Общая характеристика управления базой данных
Под базой данных следует понимать совокупность специально организованных сведений, которые хранятся на каком-либо материальном носителе, например бумаге, магнитной карте, киноленте.
Сведения, находящиеся в одной базе данных, должны быть связаны между собой по смыслу, логически.
Реляционные БД — базы данных с табличной формой организации информации. Реляционная БД состоит из одной или нескольких взаимосвязанных двумерных таблиц.
Основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в них информации.
Компоненты МS Ассеss:
- Таблицы - основа базы данных. Вся информация содержится в таблицах.
- Формы используются для ввода и просмотра таблиц в окне формы.
- Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в базе данных.
- Запрос является средством извлечения информации из базы данных.
Окно базы данных содержит кнопки: Открыть, Конструктор, Создать
Открыть - открытие выбранного объекта.
Конструктор - для модификации выбранного объекта
Создать - создание объекта
Объекты базы данных
Любая база данных, - создаваемая на компьютере состоит из простейших объектов, называемых полем и записью (рис.1.1). Совокупность полей и записей составляет более крупный объект — таблицу. Таблица
Рис.1.1. Объекты базы данных
Поле — простейший объект базы данных, предназначенный для хранения значений параметра описываемого объекта или процесса.
Поле характеризуется следующими параметрами:
- имя поля;
- формат данных;
- тип оформления.
R Имя поля состоит из последовательности символов — как правило, из латинских и русских букв, цифр. Именовать поля принято в соответствии с предполагаемым назначением. Например, если в поле будет храниться информация о возможных значениях цвета объекта, то разумнее полю делать имя «Цвет».
RФормат данных. Этот параметр поля служит для задания типа данных и характеризуется тем же набором значений, что и в электронной таблице.
RТип оформления. Определяет внешнее представление данных в поле указанного формата. Например, вам нужно создать поле, в котором даты рождения учеников. При создании поля введите его имя: дата рождения. Выберите тип данных «дата». В разделе Оформление (Формат поля) выберите наиболее приемлемый для вас способ записи, например 30.05.98. Здесь первые две цифры означают день, две средние — месяц, две последние — год в ХХ столетии.
Запись — совокупность логически связанных полей, характеризующих свойства описываемого объекта или класса объектов.
Таблица - совокупность экземпляров записи одной структуры. Таблица является документом базы данных и характеризуется следующими параметрами: именем, структурой записи, количеством записей.
RИмя. Как и любой компьютерный объект, таблица имеет собственное имя. Под этим именем она хранится в памяти компьютера.
RСтруктура записи. Этот параметр определяется количеством полей, которые соответствуют параметрам объекта. Каждое поле имеет свой формат и тип данных.
RКоличество записей. Данный параметр указывает на то, сколько экземпляров записи содержит в себе таблица.
Структура базы данных — набор поименованных полей, описывающих свойства объектов одного класса.
Структуру базы данных можно неоднократно редактировать, то есть удалять поля, добавлять новые, изменять их параметры.
Создание структуры базы данных
и заполнение её данными
Задание: Создайте структуру базы данных, отражающую основные антропометрические сведения о каждом ученике в вашем классе, по следующим параметрам: фамилия, имя, количество полных лет, средний балл успеваемости, рост, вес, увлечения.
Технология работы:
1.Запустите СУБД.
2.Создайте новую базу. Для этого выполните следующие действия:
- Установите маркер напротив значения Новая база данных;
- Нажмите кнопку ОК;
- В появившемся диалоговом окне задайте имя БД Baby.
3.В открывшемся окне : база данных выберите вкладку Таблица.
4.Нажмите кнопку Создать.
5.Выберите режим Конструктор. Откроется диалоговое окно Таблица 1:
- Введите в столбец Имя поля конкретное значение. Например, для поля, описывающего фамилию учащегося, задайте имя поля фамилия;
- В столбце Тип данных задайте соответствующий тип данных (в дальнейшем — формат). Для поля Фамилия выберите формат текстовый;
- В столбце Описание введите описание данных, помещаемых в это поле. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Ввод описания является необязательным.
- Аналогично проделайте описанную операцию для остальных полей, устанавливая параметры:
Имя поля
Тип данных
Оформление
Полных лет
Числовой
Целое число десятичных знаков О
Рост
Числовой
Целое число десятичных знаков. О
Вес
Числовой
Целое число десятичных знаков О
Средний балл
Числовой
С плавающей точкой (4 байт) число десятичных знаков 1
Увлечение
Текстовый
6.Завершите создание базы данных. Для этого щелкните по кнопке Закрыть.
7.Задайте имя таблице Карта.
8.Добавьте новые поля. Для этого:
- Выберите поле, перед которым (после которого) вы будите осуществлять вставку;
- Выполните команду основного меню Вставка? Строки;
- Укажите, действуя согласно п. 5, параметры вставляемого поля
Вставьте в качестве первого поля базы данных поле:
Ими поля
Тип данных
Оформление
Номер
Счетчик
Новые значения - Последовательные
- После поля Имя вставьте поле:
Имя поля
Тип данных
Оформление
пол
текстовый
Автоматически вводить значения по умолчанию «м»
9.Отредактируйте существующее поле. Для этого:
- Выберете поле Полных лет;
- Измените параметры поля:
— Исходные параметры
Имя поля
Тип данных
Оформление
Полных лет
Числовой
Целое число десятичных знаков О
— После редактирования
Имя поля
Тип данных
Оформление
Дата рождения
Дата/время
Краткий формат даты
Задание: Заполните структуру базы данных, создав десять экземпляров записи согласно образцу на рис.1.2. После этого отредактируйте их.
Технология работы:
Рис 1.2. База данных об учениках
1.Введите в базу данных первую запись. Для этого:
- выберите зону ввода поля Фамилия;
- введите первое значение этого поля из прилагаемого образца — Иванов и нажмите клавишу <Tab>. Текст Иванов появится в поле. При этом в поле Номер появится значение 1, а в поле пол буква М, вставляемая автоматически;
- введите текст в активное поле Имя согласно образцу — Навел и нажмите клавишу <Tab>. Поскольку введенное по умолчанию значение нас в данном случае устраивает, мы пропустим поле Пол;
- нажмите клавишу <Таb>. Выделенным станет следующее поле Дата рождения;
- введите дату 15.05.84 и нажмите клавишу <Таb>.
- введите число 168, нажмите клавишу <Таb>.
- введите число 65 и нажмите клавишу <Таb>. Активным станет первое поле второй записи.
2.Все последующие записи вводить согласно образцу в порядке, изложенном в п.5.
3.Измените текст первой записи в поле Фамилия на Иванченко.
Для этого:
- Выберите зону ввода поля Фамилия первой записи. В ней находится текст Иванов;
- Нажмите клавишу <F2>;
- Введите текст Иванченко;
- Нажмите клавишу <Таb>.
Задания для самостоятельной работы
№1. Создайте базу данных по книгам домашней библиотеки, введя следующие параметры: жанр книги, автор, название, год издания, комментарии.
№ 2. Создайте базу данных музыкальных групп, задавая, например, такие параметры, как название группы, страна проживания, основное музыкальное направление группы, наиболее известный репертуар и т.п.
