Методические указания "Работа в MS Word 2010"

MS Word 2010

Методические указания

Работа в Microsoft Word 2010

Оглавление

Ввод текста в документ 4

Правила компьютерного набора текста 4

Структура страниц документа 4

Колонтитулы 4

Сноски 6

Использование стилей для форматирования документа 7

Вставка оглавления 9

Обновление оглавления 9

Вставка формул в документ 11

Создание документа на основе шаблона 13

Сохранение и повторное использование шаблонов 13

Создание шаблонов с помощью форм 13

Почтовые рассылки с помощью слияния 15

Список литературы 22

Ввод текста в документ

Текст вводится в том месте документа, где мигает курсор. Документы в Word могут быть созданы путем ввода текста с клавиатуры. Кроме того, создать документ можно методом копирования и вставки текста из других документов.

Необходимо отметить, что в создаваемом документе необходимо установить: ориентация страницы – книжная, размеры полей страницы: верхнее – 1,5, нижнее – 2 см, левое – 2,5 см, правое 1 см.

Кроме того, в создаваемом документе по умолчанию символы вводятся в режиме "вставка", а текст вводится в стиле Обычный (Экспресс-стиль), в котором необходимо установить параметры форматирования абзаца:

шрифт – Times New Roman;

размер шрифта –12 или 14 пт;

выравнивание символов – по ширине;

междустрочный интервал – Множитель 1,5;

отступ первой строки – 15 мм;

интервал После абзаца – 0 пт (вкладка Разметка страницы, группа Абзац);

Правила компьютерного набора текста

1. Строка должна начинаться с символа, отличного от символа пробел.

2. Не использовать ручной перенос слов, не нажимать в конце строки для перевода текстового курсора на новую строку (текстовый редактор автоматически делит текст на строки).

3. В сложных словах ставиться дефис (-), (например светло-красный, Ростов-на-Дону), в предложениях в качестве замены глагола-связки, вместо пропущенного глагола ставиться длинное тире (–), которое вставляется в текст клавишами ++ на дополнительной клавиатуре, и до и после длинного тире ставится пробел, причем до ставиться неразрывный пробел (++Space), после – обычный (Space).

4. Пробел ставиться после, а не до знаков препинания.

5. Пробел ставиться до, а не после открывающейся скобки, открывающейся кавычки и после перечисленных символов.

6. Неразрывный пробел ставиться в следующих случаях:

   • Между инициалами и инициалами и фамилией (И. И. Иванов).

   • Между числами и относящимися к ним единицам измерения (250 км, 2007 г, XX в.)

   • Между сокращенными обращениями и фамилией, а так же после географических сокращений (г-н Иванов, г.Азов).

   • Между знаком номер (№) и (§) и относящимся к ним числам (№ 23, § 2)

   • Внутри сокращений и т. д. и т. п.

Структура страниц документа Колонтитулы

Колонтитулы – обычный элемент оформления документа, расположенный в верхнем поле страницы (верхний колонтитул), либо в нижнем поле (нижний колонтитул).

В колонтитул могут быть вынесены название документа, название глав, нумерация страниц, имя автора, дата создания, сноски и т. п. Колонтитул также может содержать графику (например, логотип фирмы).

Добавление номера страницы из коллекции

На вкладке Вставка в группе Колонтитулы нажмите кнопку Номер страницы, выберите необходимое расположение номера страницы и выберите из коллекции необходимый формат номера страницы.

Рисунок 1 – Лента Вставка группа Колонтитулы

Чтобы вернуться к основному тексту документа, нажмите на вкладке Конструктор в разделе Работа с колонтитулами кнопку Закрыть.

Рисунок 2 – Кнопка закрытия области колонтитулов

Добавление колонтитула из коллекции

На вкладке Вставка в группе Колонтитулы нажмите кнопку Верхний колонтитул или Нижний колонтитул и введите необходимую информацию.

Для того чтобы колонтитул или номер страницы не отображались на 1 странице необходимо на вкладке Конструктор в группе элементов Параметры установите флажок Особый колонтитул для первой страницы.

