамилию. Это будет название вашей лич­ной базы данных.

Рис. 1

Рис. 3

Рис. 2

Замечание. Сохраните базу данных не в текущей папке, а сме­ните папку на вашу личную, для этого в окне-файлере укажите путь.

1. Щелкните на кнопке Создать или нажмите клавишу Enter.

2. В следующем окне выберите тип создаваемого документа (акти­визируйте соответствующую вклад­ку). Вы создаете таблицу, поэтому выберите вкладку Таблица (скорее всего вы в ней и находитесь). По умолчанию выделена строка Созда­ние таблицы в режиме конструк­тора. Щелкните на кнопке Конст­руктор. Появится окно конструктора (рис. 3).

5. В верхней левой ячейке появившейся таблицы введите имя поля (на­бирайте слово «Фамилия», а не свою фамилию) и нажмите клавишу Enter.
В соседней ячейке появится тип данных, по умолчанию он задается как Тек­стовый. Любой другой выб

ирается с помощью ниспадающего меню.

Напоминание. Переход от ячейки к ячейке осуществляется одним из сле­дующих способов: мышью; нажатием на клавишу Enter; клавишами управле­ния курсором; клавишей Tab.

1. З

   

   аполните поля в конструкторе, как показано на рис. 3. Общие свойства поля оставьте такими, какие задает программа по умолчанию.

2. Сохраните таблицу, щелкнув на кнопке Сохранить п

   Рис. 4

   иктографического меню панели инструментов.

3. В

   

   появившемся диалоговом окне введите имя таблицы «Список» и щелкните на кноп­ке ОК. Появится запрос (рис. 4) на созда­ние ключевого поля - уникального поля записи. По ключевому полю можно од­нозначно идентифицировать запись - его значение не повторяется у разных запи­сей. Это поле (типа счетчик) используется для связи за­писей из разных таблиц. В данном вари­анте будут самостоятельно появляться числа - номера записей.

4. Ответьте ДА.

З

амечание. Выбор режима работы таблица или конструктор осуществляется кнопкой

10. Перейдите в режим таблицы, щелкнув на кнопке

Ввод данных вы будете производить в этом режиме,

заполняя ячейки таблицы. Значение поля «Код» будет меняться автоматически. Если закончить ввод в ячейку на­жатием клавиши Enter, то маркер перейдет в следующую ячейку.

11. Заполните базу данных значениями из таблицы:

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Школа Школа	Класс
1	Иванникова	Анна	Ивановна	1984	1	9
2	Баранова	Ирина	Алексеевна	1983	3	10
3	Корнилова	Ольга	Владимировна	1984	5	9
4	Воробьев	Алексей	Петрович	1983	1	10
5	Воробьев	Алексей	Иванович	1984	3	9
6	Воробьев	Олег	Григорьевич	1985	5	8
7	Скоркин	Александр	Евгеньевич	1982	1	11
8	Володина	Анна	Алексеевна	1984	3	9
9	Новоселов	Алексей	Антонович	1983	5	10
10	Александрова	Елена	Алексеевна	1984	1	9

12. Сохраните введенные данные, щелкнув на кнопке В результате вы получили таблицу, с которой можно будет работать.

Замечание. Передвижение по таблице можно производить с помощью кла­виш со стрелками на клавиатуре, клавиши табуляции, а также щелчком мыши. Можно пользоваться стандартными для Windows комбинациями клавиш для быстрого продвижения по таблице.

Задание 2

Выполните редактирование ячеек.

Порядок работы.

1. Замените фамилию Иванникова на Иванова. Для этого выделите редак­тируемую ячейку и наберите новую фамилию.

2. Замените год рождения Ивановой на 1983. Для этого следует щелкнуть мышью на нужной ячейке, и она откроется для редактирования. Удалите циф­ру 4 и введите вместо нее цифру 3.

Самостоятельное задание.

Внимательно просмотрите таблицу и исправьте свои ошибки.

Задание 3

Отсортируйте значения таблицы.

З

амечание. Чтобы произвести сортировку значений по некоторому столб­цу, нужно установить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и щелк­нуть на кнопке:

- если нужно отсортировать по возрастанию;

- если нужно отсортировать по убыванию.

Порядок работы.

Отсортируйте:

1. фамилии - по алфавиту (установите курсор на любую фамилию в поле (столб­це) «Фамилия» и щелкните на кнопке “По возрастанию”);

2. имя - по алфавиту (установите курсор на любое имя в столбце «Имя» и щелкните на кнопке “По возрастанию”);

1. номер школы - по убыванию (установите курсор на любой номер школы в столбце «Школа» и щелкните на кнопке “По убыванию”);

2. год рождения - по убыванию (установите курсор на любой год рождения в столбце «Год рождения» и щелкните на кнопке “По убыванию”);

3. номер класса - по возрастанию (установите курсор на любой номер класса в столбце «Класс» и щелкните на кнопке “По возрастанию”).

Задание 4

Познакомьтесь с функциями «сохранить», «закрыть», «открыть».

Порядок работы.

1. Щелкнув на кнопке , сохраните текущую таблицу.

1. Щелкнув на кнопке “Закрыть” в правом верхнем углу окна таблицы, закройте таблицу.

2. Повторите операцию из п. 2 еще раз, в результате чего вы закроете теку­щую базу данных, получив пустое окно для новой работы. В этом положении можно создать новую базу данных, а можно открыть существующую для про­должения работы.

3. Откройте снова свою базу данных с помощью команд Файл, Открыть, , Открыть.

1. Откройте таблицу «Список».

Задание 5

Выполните поиск записей по образцу.

П

орядок работы.

1

. Установите текстовый курсор в поле «Фамилия»;

2. Щелкните на кнопке

которая позволяет найти запись по введенному значению. В результате появится диалоговое окно, представленное на рис. 5.

3. Введите в поле Образец фамилию Баранова, в поле Поиск в выберите пункт Фамилия и щелкните на кнопке Найти далее.

З

Рис. 5

амечание. Если требуется найти следующую подобную запись, то щелк­ните на кнопке Найти далее.

Можно искать часть слова, меняя значение в поле Совпадение.

По окончании работы щелкните на кнопке Отмена.

Задание 6

Распечатайте таблицу «Список».

Порядок работы.

1. Подготовьте принтер для печати.

2. Подготовьте таблицу для печати. Для этого щелкните на кнопке Пред­варительный просмотр. Если таблица не уместилась на листе или видны не все данные, закройте окно предварительного просмотра и поменяйте размеры столбцов. Можно поменять поля листа или развернуть лист поперек. (Это можно
   сделать командой Параметры страницы, Страница, Альбомная, ОК.)

3. В

   

   ыполните команду Файл, Печать. Появится окно, представленное на рис. 6. В этом окне возможен выбор варианта печати. Вы можете выбрать печать: всей таблицы, только выделенных записей, только определенных стра­ниц. Можно задать печать нескольких копий данного документа одной коман­дой. Если к вашему компьютеру подключены несколько разных принтеров, то в поле имя можно выбрать нужный принтер.

Оставьте включенным переключатель Все.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Предъявите преподавателю: таблицу «Список» на экране и на бумаге.

Задание 7

Завершите работу с Access.

Порядок работы.

1. Выполните команду Файл, Выход.

2. Е

   Рис. 6

   
   

   сли вы производили какие-либо действия в базе данных, появится во­прос о сохранении изменений. Ответьте утвердительно на этот вопрос.