«Ақпараттық-анықтамалық құжаттар»

Ақмола облысы

Астрахан ауданы

«№6 Агротехникалық колледжі» КММ

Ашық сабақ

Тақырыбы: «Ақпараттық-анықтамалық құжаттар»

Дайындаған: Муканова Л.Н.

өндірістік оқыту шебері

Астраханка

Ашық сабақ

Сабақ тақырыбы: Ақпараттық-анықтамалық құжаттар

Сабақтың мақсаты:

• Іс қағаздарын жүргізу және тәжіребесін игеру;

Сабақтың міндегтері:

• Ұйымдар және кәсіпорындарда іс қагаздарын жүргізу бойынша жұмыстардың

алгоритімімен таныстыру;

• Басқарманы құжаттамамен қамтамасыз етуді ұйымдастыру;

Пәнаралық байланыс: Іс жүргізуі, Құжаттар, Мәтінді редакциялау, Қазақ тілі, Орыс тілі.

Жабдықтары: жеке компьютер, оқулықтары.

Сабақтың барысы

Ұйымдастыру кезені:

-компьютерде көзге көрінетін ақаулардың болмауына көз жеткізу, егер болган жагдайда мұгалімге хабарлау және өзі жөндеуге кіріспеу.

-машиналық уақыт есебінің журналына жұмысты бастаған уақытты және датаны, өзінің тегін және сыныбын, жұмыс басындагы байқалған ақауларды жазу қажет.

-жұмысқа мұғалімнің нұсқауымен кірісу керек.

Ақпараттық-анықталық құжаттар

Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық-анықталық құжаттар

болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан тұрып, шешімдер қабылдау мен бұйрық сипатындагы құжаттарды дайындауға негіз болады.

Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар және т.б. жатады. Олар ұйымдастырушылык - бұйрық құжаттарға қосымша болып келеді де, міндетті тұрде орындауға жатпайды. Олардагы ақпарат іс-әрекетке итермелегенімен, мәлімет ретінде ғана қабылданады.

Анықтамалық-ақпараттық құжаттар ұйымдық-құқықтық және өкімдік құжаттарга қарағанда қызметтік рөл атқарады. Оларда өкімдік құжаттардағыдай тапсырма болмайды, міндет жүктемейді, тек белгілі бір мәселелер бойынша шешім қабылдауға итермелейтін мәліметтер болады, яғни басқару ісіне байланысты тиісті шараларды қарастыруға ықпал етеді, басқаша айтқанда, басқару жолымен әсер ету әдістерінің бірін таңдауга мүмкіндік жасайды.

Анықтамалық-ақпараттык кұжаттардың бір ерекшелігі - олар басқару жүйесі бойынша томеннен жоғары: қызметкерден бөлімше басшысына, бөлімше басшысынан ұйым басшысына, ведомствоға қарасты ұйымдардан жоғарғы орындарға қарай жүреді.

Ақпараттық анықтамалық құжаттардың қатарына:

1. Хаттар. Оның ішіне келесі хат түрлері жатады:қызметтік, ілеспе, хабарлама, жарнамалық, шақыру, растау, ескертпе, кепілдік беру, бастама, коммерцнялық, жауап хаттар.

2. Актілер

3. Баяндау хат (докладные записки)

4. Түсініктеме

5. Факстер және электрондық пошта

6. анықтамалар

7. сенімхат: ресми және жеке

8. телефонограммалар жатады

9. скерлік хат

Іскерлік хат - кәсіпорынның, ұйымның, мекеменің сыртқы әлеммен негізгі байланыс арналарының бірі. Хат аркылы алдын-ала келіссөздер жүргізіледі, кәсіпорындар арасындағы қарым-қатынастар анықталады, талап-шағымдар айтылады, ұсыныстар жасалады, өзара пайдалы ақпарат алмасу іске асырылады.

Хатты жылдам әрі сауатты дайындау үшін қазіргі кездегі ресми хат-хабар стилін және оған қойылатын талаптарды білген жөн.

Қызметтік хаттар - бұл іс құжаттарының ең көп тараған түрі. Хат басқа кәсіпорынмен немесе мекемелермен әртүрлі мәселелер бойынша жедел байланысу үшін жасалады.

Хат мазмұны және мақсаты бойынша ақпараттық, кепілдік, рекламаңиялық (наразылық), коммерңиялық, сұрату-хаттар, шақыру хаттар және т.б. болады.

Ақпараттық хаттар хабарлау, өтіну, есіне салу, ұсыныс және т.б. тұрады.

Кепілдік хаттар ақы төлеуге, жеткізу мерзіміне немесе өнім мен қызметтің сапасына кепілдік беру туралы хабарлауға арналған.

Рекламациялық (наразылық) хаттарда келісім-шарттың немесе шарттардың талантарын басқа тараптың (контрагент) бұзуы салдарынан шеккен зиянды өтеу талаптары баяндалады. Рекламаңия хатқа қоса берілетін акті, анықтама және т.б. тұріндегі құжаттармен расталуы тиіс.

Коммерциялық хаттар келісім-шарттар жасау және орындау кезінде жазылады, оларда негізінен тауарлар мен қызметтер туралы ақпарат ұсыну немесе керісінше тауарлар мен кызметтер ұсыңу туралы өтініштер жазылады.