Рисунок 3 – Установка параметров колонтитулов

В колонтитул можно добавлять не только текстовые данные, но и различные рисунки, фигуры, дату и время и т.д.

Для того что бы вставить тот или иной элемент в область колонтитула в группе Вставка выберите и вставьте искомый объект, щелкнув по соответствующей кнопке группы.

.

Рисунок 4 – Вставка объектов в область колонтитулов

Всего в группе Вставить представлены четыре кнопки:

Рисунок – размещает в колонтитуле рисунок;

Дата и время – вставляет в колонтитул текущую дату и время;

Картинка – помещает в колонтитул картинку;

Экспресс-блоки – размещает в колонтитуле элементы автотекста.

Добавление разных колонтитулов или номеров страниц в разных частях

• установите разрывы разделов на вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите команду Разрывы ;

• в группе элементов Разрывы разделов выберите Следующая страница или Текущая страница;

• дважды щелкните в области верхнего или нижнего колонтитула (вверху или внизу страницы);

• откроется вкладка Конструктор в разделе Работа с колонтитулами;

• в разделе Конструктор в группе элементов Переходы отключите Связать с предыдущим;

• в группе Переходы щелкайте по кнопкам Назад и Следующая запись для осуществления переходов вперед и назад, соответственно.

Сноски

Сноска – это примечание к тексту, которое находиться либо в нижней части страницы, в пределах места, отведенного основному документу, либо в конце документа. Для вставки сноски, поставьте курсор после слова, для которого нужно сделать сноску перейдите на вкладку Ссылки и выполните команду Вставка сноску. Перейти в низ листа и записать текст сноски.

Практическая работа 1

Тема: Создание колонтитулов и сносок.

Цель: Отработать технологию вставки колонтитулов и сносок

Порядок работы

1. Скопируйте файл Животные из папки W:\Общая\Информатика в свою папку

2. Создайте к нему титульный лист по образцу

1. Вставьте нумерацию страниц внизу справа: Вставка  Номера страниц, задайте положение и выравнивание, снимите флажок Номер на первой странице.

2. Добавьте в верхний колонтитул справа текст Мир животных, задайте тексту шрифт Ariel, размер шрифта 10 пт, начертание курсив, выполнив команду Вид  Колонтитулы.

3. Добавьте в нижний колонтитул слева текущую дату, размер шрифта 10 пт:

   1. переключитесь на нижний колонтитул кнопкой Верхний\нижний колонтитул панели инструментов Колонтитулы ;

   2. нажмите кнопку Вставить поле даты панели инструментов Колонтитулы;

4. Вставьте текст сноски после первого предложения
   Вставка → Ссылка → Сноска, введите текст внизу страницы в области сноски.

Одетые в шерсть – другая популярная характеристика этого класса. Однако тут необходимы некоторые уточнения. Если нет зверей, не питающих своих младенцев молоком, то зверей, не одетых в шерсть, немало.

1. Аналогично вставьте сноску для слова Птицы:

Ископаемые предки современных птиц существовали еще в юрский период (от 206 до 144 миллионов лет назад).

Вопросы к зачету:

1. Что такое колонтитул?

2. Какие бывают колонтитулы?

3. Для чего в печатные издания вставляют колонтитулы?

4. На каких страницах не ставятся колонтитулы?

5. Каким может быть содержание колонтитулов?

6. Какие специальные функции могут быть помещены в колонтитулы?

7. Объясните технологию вставки колонтитула.

8. как вставить разные колонтитулы для четных и нечетных страниц?

9. Что такое сноска?

10. Как вставить сноску?

11. Как отредактировать сноску?

12. Как удалить сноску?

Использование стилей для форматирования документа

Очень часто при работе с текстовыми документами возникает необходимость изменения нескольких параметров форматирования текста. Традиционно форматирование применяется непосредственно к тексту. Например, задать формат заголовка можно с помощью кнопки Полужирный, полей Шрифт и Размер шрифта, а также в диалоговых окнах Шрифт и Абзац, где доступны дополнительные параметры настройки шрифта, выравнивания текста и интервалов. Однако такой способ трудоемок, кроме того он не позволяет автоматически перенести настроенный формат на другой заголовок, а тем более в другой документ.

