Язык и стиль служебных документов

24

Учебно-производственный комбинат № 2

Для профильного курса «Офис-менеджер»

Язык и стиль

служебных документов

Составитель:

Учитель спецдисциплин

Моисеенко Н.В.

г. Павлодар, 2016

содержание

ИСТОРИОГРАФИЯ 3

Лекция №1. РЕДАКТОРСКАЯ ПРАВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 4

Лекция № 2. ВИДЫ ПРАВКИ 5

П Р А К Т И К У М 6

Лекция № 3. НОРМЫ ОФИЦИАЛЬНОГО ДЕЛОВОГО СТИЛЯ 8

Лекция № 4. О Р ФО Г Р А Ф И Я 10

Лекция № 5. СЛОВООБРАЗОВАНИЕ 12

Лекция № 6. Г Р А М М А Т И К А (МОРФОЛОГИЯ) 13

ПРАКТИКУМ 14

Лекция № 7. ГРАММАТИКА (синтаксис) 14

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 17

ЛИТЕРАТУРА 18

ИСТОРИОГРАФИЯ

«Искусство сочинять письма и бумаги может иметь свою теорию, точно так же, как и все другие искусства».

Ф. Наливкин. Руководство к сочинению писем и деловых бумаг, 1847 г.

«Кто хочет написать хорошее письмо или деловую бумагу, тот должен, прежде всего, обдумать хорошо, правильно и отчётливо, о чём и для чего хочет писать, то есть всё содержание письма или бумаги, потом приготовить в мыслях своих план и расположение письма, а после того они, можно сказать, выльются на бумагу в таком совершенстве, какого только можно ожидать от способностей сочинителя», так писал автор «Руководства к сочинению писем и деловых бумаг»¹ Ф. Наливкин в 1847 году, то есть ровно 150 лет назад.

Сборники образцов документов, издаваемых в конце 18–начале 20 века, назывались «письмовник», «секретарь-письмоводитель» и др. Наиболее широкое распространение получил термин «письмовник», который обозначал сборник образцов писем разного содержания, в том числе и деловых. К переписке было принято относить такие документы, как прошения, заявления, договоры, составлявшие «внутреннее делопроизводство присутственных мест» находились в сборниках под названием: «канцелярский самоучитель», «всеобщий стряпчий», «формы деловых бумаг».

О письмовниках, существовавших до революции, составлена классификация В.Ф. Янковой, которые она распределяет «в зависимости от целевой установки автора»².

В «Полном русском письмовнике», написанном Сазоновым и Бельским в 1887 г. было, что «письмо составляет ту же устную беседу, только на бумаге, но в устной речи допускаются оговорки, перефразировки, повторения: на письме же мысль должна быть ясной, короткой, образной»³.

“Всякое письмо, - продолжают теоретики, - изображает нравственный облик пишущего, умственное мерило его образования и знание, так сказать, светской формалистики. Вот почему следует в переписке быть утонченно остроумным и твердо помнящим ту святую истину, что по ней люди метко заключают о нашем моральном достоинстве”⁴.

Важными аспектами вышеуказанные авторы считали “тон письма”, который должен быть почтительным к старшим, влиятельным и шуточным - к равным себе, и любезный – к низшим. Что же касается состава письма, то оно должно состоять из четырех частей: обращения, приступа, изложения сути и заключения.

Много внимания в письмовниках уделяется стилю письма: обдуманность каждого оборота и выражения, сжатость, ясность, краткость. Строгость в употреблении делопроизводственных терминов и выражения.

Способность выражать свою мысль в письме определенно, ясно, логически последовательно, без неточностей и недомысливания, не допускать орфографических и иных ошибок – считалось эталоном делового письма.

Подводя итог, можно сказать, что значительный опыт, накопленный в предшествующую эпоху, определенным образом востребован. Многие достижения теоретиков и практиков дореволюционного периода внимательно изучены, что дало возможность использования их идей, мыслей и воззрений.

Лекция №1. РЕДАКТОРСКАЯ ПРАВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Ответственность редактора

Редактирование (другими словами – проверка и исправление текста) – один из важнейших этапов работы над документом. Неграмотный или просто неаккуратно оформленный документ снижает авторитет подписавшего его должностного лица или организации-отправителя, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. Наконец, документ с ошибками способен рано или поздно превратиться в «бомбу замедленного действия»: содержащиеся в нем неточные и неверные сведения могут быть использованы и несут получателю информации существенный вред. Вот почему на работника, ответственного за редактирование документации, ложится большая ответственность.