Сұраныс хаттарда контрагенттен қандай да бір фактіні немесе әрекетті түсіндіру сұралады. Қызметтік хаттарды ресімдеу ережесі

1. Қызметтік хаттар хатқа арналған бланкіде ресімделеді, оның жалпы бланктен айырмашылығы онда кәсіпорынның почталық және банктік деректемелері болады.

2. Қызметтік хаттың құрамына мынадай деректемелер кіреді:

• адресат;

• күні;

• құжаттың индексі;

• мәтіннің тақырыбы;

• мәтін;

• қосымшаның бар екендігі туралы белгі (бар болса);

• қолы;

- орындаушының аты-жөні мен телефоны.

1. Хат тек бір нәрсе туралы ғана жасалады, мысалы, бір нәрсе туралы өтіну немесе хабарлау. Бірнеше мәселе - өтініш және бір нәрсе туралы хабарлау - қозғалған хаттарды өңдеу қиын, өйткені әр түрлі мәселемен әр түрлі орындаушы айналысады. Сондықтан әрбір мәселе бойынша жеке хат жасаған орынды.

2. Іскерлік хаттың ұсынылатын көлемі - 2 беттен аспағаны жөн (кейбір жағдайларда - 5 бетке дейін).

3. Хат екі данада ресімделеді, хаттың тұпнұсқасы мекеменің бланкісінде басылады, ал көшірмесі ғана стандартты қағазға басылады. Көшірме данасына бастық қол қоймайды, оны хатшы растайды.

4. Қызметтік хат мекемеге, оның құрылымдық бөлімшесіне, нақты лауазымдық тұлғаға немесе жеке адамға жіберілуі мүмкін. Егер хат мекемеге жіберілсе, онда адресаттағы мекеме атауы атау септігінде жазылып, лауазымды адамның аты-жонін - барыс септігінде жазылады.

ҚР Әділет министрлігі Заң басқармасы немесе ҚР Әділет министрлігі Заң басқармасының бастығы А. Омаровқа Адресат атауынан кейін оның почталық мекен-жайы көрсетілгені жөн:

ҚР Әділет министрлігі Заң баскармасының бастығы А. Омаровқа 480035, Астана Кенесары к-сі, 12-үй

1. Егер бір мазмұндағы хат бірнеше адресатқа бағытталған болса, алдымен негізгі алушының мекен-жайы, содан кейін басқалары тізіледі. Бір хатта Адресаттар деректемелері тортеуден аспауы керек. Егер құжат тортеуден көп адресатқа жіберілетін болса, тарату тізімі жасалып, әрбір данада нақты дана жіберілетін бір адресат корсетіледі.

2. Хаттар мен факстерде құжат түрінің атауы көрсетілмейді. Хаттың тақырыптық бөлігіне мынадай деректемелер ресімделеді: егер жауап хат болса, Күні, Индексі және хаттың нөмірі мен күніне сілтеме ресімделеді. Хат мәтінінің тақырыбы барынша кысқа және нақты болуы тиіс. Ол әдетте

былайша ресімделеді: өзгерістер туралы, КҰРУ туралы, өткізу туралы, т.б.

мазмұны 4-6 жолдан аспайтын хаттарға тақырыпша ресімделмейді.

1. Хаттың мәтінін екі бөлікке - кіріспе және негізгі - бөлген жөн:

• кіріспе бөлікте хат жазуға себеп болған нәрсе көрсетіледі, хаттың нөміріне, күніне, кұжатқа сілтеме жасалады;

• негізгі бөлікте хаттың негізгі мақсаты тұжырымдалады.

Мысалы:

Кіріспе бөлік: « »

Негізгі бөлік: « »

‘Көпшілік қызметтік хаттардың кейбір сөз орамдары бірдей болып келеді, оларды меңгеріп алған соң, әр түрлі хаттарды оңай құрастыруга болады.

1. Қолы деректемесін ресімдеу жалпы талаптарга сәйкес жүргізіледі.

2. Орындаушының фамилиясы мен телефоны деректемесі бланктің беткі немесе екінші жағының төменгі сол жақ шетіне орналастырылады.

Әр хаттың өзіндік мақсаты бар, сондықтан ол осындай мақсатка қол жеткізетін үлгіде жазылуы тиіс.

Сыпайылық пен дәлдік іскерлік хат-хабарлардың ажырамас бөлігі болып табылады. Маңызды мемлекеттік кайраткерге жазылған хаттардың мәнері әдеттегідей іскерлік хаттарға қарағанда ресми және құрмет білдіру сипатыида болғаны жөн.

Іскерлік хаттарды дайындау барысында мына жайды есте ұстау керек, хаттар арқылы оларды жазып отырған адам ғана емес, оның артында тұрған ұйым да бағаланады. Нәтижесінде хат адамға немесе ұйымға жақсы бедел әкеледі немесе керісінше болып шығады.

Игерілген білімді тексеру: бланк толтыру.

Қорытынды нұскау

• өзінің жұмысын орнын тәртіпке келтіріп, компьютерді сөндіру

• машиналық уақыт есебінің журналына жұмысты аяқтаған уақытты, жұмыс

барысындағы байқалған ақауларды жазу қажет.

• жұмыс жасауға берілген дискеталарды, дисктерді және әдебиетті мұғалімге

тапсыру қажет.