Автоматизированные информационные технологии в экономике

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ

ТЕХНОЛОГИИ В ЭКОНОМИКЕ

Введение

1. Информационные системы

1.1. Понятие информационной системы

1.2. Процессы в информационных системах

1.3. Роль структуры управления в информационной системе

1.4. Понятия информационной технологии

1.5. Структура обеспечивающей подсистемы ИС

Классификация ИС по функциональному признаку и уровням управления

Введение

Возрастание V информации стало заметно в середине XXв. В потоке информации ориентироваться стало трудно.

• Ограниченные возможности человека по восприятию и переработке информации не справляются с потоками хранящейся информации. Общая Σ знаний менялась вначале медленно, но уже с 1900 г. она х2 каждые 50 лет,

к 1950 г. х2 каждые 10 лет,

к 1970 г. – х2 каждые 5 лет,

с 1990 г. - ежегодно;

• появилось большое количество избыточной информации, которая затруднила восприятие полезной для потребителя информации.

Универсальным техническим средством обработки информации является компьютер. Его внедрение в различные сферы деятельности послужило началом нового эволюционного процесса, называемого информатизацией.

Информатизация общества - организованный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, других организаций на основе формирования и использования информационных ресурсов.

При компьютеризации общества основное внимание уделяется развитию и внедрению технической базы компьютеров, обеспечивающих оперативное получение результатов переработки информации и ее накопление.

При информатизации общества основное внимание уделяется комплексу мер, направленных на обеспечение полного использования достоверного, исчерпывающего и своевременного знания во всех видах человеческой деятельности.

Таким образом, "информатизация общества" является более широким понятием, чем "компьютеризация общества", и направлена на скорейшее овладение информацией для удовлетворения своих потребностей. В понятии "информатизация общества" акцент надо делать не только на технических средствах, сколько на сущности и цели социально-технического прогресса. Компьютеры являются базовой технической составляющей процесса информатизации общества.

В информационной сфере США занято более 60% трудоспособного населения, в СНГ - около 40%.

Влияние информатизации на уровень занятости населения и производительность труда (доклад Бюро трудовой статистики США, 1992г.):

• в угледобывающей промышленности ежегодно добыча угля ↑ на 3%, а занятость ↓ на 1,8%;

• в станкостроительной отрасли за счет массового сокращения людей на сборочных линиях, внедрения вместо них роботов и манипуляторов занятость за год ↓ в два раза;

• в фармацевтической промышленности занятость ↑ на 1/4 за счет привлечения компьютерных специалистов, программистов, системных аналитиков.

США первая начала информатизацию. Далее произошла потеря рынка сбыта этой страной в компьютерной, телекоммуникационной и микроэлектронной областях за счет вытеснения США другими развитыми странами (Японией, Германией и др.).

Среднегодовая доля экспорта из США в Японию в торговле телекоммуникациями в 9 раз больше импорта из Японии в США (4:38%). Американская промышленность ежегодно теряет 3% рынка электроники, что составляет 1 трлн. дол.

Тенденция к уменьшению доли востребованных потребителями американских товаров на внутреннем рынке привела к многочисленным проблемам в экономике США. Меры по интенсификации информатизации:

• увеличение инвестирования в новые исследовательские разработки;

• улучшение качества образования;

• развитие международного сотрудничества на стадии разработки продукта;

• повышение качества рабочей силы и ряд других мероприятий.

Этот опыт важно учесть при разработке государственной политики информатизации нашей страны, так как, производя информационные технологии, можно иметь все преимущества и условия для развития других высоких технологий и экономики.

В настоящее время Япония находится на второй стадии информатизации. Цель японского проекта - связать те услуги, которые раньше предлагались отдельно. Для этого все виды информации от телефонных посланий и телепрограмм до собственно компьютерной продукции должны передаваться по одному общему кабелю. В перспективе каждый абонент кабельной сети сможет получить несколько услуг одно временно. Большое внимание в проекте также уделяется созданию терминалов для неопытных пользователей с интеллектуальным интерфейсом, где ввод информации осуществляется голосом. Предполагается, что полное осуществление проекта информатизации займет 20 лет и потребует около 100 млрд. дол. капиталовложений.

Особенностью в жизни в современном обществе является развитие СМИ (газеты, журналы, телевидение, радио). Использование компьютерных и телекоммуникационных технологий СМИ вышли на качественно другой уровень, они оказывают чрезвычайно сильное влияние на психологию громадной массы людей во всем мире.

Особенно сильно и отчетливо это обнаруживается в наиболее развитых странах Западной Европы, США, Японии, Великобритании. С помощью средств массовой информации возможно манипулирование общественным мнением, создание необходимых психологических предпосылок для формирования политических решений в различных сферах деятельности.