1. Этапы редактирования

Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто стилистической (то есть не затрагивающей содержания), так и смысловой. В первом случае от редактора требуется в первую очередь безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором – наряду с этим, основательное знание существа вопроса, владение фактическим материалом. Есть, однако, и общие принципы

Общая схема работы редактора выглядит так:

Восприятие критика коррективы

Проверка фактического материала

Выявление композиционных недочетов

Выявление стилистических ошибок

Выявление орф. и пунктуац. ошибок

Важно помнить о том, что первый этап редактирования – восприятие текста – имеет чрезвычайно большое значение. Только неопытный сотрудник, прочитав первые несколько строк документа, берется за карандаш и начинает вносить исправления. Прежде чем что-либо изменить, следует ознакомиться с документом в целом, делая при этом пометки на полях или выписки. Удобнее всего, проанализировав текст, начать читать его сначала, постепенно и последовательно устраняя отмеченные недостатки.

1.3. Что позволено редактору?

Прочтя внимательно документ, оценив его, отметив ошибки и моменты, вызывающие сомнение, вам предстоит решить наиболее сложный и деликатный вопрос, всегда встающий перед редактором. Это вопрос о допустимой степени вмешательства в текст. Своеобразие редакторской правки в том, что исправления вносятся в чужой текст. В конце концов, под документом должна появиться подпись другого лица. Следовательно, вы берёте на себя дополнительную ответственность: вы имеете право изменить форму, но не содержание, иначе получится, что вы навязываете адресату свои мысли от чужого имени.

Одна из главных «заповедей редактора» может быть сформулирована так: не прибавляй и не убавляй. Каким бы ни было воздействие на текст (замена слов, грамматических конструкций, перестановка частей) – смысл высказывания должен оставаться прежним.

Далеко не всегда вопрос о допустимых пределах вмешательства в текст решается просто. В первую очередь это относится к проблеме словесных повторов.

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку документов – точность, однозначность высказывания. В связи с этим автору и редактору приходиться порой действовать в ущерб красоте стиля, заботясь о ясности смысла. Обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой. Но ситуация не может быть оценена столь определённо, если речь идёт о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменён другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому нередко приходится делать исключения для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла.

Таким образом, наиболее важные принципы редакторской правки заключаются в следующем:

• сохранение содержания документа неизменным;

• возможность доказать, что вмешательства в текст необходимо;

• целостность и последовательность (все недостатки следует отмечать и исправлять сразу, поскольку изменение одного фрагмента может повлечь за собой другое);

• чёткость и аккуратность.

Последнее кажется очевидным. Тем не менее, не редки случаи, когда редактор вносит правку от руки, и некоторые слова оказываются «нечитаемыми». В дальнейшем тот, кто набирает текст на компьютере, может невольно внести в текст новую ошибку.

Совершенно недопустимо, закончив редакторскую правку, оставлять на полях знаки вопроса или другие пометки.

Редакторские функции считаются выполненными после того, как все сомнения разрешены и на полях остались только пометки, предназначенные для внесения исправлений.

Лекция № 2. ВИДЫ ПРАВКИ

2.1. Особенности различных видов редакторской правки

Различают четыре основных вида редакторской правки:

• правка-вычитка;

• правка-сокращение;

• правка-обработка;

• правка-переделка.

Правка-вычитка максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласований с лицом, подписывающим документ.

Современная компьютерная техника освободила работников документной сферы от большой части корректорской нагрузки: текстовые редакторы позволяют проверять правописание и вносить исправления непосредственно во время набора текста. Но это не должно быть основанием для совершенной беззаботности. В этом вопросе, как и во многих других, человек не имеет право полностью полагаться на технику.

Приходиться иметь в виду, что компьютерные текстовые редакторы «не знают» многих собственных имен – фамилии, инициалы, географические названия, наименования предприятий учреждений, необходимо выверять с особенной точностью и тщательностью.

Кроме того, компьютер способен обнаружить далеко не все опечатки. Он «не заметит», например, превращения предлога «на» в предлог «за», частицы «не» в «ни»: для него все это одинаково правильные слова. Автоматическая проверка не даст результатов, если вы по ошибке набрали «1897» вместо «1997». Только человек, понимающий смысл высказывания, в состоянии обнаружить подобные ошибки.

Пренебрежение правкой-вычиткой нередко приводит к курьезам. Нетрудно представить себе реакцию руководителя, который получает документ, названый не «Протокол № 5», а «Прокол № 5». Если текст, содержащий такого рода опечатку, выйдет за пределы учреждения, от этого, безусловно, пострадает авторитет фирмы.

