Презентация к дипломной работе

Министерство общего и профессионального образования

Свердловской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Свердловской области «Камышловский педагогический колледж»

Выпускная квалификационная работа   Порядок подготовки документов, передаваемых на архивное хранение как средство совершенствования условий сохранности документов архива Троицкая Управа Администрации Талицкого городского округа   46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Исполнитель:

Симагина К.М.,

студентка 3 ДОУА группы

Руководитель:

Афонасьева Е.С.,

преподаватель

Камышлов, 2019

Методология

Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют действия по организации работы с документами, передающиеся в архив организации.

На данный момент задача качественной и своевременной передачи документов в архивы актуальна для всех организаций.

Методология

Кузнецова Татьяна Вячеславовна

Аксенов Юрий Михайлович

Замыцкова Ольга Ильинична

Методология

Процесс подготовки документов к передаче в архив организации.

Объект

Порядок по подготовке документов, передаваемых на архивное хранение.

Предмет

Методология

Противоречия

- на нормативно-правовом уровне

особенности данного вида деятельности в организации не закреплены

в документах разного уровня РФ закреплены требования к подготовке документов, передаваемых на хранение в архив

- на практическом уровне

в организации нет локального нормативно-правового акта, порядок подготовки документов, передаваемых на хранение в архив

подчеркивается значимость подтверждаемая в различных литературных источниках, журнальных статьях и форумах

Методология

Задачи

• раскрыть теоретические основы и нормативные требования к процессу подготовки документов, передаваемых на архивное хранение, как средство совершенствования условий сохранности документов архива;

• проанализировать процесс подготовки документов, передаваемых на архивное хранение, как средство совершенствования условий сохранности документов архива Троицкой Управы Администрации Талицкого городского округа;

• проанализировать результаты внедрения порядка подготовки документов, передаваемых на архивное хранение, как средство совершенствования условий сохранности документов архива Троицкой Управы Администрации Талицкого городского округа;

• разработать порядок подготовки документов, передаваемых на архивное хранение, как средство совершенствования условий сохранности документов архива Троицкой Управы Администрации Талицкого городского округа.

Этапы подготовки документов перед сдачей на архивное хранение:

Экспертиза практической и научной ценности документации

Оформление архивных дел

Работы по описанию документов постоянного и долговременного хранения .

Экспертиза практической и научной ценности документации

- изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

Оформление архивных дел

Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов .

Работы по описанию документов постоянного и долговременного хранения

Внутренняя опись документов дела - это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Порядок

Порядок – это документ, определяющий последовательность целенаправленных действий для решения определенной задачи.

Порядок

Содержание

Общая характеристика основных способов оценки качества оргпроектных разработок

Метод анкетирования основан на опросе людей, он примечателен тем, что предназначен для проведения широкомасштабного сбора данных

Метод экспертных оценок - это диагностический метод измерения, процедура получения оценки проблемы на основе мнения специалистов (экспертов) с целью последующего принятия решения

Хронометраж - способ изучения временных затрат путем замеров и фиксации продолжительности действий, подлежащих выполнению

План внедрения порядка

Подготовительный

Внедрение порядка

Подведение итогов

Подведение итогов эффективности

Анализ эффективности использования порядка

На основании анализа делается вывод по эффективности использования продукта

Первичное ознакомление специалистов с порядком

Введение в использование продукта

Проведение анкетирования, хронометража и экспертных оценок

Анализ нормативно–правовых актов

Анализ процесса подготовки документов

Определение формы продукта

Подготовка макета продукта

Исправления ошибок

Проведение первичного анкетирования и хронометража

Обработка результатов

Результаты анкетирования после внедрения продукта

Результаты анкетирования до внедрения продукта

Вопросы

Богук О.А.

Передаются ли документы в архив?

Ивлеева С.И.

Существуют ли проблемы в подготовке дел к архивному хранению?

Да

Ефимова

Нет

Необходим ли Порядок подготовки документов к архивному хранению?

Да

Д.Е.

Да

Результат

Да

нет

Да

100%- согласны

Да

66% - не согласны

Да

33% - согласны

100% - согласны

Вопросы

Богук О.А.

Укажите, соответствует ли нормативно-правовым основам Порядок подготовки документов, передающихся на архивное хранение?

Укажите раскрывает ли порядок процесс подготовки документов, передающихся в архив?

Да

Ивлеева С.И.

Ефимова

Да

Да

Укажите, повысилась ли качество работы при использовании Порядка подготовки документов, передающихся на архивное хранение?

Д.Е.

Результат

Да

Нет

Нет

Да

100%- согласны

Да

66% - согласны

Да

33% - не согласны

100% - согласны

Хронометраж процесса подготовки документов, передающихся в архив

Объект хронометража

Дата

Проверка правильности проведенного отбора документов

До внедрения порядка

06.05.19

Распределение документов на группы по срокам хранения

Оформление актов о выделении к уничтожению дел

Дата

4 ч.

06.05.19

После внедрения порядка

10.05.19

06.05.19

2 ч.

Оформление документов, сдаваемых в архив

20 мин.

10.05.19

2 ч.

Изменения

06.05.19

Переформирование и расположение документов в деле в хронологическом порядке

1 ч.

Улучшилось

10.05.19

Нумерация листов дела в правом верхнем углу

15 мин.

06.05.19

10 мин.

Улучшилось

10.05.19

Подшивается заверительный лист

20 мин.

06.05.19

Улучшилось

5 мин.

10 мин.

Составляется внутренняя опись дел

10.05.19

06.0 5.19

06.05.19

Подшивка внутренней описи в начале дела

5 мин.

Улучшилось

10.05.19

10 мин.

10.05.19

5 мин.

Улучшилось

20 мин.

Переплет дела

06.05.19

Не изменилось

Указывается срок хранения дела на обложке дела и количество листов

06.05.19

5 мин.

10.05.19

5 мин.

Уточнение заголовков и крайних дат дела

10.05.19

10 мин.

25 мин.

Не изменилось

06.05.19

Улучшилось

5 мин.

Передача дел в архив

10.05.19

20 мин.

06.05.19

15 мин.

Не изменилось

10.05.19

Итого

25 мин.

06.05.19

10 мин.

Не изменилось

10.05.19

5 мин.

5 мин.

Улучшилось

10.05.19

8,6 ч.

Улучшилось

10 мин.

Итого

Не изменилось

4,6 ч.

Спасибо за внимание!

Министерство общего и профессионального образования

Свердловской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Свердловской области «Камышловский педагогический колледж»

Выпускная квалификационная работа   Порядок подготовки документов, передаваемых на архивное хранение как средство совершенствования условий сохранности документов архива Троицкая Управа Администрации Талицкого городского округа   46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Исполнитель:

Симагина К.М.,

студентка 3 ДОУА группы

Руководитель:

Афонасьева Е.С.,

преподаватель

Камышлов, 2019