Развитию средств массовой информации во многом способствует процесс информатизации общества. Как следствие, становится возможным принятие оперативных решений и целенаправленных воздействий на общество. Это одна из причин, вследствие которых правительства наиболее передовых стран в последние годы стали уделять большое внимание развитию информационной сферы производства. Наряду с позитивным влиянием информатизации общества на средства массовой информации существует и негативное (технический прогресс в сфере массовой коммуникации служит в некоторых случаях социальному регрессу общества, так как порой разрушает веками создаваемые социальные коммуникационные связи).

В свою очередь, и СМИ могут оказывать влияние на процесс информатизации общества, рекламируя новые информационные продукты и услуги, формируя общественное мнение о приоритетности этого процесса по сравнению с другими, о первостепенной важности проводимых мероприятий по его интенсификации, о роли информационной сферы в модели будущего информационного общества. 

1. Информационные системы

1.1. Понятие информационной системы

Система - любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединённая в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям. В табл.1. приведены примеры нескольких систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей.

В информатике понятие "система" чаще всего используется применительно к набору технических средств и программ. системой может называться аппаратная часть компьютера (или множество программ для решения прикладных задач). Добавление к понятию "системы" слово "информационная" отражает цель её создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Таблица 1.

Система	Элементы системы	Главная цель системы
Фирма	Люди, оборудование Материалы, здания и др.	Производство товаров
Компьютер	Электронные и электро-механические элементы, линии связи и др.	Обработка данных
Телекоммуникаци-онная система	Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение и др.	Передача информации
Информационная система	Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение	Производство профессиональной информации

Информационная система (ИС) - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Современное понимание ИС предполагает использование в качестве основного ТС переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях кроме ПК в состав технической базы ИС системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно её получение и представление.

Под организацией (фирмой) будем понимать сообщество людей, объединённых общими целями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства материальных и информационных продуктов и услуг. Существует разница между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащённые специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Этапы развития информационных систем и цели их использования на разных периодах представлены в табл. 2.

Таблица 2.

Период времени	Концепция использования информации	Вид информационных систем (ИС)	Цель использования
1950 - 1960	Бумажный поток расчетных документов	ИС обработки расчетных документов	Повышение скорости обработки первичных документов, счетов Упрощение процедуры расчета зарплаты
1960 – 1970	Основная помощь в подготовке отчетов	Управленческие ИС для производственной информации	Ускорение процедуры подготовки отчетности
1970 – 1980	Управленческий контроль реализации	Система поддержки принятия управлен-ческого решения Системы для высшего звена управления	Выработка рационального решения

1.2. Процессы в информационных системах

Процессы, обеспечивающие работу ИС любого значения, условно можно представить в виде схемы (рис.2.1), состоящей из блоков:

• ввод информации из внешних или внутренних источников;

• обработка входной информации и представление её в удобном виде;

• вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

• обратная связь - это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Рис. 1. Процессы в информационной системе

ИС определяется следующими свойствами:

• любая ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

• ИС является динамичной и развивающейся;

• при построении ИС необходимо использовать системный подход;

• выходной продукцией ИС является информация, на основе которой принимаются решения;

• ИС следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

В настоящее время сложилось мнение об ИС как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае ИС можно понимать и в некомпьютерном варианте.

Чтобы разобраться в работе ИС, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Технология работы в компьютерной ИС доступна для понимания специалистам некомпьютерной области и может быть успешно использовано для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.

Внедрение ИС может способствовать:

• Повышение эффективности решения управленческих задач за счёт внедрения математических методов и интеллектуальных систем;

• освобождению работников от рутинной работы за счёт её автоматизации;

• обеспечению достоверности информации;

• замене бумажных носителей данных на магнитные диски, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объёмов документов на бумаге;

• совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

• уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

• предоставлению потребителям уникальных услуг;

• отысканию новых рыночных ниш;

• привязке к фирме покупателей и поставщиков за счёт предоставления им разных скидок и услуг.

1.3. Роль структуры управления в информационной системе

Требования к внедряемым ИС:

1. структура ИС, её функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме - эффективный бизнес, в государственном предприятии - решение социальных и экономических задач;

2. информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

3. производство достоверной, надёжной, своевременной и систематизированной информации.

Для создания и использования ИС необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности применяемой технологии. ИС является частью организации, а ключевые элементы любой организации - структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал.

Построение ИС должно начинаться с анализа структуры управления организацией.

Cтруктура управления организацией

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учётной, анализа, контрольной, стимулирования.

Рассмотрим содержание управленческих функций.

Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группы и т.д., с указанием подчинённости, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.д. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

Планирование - в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учётная функция - в разработке или использовании уже готовых форм и методов учёта показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учёт, финансовый учёт, управленческий учёт и т. п. В общем случае учёт можно определить как получение, регистрацию, накопление, разработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

Анализ - связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденции развития и т.д. Выполняется анализ различными специалистами в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела - менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-экономистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчинённых работников:

• финансовые стимулы - зарплата, премия, акции, повышение в должности и т.п.;

• психологические стимулы - благодарности, грамоты, звания, степени, доски почёта и т.п.

В последние годы в сфере управления всё активнее стали применяться понятия "принятие решения" и связанные с этим понятием системы, методы, средства поддержки принятие решении.

Принятие решений - акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели разработки программы, достижения этой цели.

Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для её решения. При этом следует понимать, что простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень управления для них нужен более низкий, где принимаются решения оперативно. Необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет учитывать фактор времени. На рис. 2 отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений по реализации задач.

Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объём выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений . Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объём занимают учётные задачи.

Некоторые учётные задачи:

• учёт количества проданной продукции;

• yчёт затрат времени, сырья и материалов при выполнении отдельных производственных операций;

• учёт произведённой продукции;

• бухгалтерский учёт и т.д.

Уровни управления

Рис. 2. Пирамида уровней управления, отражающая возрастание

власти, ответственности, сложности и динамику принятия

управленческих решений

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объём решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удаётся выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т. п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.

Например, на основании анализа статистических данных по спросу на продукцию, о ценах конкурентов и пр. прогнозируется прибыль и разрабатывается план выпуска продукции на ближайший период (неделю, месяц, квартал). Результаты принимаемых управленческих решений пропускаются спустя некоторое время.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. Часто стратегический уровень управления называют долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.

Например, на основании анализа финансового состояния фирмы принимаются решения об увеличении (уменьшении, снятия с продажи) производимой продукции, о привлечении дополнительных работников или об их сокращении.

Персонал организации

Персонал организации - сотрудники разной степени квалификации и уровней На рис. 3 показано соответствие разных уровней квалификации персонала уровням управления:

Уровни управления

Исполнители,

менеджеры нижнего звена

Рис. 3. Квалификация персонала по уровням управления

• стратегический УУ - менеджеры высшего звена руководства организации (глава фирмы и его заместители), их основная задача - стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутрифирменной тактики управления;

• Функциональный УУ - менеджеры среднего звена и специалисты (начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники и т.п.), их задача - тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности;

• Операционный УУ - исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики, техники, лаборанты и т.п.), их задача - оперативное реагирование на изменение ситуации.

На всех уровнях управления работают как менеджеры, осуществляющие только общие функции, так и менеджеры-специалисты, которые реализуют функции управления в сфере своей компетенции. Например, Главный инженер организации (менеджер-специалист) передал часть своих функций менеджерам среднего уровня, например главному энергетику, главному механику, главному электрику, оставив за собой общие функции управления этими службами, не вмешиваясь в их деятельность на оперативном уровне.

Прочие элементы организации

Стандартные процедуры в организации - точно определённые правила выполнения заданий в различных ситуациях (нaчиная от технологических операций по составлению документов на производимую продукцию и кончая разбором жалоб потребителей).

Субкультура любой организации - совокупность представлений, принципов, типов поведения. Особую роль играет важная её составляющая - информационная культура специалиста. Например, в фирме, предоставляющей туристические услуги, принято следующее правило - клиент обслуживается в порядке очерёдности. Значит, и ИС должна обрабатывать и выдавать информацию, анализируя время поступления заявки клиента.

Существует взаимозависимость между стратегией, правилами, процедурами организации и аппаратной, программной, телекоммуникационной частями ИС. Поэтому очень важно на этапе внедрения и проектирования ИС активное участие менеджеров, определяющих круг предполагаемых для решения проблем, задач и функций по своей предметной области.

ИС сами по себе дохода не приносят, но могут способствовать его получению. Они могут оказаться дорогими и, если их структура и стратегия использования не были тщательно продуманы, даже бесполезными. Внедрение ИС связано с необходимостью автоматизации функций работников, а значит, способствует их высвобождению. Могут также последовать большие организационные изменения в структуре фирмы, которые, если не учтён человеческий фактор и не выбрана правильная социальная и психологическая политика, часто проходят очень трудно и болезненно.

Примеры информационных систем

Информационная система по отысканию рыночных ниш. При покупке товаров в некоторых фирмах ИС регистрирует данные о покупателе, что позволяет:

• определять группы покупателей, их состав и запросы, затем ориентироваться в своей стратегии на наиболее многочисленную группу;

• посылать потенциальным покупателям различные предложения, рекламу, напоминания;

• предоставлять постоянным покупателям товары и услуги в кредит, со скидкой, с отсрочкой платежей.