Правка-сокращение производится в двух основных случаях:

• во-первых, когда в тексте содержится избыточная информация – повторы и общие места;

• во-вторых, когда необходимо любыми способами сделать документа короче (пойти на некоторое уменьшение объема содержания).

Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции. Как отмечалось выше, словесные повторы также относятся к числу стилистических недостатков, но избежать их иногда не представляется возможным. Важно. Чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, насколько оправдано повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами.

Правка-обработка представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, не различением паронимов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т.д.

Документ, выправленный квалифицированным редактором:

• не должен содержать фактических ошибок и опечаток;

• идеально грамотен с точки зрения орфографии и пунктуации;

• имеет оптимальный объем;

• строится по законам логики.

П Р А К Т И К У М

Образцы редакторской правки

Рассмотрим текст № 1

Необходимость повышения конкурентоспособности наших станков и придаваемого к ним технического оснащения требует постоянного совершенствования рекламной работы, используемых технологий, применяемого оборудования и внедряемых методов труда.

Вопросы: Нужно ли здесь такое количество отглагольных существительных? (Нет.)

Что следует сделать? – Уменьшить число отглагольных существительных за счет использования глагола.

Как бы вы расположили однородные члены предложения?

• Однородные члены предложения следует расположить в соответствии с тем, как соотносятся перечисляемые понятия (сначала процесс производства – затем реклама продукции).

Нужны ли слова «используемые», «применяемые», «внедряемые»

• Их следует убрать

Как, по-вашему, после правки должен звучать текст?

Необходимость повышать конкурентоспособность наших станков и их техническое оснащение требует постоянного совершенствования оборудования, технологий и методов труда, а также рекламной деятельности.

Текст № 2

Вам предлагается несколько фраз, сделайте в них соответствующую правку.

Обратите внимание на смысл высказывания, использование однокоренных слов, использование деепричастного оборота.

Итак: варианты предложений, которые следует исправить, отредактировать:

• Четыре подобных автомата обслуживают несколько тысяч человек

• Во исполнение приказа намечены меры по его выполнению

• Вторые профессии - смежные профессии, не меняя своего основного вида профессиональной деятельности, необходимы особенно в бригадах

Назовите (прочтите), на ваш взгляд, правильные варианты:

• Четырьмя подобными автоматами обслуживаются несколько тысяч человек.

• Намечены меры по выполнению приказа.

• Вторые, или смежные профессии, которые осваиваются без изменения основного вида деятельности, необходимы особенно в бригадах.

Какими же методами вы воспользовались?

Предполагаемые ответы:

1. Мы считаем, что правка зависит от смысла высказывания. Выясняем, о чем идет речь: об обслуживании людей автоматами или автоматов людьми, - а после этого используем пассивную конструкцию;

2. Во втором варианте мы избежали использования однокоренных слов, при этом смысл высказывания не изменился.

3. И в третьем варианте мы считаем, что деепричастный оборот может использоваться не во всех предложениях. Называемые им добавочные действия должны соотноситься с основным действием, производимым лицом-подлежащим. В данном случае это условие не выполнялось. Поэтому мы отказываемся от деепричастия и употребляем предложную конструкцию с отглагольным существительным, уточняя порядок слов.

Текст № 3. Отредактируйте самостоятельно следующие фразы:

Общему отделу обеспечивать Управление копией всех нормативных документов.

Заместитель начальника подразделения назначается старшим за пожарную безопасность;

В программе обучения учитываются пожелания слушателей, которые присылаются совместно с подтверждением о согласии принять участие в работе курса.

Правильные варианты:

Заместитель начальника подразделения назначается ответственным за пожарную безопасность.

В программе обучения учитываются пожелания слушателей, присылаемые вместе с подтверждением согласия принять участие в работе курса.

Обоснование: словосочетание «старший за что-либо» не является нормативным. Возможны литературные варианты «ответственный за что-либо» и «старший по чему-либо». Первый вариант предпочтителен, поскольку конструкция «старший по …» имеет разговорный оттенок.

Во втором варианте, если не заменить придаточное определительное причастным оборотом, возникает комичная двусмысленность: «…слушателей, которые присылаются…». Предлог «совместно» желательно использовать, когда речь идет о деятельности, осуществляемой общими усилиями с кем-либо. Если же объединяются не лица, а неодушевленные предметы, надо употреблять предлог «вместе с». Грамматическая норма не допускает формулировки «подтверждение о чем-либо» - следует говорить: «подтверждение чего-либо».

