ЭЛЕКТРОННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПРЕПОДАВАТЕЛЯ

ЭЛЕКТРОННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПРЕПОДАВАТЕЛЯ

О.Б.Смоляр, преподаватель

ОГБОУ « Томский базовый медицинский колледж «

« Из искры возгорится пламя «

В последние годы весьма актуальной стала проблема сбора и обработки показателей образовательного процесса. Введение ФГОС, резкое расширение сферы образовательных услуг, в том числе обучение студентов и слушателей повышения квалификации на дистанционной основе, переход на систему качества образования  соответствующую требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и «Стандартов и Директив ENQA» и т.д. потребовало выработать иные индикаторы оценки образовательного процесса. С 2013 года, осуществили переход к ежемесячной, семестровой и годовой оценкам деятельности преподавателя. Теперь каждого 20 числа месяца преподаватель самостоятельно собирает, обрабатывает исходные данные, заполняет формы и в печатном виде сдает администрации. Получив результаты от преподавателей, администрация осуществляет контроль объективности показателей, преобразует в баллы, вручную заполняет сводную ведомость. Кроме того, преподаватель в конце каждого месяца подсчитывает и заполняет «Учетная карточка». В ней для каждого подразделения указывается количество часов занятий по дням, проведенных в истекшем месяце, подсчитывает итоги. Существует еще несколько «узких» мест, где преподаватель вынужден вручную собирать и обрабатывать исходные данные, например, расписание. Во многих учреждениях расписание занятий на следующую неделю размещается на соответствующем сайте и/или в преподавательской комнате в бумажном виде. Оно ориентировано на студентов. Переписать его в свой «Талмуд», вычленить оттуда те подразделения, в которых преподаватель ведет занятия в разрезе дней, пар и аудиторий. Понятно, что возможны ошибки при этом.

Частенько занятия, которые следует записать в журнал, не совпадают с теми, которые фактически проводишь. Значит и на этом уровне возможны ошибки, отсюда следует, неплохо бы и тут подсказать, помочь преподавателю.

В колледже группы разбиты на 2 подгруппы, числом не более 15. Каждый из 3-ех компьютерных классов содержит по 15 компьютеров (ПК) + 1 для преподавателя. Если одна подгруппа занимается изучением дисциплины, скажем, «Информатика», другая, например, иностранным языком. Понятно, что ряд занятий проводят всей группой или несколькими группами.

У меня нагрузка в текущем учебном году составляет 1316 часов, обучаю студентов 1 курса, принятых в колледж на базе 9 классов, дисциплине «Информатика» и 2-го курса - «Информационные технологии в профессиональной деятельности», общим числом 18 подгрупп. Очевидно, что вручную формировать подобные отчеты трудоемко, избежать ошибок при подсчете трудно.

При создании подобных отчетов произошло резкое увеличение нагрузки на преподавателей. В идеале хорошо-бы освободить или хотя-бы уменьшить нагрузку в части сбора, обработки и заполнения всевозможных отчетов и иной «непрофильной» информацией, т.е. автоматизировать процесс, сконцентрировать преподавателей на решении главной задачи: обучению и воспитанию студентов.

Благодаря выигранному инновационному проекту имеем локальную вычислительную сеть (ЛВС) с выходом в Интернет, охватывающую все аудитории и кабинеты. В структуре ЛВС предусмотрены личные папки каждого преподавателя, а также «Общая» – для общего доступа. Каждая аудитория содержит ПК (ноутбук) (Рис. 1 и 2). Существует возможность, используя компьютерные технологии, непосредственно во время занятий отмечать отсутствующих студентов, оценивать в электронном виде уровень знаний. Если преподаватель не сделал этого, восполнить это можно в преподавательской комнате (в библиотеке (Рис. 4), в компьютерных классах (Рис. 5)). В преподавательской комнате имеются стационарные ПК (Рис. 3), а также сетевой принтер, сканер.

Рис. 1 и 2. На занятиях в колледже.

Рис. 3. Преподавательская. Рис. 4. В библиотеке. Рис. 5. Один из комп. классов.

Ряд преподавателей и я, в том числе, не один год ведем в электронном виде учет посещений студентами занятий, оценку знаний непосредственно во время прохождения занятий. Для этого используем EXCEL. Большинство преподавателей это делают на бумаге, используя самодельные журналы. Напомню, что занятия в подгруппах идут параллельно, а журнал группы имеется только в одном экземпляре. Структура информации в электронной форме журнала идентична структуре самодельного журнала в бумажной форме. На Рис. 6 представлен журнал в электронной форме, электронный журнал(ЭЖ).

