Факультативный курс по информатике "Изучаем информатику" (7 класс)

ПРОГРАММА факультативного курса

по информатике

и

информационно-коммуникационным технологиям

«Делопроизводство

и

информационные технологии»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Курс «Текстовый редактор» ориентирован на учащихся 8 класса средних школ. Курс рассчитан на 34 часа. Цели обучения является предпрофессиональная подготовка учащихся к работе по профессии офис-секретарь.

Основная задача курса делопроизводство и информационные технологии- помочь учащимся овладеть навыками компьютерной обработки деловой информации с помощью профессиональных систем, получивших в настоящее время наибольшее распространение в этой области деятельности.

Главное внимание в курсе уделяется изучению систем обработки текстовой информации.

Вопросы компьютерной обработки информации рассматриваются на примете такой прикладной области как делопроизводство. Школьники знакомятся не только со способами компьютерной обработки деловой информации, но и изучают основы делопроизводства, знакомятся со стандартами деловых документов.

Навыки, приобретенные в этом курсе могут рассматриваться как один из промежуточных этапов профессиональной карьеры в любой другой сфере деятельности. Знание формы методов оформления деловой деятельности предприятий, структуры и назначения основных видов деловых документов умение правильно их составить и оформить с помощью ПК, умение использовать при оформлении документов графику позволит ученикам в будущем быстрее адаптироваться в условиях реальной деловой деятельности.

ПРОГРАММА КУРСА

1. Задачи делопроизводства и немного истории. Информационные

технологии как средство повышения эффективности делопроизводства. Основные правила техники безопасности. (2 ч)

1. Виды документации. (2ч)

2. Документооборот и классификация деловых документов. Функция канцелярии. Обязательности секретаря. (1ч)

3. Реквизиты деловых документов. Бланки на деловых документах

Формуляр.(1ч)

1. Правила оформления реквизиторов. Примеры оформления некоторых реквизитов.(2ч)

2. Виды документопотоков. Этапы обработки документов разных документопотоков.(2ч)

3. Резюме. Заявления. (2ч)

4. Регистрация входящих и исходящих документов.Строки исполнения деловых документов и контроль за исполнением. (2ч)

5. Формирование дел. Номенклатура дел.(2ч)

6. Документы по личному составу. (1ч)

7. Оформление документов. Акты, доверенности. (2ч)

8. Практические работы. (15 ч)

ТЕМАТИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

№	Тема	Количество часов	Примечания
1	Задачи делопроизводства и немного истории. Информационные технологии, как средство повышения эффективности делопроизводства.	2	ЛЕКЦИЯ
2	Виды документации.	2	ЛЕКЦИЯ
3	Документооборот и классификация деловых документов.	1	ЛЕКЦИЯ
4	Реквизиты деловых документов. Бланки деловых документов. Формуляр.	1	ЛЕКЦИЯ
5	Правила оформления реквизитов. Примеры оформления некоторых реквизитов.	2	ПРАКТИКА
6	Виды документопотоков.	2	ЛЕКЦИЯ
7	Резюме. Заявления.	2	ПРАКТИКА
8	Регистрация входящих и исходящих документов.	2	ЛЕКЦИЯ
9	Формирование дел. Номенклатура дел.	2	ПРАКТИКА
10	Документы по личному составу	1	ПРАКТИКА
11	Оформление документов	2	ПРАКТИКА
12	Практические работы.	15	ПРАКТИКА
ИТОГО:		34

МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ

Урок 1 .

Задачи делопроизводства и немного истории

Другими словами документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото-и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для административной ( управленческой ) информацией . С появлением документов началась регламентация работы с ними , которые сегодня принято называть делопроизводством . В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чём- либо само латинское название « documentum » означает « свидетельство » . Понимая важность делопроизводства , еще Петр I издал указ «о подписании протоколов».

Итак, можно дать понятие делопроизводство следующее определение:

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условия для движения, поиска и хранение документов.

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем :

- оформление деловых документов в соответствии с требованием стандартов;

- создание условий для движения документов.