Лекция № 3. НОРМЫ ОФИЦИАЛЬНОГО ДЕЛОВОГО СТИЛЯ

Работа с документом – это, прежде всего, работа с текстом. При составлении и редактировании текста может возникать ряд типичных трудностей. Они связаны с выбором слова и его грамматической формы, а также с построением словосочетания и предложения. Если работнику канцелярской сферы не удается справиться с языковыми и стилистическими проблемами, документ утрачивает способность выступать в качестве полноценного средства коммуникации (нести информацию, оказывать воздействие на адресат и т.д.)

Для того чтобы не создавать текстов, требующих огромной редакторской работы, составитель документа должен соблюдать определенные правила – условно говоря, знать «технику стилистической безопасности». Вот некоторые советы, которые я могу вам дать, как будущим референтам и офис-менеджерам.

3.1. Особенности лексики

Сочетаемость слов

Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом, как нам удобно. В русском языке, как и в любом другом, существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно с помощью «Словаря сочетаемости слов русского языка» (Под редакцией П.Н.Денисова и В.В.Морковкина. – М., 1983). Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

приказ – издается

контроль – возлагается на кого-либо

должностной оклад – устанавливается

выговор – объявляется

порицание – выносится

архив – создают, сдают (документ) в …

вакансии – имеют, замещают

совещание – готовят, открывают, ведут.

Особо стоит обратить внимание на словосочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

1. Использование терминов

Одно из отличительных свойств специальной лексики, или терминологии, - наличие единственного и четкого значения. Недопустима замена термина близким по смыслу словом. Если вы сомневаетесь, что значение терминов, применяемых вами не понятны адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка (при этом желательно воспользоваться словарем: толковым, терминологическим, иностранных слов и др.)

1. Использование иностранных слов

Применение иностранных слов должно быть целесообразным, то есть вызываться необходимостью. Если вам предстоит сделать выбор между синонимами (словами, близкими по значению), одно из которых русское, а другое – заимствованное, надо, прежде всего, определить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для решения вашего текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан. Так, слова «удобный» и «комфортабельный» близки по значению, но прилагательное английского происхождения «комфортабельный» более точно передает оттенки смысла «удобный в бытовом отношении, благоустроенный». Видимо, оно занимает все более прочные позиции в современной русской речи.

Но бывает и так, что выбор иностранного слова не объясняется ничем, кроме дани моде. Зачем, например, писать пролонгирован вместо продлен, репрезентовать, вместо представить? Единственное обоснование, которое можно найти, звучит так: слова, заимствованный характер которых очевиден, нередко имеют стилистический оттенок официальности, который придает документу больший вес («договор пролонгирован», звучит солиднее, чем «договор продлен»). Но эта логика не безупречна. Ведь термины, которые пока не вполне освоены русским языком, с большей долей вероятности могут быть неверно истолкованы. Поэтому прежде чем поддаться их «стилистическому обаянию», надо удостовериться в том, что их значение вполне понятно и самому пишущему, и адресату.

3.4. ПЛЕОНАЗМЫ (греч. – излишество)

Плеоназм – одна из самых распространенных «болезней» официального стиля. Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Вот некоторые примеры расхожих плеонастических сочетаний (подчеркивайте лишние слова):

промышленная индустрия (слово «индустрия» само по себе означает «промышленность»);

форсировать строительство ускоренными темпами (глагол «форсировать» обозначает – ускорить темп деятельности);

своя автобиография (первая часть слова «автобиография» имеет греческое происхождение и обозначает слово «сам»);

в апреле месяце (апрель не может быть ничем, кроме месяца);

150 тысяч рублей денег (в рублях исчисляются только деньги);

прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень – «цена»). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;

маршрут движения (слово «маршрут» обозначает «направление движения»);

главная суть («суть» - это и есть главное).

Но нет правил без исключений. Некоторые плеонастические словосочетания, несмотря на противодействие ученых-филологов, вошли в обиход и, более того, приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. В сегодняшней речи стали нормативными сочетаниями «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.

3.5. ТАВТОЛОГИЯ

Тавтология – это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания, так называемое «масло масляное». Эта стилистическая ошибка делает речь неблагозвучной, задерживая внимание, затрудняет понимание текста. Примеры типичных для официальной речи тавтологий: польза от использования, следует учитывать следующие факторы, адресовать в адрес. Эти словосочетания можно заменить другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «направить в адрес».

3.6. Различение паронимов

Паронимы – родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Это слово также имеет греческое происхождение (para -возле, при; onyma-имя).

Иногда подмена слова «братом-близнецом» - паронимом влечет за собой существенное искажение смысла. При работе с документами надо обратить внимание на такие паронимы: оплатить – заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-нибудь»; «заплатить» - косвенного: «заплатить за что-нибудь»;

Командированный – командировочный (причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; командированный тот, кого командируют, например, командированный сотрудник. Прилагательное «командировочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке»: «командировочное удостоверение».