Для этой цели используется одно из самых удобных средств форматирования текста – стили

Стили – это поименованная совокупность форматов элементов текста. Существуют два типа стилей оформления:

• Стиль абзаца, определяющий основные параметры форматирования : шрифт, стиль, размер, способ выравнивания, межстрочное расстояние, др. Стили абзацев отмечаются символом абзаца:

• Стиль символов, определяющий шрифт, начертание, размер шрифта. Стили символов отмечаются символом знака: a.

• Связанные стили отмечаются символом абзаца и символом знака: ¶a. Чтобы применить стиль к целому абзацу, щелкните в любом месте этого абзаца. Можно выделить одно или несколько слов, чтобы применить стиль к выделенным словам.

Стили отображаются на вкладке Главная в группе Стили. Можно быстро применить стиль из коллекции стилей. Чтобы увидеть больше сведений о каждом стиле, нажмите кнопку вызова диалогового окна Стили.

Рисунок 5 – Группа стили вкладки Главная

Открывается область задач Стили.

Рисунок 6 – Панель стилей

Чтобы применить стиль символа, щелкните слово, которое нужно отформатировать, наведите указатель мыши на любой экспресс-стиль для предварительного просмотра части документа с применением этого стиля. При наведении указателя мыши на стиль символов будет отформатировано только выделенное слово. При наведении указателя мыши на стиль абзацев или на связанный стиль будет отформатирован целый абзац. Выберите стиль знаков, который необходимо использовать.

Чтобы применить стиль абзацев, выделите абзацы для форматирования и выберите необходимый стиль абзацев.

Примечание. Для применения стиля абзацев к одному абзацу можно щелкнуть в любом месте абзаца. Для выбора нескольких абзацев щелкните в любом месте первого абзаца, а затем перетащите указатель мыши в любое место последнего абзаца, который требуется выбрать. При этом не нужно выбирать целый абзац.

Чтобы изменить стиль, выполните следующие действия.

• на вкладке Главная в группе Стили щелкните правой кнопкой мыши по названию стиля и выберите команду Изменить;

• щелкните Формат, а затем выберите пункт Абзац;

• задайте параметры форматирования абзаца.

Вставка оглавления

Оглавление можно создать с помощью встроенных стилей форматирования, предлагаемых Word. Создание оглавления сводится к сбору тех заголовков, которым назначены стили Заголовок 1 — Заголовок 9. Поэтому перед составлением оглавления следует убедиться, что заголовкам разделов, глав и параграфов назначены именно эти стили.

Чтобы создать оглавление необходимо выполнить следующие действия:

1. установить курсор в место вставки оглавления;

2. на вкладке Ссылки в группе Оглавление выберите команду Оглавление, а затем выберите необходимый стиль оглавления;

Рисунок 7 – Команда вставки оглавления

Чтобы задать дополнительные параметры, например количество уровней заголовков, которые должны отображаться, нажмите кнопку Оглавление. Откроется диалоговое окно Оглавление. В поле Формат выберите способ представления оглавления, в поле Уровни –уровень включаемых заголовков, а в поле Заполнитель — символы заполнения между заголовками и номерами страниц.

Нажать кнопку ОК.

Рисунок 8 – Установка дополнительных параметров оглавления

Обновление оглавления

При работе с документом может потребоваться обновление оглавления. Например, при наборе дополнительного текста нумерация страниц изменяется, а если добавляются новые заголовки, их потребуется вставить в оглавление. Для этого:

• на вкладке Ссылки в группе Оглавление выберите команду Обновить таблицу или щелкните правой клавишей мыши по меткам заполнителя.

• в диалоговом окне Обновление оглавления поставьте переключатель в нужное положение.

