База данных (БД)

Теоретические сведения:

База данных (БД) — это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Обычно БД представляются в виде совокупности взаимосвязанных файлов или таблиц, предназначенных для решения конкретной задачи.

С понятием БД тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). СУБД — это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации.

СУБД Access входит в состав Microsoft Office и предназначена для работы с реляционными БД, т.е. представленными в табличной форме. В отличие от табличного процессора Excel, Access имеет более развитые средства для отбора данных из взаимосвязанных таблиц, формирования новых таблиц и отчетов.

Характерной особенностью баз данных, созданных в Access, является хранение создаваемых таблиц и средств для обработки данных в одном файле, имеющем расширение .mdb (до Access 2007) или .accdb (с Access 2007). Достоинством Access является возможность создания СУБД (т.е. программы управления) без программирования. Однако, для сложных СУБД применение программирования на встроенном языке Visual Basic for Applications (VBA) позволяет повысить эффективность системы управления.

Основным элементом БД является таблица. Столбцы таблицы БД называются полями, а строки — записями. Первым этапом создания таблицы БД является задание ее структуры, т.е. определение количества и типа полей. Вторым этапом является ввод и редактирование записей в таблицу. БД считается созданной, даже если она пустая.

Поля таблицы просто определяют ее структуру и групповые свойства данных, записываемых в ячейках. Рассмотрим основные свойства полей БД.

1. Имя поля — определяет как надо обращаться к данным поля (имена используются как заголовки таблиц).

2. Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле (текстовые, числовые, дата, Memo, денежный, счетчик и др.).

3. Размер поля — определяет предельную длину данных, которые могут размещаться в поле.

4. Формат поля — способ форматирования данных в ячейках.

Ход работы:

Задание №1 . Запуск СУБД Microsoft Office Access

1) Для запуска Microsoft Office Access выполните следующую команду:

Пуск → Microsoft Office → Microsoft Office Access

2) Перед вами появиться окно создания БД:

3) Выделите курсором кнопку Новая база данных, на панели справа задайте имя файла «БД Фильмы_Фамилия», укажите путь сохранения БД в вашу папку и нажмите кнопку Создать.

4) После создания появиться главное окно программы с открытой формой для создания таблиц:

5) Закройте данную форму:

Задание №2. Создание таблицы

1) Для создания таблицы воспользуйтесь конструктором таблиц:

2) Создайте следующие поля в таблице:

*Примечание: столбцы в БД называются полями.

3) С помощью контекстного меню (правая кнопка мыши) сохраните таблицу:

4) При запросе на создания ключевого поля нажмите «Нет»:

Задание №3. Заполнение таблицы данными

1) Для открытия дважды щелкните на названии таблицы на панели слева:

2) Заполните таблицу следующими строками:

3) Также можно добавлять данные, используя другие источники, например Excel:

4) Укажите источником данных таблицу «Фильмы». В Диалоговом окне выставите настройки, как указано в примере:

5) При появлении предупреждений нажмите «Да»:

6) И открыть:

7) На данной форме нажмите «Готово»:

8) Откройте получившуюся таблицу:

Задание №4. Создание обычного запроса

Создайте запрос на поиск фильмов в жанре «Фантастика» на сумму более 10 000.

1) Запустите конструктор запросов:

2) В появившемся окне нажмите «Добавить»:

3) Получится следующая рабочая область:

4) Нижняя часть отвечает за сортировку и фильтрацию. Верхняя – за связи и поля таблицы. С помощью выпадающего списка расставьте названия полей в нижней части. В условии отбора по полю «Всего» укажите «10000». В результате доработки получим:

5) Для проверки работы запроса нажмите «Выполнить»:

6) В результате отобразиться таблица с результатами запроса:

7) Для возврата в режим конструктора запроса используйте контекстное меню:

8) Сохраните запрос под именем «Фантастика, 10000».

Задание №5. Создание запроса с параметром

Создайте запрос на поиск фильмов по названию.

1) Запустите конструктор запросов, выполнив все необходимые действия, разработайте запрос. У вас должна получиться следующая структура:

2) При выполнении запроса у вас появиться диалоговое окно для ввода параметра:

3) Сохраните запрос под именем «Поиск по названию».