Лекция № 4. О Р ФО Г Р А Ф И Я

4.1. Правописание имен собственных

Орфографические трудности, связанные с собственными именами, совершенно естественны: в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Сам лексический пласт собственных имен чрезвычайно подвижен ; сдвиги в его составе отражают непрекращающийся процесс развития общественной жизни. Новые социальные институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами.

1. Прилагательные, образованные от имен лиц

Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы (пушкинское стихотворение, морозовское наследство, абаевский семинар) – кроме прилагательных на –ский, означающих «имени кого-либо», «памяти кого-либо»: Пушкинские чтения.

1. Географические названия

1. Все слова-названия пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Южная Америка, Северный Ледовитый океан, Содружество Независимых Государств.

2. Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Белая Церковь.

Но в названиях улиц: Чистые пруды, Кузнецкий мост, Красные ворота, Сущевский вал, Каретный ряд – они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое заничение.

Иноязычные родовые наименования пишутся с прописной буквы: Рио-Колорадо (рио – река), Сьерра-Невада (сьерра – горная цепь), Йошкар-Ола (ола – город). Но иноязычные родовые наименования, вошедшие в присущем им значении в русский язык (фиорд, стрит), пишутся со строчной буквы.

1. Название титулов, должностей в составе названий пишутся с прописной буквы: острова Королевы Шарлотты, мост Лейтенанта Шмидта.

2. В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже – в неофициальных вариантах названий – отдельные слова – со строчной буквы: Нидерландское королевство, Великое герцогство Люксембург, Соединенное королевство.

3. Названия территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.

1. Название учреждений, организаций, предприятий

3.1. Все слова пишутся с прописной буквы – в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций:

Организация Объединенных наций, Администрация Президента Республики Казахстан.

3.2. В большинстве названий – первое слово с прописной: Комиссия по государственным наградам при Президенте Республике Казахстан.

3.3. Помимо первого слова с прописной может писаться первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название:

Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея) ;

Центральный Дом журналистов (Дом журналистов)

1. Названия документов, памятников культуры

В составных названиях документов, памятников с большой буквы пишется первое слово и все собственные имена:

Конституция Республики Казахстан, Исаакиевский собор, храм Василия Блаженного, Девятая симфония Бетховена.

1. Наименование должностей и званий

С прописной буквы – наименование высших должностей и высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие – со строчной: начальник Государственно-правового управления Президента Республики Казахстан.

Лекция № 5. СЛОВООБРАЗОВАНИЕ

Одним из самых активных способов словообразования в современном русском языке является сокращение слов. В результате сокращения получаются аббревиатуры. Они могут состоять из слогов (стройтрест), начальных звуков слов, входивших в словосочетания (ЦУМ) или из начальных букв (ВВС). Одна из причин их применения – это экономия места, избежание словесных повторов. Но если аббревиатуры не стандартизованы, они могут вызвать у адресата определенные трудности с их расшифровкой. Пишущий должен строго следить за тем, чтобы в документ не вошло много аббревиатур, так как текст будет громоздким и осложнит восприятие.

5.1. От аббревиатур следует отличать графические сокращения:

- почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н., с.);

- названия месяцев (янв);

- телеграфные сокращения ( тчк );

- условные обозначения величин и единиц измерения ( м, мм, кг, ц, га, атм., млн. и др.);

- сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. № , накл. №, расч. счет № );

- текстовые сокращения (и т.д., и т.п. с.г. пр., др., п. (пункт)

- наименование должностей, званий, степеней (проф., член-кор., к.т.н., зам.; и.о.; пом.)

- обращение: г-н и др.

Чтобы уточнить написание общепринятых сокращений, можно воспользоваться словарем: Алексеев Д.И., Гозман И.Г., Сахаров Г.В. Словарь сокращений русского языка. – М.: 1984.

5.2. Правила сокращения слов

Основной принцип: сокращения не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию.

Желательно отбрасывать максимальное количество букв, но не больше, чем допустимо для правильного и однозначного понимания текста: лучше фундам., чем фундаментал. Но лучше социальн., чем соц., поскольку сокращение «соц» может быть расшифровано и как «социальный», и как «социалистический».

Сокращение до одной буквы допускается, если оно общепринято. Сокращение также не может заканчиваться на гласную или Й; сохраняется следующая согласная: крайн., учен., маслян. Мягкий знак отбрасывается. Удвоенная согласная не сохраняется, остается одна буква.