Информационные технологии как средство повышения эффективности делопроизводства .

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью мобильностью и способностью приспосабливаться к разным условиям работы является, непременным условием эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства , как составные части управленческой деятельности , тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации

Урок 2.

Виды документации

Организационно – распределительная документация

Организационно – распределительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от государственного органа учреждения, которое обслуживает делопроизводство.

К распределительным документом, относятся: постановление, решение, распоряжение, распоряжения, уставы, приказы, инструкции, акты, отчеты и т.д.

Распорядительная документация

Постановление определено как «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установление стабильных норм правил поведения».

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым исполнительными органами власти. Решения оформляют также результаты деятельности других коллегиальных органов – коллегий министерств и ведомств, научных советов и т. п.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий характер, изданный в рамках присвоенным должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций. Распоряжения является подзаконными актами, и делятся на 2 группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса. Распоряжения издают руководители коллегиальных органов Государственного управления в пределах прав, представленными законами РФ для решения главным образом оперативных вопросов.

Приказ – акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, местных органов власти, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоначалия.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных документов: изучения существа вопроса, подготовка к проекту документа, согласование документа, подписание. Для постановления и решения добавляются стадии обсуждения и принятия этих документов на заседание коллегиального органа.

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «O» («ОБ») и информируется при помощи отлагательных существительных (например, «О назначении…», «Об утверждении», «О введении»).

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизита входят: Герб РФ, союзной или автономной республики, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс, и место составления, заголовок, текст, подпись, отметки об согласовании.

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющее его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание.

Организационные документы.

Уставы – под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, и взаимоотношений с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определённой сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав железных дорог РФ, Ветеранский устав и т.д.

Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства. Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями – разработчиками.

Инструкции – «правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организации, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».

Урок 3.

Документооборот и классификация деловых документов.

Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

На крупных предприятиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от характера выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категории: специалисты и технические исполнители.

Специалисты – это референты, методисты, заведующие архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор. Технические исполнители – это секретарь-стенографист, делопроизводитель, экспедитор, курьер.

Урок 4.

Реквизиты деловых документов.

Бланки деловых документов. Формуляр.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила

оформления деловых документов, которые установлены государственными нормативными актами –стандартами. В стандартах изложены правила, устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов оформление (даты, подписи, и т.д.), которые называются реквизитами.

Реквизиты - обязательные элементы оформления служебного документа. Состав реквизитов насчитывает 30 наименований

и приведен в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003.

Реквизиты располагаются на документе каждого вида строго определенном стандартом порядке. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер документа, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов. Формуляров документа называется набор реквизитов

в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Урок 5.

Правила оформления реквизитов и примеры оформления

некоторых реквизитов.

1. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2 – 3 межстрочными интервалами .

2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием

шрифтов Times New Roman Cyr размером №12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером №12, 13, 14(рекомендация

типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.)

3. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц

должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими

цифрами без слова страница и знаков препинания.

Урок 6.

Виды документопотоков.

Этапы обработки документов разных документопотоков.

По тому, какие этапы обработки проходят документы , можно выделить три основных информационных потока – документопотока:

1. Документопоток входящих в организацию документов.

2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т. д.).

3. Документопоток исходящих документов – информация, направляемая во вешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т. д.)

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки.

Урок 7.

Резюме. Заявления

Резюме - документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие, чаще всего в инофирму.

Резюме содержит: название вида документа; дату; указание фамилии; имении; отчества; должности и почтового адреса претендента, телефона; текст и подпись.

Заявление – документ, адресованный должностному лицу учреждения или предприятия, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему, например, о приеме на работу или на учебу, об освобождении от занимаемой должности, о предоставлении очередного отпуска, о предоставлении какой-нибудь услуги: установке домашнего телефона или подключении к сети Интернет и т. д. Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги и подписывается лично человеком, подающим заявление.

Практическая работа:

Оформите заявление на имя Генерального директора автозавода «Москвич» С.С. Сидорчука, которое подает инженер сборочного цеха этого завода М.М.Михайлойлов с просьбой предоставить ему очередной отпуск с 12 апреля текущего года.