Рисунок 9 – Обновление оглавления

Практическая работа № 2

Тема: Работа со стилями, создание оглавления

Цель: Отработать технологию создания оглавления, вставки колонтитулов

Ход работы

1. Наберите текст, разбивая его на абзацы.

Дом, который построил Джек.

Вот дом, который построил Джек.

А вот пшеница, которая в темном чулане хранится в доме, который построил Джек.

А это веселая птица-синица, которая ловко ворует пшеницу, которая в темном чулане хранится в доме, который построил Джек.

Вот кот, который пугает и ловит синицу, которая ловко ворует пшеницу, которая в темном чулане хранится в доме, который построил Джек.

Вот пёс без хвоста, который за шиворот треплет кота, который пугает и ловит синицу, которая ловко ворует пшеницу, которая в темном чулане хранится в доме, который построил Джек.

А это корова безрогая, лягнувшая старого пса без хвоста, который за шиворот треплет кота, который пугает и ловит синицу, которая ловко ворует пшеницу, которая в темном чулане хранится в доме, который построил Джек.

А это старушка седая и строгая, которая доит корову безрогую, лягнувшую старого пса без хвоста, который за шиворот треплет кота, который пугает и ловит синицу, которая ловко ворует пшеницу, которая в темном чулане хранится в доме, который построил Джек.

А это ленивый и толстый пастух, который бранится с коровницей строгою, которая доит корову безрогую, лягнувшую старого пса без хвоста, который за шиворот треплет кота, который пугает и ловит синицу, которая ловко ворует пшеницу, которая в темном чулане хранится в доме, который построил Джек.

Вот два петуха, которые будят того пастуха, который бранится с коровницей строгою, которая доит корову безрогую, лягнувшую старого пса без хвоста, который за шиворот треплет кота, который пугает и ловит синицу, которая ловко ворует пшеницу, которая в темном чулане хранится в доме, который построил Джек.

1. Оформление стилей:

   1. Оформите первый абзац стилем Заголовок 1; (вкладка Главная →Заголовок 1), выровняйте по центру.

   2. Создайте заголовки абзацев, используя ключевые слова:
      для 2-го абзаца – Дом;
      для 3-го абзаца – Пшеница;
      для 4-го абзаца – Синица и т.д.

   3. Оформите их стилем Заголовок 2, выравнивание по центру;

   4. измените формат стиля Заголовок 2, для этого:

      1. откройте окно стили (вкладка Главная в группа Стили );

      2. в выпадающем меню выберите Заголовок2 и щелкните по кнопке раскрывающегося списка ();

      3. Выберите Изменить;

      4. В окне Изменение стиля задайте шрифт – Times New Roman, выравнивание – по центру;

      5. Щелкните по кнопке Формат (), и выберите пункт Абзац;

      6. В появившемся диалоговом окне Абзац, задайте интервал перед и после 24 пт.

2. Вставьте нумерацию страниц внизу справа: вкладка Вставка группа Колонтитулы Номер страницВнизу страницы

3. Создание оглавления:

   1. Вставьте чистую страницу перед первой (установите курсор в начало документа и нажмите Ctrl + Enter или вкладка Разметка страницы, группа Параметры страницы, кнопка Разрывы →Страница;

   2. Введите слово Содержание и переместите курсор на новый абзац;

   3. Перейдите на вкладку Ссылки в группе Оглавление → из раскрывающегося списка Оглавление выберите Автособираемое оглавление 1.

4. Оформление каждого абзаца на новой странице:

   1. откройте окно стили (вкладка Главная в группа Стили );

   2. в выпадающем меню выберите Заголовок2 и щелкните по кнопке раскрывающегося списка ();

   3. Выберите Изменить;

   4. В окне Изменение стиля щелкните по кнопке Формат (), и выберите пункт Абзац;

   5. В появившемся диалоговом окне Абзац на вкладке Положение на странице установите флажок С новой страницы

5. Внесение изменений в оглавление:

   1. Вызвать контекстное меню щелкнув по любой строчке Оглавления правой кнопкой мыши, выберите команду Обновить поле. В появившемся диалоговом окне Обновление оглавления убедитесь, что переключатель находится в положении Обновить только номера страниц.

