Методические рекомендации по выполнению лабораторной работы «Создание таблицы базы данных с использованием конструктора и мастера таблиц в СУБД MS Access. Внутрипрограммные с связи текстового редактора и СУБД MS Access". Дисциплина «Информатика и ИКТ» (для студентов первого курса)
Составил: преподаватель информатики Е.В.Путюнина
Методические рекомендации по выполнению лабораторной работы предназначены для приобретения cтудентами практических навыков работы с прикладной программой МS АССЕSS. Методические рекомендации содержат теоретическую часть, задания, снабженные подробными указаниями для исполнения и уточняющими видами экранов соответствующей программы для наглядности. Для закрепления и проверки полученных навыков имеется дополнительное задание.
Базы данных и системы управления базами данных. База данных - это совокупность определенным образом организованной информации, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Базами данных являются, например: различные справочники, энциклопедии, каталоги библиотек, картотеки кадрового состава учреждений и т. п. Системы управления базами данных (СУБД) - это специальные программы предназначенные для создания баз данных, а также выполнения операции поиска и сортировки данных. Система управления базой данных позволяет обрабатывать обращения к базе данных, поступающие от прикладных программ конечных пользователей.
Современная система управления базами данных выполняет следующие функции:
- Ввод информации в базу данных и обеспечение ее логического контроля.
- Возможность исправления информации.
- Удаление устаревшей информации.
- Контроль непротиворечивости данных.
- Защита данных от разрушения.
- Поиск информации с заданными свойствами.
- Автоматическое упорядочивание информации в соответствии с определенными требованиями.
- Обеспечение коллективного доступа к данным нескольких пользователей одновременно,
- Защита от несанкционированного доступа к данным.
Информация в базах данных хранится в упорядоченном виде. Существует несколько различных моделей баз данных: иерархические, сетевые и табличные. Иерархические базы данных графически могут быть представлены как дерево, состоящее из объектов различных уровней. Верхний уровень занимает один объект, второй - объекты второго уровня и т. д. Между объектами существуют связи, каждый объект может включать в себя несколько объектов более низкого уровня. Иерархической базой данных является Каталог папок Windows. Сетевая база данных отличается от иерархической тем, что в ней каждый элемент вышестоящего уровня может быть связан одновременно с любыми элементами следующего уровня. Вообще, на связи между объектами в сетевых моделях не накладывается никаких ограничений. Сетевой базой данных фактически является Всемирная паутина глобальной компьютерной сети Интернет. Гиперссылки связывают между собой сотни миллионов документов в единую распределенную сетевую базу данных. Табличная (или реляционная) база данных содержит перечень объектов одного типа, т. е. объектов с одинаковым набором свойств. Такую базу данных удобно представлять в виде двумерной таблицы (а чаще - нескольких связанных между собой таблиц). Столбцы такой таблицы называют полями. Каждое поле характеризуется своим именем (названием соответствующего свойства) и типом данных, отражающих значения данного свойства. При этом каждое поле обладает определенным набором свойств (размер, формат и др.). Строки таблицы являются записями об объекте. Эти записи разбиты на поля столбцами таблицы. Запись базы данных содержит набор значений различных свойств объекта. В каждой таблице должно быть, по крайней мере, одно ключевое поле, содержимое которого уникально для любой записи в этой таблице. Значения ключевого поля однозначно определяют каждую запись в таблице. Часто в качестве ключевого поля используется поле, содержащее тип данных – Счетчик.
Пример табличной базы данных. База данных «Студенты» представляет собой перечень объектов (студентов), каждый из которых имеет фамилию, имя, отчество. В качестве характеристик (свойств) выступает номер личного дела, группа, дата рождения.
В реляционных базах данных используются следующие основные типы полей:
Текстовый - Алфавитно-цифровые символы - от 0 – 255 символов. Поле МЕМО - Алфавитно-цифровые символы - от 0 – 64000 символов. Числовой - Числовые значения - 1, 2, 4 или 8 байт. Дата/время - Дата и время - 8 байт. Денежный - Денежные значения - 8 байт. Счетчик - Автоматически увеличивающиеся номера - 4 байта. Логический - Логические значения Да/Нет - 1 бит ( 0 или -1 ). Поле объекта ОЛЕ - Рисунки, диаграммы, звук и видео - До 1 Гбайт. Гиперссылка - Связь с ресурсом Internet - 0 – 6144. Мастер подстановок - Данные, подставляемые из другой таблицы - Обычно 4 байта. От типа величины зависят те действия, которые можно с ней производить. Например, с числовыми величинами можно выполнять арифметические операции, а с символьными и логическими - нельзя.
Объекты базы данных и их назначение.
Объекты БД: Таблица, Запрос, Форма, Отчеты, Макросы, Модули
Назначение: Хранение данных, Отбор данных, Ввод, просмотр данных (позволяет пользователю заполнять только те поля, которые ему нужно заполнить), Печать данных, Автоматизация работы, Защита, повышение быстродействия системы управления.