Урок 8.

Регистрация документов

Регистрация документа – это фиксация факта его создания или получения путём присвоения документу уникального регистрационного номера (индекса документа) и записи сведений о нём в регистрационный журнал. Регистрация входящих документов производится путём страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением даты и индекса документа.

Урок 9.

Номенклатура дел. Формирование дел

Документы после их использования группируется (помещаются) в дела. Дело – это совокупность документов, относящихся к определённому вопросу деятельности учреждений и помещений в отдельную обложку с соответствием заголовком (например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т.д.) . Для того чтобы документам потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управления целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел.

Формирование дел – это отнесение документов к определённому делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри него. Формирование дел – это отнесение документов к определённому делу в соответствии с номенклатурой дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря).

Урок 10.

Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляется прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового контракта с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу. Оформляется приказы по личному составу на бланках предприятия для внутренних документов.

Урок 11.

Оформление актов

Акты – это документы, составляемые специально выделенными должностными лицами (членами комиссий), назначаемыми приказом руководителя и подтверждающие установленные комиссией факты, связанные с деятельностью предприятия. Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

Во вводной части указывается основание для составления акта – указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия, и перечисляются составители акта – присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.

Урок 12.

Оформление доверенности

Доверенность – это документ, выдаваемый организацией-доверителем физическому лицу – проверенному, на право выполнения от имени организации-доверителя указанных в доверенности действий. Доверенности оформляют на бланке организации-доверителя.

Практическая работа

Создать новый шаблон для доверенности но основе шаблона Угловой бланк.dot, который находится в папке Шаблоны. Для этого выполнить команду Файл, Создать, выбрать шаблон Угловой бланк.dot и установить флаг Шаблон.

Урок 13.

Оформление Трудовых соглашений.

Трудовые соглашения – это документы, оформляемые между предприятиями или организациями, в лице его руководителя, в физическим лицом, не состоящим в штате этого предприятия, на выполнение единовременной работы. В тексте Трудового соглашения оговаривают права и обязанности сторон на время его заключения.

Урок 14.

Служебные письма и факсы. Служебные письма.

Служебные письма – это самый распространённый вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма–запросы, письма-приглашения и т.д.

Практическая работа

Составьте и оформите деловое письмо в соответствии с образцом оформления служебных писем и сохраните оформленный вами документ в вашей рабочей папке.

Урок 15.

Использование табуляции в оформлении деловых документов.

Один из атрибутов форматирования абзаца – табуляция. Клавишей Табуляция (Tab) на клавиатуре можно перемещать текстовый курсор по строке слева направо сразу на несколько символов. По умолчанию это расстояние равно стандартному отступу первой строки 1,27 см.

Позиции табуляции на строке можно установить двумя способами:

- с помощью команды Формат Табуляция;

- с помощью координатной линейки.

Урок 16.

Итоговая контрольная работа

«Редактирование и форматирование текстов

в редакторе Word»

Пример задания.

1. Покажите, как запускается текстовый редактор Word. Назовите все

элементы окна редактора и расскажите об их назначении. Покажите, как

включаются панели инструментов текстового редактора Word. Какие режи-

мы отображения текстовых документов в окне редактора вы знаете? Покажи-

те, как включаются эти режимы. Покажите, как создать новый документ Word.

2. Расскажите, что называется реквизитами деловых документов. Назо-

вите реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа. На какие две группы делятся реквизиты? Чем определяется такое деление? К каким

группам относятся реквизиты:

– наименование вида документа;

– название предприятия;

– адресат;

– гриф утверждения;

– справочные данные о предприятии.

3. Оформите реквизит делового документа по заданию преподавателя.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. – М.: Приор, 1997. –

144с.

2. Кирсанова М. В., Аксёнов Ю. М. Курс делопроизводства. – Москва-Новосибирск, 2000.

3. Паневчик В. В. Делопроизводство. – Минск, 2000.

12