Microsoft access мәліметтер қорын басқару жүйесі

Microsoft Access мәліметтер қорын басқару жүйесі

Microsoft Access программасы туралы жалпы мағлұмат

М
әліметтер басқару жүйесі (МҚБЖ) – мәліметтер қорын құрып, онымен жұмыс істеуге арналған программалық құрал. Әлемде көптеген МҚБЖ бар. Шын мәнінде олардың көбі аяқталмаған өнім болып табылады, ал арнайы программалық тілдер арқылы мәліметтерді басқаратын құрылымдарды жасауға болады. Мұндай тілдерге Clipper, Paradox, FoxPro және басқаларын айтуға болады.

FoxPro – программалау тілі, ол арқылы МҚБЖ құруға болады. Мәліметтер қоры бизнесте көп қолданылады, сондықтан оны жүзеге асыратын құралдар керек болды. Бұл мақсатта Microsoft Office пакетіне енетін Access программасы пайда болды. Оның түрлі версиялары бар: Access 2.0, Access95,97, т.с.с. Access9х көмегімен пайдаланушылар қуатты мәліметтер қорларын программаламай-ақ жүзеге асырады, сол сияқты программалау мүмкіндіктері бар. Ол үшін Visual Basic программалау тілін білу керек. Тағы бір ерекшелігі Office 9х пакетіндегі басқа программалармен біріге алады.

Мәліметтер қоры – Access-ті іске қосу үшін:

Іске қосу – Программа – Ms Access.

Access-тің өңдеу обьектісі болып кез келген, кеңейтілуі .mdb болатын мәліметтер қорының файлы болып саналады. Бұл файлға төмендегі негізгі обьектілер кіреді: кесте, сұраныс, форма, отчет, макрос, модуль.

Кесте. Мәліметтер қоры кестесіз болуы мүмкін емес. Access 97-де жалпы тақырыпта біріктірілген мәліметтер жиынтығы кесте болып табылады.

Сұраныс мәліметтерді талдау, өзгерту және қарауға негізделген. Ол сондай-ақ форма мен отчет құруда жазулар көзі ретінде де қолданылады, әлдеқайда көп таралған сұраныс түрін таңдау арқылы сұраныс, ол бір немесе бірнеше таблицадан пайданалушы берген критерийлерге сәйкес мәліметтер теруді орындайды.

Форма Microsoft Access обьектісі, мәліметтер енгізу үшін қолданылады. Әрбір формаға енгізу үшін, кесте өрісіндегі мәліметтерді бейнелеу үшін немесе өзгерту үшін қолданылатын басқару элементтерін орналастыруға болады, яғни форма дегеніміз толтыратын бланк және мәліметтердің жинақталуының маскасы.

Есеп – қарауға қолайлы түрде таблицалар мен запростардан қорытынды мәліметтерді бейнелеу үшін қызмет етеді, яғни мәліметтерді баспадан шығаруға арналған.

Модуль - Microsoft Access-те команда және макрокоманда көмегімен жүзеге асыру мүмкін емес операцияларды толықтырушы құралдар – оқиғаларды өңдеу процедурасы немесе VBA тілінде жазылған есептеулерді қолдануға мүмкіндік беруі. Мұндай процедуралар модуль түрінде бейнелейді.

Макрос – мәліметтер қорын толтыру, информацияны теру т.б. процестерді автоматтандыратын макростарды мәліметтер қоры құрамына қосу керек. Microsoft Access-те мәліметтер қорын өңдеудің автоматтандыруды 2 тәсілмен макрос арқылы және VBA тілінеде программалау жолымен жүзеге асыруға мүмкіндік береді. Бірнеше есеп тең формалар ашу мен жабу бірнеше документтерді шығару және қағазға басу, құрал-саймандар панелінің бейнелеу/ бейнеленбеуі т.б. сияқты қиын емес процестерді тездету үшін макрос қолдану қолайлы.

Access – реляциялық мәліметтер қорын басқару жүйесі. Қарапайым 2 өлшемді кестелер реляциялық мәліметтер қоры болып табылады. Мәліметтер қорын басқару жүйесі мәліметтер қорын құру, мәліметтерді өңдеу, қандай да бір шарт бойынша қордан мәліметтерді таңдау, қор негізінде әр түрлі формалардың есеп беруі (отчет) құрушы жүзеге асырады.