Пример. Создание базы данных «Моя группа» с использованием конструктора и мастера таблиц в СУБД MS Access.
Цели:
- закрепление умений студентов самостоятельно в комплексе применять знания, умения и навыки по информационной технологии создания базы данных в среде MS Access,
- осуществлять их перенос в новые условия.
Порядок работы
Запустите программу СУБД МS АССЕSS и создайте новую базу данных (БД). Для этого при стандартной установке МS Office выполните: Пуск/ Программы / Microsoft Ассеss / Создание базы данных — Новая база данных/ ОК.
1. Создать в базе данных MS ACCESS таблицу «Моя группа» с полями:
1) Название мероприятия (в котором группа принимала участие);
2) Дата проведения;
3) Ответственные;
4) Количество студентов принявших участие;
5) Результативность (место: 1,2,3,4, участники);
6) Вид поощрения (благодарность, грамота, диплом, заметка в газете и т.д.);
7)Участие родителей в жизни группы.
(В Режиме «Таблицы», выбрать одну из форм создания таблицы).
Заполнить 5 записей. (т. е. строк)
2. Провести форматирование таблицы. (Расположить всю таблицу на одном листе. Файл. Параметры страницы. Ориентация «Альбомная». Поля «..»)
3. Сохранить и сделать защиту. (Файл. Сохранить как. В окошке Сохранение изменить название Таблица на свое название таблицы Моя группа. ОК. В открывшемся окне (нужен счетчик или нет) выбрать Да. Закрыть страницу, нажав на нижний X. Откроется Страница «База данных (формат Access 2003)», где будет указано жирно название нашей вновь созданной таблицы Моя группа, и возможны названия других ранее созданных таблиц.) Открыть базу Моя группа. Сделать защиту: Сервис. Защита. Шифровать / расшифровать. Имя файла: Моя группа. Сохранить
4. Произвести модификацию таблицы:
1) добавить поле «Уровень проведения мероприятия» (в группе, техникуме, районе, области и т.д.) и заполнить его. (Вставка. Столбец. Появится новое Поле1. Двойным щелчком левой клавиши мыши выделить его и переименовать в «Уровень проведения мероприятия». Заполнить строки.
2) вставить в таблицу видеоролик о своей группе. (Вставка. Столбец гиперссылки. Переименовать созданный столбец на «Видеоролик». Вставка. Гиперссылка. В окне «Добавить гиперссылку» в строке «Папка:» выбрать диск Д. Открыть. Выбрать Группа 14-12 ПОк. Фильм.
5. Сохранить.
6. Проверить работу гиперссылки. Просмотреть ролик.
7. Перенести полученную таблицу в MS Word сначала в виде таблицы, затем в виде фотографии.
Первый этап: Выделить всю таблицу. Скопировать. Свернуть таблицу с экрана. На рабочем столе создать документ MS Word. Открыть его. Вставить в документ MS Word нашу таблицу. Свернуть документ MS Word.
Второй этап: на клавиатуре нажать клавишу Print Screen (т.е. сфотографировать экран). Открыть созданный документ MS Word. Правой кнопкой мыши (одно нажатие) открыть окно. Выбрать Вставить.
8. Произвести редактирование таблицы в MS Word.
( В первом случае, если это необходимо: Выделить таблицу. Формат. Границы и заливка. Все.
Во втором произвести обрезку: выделить рисунок. На появившейся панели выбрать Обрезка. Выполнить обрезку, оставив одну таблицу.). Сделать предварительный просмотр. (через «Лупу» на панели инструментов)
9. Сохранить обе таблицы в MS Word.
10. Ответить на вопросы:
1)Данные какого типа содержатся в Вашей таблице?
2)Какая информация используется в качестве объектов в таблице?
11. Список литературы.
1. Ляхович В.Ф. Основы информатики: учебник.- Изд.7-е, доп. и перераб.- Ростов н/Д: Феникс, 2010
2. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: учебное пособие для студ. сред. проф. образования.-6-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2010
3. Михеева Е.В. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности: учебное пособие для студ. сред. проф. образования.-5-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2010
4. Михеева Е.В. Практикум по информатике: учеб. пособие для студ. сред. проф. образования –7 изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007
5. Угринович Н.Д. Информатика и информационные технологии. Учебник 10-11 кл.-М., 2008.
6. Михеева Е.В, Титова О.И. Информатика: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования – М.: Изд. центр «Академия», 2010
7. Информатика и ИКТ. Базовый уровень: учебник для 10 класса.-/Н.Д. Угринович.-6-е изд.-М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2010.-212с.
8. Информатика и ИКТ. Базовый уровень: учебник для 11 класса.-/Н.Д. Угринович.-4-е изд.-М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2010.-187с.
.