5.3. Правила аббревиации

Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом или другим сокращением; сокращение должно быть обратимым – разворачиваться в полное наименование. Сокращения – названия учреждений, предприятий, организаций – пишется с прописной буквы. Если в марках изделий буквенные сокращения предшествуют цифрам, то их отделяют дефисом: двигатель АЯЗ-200. слово 2год2 после дат сокращается до одной буквы г. или до двух во мн. ч. 1990 г., 1999-2000 гг.

Цифровые обозначения учебного или финансового года пишутся через косую черту, при этом слово «год» употребляется в ед.ч. – в 1999-2000 учебном году. Слово «рубль» сокращается до руб. или р.

Условные обозначения физических, химических, математических величин должны точно соответствовать государственным стандартам.

5.4. Определение грамматического рода аббревиатур

Род буквенных аббревиатур определяется по главному слову исходного словосочетания (ВВЦ – сущ. м.р.: в словосочетании «Всероссийский Выставочный центр» главное слово «центр». Буквенные аббревиатуры не склоняются. Аббревиатуры, окачивающиеся на согласный, похожи на слова муж. р., оканчивающиеся на «о» на слова среднего рода (внедрение НОТа, решение ВАКа, роно закрыто).

Лекция № 6. Г Р А М М А Т И К А (МОРФОЛОГИЯ)

К области морфологии относятся правила изменения и грамматической сочетаемости слов. Специфические проблемы могут быть связаны и с использованием служебных частей речи (союзов, предлогов и др.)

6.1. Использование предлогов

Синонимия причинных предлогов. Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкий выбор причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря. На каком основании следует предпочесть один из них? Подсказкой должны стать оттенки значений, которыми обладают эти предлоги:

• ввиду – чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду предстоящего проведения конференции;

• вследствие – чаще о совершившемся факте: прошу предоставить мне отпуск вследствие болезни;

• благодаря – чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: мы справились с задачей благодаря деятельной помощи работников министерства.

Предлоги обычно управляют существительным в одном определенном падеже.

Нельзя говорить: согласно нижеприведенного перечня, согласно вашего запроса. Надо: согласно нижеприведенному перечню, согласно вашему запросу (сущ. в дат. пад.)

6.2. Выбор падежа существительного (предложное управление)

при синонимичных словах

Идентичный чему-либо – сходный с чем-либо, близкий к чему-либо.

Обращать внимание на что-либо, уделить внимание чему-либо.

Опираться на что-либо – базироваться на чем-либо.

Основываться на чем-либо – обосновывать чем-либо.

Отзыв о чем-либо – рецензия на что-либо (аннотация на что-либо, аннотация чего-либо)

Отчитаться о чем-либо – сделать отчет о чем-либо

Превосходство над чем-либо – преимущество перед чем-либо

Препятствовать чему-либо, тормозить что-либо

Уплатить что-либо – оплатить что-либо

6.3. Склонение числительных

В большинстве случаев количественные числительные согласуются с сущ. в падеже (кроме именительного и винительного):

Недостает четырех книг; изложить на двухстах страницах.

В творительном падеже возможны параллельные варианты с числительными, в состав которых входит элемент «сто»:

С двумястами рублями – с двумястами рублей.

Во втором случае числительное управляет существительным:

Расходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей.

В составных числительных склоняются все части:

• серия пособий с двумя тысячами четырьмястами семьюдесятью пятью чертежами.

• Груз весом в тысячу пятьсот тонн.

ПРАКТИКУМ

1. Перепишите текст. Все числительные должны быть написаны словами.

По контракту № 11/25 от 13.03.97 вы обязаны были поставить фирме «Веста» брус по 750 тыс. рублей за 1 м³ в количестве 6 м³ на сумму 4 млн. 500 тыс. рублей.

Однако в нарушение условий данного контракта товар поставлен с опозданием на 5 дней.

На основании § 6 контракта фирма начисляет Вам штраф в размере 5% от стоимости не поставленного в срок товара на сумму 225 тыс. рублей согласно существующему расчёту: 1% от суммы контракта за один день просрочки.

Просим указанную сумму штрафа перевести в 30-дневний срок на наш расчётный счёт № 526713 в АКБ «Вятка-Банк». В случае неоплаты указанной суммы в установленный срок дело будет передано в Арбитраж.

1. Просклоняйте числительные: шестьдесят, триста, восемьсот.

1. Просклонять числительные: сорок, девяносто, сто.

1. Просклонять числительные: четыре, четверо.

1. Просклонять близкие к собирательным числительным слова: оба, обе.

Лекция № 7. ГРАММАТИКА (синтаксис)

7.1. Действительный, страдательный, безличный оборот

Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкие возможности выбора между синонимичными (близкими по смыслу) грамматическими конструкциями. Часто от того, какой вариант предпочитает автор документа, зависит степень понятности и убедительности сообщения.

