МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по выполнению практической работы № 1 по учебной дисциплине «Документационное обеспечения управления»
Для специальности 270831 Строительство и эксплуатация автомобильных дорог и аэродромов азработчик: Макерова Н.Н., преподаватель строительных дисциплин
Назаровского строительного техникума
АННОТАЦИЯ
Методические рекомендации составлены для выполнения практической работы № 1 по дисциплине «Документационное обеспечение управления» разработаны для студентов IV курса. обучающихся по специальности 270831 «Строительство и эксплуатация автомобильных дорог и аэродромов».
Рекомендации помогут студентам грамотно выполнить практическую работу, предусмотренную учебным планом дисциплины, тем самым закрепить полученные на теоретических занятиях знания по оформлению простых и сложных реквизитов документов, оформлению бланков документов, дадут возможность научиться пользоваться основным нормативным источником для оформления организационно-распорядительных документов - ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Даны приложения с бланками документов, рекомендованными к применению в организациях ГОСТом Р 6.30-2003 и схемами расположения реквизитов.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1
Тема: «Требования к составлению и оформлению документов»
Наименование работы: «Оформление реквизитов документов»
Цель работы: совершенствование навыков оформления реквизитов официальных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Задание 1. Начертите на плотной бумаге (ватман) формата А4, в масштабе 1:1, формуляры углового и продольного бланков с указанием номеров реквизитов на лицевой стороне, а наименований реквизитов – на оборотной.
При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:
- юридическую силу документов;
- оперативное и качественное их исполнение;
- возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники;
- качество документов как исторических источников.
Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.
Различные виды документов имеют различный набор реквизитов.
Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003.
Всего реквизитов 30.
Перечь реквизитов:
- 01 - Государственный герб Российской Федерации;
- 02 - Государственный герб субъекта Российской Федерации;
- 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- 04 - код организации по ОКПО;
- 05-основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- 06-идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП);
- 07 - код формы документа по ОКУД;
- 08 - наименование организации;
- 09 - справочные данные об организации;
- 10 - наименование вида документа;
- 11 - дата документа;
- 12 - регистрационный номер документа;
- 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- 14 - место составление документа;
- 15 - адресат;
- 16 - гриф утверждения документа;
- 17 - резолюция;
- 18 - заголовок к тексту;
- 19 - отметка о контроле;
- 20 - текст документа;
- 21 - отметка о наличии приложения;
- 22 - подпись;
- 23 - гриф согласования документа;
- 24 - визы согласования документа;
- 25 - оттиск печати;
- 26 - отметка о заверении копии;
- 27 - отметка об исполнителе;
- 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- 29 - отметка о поступлении документа в организацию;
- 30 - идентификатор электронной копии документа.
Реквизиты подразделяются на основные (обязательные) и дополнительные.
- реквизитами являются: автор документа, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер документа, текст, визы, подпись, отметка об исполнении и направлении документа в дело.
В зависимости от расположения реквизитовустановлено два варианта схем : угловой (Приложение 1) и продольный (Приложение 2).
При выполнении задания № 1 необходимо воспользоваться приложениями 1 и 2.
Задание 2. Оформите макет бланка письма (угловое расположение реквизитов) : ОАО «Электрон».
Справочные данные об организации: Москва, 131564, проспект Красноярский раб., 15; телеграф: Электрон; телефон: 265-45-51.
р/с 2235753780 в Красноярском филиале Московского коммерческого банка, МФО 26894, код ОКПО 985623, ОГРН 345123789023, ИНН/КПП
4500583453/02387560.
При выполнении задания необходимо воспользоваться приведенным бланком письма с угловым расположением реквизитов (Приложение 3).
Задание 3. Оформите макет бланка письма (продольное расположение реквизитов штампа бланка), составив самостоятельно необходимые реквизиты
При выполнении задания необходимо воспользоваться приведенным бланком письма с продольным расположением реквизитов (Приложение 4).
Задание 4. Оформите макет бланка конкретного вида документа (приказа) с угловым расположением реквизитов: товарный знак или эмблема предприятия (по вашему усмотрению) АО «Березка», приказ, дата приказа и его номер, г. Красноярск.
При выполнении задания необходимо воспользоваться приведенным бланком приказа с угловым расположением реквизитов (Приложени5).
Задание 5. Оформите макет бланка конкретного вида документа (протокола) с продольным расположением реквизитов: ОАО «ГАЗ», протокол, дата заседания, номер протокола, г. Красноярск.
При выполнении задания необходимо воспользоваться приведенным бланком конкретного вида документа (протокола) с продольным расположением реквизитов (Приложение 6).
При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленные заранее бланки.
Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.
Бланк - стандартный лист бумаги с нанесёнными на нём постоянными реквизитами организации.
- ускоряет процесс создания документа за счёт наличия постоянной информации;
- сокращает трудозатраты на составление документов;
- повышает культуру управленческого труда.
Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Установлены два формата бланков - А4 (297×210 мм) и А5 (210×148мм).
Бланки документов должны иметь поля не менее:
- 20 мм - левое;
- 10 мм - правое;
- 20 мм - верхнее;
- 20 мм - нижнее.
Установлено два варианта расположения реквизитов на банкках - угловой и продольный (Приложение 1; 2).
При угловом расположении реквизитов онизанимают площадь 73×88 мм в левом верхнем углу листа и выровненные либо по левому полю, либо по центру отведённой площади (центрированное расположение). Угловой вариант позволяет более экономичноиспользовать площадь листа бумаги, так как верхний правый угол документа остаётся свободным для размещения других реквизитов: грифа утверждения, адресования, резолюции. Поэтому особенно удобен угловой бланк для писем.
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (Приложения 3, 4, 5).
Общий бланк - используется для подготовки любых документов, кроме писем. На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 -герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 - наименование организации;
14 - место составления или издания документа.
На общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий и уголков - места расположений некоторых переменных реквизитов:
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
18 - заголовок к тексту документа;
Бланк письма используется для оформления писем и в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 -герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП);
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
На бланк письма, при необходимости. наносятся ограничительные отметки в виде линий и уголков для следующих реквизитов:
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
15 - адресат;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле.
Бланк конкретного вида документа - это разновидность общего бланка, на который заранее нанесён реквизит 10 - наименование вида документа.
Реквизиты бланка конкретного вида документа:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 -герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 - наименование организации;
14 -место составления или издания документа.
На бланк конкретного вида документа наносятся ограничительные отметки в виде линий и уголков - это места расположений переменных реквизитов:
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
Приложения
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
2. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). Учебное пособие, 3-е издание, М., 2004 г.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). 5-е издание, исправленное и дополненное. М., журнал. «Управление персоналом», 2007 г.
4. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документирование и делопроизводство. Учебное пособие, 2-е издание, переработанное и дополненное. М., 2005 г.
5. Стенюков М.В. делопроизводство (конспект лекций), М., 2005 г.
6. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. Питер, 2004.
СОДЕРЖАНИЕ
1. Введение................. 3
2. Аннотация................. 4
3. Практическая работа № 1............ 5
4. Приложения................ 9
5. Список литературы.............. 10