6. Вставка колонтитулов

   1. Добавьте в верхний колонтитул справа текст «Дом, который построил Джек». (вкладка Вставка группа КолонтитулыВерхний колонтитул), задайте тексту шрифт Ariel, размер шрифта – 10 пт, начертание – курсив.

Вопросы к зачету

1. Что такое стиль? Как задать стиль?

2. Как изменить стиль?

3. Объясните технологию вставки оглавление.

4. Как внести изменения в оглавление?

Вставка формул в документ

На вкладке Вставка в группе Символы щелкните стрелку рядом с надписью Формула .Рисунок 10 – Вставка формул

Выберите нужную формулу или команду Вставить новую формулу, чтобы ввести формулу. Появляется фрейм для вставки формулы, в котором можно что-то напечатать. Примечание: Если нажать на стрелочку с правого края можно сделать флейм встроенным и он будет встроен в троку текста, а можно так и оставить между строками текста.

Рисунок 11 – Флейм для вставки формулы

выделяем фрейм Место для формулы и на вкладке Работа с формулами : Конструктор начинаем вводить математические символы.

Рисунок 12 – Лента с шаблонами формул

Практическая работа № 3

Тема: Вставка формул в документ

Цель: Отработать приемы вствки формул в документ

Ход работы

Наберите предложенный текст и вставьте в него формулы

Создание документа на основе шаблона

Шаблон – файл, содержащий макет страницы, набор стилей, а иногда уже напечатанный стандартный текст. Шаблоны используются для ускорения создания и оформления документов. Использование шаблонов обеспечивает единообразие оформления документов. Храниться с расширением .dotm.

В разделе шаблонов на сайте Office.com представлены шаблоны различных типов документов, включая резюме, сопроводительные письма, бизнес-планы, визитные карточки и документы в стиле APA.

1. Откройте вкладку Файл.

2. Нажмите кнопку Создать.

3. В группе Доступные шаблоны выполните одно из следующих действий.

   • Щелкните Образцы шаблонов, чтобы выбрать доступный шаблон.

   • Щелкните одну из ссылок в разделе Office.com.

4. Дважды щелкните нужный шаблон.

Сохранение и повторное использование шаблонов

Если в загруженный шаблон были внесены изменения, можно сохранить его на компьютере и использовать повторно. Найти все настроенные шаблоны несложно: просто выберите Мои шаблоны в диалоговом окне Создание документа. Чтобы сохранить шаблон в папке «Мои шаблоны», выполните следующие действия.

1. Откройте вкладку Файл.

2. Нажмите кнопку Сохранить как.

3. В диалоговом окне Сохранение документа нажмите кнопку Шаблоны.

Создание шаблонов с помощью форм

Форма — это структурированный документ с незаполненными областями (полями формы), в которые вводятся данные. Данные могут вводиться непосредственно с клавиатуры или выбираться в раскрывающихся списках. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее в Microsoft Word. Затем можно обработать собранные сведения.

1. Для вставки полей форм в документ необходимо отобразить ленту Разработчик, для этого перейдите на вкладку Файл выберите пункт Параметры нажмите Настройка ленты, установите флажок Разработчик.

2. Создание и оформление постоянной части формы  – текст, таблицы, рисунки и другие объекты. Постоянная часть при заполнении формы остается неизменной.

3. Вставка полей в форму предназначены для заполнения пользователем. В форме можно использовать текстовые поля, поля с раскрывающими списками и флажки.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, а затем щелкните место, куда необходимо вставить элемент управления.

Рисунок 13 – Элементы для вставки полей в форму

Для вставки элемента управления текстом, куда пользователи могут вводить текст на вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления Форматированный текст или или Текст. .

Для вставки флажка используется для выбора пользователем формы одного из двух вариантов: флажок установлен или нет на вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления Флажок .