Чрезвычайно существенно найти нужную форму сказуемого. Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы рассмотрели ваши предложения», - и пассивной: «Нами рассмотрены ваши предложения». Разница состоит в том, что в первом случае подлежащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо), во втором случае – объект действия.

Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность. Подчеркивается сам факт осуществления действия вне зависимости оттого, кто его произвел. Такая установка пишущего еще более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».

Пассивные и безличные обороты давно стали одной из характернейших примет официального стиля. Немало сказано в их адрес и недобрых слов. Некоторые активно выступают против «канцелярита», поражающего живую речь. «Старый ученый пишет свои статьи просто, доходчиво. А ретивый редактор (притом ученый муж) ему указывает: «Мы обнаружили», - это, мол, для частного письма, а в научной статье надо писать «нами обнаружено». Ох, не этим сильна наука!»⁵

Действительно, не стоит злоупотреблять пассивом, так как создается впечатление, что некое лицо или организация избегают открыто говорить о своих решениях и действиях. Все, о чем упоминается в тексте, преподносится как совершившееся само по себе: «Работа проводится…», «Меры принимаются…», «Проблемы решаются…», «Вам было отказано…». Такая безличная стилистика - отражение несвободного, нетворческого сознания, хотя, безусловно, сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассивных и безличных предложений.

7.2. Согласование сказуемого с подлежащим

При подлежащем с количественным числительным, оканчивающемся на «один», сказуемое ставится в форму единственного числа:

В 1996 г. на предприятие был принят 31 специалист.

При подлежащем, имеющем в своем составе числительное «два, три, четыре» и более, сказуемое ставится в форму как единственного, так и множественного числа. Между этими вариантами есть некоторая смысловая разница.

Сказав: «На конференции присутствовало шестьдесят семь человек», - мы делаем акцент именно на числе участников. Если же далее нам предстоит говорить об их выступлениях, то есть подчеркивать активных характер их поведения, предпочтительной становится форма множественного числа: «На конференции сделали доклады двадцать три человека». Единственное число подчеркивает внутреннюю нерасчлененность множества и нередко придает сообщению безличную окраску, поэтому его естественнее всего использовать, если речь идет о неодушевленных предметах. Оно уместно также при обозначении большого количества.

«Заводу выделено сорок станков. Было продано пятнадцать комплектов. Нам требуется шестьсот тонн топлива».

Подлежащее со словами большинство, меньшинство, множество, ряд, много, немало, несколько, количество, число, не меньше чем, а также с отрицательным и неопределенным местоимениями согласуется со сказуемым в форме единственного числа.

«Большинство высказалось против. Ряд поправок к закону был принят».

При подлежащем «кто» сказуемое ставится только в форме единственного числа:

«Те, кто участвует в проведении кампании, выступают по телевидению. Сюда приглашены те, кто сделал предварительные заявки».

Работая над текстом, мы нередко составляем конструкции с однородными членами (так называются члены предложений, относящиеся к одному и тому же слову и отвечающие на один и тот же вопрос). Использование ряда однородных членов чрезвычайно характерно для деловой документации, поскольку в ней часто встречаются различные перечисления.

При противопоставлении однородных членов, выраженных существительным в единственном числе, с использованием противительных союзов а, но, да, а также союзов не только, но и, не столько, сказуемое ставится в форму единственного числа.

«В этом случае действует не инструкция, а постановление.

Вам был выслан не отдельный сборник, а комплект документов».

Если перед однородными подлежащими повторяются слова весь, каждый, любой, никакой, сказуемое стоит в форме единственного числа.

«Каждая справка, каждый протокол был взят на контроль».

7.3. Порядок слов

Русский язык относится к числу языков, где свободный, нефиксированный порядок слов. Говорящий и пишущий волен переставлять слова и предложения, и общий смысл при этом не нарушается.

«Вчера получено письмо.

Вчера письмо получено.

Письмо получено вчера.

Получено вчера письмо.»

Однако нельзя сказать, что все варианты равноценны. Очевидно, что в зависимости от порядка слов, мы подчеркиваем, акцентируем ту или иную часть сообщения. В данном случае, ударной оказывается позиция в конце предложения. В одном случае акцент сделан на самом письме, во втором - на факте его получения, в третьем – на времени получения. Кроме того, порядок слов дает нам определенные стилистические возможности, например, первый вариант звучит более официально, хотя между ними нет смыслового различия.