С недавнего времени на сайте колледжа http://tbmc.tomsk.ru (и папке «Общая» в рамках ЛВС) стали публиковать расписание занятий на следующую неделю для всех подразделений колледжа. На Рис. 7 оно представлено для 631 гр. Расписание ориентировано на студентов, преподавателю нужно «выискивать» свои группы, день и время проведения его занятий.

Рис. 6. ЭЖ. Рис. 7. Расписание 631 гр.

Идея состоит в том, что в ЭЖ расписания преподавателя, автоматически считывается с папки «ОБЩАЯ» в рамках ЛВС, распознается и заносится в электронном виде. Цель данной функции состоит в том, чтобы освободить преподавателя от рутинной работы по ручному вводу в ЭЖ расписания его занятий, проверить расписание на предмет наличия двойников. Двойник – ошибка в расписании, когда на одну и ту же пару (в один и тот же день) ошибочно планируется провести занятия с разными подразделениями. Пример автоматической установки расписания, считанной с папки «Общая» приведен на рис. 7а.

В конце учебного года каждый преподаватель получает тарификацию. В ней изложена учебная нагрузка: название дисциплин, подразделения, вид занятий (лекции/практика) и количество часов на каждый семестр следующего учебного года. Наверное, каждый преподаватель сталкивался с ситуацией, когда в конце семестра выясняется, что он пропустил какое-то занятие или провел лишнее. Чтобы такого не происходило, вовремя выявлялись возможные просчеты, и существует сверка. Сверка количества часов, заложенная в тарификацию (ПЛАН) с фактически проведенными занятиями (ФАКТ) для каждого преподавателя в разрезе каждого подразделения, по семестрам, за год.

Сводная ведомость выполнена на EXCEL. Зав. отделами проверяют качество исходных данных и результатов обработки, созданные преподавателями, преобразуют в баллы, вносят их в сводную ведомость. Этим пользуются замдиректора по УР и работники плановой службы для расчета величины премии и заработной платы. Отсюда вытекает срочность и точность выполнения данной работы.

Резюмируя, делаем следующие выводы:

• исходные журналы лучше всего иметь в электронной форме на EXCEL;

• осуществлять автоматическое считывание с сайта (ЛВС «Общая») расписание занятий, автоматически распознав ФИО преподавателя, заносить в электронный журнал для соответствующей подгруппы дату и время занятий;

• сбор и обработку данных выполнять автоматически для каждого подразделения в требуемом формате;

• отчеты формировать ежемесячно, в конце семестра и года;

• итоговые данные сформированного отчета автоматически размещать в соответствующее место сводной таблицы;

• отчет «УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА» формировать ежемесячно в автоматическом режиме в разрезе всех подгрупп для каждого преподавателя;

• тарификацию вести в EXCEL-формате, хранить ее в личной папке каждого преподавателя;

• автоматически контролировать количество запланированных по тарификации часов с фактически проведенным количеством по каждой дисциплине.

Требования к выбору инструмента программирования:

• должен быть открытым, допускать редактирование текста программ при минимальных затратах;

• по степени освоения не должен быть очень сложным, допускать относительно быстрое применение;

• позволять на уровне подпрограмм (макросов) взаимодействовать с данными, находящимися в формате программ Microsoft Office.

Такой инструмент есть – Visual Basic for Applications (VBA) - упрощённая реализация языка программирования Visual Basic, встроенная в линейку продуктов Microsoft Office.

Рис. 7а. Вид ЭЖ с установленным автоматически расписанием.

Такую программу я разработал, большая часть функций на сегодня она выполняет. На Рис. 8 представлен общий вид данной программы. Каждый преподаватель должен иметь свою версию, заточенную под его дисциплины, подразделения и пр. параметры.

Уже 5 месяцев автоматически формирую и сдаю месячный и «Учетная карточка», сверка с тарификацией отчеты (Рис. 9-11), в ближайшее время сдам отчет Рис.8. Общий вид программы «ЭЛЕКТРОННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО».

за семестр.

.

Рис. 9. Отчет за февраль. Рис. 10. «УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА»

Рис. 11. Сверка с тарификацией.

Данная программа позволяет минимизировать затраты всего делопроизводства преподавателя, а в ближайшем будущем и взаимоотношения с кадрами, бухгалтерией и др. службами учебного заведения.