Для вставки раскрывающегося списка, ограничивающего доступный выбор заданными вариантами:

1. на вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления Раскрывающийся список. . Выделите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

2. Чтобы создать список значений, в группе Свойства раскрывающегося списка нажмите кнопку Добавить.

3. Введите значение в окне.

4. Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все значения не окажутся в раскрывающемся списке

1. Защита документа

1. На вкладке Разработчик в группе Защита выберите команду Ограничить редактирование и затем щелкните Ограничения на форматирование и редактирование.

2. Установить защиту в группе Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа, а затем выберите Ввод данных в поля форм в списке ограничений.

3. В группе Включить защиту нажмите кнопку Да, включить защиту.

4. Для назначения для документа пароля, чтобы только знающие его пользователи могли удалить защиту, введите пароль в окне Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его.

1. Сохранение документа

   1. Выполнить команду Файл→Сохранить как..

   2. Задать имя и путь файла

   3. В поле тип файла выбрать Шаблон Word.

Практическая работа № 4

Тема: Формы в Microsoft Word

Цель: Научиться применять формы для создания шаблонов

Ход работы

Создать шаблон «Анкета для абитуриентов, поступающих в АГТК»

1. Заполните постоянную часть формы

   1. Разместите текстовое поле в столбцы напротив пунктов 1, 2, 3, 4, 9, 11, для этого: установите курсор в место вставки поля и выполните вставку текстового поля нажатием на кнопке вкладка Разработчик;

2. Разместите Поле со списком в столбцы напротив пунктов 5, 6, 7 для этого:

   1. установите курсор в место расположения поля и выполните вставку поля нажатием на кнопке вкладка Разработчик.

   2. . Выделите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

   3. Чтобы создать список значений, в группе Свойства раскрывающегося списка нажмите кнопку Добавить.

   4. Введите значение в окне (например: заочное).

   5. Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все значения не окажутся в раскрывающемся списке (например: очное, затем – экстернат);

3. Разместите поля типа Флажок в столбцы напротив пунктов 8, 10 для этого: установите курсор в место расположения поля и выполните вставку поля нажатием на кнопке вкладка Разработчик;

4. Установите защиту от изменений:

   1. На вкладке Разработчик или Рецензирование в группе Защитить щелкнуть по кнопке Защитить документ;

   2. Выберите Ограничить форматирование и в группе Ограничение на редактирование поставьте флажок Разрешить только указанный способ форматирования и из раскрывающего списка выберите Ввод данных в поля форм.

   3. В группе Включить защиту щелкнуть по кнопке Да, включить защиту;

   4. Ввести пароль.

5. Сохранить как шаблон

   1. Выполнить команду Сохранить как лента Файл;

   2. Укажите путь и имя файла, например АНКЕТА, в поле Тип файла выберите Шаблон Word.

6. Закройте шаблон.

7. На основе шаблона создайте документ.

Анкета для абитуриентов, поступающих в АГТК

Ф.И.О.
Дата рождения
Паспортные данные	Серия номер
Место проживания
На какое отделение поступаете?
На какую специальность поступаете?
Кем Вы были в школе?
Нуждаетесь в общежитии?	да нет
Почему вы решили поступать в наш колледж?
Заняты ли вы в каких-либо кружках?	да нет
Каких?

Почтовые рассылки с помощью слияния

Бывают случаи, когда нужно разослать однотипные письма большому количеству получателей. Это можно сделать просто вставив в поле «Кому…» несколько адресов. Но что делать, когда в каждое письмо необходимо вставить текст, относящийся к определенному получателю, например персональное приветствие. Можно, конечно, написать шаблон письма, и на его основе создавать письма для каждого получателя в отдельности. Но представьте сколько это займет времени если список адресатов состоит из десятков, а то и сотен записей. В таком случае будет намного удобнее и быстрее воспользоваться функцией Слияние, реализованной в Microsoft Office. Для того, чтобы воспользоваться функцией Слияние необходимо иметь файл данных, в котором представлена вся необходимая персональная информация. Это может быть, например, таблица Excel или папка контактов Outlook.