Эти свойства русского синтаксиса, несомненно, требуют от человека, работающего с текстом, языкового чутья и специального внимания к построению фразы. Следует заметить, что в письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация. Поэтому обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, поставив ее в конец предложения – в актуализированную позицию.

На вопрос: «Намерены ли вы выполнить свои обязательства и завершить работу к назначенному сроку», правильнее всего ответить:

«К 1-му августа работа будет завершена».

Если же вопрос задан иначе: «В какой срок будет выполнена работа?» – надо предпочесть другой порядок слов:

«Работа будет завершена к 1-му августа».

7.4. Использование деепричастных оборотов

Деепричастие с зависимыми словами составляет деепричастный оборот. Использование его очень удобно, но в то же время вызывает определенные трудности, так как употреблять его можно не всегда. Ошибки в его использовании ведут к двусмысленности и вызывают комический эффект. Еще в 1884 г. А.П. Чехов в юмористической миниатюре «Жалобная книга» пародировал речь безграмотного пассажира, сделавшего такую запись: «Подъезжая к сией станции и глядя на природу в окно, у меня слетела шляпа».

Запомните, деепричастный оборот может употребляться только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым, осуществляются одним лицом; если же дело обстоит иначе, вместо деепричастного оборота следует использовать придаточное предложение.

Есть и еще одно правило: деепричастный оборот можно употреблять только в предложении, где есть подлежащее:

Правильно: «Читая эту книгу, я представляю себе, что знаком с автором».

Недопустимо: «Читая эту книгу, кажется, что был знаком с автором».

7.5. Структура сложного предложения

Для официального стиля характерно использование большого числа предложений, в особенности сложноподчиненных, и во многих случаях предпочтительно употреблять именно сложные предложения, а не конструкции с причастными и деепричастными оборотами.

Сравните предложения:

«В справке анализируются процессы, протекающие в отраслях промышленности, оснащенных современным оборудованием».

«В справке анализируются процессы, которые протекают в отраслях промышленности, оснащенных современным оборудованием».

В первом случае два причастных оборота следуют друг за другом и затрудняют понимание текста. Во втором – сочетание придаточного определительного с союзным словом «которые» и причастного оборота придает необходимое грамматическое разнообразие, делает содержание более ясным.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Сегодня работник документной сферы поставлен в выигрышные условия по сравнению со своими коллегами, трудившимися в этой области в предшествующие десятилетия. Современная электронная техника значительно облегчила создание, обработку, хранение и поиск документации. Совершенствуется процесс составления и редактирования текстов. Во-первых, компьютерные редакторские программы дают возможность исправить значительную часть орфографических ошибок. Во-вторых, в память компьютера могут быть введены часто встречающиеся трафаретные обороты речи.

Устойчивые конструкции, сохраненные в памяти компьютера, могут использоваться в готовом виде, что, безусловно, экономит время, силы составителя документа.

При этом нужно помнить, что даже самая совершенная техника остается лишь средством в руках человека и никогда не возьмет на себя все его обязанности. Так, проверка орфографии возможна лишь в определенных пределах: имена собственные, аббревиатуры, сугубо специальная терминология – все это остается на совести автора и редактора текста. Компьютер не гарантирует вас ни от грамматических, ни от стилистических ошибок. Вот почему профессиональные требования к современному работнику аппарата – это и компьютерная, и языковая грамотность.

ЛИТЕРАТУРА

1. Кузин Ф.А. Культура делового общения: практическое пособие. – М., 1996.

2. Мильчин А.Э. Методика и техника редактирования текста. Практическое пособие. – М., 1972.

3. Сикорский Н.М. Теория и практика редактирования. – М., 1980.

4. Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка. – М., 1974.

5. Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. – М., 1993.

6. Культура устной и письменной речи делового человека. – М.: Наука, 1997.

7. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. – М.: Высш. шк., 1988.

8. Розенталь Д.Э. Справочник по правописанию, произношению, литературному редактированию. – М.; Моск. межд. шк. переводчиков, 1994.

9. Волгина Н.С. Светлышева В.Н. Орфография и пунктуация. Справочник. – М.: Высш. шк., 1993.

1 Наливкин Ф. Руководство к сочинению писем и деловых бумаг. – М., 1847

2 Янкова В.Ф. Русское делопроизводство 18 – нач. 20 в. – Сов. Архивы, 1989. - № 4

3 Сазонов, Бельский. Полный русский письмовник. - С.-П., 1887 г.

4 Сазонов, Бельский. Указ. Соч. С. 2.

5 Галь Н.Я. Слово живое и мертвое. Из опыта переводчика и редактора. – М.: 1979. – С. 98

ЯЗЫК И СТИЛЬ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ. Лекции