Мәліметтер қорында 2 өлшемді кестенің жолдары жазбалар деп, бағандары өрістер деп аталады.

Дәлірек айтқанда, мәліметтер қорында, кестелерде әр бір жол жазба болып табылады, ал жазба бірнеше өрістерге бөлінеді, олар:

а) мәліметтер қорын құру;

б) мәліметтер қорының құрылымын өзгерту;

в) форма құру.

Реляциондық модель – ең қарапайым модель берілгендерді кесте таблица түрінде топтастырған модель. (1 сурет)

1 сурет (Кестелерді құру)

берілгендерді қолданбалы программаларға тәуелдігіш жою мақсатында 1970 жылы математик Код реляциондық модель концепциясын ұсынды. Қатынас белгілі бір шарттарда қанағаттандыратын 2 өлшемді кесте.

Қатынастың бағандары – артрибуттар деп аталады. Ал жолды жазулар деп атайды. Реляциондық қоры дегеніміз – бір-бірімен байланысты қатынастар жиыны әр бір қатынас жеке файл түрінде сақталынады. Олар келесі тәртіппен байланысқан (файл, кесте, қатынас, мән).

Модель құрылымының қаталдығы және жұмыс жылдамдығының берілгендер қорының өлшеміне тәуелділігі.

Microsoft Access - бұл функционалдық тұрғыдан толық әрі реляциондық МҚБЖ. Онда қолданушыға барлық қолайлы жағдайлар қарастырылған: яғни, қолданушы кез келген ақпаратты анықтап, өңдей алады, онымен қатар үлкен көлемді қамтитын ақпартпен жұмыс істей алады.

Ақпарат базасын басқару системаларына сүйеніп, біз ақпараттардың мінездемелерін, олармен жұмыс істеуді, және бірлесіп жұмыс істеуді бақылай аламыз.

МҚБЖ 3 басты функциядан тұрады:

1. ақпараттарды анықтау;

2. ақпаратты өңдеу;

3. ақпараттарды басқару.

Осы функционалдық мүмкіндіктердің барлығы Microsoft Access-те толықтай өне алады.

АҚПАРАТТЫ АНЫҚТАУ

Кез келген құжатпен немесе электрондық таблицамен жұмыс істеу кезінде біз құжаттың мазмұнын немесе таблицаның әр бір ұяшықтың орнын өзіміз таңдай аламыз. Тексттік редакторларда бұл информацияны керек жерге орналастыру үшін қажет.

Ал электрондық таблицаларда ақпаратты сақтау, керек есеп айырылысуларын жүргізу және қортындыларды керекті түрде ұсыну міндетініз болады.

Егер де электрондық таблицадағы жолдар саны 100-ден асып кетсе, және де құжат біршене беттен тұрған жағдайда ақпаратпен жұмыс істеу өте қиын болады. Егер де сіз басқа да қолданушыларға арналған белгілі бір электрондық таблицаларды құрсаңыз, ондағы өзгерістерді, және жаңадан енгізілген сандарды бақылай алмайсыз.

Мысалы, сіздің таблицаңыздың бір ұяшығында күн (мерзім), ал екіншісінде ол күнде түскен ақша сақталу керек болса, қолданушы оны кездейсоқтықтан ауыстырып алуы мүмкін. Осы сияқты көптеген мысалдар келтіруге болады.

МҚБЖ-ның арқасында біз ақпараттың түрін және де оның сақталу әдістерін өзіміз таңдай аламыз. Сіздер сонымен қатар жұмыс істеуге қолайлы болу үшін, (ақпараттарды дұрыс енгізу үшін) басты талаптарды қоя аласыз.

Сіздер Microsoft Access барлық мүмкіндіктерді қолдана аласыз: DDE (DynamicDataExchange, ақпаратпен динамикалық түрде алмасу), және OLE (ObjectLinking and Emedding қарым-қатынас және объектілерді енгізу).

Microsoft Access көптеген ақпарат форматтарымен жұмыс істей алады (МҚБЖ-ның басқа да файлдық структураларымен). Сіздер ақпараттың импорт және экспорт процестерін текстік редакторларынан және де электрондық таблицалардан ала аласыз.