Для того чтобы создать рассылку открываем шаблон письма в Microsoft Word. Если у вас нет шаблона, то открываем новый документ и вводим туда информацию, общую для всех писем рассылки. После этого на основной панели выбираем вкладку Рассылки, жмем кнопку Начать слияние и выбираем нужный пункт.

Рисунок 14 – Лента Рассылки

Далее нужно выбрать источник данных о получателях с персональной информацией. Для этого нажимаем на кнопку Выбор получателей и выбираем способ получения данных. В например воспользуемся папку контактов Outlook, поэтому выбираем пункт Выбрать из контактов Outlook….

Рисунок 15 – Выбор получателя

Выбираем нужную папку контактов и жмем Ok.

Рисунок 16 – Выбор папки контактов

Далее появится окно со списком получателей слияния. Если нужно кого-то убрать из списка, то снимаем галочку напротив соответствующей записи. Жмем Ok.

Рисунок 17 – Получатели слияния

Теперь нам нужно задать поля с информацией из источника данных, которые будут уникальны для каждого получателя. Для этого нужно выбрать тип поля на панели Составление документа и вставка полей. В нашем примере мы вначале письма вставим персональную строку приветствия, а в конце адрес электронной почты получателя. Для начала поместим курсор туда, где должна быть наша строка приветствия. Далее нажимаем кнопку Строка приветствия и в появившемся окне задаем формат приветствия и жмем Ok.

Рисунок 18 – Вставка строки приветствия

Для того, чтобы вставить в текст письма адрес электронной почты получателя ставим курсор в нужное место, жмем кнопку «Вставить поле слияния» и выбираем пункт Электронная почта. Так же вы можете вставить и другие персональные данные, взятые из контактов Outlook.

Рисунок 19 –Вставка полей слияния

В самом документе вставленные поля будут в виде названия поля в угловых кавычках.

Рискнок 20 – Вид документа со вставленными полями

Для отправки рассылки нажмите кнопку Найти и объединить и выберите пункт Отправить электронные сообщения….

Рисунок 21 – Отправление электронного письма

Далее вводим название темы в соответствующее поле и жмем Ok. После этого по все адресам из списка получателей будет отправлено по письму с персональным приветствием и адресом электронной почты .

Рисунок 22 – Внешний вид электронного письма после слияния

Практическая работа № 5

Тема: Средства рассылки почты с помощью MS Word

Цель: освоить функцию слияния для рассылки писем почтой

Порядок выполнения

1. Создание шаблона письма.

   1. Выполните команду лента Рассылки нажать Начать слияние и выберите пункт Пошаговый мастер слияния.

   2. Проверьте, что в панели задач Слияние активизировано поле Письма. Перейдите к следующему шагу мастера, щелкнув в нижней части панели Слияние.

   3. Проверьте, что в панели задач Слияние активизировано поле Текущий документ (он будет взят за шаблон письма).

   4. В поле документа введите следующую информацию:

• Введите слово Индекс и поставьте два пробела, нажмите Enter.

• Введите слово Город и поставьте два пробела, нажмите Enter.

• Введите слово Организация, поставьте два пробела и нажмите Enter..

• Введите слово Фамилия, поставьте два пробела и нажмите Enter..

• Введите слово Имя. поставьте два пробела и нажмите .

• Введите слово Отчество, поставьте два пробела и нажмите Enter.

• Пропустите строку, нажав клавишу Enter.

• Введите основной Текст письма без рамки и нажмите Enter.

1.5 Наберите и оформите текст письма, используя Подложку, Цвет страницы, Границы и т. д. лента Разметка страницы.

Приглашаем Вас принять участие в конференции «Экология 2007», которая состоится с 1 февраля 2007 года в здании РАН по адресу: Москва. Ленинский проспект. 32а. Заявки на участие должны направлять в Оргкомитет непозднее 1 декабря 2006 г.

Председатель Оргкомитета академик РАН А.И. Петровский

1. Сохраните документ с именем Макет_приглашение

1. Создание источника данных.

   1. Перейдите к следующему шагу мастера, щелкнув мышью по кнопке Далее в нижней части; панели Слияние. В разделе Выбор получателей (3этап из 6) активизируйте поле Создание списка.

   2. В разделе Ввести список щелкните поле Создать....

   3. В появившемся окне диалога Новый список адресов нажмите кнопку Настройка столбцов. В окне диалога Настройка списка адресов удалите ненужные поля. Для этого выделите удаляемое поле (Обращение) и нажмите кнопку Удалить. В ответ на предупреждение, нажмите Да. Повторите эту последовательность действий для удаления всех лишних полей. Должны остаться следующие поля: Имя, Фамилия, Организация, Город, Индекс

   4. Нажмите кнопку Добавить.

1.2.5. В появившемся окне введите поочередно Отчество, Должность, Пол. подтверждая ввод кнопкой ОК.

1. Пользуясь кнопками Верх и Вниз разместите поля в следующем порядке Индекс, Город, Организация, Должность, Фамилия, Имя, Отчество, Пол. Щелкните ОК.

1. Ввод данных.

1. Введите данные для первых трех адресатов в поля формы, поочередно нажимая кнопку Создать запись после каждого заполнения:

Индекс .	344068	141700	117526
Город	Ростов-на-Дону	Долгопрудный	Москва
Организация	ИУБиП	ЦАО	МИМО
Должность	Доцент	С.н.н.	Профессор
Фамилия	Литовченко	Шинкаренко	Петров
Имя	Марина	Алексей	Анатолий
Отчество	Витальевна	Анатольевич	Борисович
Пол	Ж	М	М

1. Добавьте еще шесть записей по аналогии

2. Закройте Форму ввода данных.

3. Сохраните с именем БазаДанных

1. Вставка нолей слияния.

1. Установите текстовый курсор в том месте письма, где Вы хотите расположить Индекс получателя (после слова Индекс).Щелкните по кнопке Вставить поле слияния ленте Рассылки на и выберите из открывшегося списка поле Индекс.

2. Повторите действия для всех полей документа (город, организация).

1. Вставка условий в текст письма.

   1. Установите текстовый курсор на строку, в которой должно находиться обращение к адресату. Щелкните по раскрывающей кнопке Правила на ленте Рассылки и затем выберите из списка строку

5.2 В списке поле: выберите Пол.

5.3 В поле ввода значение: введите М и перейдите в окно Вставить следующий текст:

5.4 Введите слово Уважаемый и перейдите в окно В противном случае вставить следующие текст.

1. Введите слово Уважаемая и нажмите кнопку ОК.

2. Вставьте пробел после слова Уважаемый и щелкните по кнопке Вставить поле слияния.

3. Выберите из открывшегося списка поле Фамилия Нажмите кнопку Вставить, а затем нажмите кнопку Закрыть.

4. Поставьте пробел после слова Фамилия .Выберите из открывшегося списка поле Имя. Нажмите кнопку Вставить, а затем Закрыть. Аналогично вставьте поле Отчество.

1. Слияние документов.

1. Поставьте ! знак после слова «Отчество» и щелкните по кнопке Автопоиск ошибок.

2. В окне Автопоиск ошибок убедитесь, что отмечен пуню Создать составной документ, сообщающий об ошибках по мере их поступления и нажмите кнопку ОК.

3. Закройте создавшийся документ Письма1.

4. Перейдите к следующему шаге мастера, щелкнув 2 раза Далее... в нижней части панели Слияние.

5. Последовательно нажимая кнопки « и » панели задач Слияние посмотрите созданные письма.

6. Перейдите к следующему шагу мастера щелкнув Далее в нижней части панели Слияние. На этом процесс подготовки писем с помощью Мастера слияния – закончен. Закройте панель задач Слияние щелкнув кнопку Закрыть.

7. Закройте окно документа без сохранения.

Список литературы

http://office.microsoft.com

http://www.oszone.net

www.tech-office2010.ru

http://blog.depit.ru/

21