Microsoft Access көмегімен сіздер Paradox, dBASE III, dBASE IV, FoxPro және т.б. файлдарды өңдей аласыз. Бұл файлдарды сондай-ақ Microsoft Access импорттауға да болады.

АҚПАРАТТЫ ӨҢДЕУ

Текстік редактордағы немесе электрондық таблицадағы ақпаратпен жұмыс МҚБЖ-дағы жұмыстарынан көптеген айырмашылықтары бар. Текстік редакторда даярланған құжатта сіздер таблицалық ақпаратты қосып, оны өңдей аласыз. Ал электрондық таблицада құрылған құжат берілген бір есепті шешу үшін арналған. Сондықтан оны басқа да бір есепке қолдану өте қиын. Ақпаратпен жұмыс істеу кезінде МҚБЖ көптеген әдістерді қолданады. Мысалы, сіздер ақпаратты іздеу шараларын жеке таблицада өңдіре аласыз. Бір команданы қолдана отырып, жеке бөлікте орналасқан барлық ақпаратты жаңарта аласыз.

Таблицадағы ақпаратты өндеу үшін Microsoft Access SQL деген өте күшті тіл қолданылады. Оның көмегімен бір немесе бірнеше таблицадан бізге керекті информацияны ғана белгілей аламыз.

Microsoft Access ортасында есептерді шешу үшін SQL тілін міндетті түрде білу керек жоқ.

АҚПАРАТТАРДЫ БАСҚАРУ

Текстік құжаттар мен электрондық таблицалар «бір қолданушының» есептерін шешуге арналған өте қарапайым құрал. Бірақ, олар бірлесіп жұмыс істеу кезіне қолданылмайды.

Электрондық таблицалар ақпараттың әртүрлі формаларын енгізуге арналған, бірақ, егер де біз ақпаратты толықтай комплекстік бақылаудан өткізетін болсақ, онда функциялардың жетіспеушілігі айқын байқалады.

Шағын фирмаларда электрондық таблицалардың счет-фактура шаблоны ғана қолданылады. Бизнестің үлкеюімен қатар жұмыскерлер қатары да өзгереді, осы кезде ақпараттар базасының тигізетін әсері мол.

Сондай-ақ электрондық таблица өндірісте де қолданылады, бірақ оның мазмұны жұмыскерлердің өз жұмыстарының есептерімен шектелуі тиіс. Ал толықтай бухгалтерлік есеп айырысулар ақпараттар базасында сақталуы қажет.

Бірлесіп жұмыс істеу кезінде ақпарат базасының басқару системасының арқасында ақпаратты санкционалдық емес енуді қорғай аламыз, соның нәтижесінде бұл ақпаратты белгілі бір қолданушылар ғана қолданып, оларға жаңадан енгізулер енгізе алады. Бірлесіп жұмыс істеуге арналған МҚБЖ кез келген қолданушының бәріне ұқсас ақпаратты өндеуге жол бермейді (ондағы ақпаратты әркім әртүрлі өзгерте алмайды).

Сіз қандай қолданушыларға немесе қолданушылар топтарына белгілі бір ақпараттағы объектілерге жұмыс істеуге рұқсат етуіңізді енгізе аласыз.

1. Access-тің негізгі жұмыс істеу объектілері

Қандай ақпарат сізге керек, ол қалай сақталуы тиіс – осының бәрі ақпаратты басқару сұрағының басты шешімдері болып табылады.

МҚБЖ да көптеген қосымшаларды кұрастыра аламыз. Олар ақпаратты басқару және оны өндеуге мүмкіндік беретін арнайы инструменттерден құралған.

Сіздердің есептеріңізді автоматизациялау мақсатында сізге күшті реляциондық МҚБЖ және қосымшаларды құрастыруға арналған система керек болады. Көптеген қосымшаларды құрастыру системалары белгілі бір тілді білу қажет етеді, мысалы Си немесе Xbase тілдері.

Осы программаның көптеген жетістіктеріне қарамастан, сізде белгілі бір бастапқы білімдер болуы керек.

Microsoft Access жұмыс ең алдымен реляциондық таблицаларды және олардың шеткі аймақтарын анықтаудан басталады. Осыдан кейін формалар, есептер және де макростар көмегімен сіз осы ақпараттардың істерін анықтай аласыз.

Төменде Microsoft Access жұмыс істеудің қолайлы жағдайлары келтірілген:

1 жағдай.

Сізде көп жеке файлдар бар, олардың кейбіреулері өте үлкен көлемді қамтиды, соның нәтижесінде осы факторлардың бәрі ақпаратпен жұмыс істеу процесін тікелей қиындатады.

2 жағдай.

Сіздер ақпаратты бірнеше әдіспен қолданасыз: белгілі бір счет-фактураларға, қорытындыларға арналған әдістер. Осы және тағы да басқа әдістерді қарастыру кезінде сіз ақпаратты жан-жақты қарастыру керексіз.

3 жағдай.

Белгілі бір ақпаратпен бірнеше қызметшілердің жұмыс жасауы. Мысалы, ақпараттарды енгізу, оны жаңарту және қорытындылау нәтижелерімен әртүрлі адамдар жұмыс жасайды. Егер электрондық таблицаларға бір ғана қолданушы өзгерістер енгізе алса, ақпараттар базасында бірнеше адам бір уақытта, бір таблицамен жұмыс істеп, өзгертулер енгізе алады.

4 жағдай.

Сіздер санкционалдық емес енуден қорғауды қамтамасыздандыру керексіз. Ақпарат базасының сақталуын және ондағы сандардың енгізілуін қадағалау керексіз. Себебі, бұл ақпараттарға бірнеше қолданушылар ене алады.

БЕРІЛГЕНДЕР ҚОРЫН БАСҚАРУ

Берілгендер – текстік жұмыс редакторы немесе электронды кестедегі мәні МҚБЖ-нен ерекшелінеді. Документте текстік процестің көмегімен кестені қосып оны пайдалануға обработки функционалды шектеу жиынтығы болып, OLE – көмегімен біз таблица, диаграмма немесе сурет т.б. қосымшалардан алып жасауымызға болады. Электронды кестеде кейбір ұяшықта формула мазмұны бар, нәтижесінде берілгендер басқа да ұяшық шығады. Берілгендер электронды кесте нақты мақсатқа жаратылған, өте қиын пайдалануы, егер басқа тапсырманы қосса. МҚБЖ – көрінісі әр түрлі құралдар жұмыс істегенге берілген. Мысалы: көбейтіндіні іздеп жекеленген күрделі кестеден, сол сияқты байланысып жатқан бірнеше кесте немесе файлдың көмегімен бір команданың мазмұны мен ерекшеленген өріс немесе бірнеше жазу. Оқу үшін ауыстыру жасап, процедура енгізіп МҚБЖ функциясын пайдаланамыз.

Көп жүйеде кең мүмкіндіктер берілген генерация есептің ACCESS-те для обработки берілген кесте өте мықты тілде пайдаланылады SQL. Берілгендерді анықтап сапасынан біреуін бірнеше кесте таңдап, шешкенге қажетті нақты шешім. Бірақ бұны міндетті түрде білу керек емес, SQL. ACCESS бізге керекті есепті өзі шешеді. Обработка берілген бірнеше кесте ACCESS-те пайдаланылады және кестемен тығыз байланысты болады.

Есеп (Отчет) құру

Отчет құру, отчеты форм құруға өте ұқсас. Бұл бөлімде мен көп мысалдар келтіремін, жұмыстың алдында формамен байланысты, одан басқа көптеген қасиеттерді кейбіреулерін жалпы отчетқа спецификалау. Қысқаша танысып болғаннан кейін жалпы жобалау отчеты негізін жай отчет берілгендер қорына құру Entertaiment, бұдан кейін сол сияқты мастердің көмегімен отчет құру.

Бөлшектеніп тұрғанға жай отчет құра аламыз, адым алдымен танысып техникамен жұмыс істеу. Отчеты құру үшін ең алдымен кестені толтырамыз (2-сурет), одан кейін толтырылған кесте бойынша бірнеше сұраныс жасаймыз( 3 сурет), осыдан кейін барып отчет құрамыз (4-сурет).

2 сурет. Кестені толтыру

3 сурет. Сұраныс құру

4 сурет. Отчет құру

4