ИС, ускоряющие потоки товаров. Предположим, фирма специализируется на поставках продуктов в определённое учреждение, например в больницу. Как известно, иметь большие запасы продуктов на складах фирмы очень невыгодно, а не иметь их невозможно. Для того чтобы найти оптимальное решение этой проблемы, фирма устанавливает терминалы в обслуживаемом учреждении и подключает их к ИС. Заказчик прямо с терминала вводит свои пожелания по предоставляемому ему каталогу. Эти данные поступают в ИС по учёту заказов. Менеджеры, делая выборки по поступившим заказам, принимают оперативные управленческие решения по доставке заказчику нужного товара за короткий промежуток времени. Таким образом, экономятся огромные деньги на хранение товаров, ускоряется и упрощается поток товаров, отслеживаются потребности покупателей.

ИС по снижению издержек производства. Эти ИС, отслеживая все фазы производственного процесса, способствуют улучшению управления и контроля, более рациональному планированию и использованию персонала и, как следствие, снижению себестоимости производимой продукции и услуг.

Например, ИС, установленная в фирме по сдаче автомашин в наём, отслеживает местонахождение, стоимость и техническое состояние парка прокатных машин. Это позволяет минимизировать потери от простоя и пустого прогона для каждой автомашины, перераспределяя предложение согласно спросу.

ИС автоматизации технологий ("менеджмент уступок"). Суть этой технологии состоит в том, что, если доход фирмы остаётся в рамках рентабельности, потребителю делаются разные скидки в зависимости от количества и длительности контрактов. В этом случае потребитель становится заинтересованным во взаимодействии с фирмой, а фирма тем самым привлекает дополнительное число клиентов. Если же клиент не желает взаимодействовать с данной фирмой и переходит на обслуживание к другой, то его затраты могут возрасти из-за потери предоставляемых ему ранее скидок.

Например, ИС по продаже авиабилетов позволяет проанализировать архивные данные за многие годы, оценить перспективы наполнения салона, назначить разумную цену на каждое место, снизить кол-во непроданных билетов и пр. Она резервирует каждое место на самолёт в США за три месяца до полёта 1,5 раза, т.е. два места резервируются за тремя пассажирами.

ИС банка обеспечивает все виды оплат по счетам его клиентов. Она умышленно сделана несовместимой с ИС других банков. Таким образом, клиент попадает в круг услуг банка, из которого ему трудно выйти. В обмен банк предлагает ему различные скидки и бесплатные услуги.

Классификация ИС

функциональному признаку и уровням управления

Функциональный признак определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции. Структура ИС может быть представлена как совокупность ее функциональных подсистем, а функциональный признак может быть использован при классификации ИС.

В хозяйственной практике предприятий типовыми видами деятельности, которые определяет функциональный признак классификации ИС, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая.

Производственная деятельность связана с непосредственным выпуском продукции и направлена на создание и внедрение в производство научно-технических новшеств.

Маркетинговая деятельность включает в себя: анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж; организацию рекламной компании по продвижению продукции; рациональную организацию материально-технического снабжения.

Финансовая деятельность связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации.

Кадровая деятельность направлена на подбор и расстановку необходимых фирме специалистов, а также ведение служебной документации по различным аспектам.

Указанные направления деятельности определили типовой набор ИС:

• производственные системы;

• системы маркетинга;

• финансовые и учетные системы;

• системы кадров (человеческих ресурсов);

• прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы.

В крупных фирмах основная информационная система функционального назначения может состоять из нескольких подсистем для выполнения подфункций. Типовые задачи, решаемые ИС различного функционального назначения приведены в табл.2.5.

Тип ИС зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления (рис.2 и 3).

Информационные системы оперативного (операционного) уровня

ИС оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне - отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться ИС должна быть легкодоступной, непрерывнодействующей и предоставлять точную информацию.

Таблица 5.

Функции информационных систем

Система маркетинга	Производственные системы	Финансовые и учетные системы	Система кадров	Прочие сист., например ИС руководства
Исследование рынка и прогнозир. продаж	Планирование объемов работ и разработка календарных планов	Управление портфелем заказов	Анализ и прогнозир. потребности в трудовых ресурсах	Контроль за деятельностью фирмы
Управление продажами	Оперативный контроль и управление производством	Управление кредитной политикой	Ведение архивов записей о персонале	Выявление оперативных проблем
Рекомендации по производ. новой продукции	Анализ работы оборудования	Разработка финансового плана	Анализ и планирование подготовки кадров	Анализ управленч. и стратегич. ситуаций
Учет заказов	Управление запасами	Контроль бюджета Бухгалтерский учет и расчет зарплаты	-	-

Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом.

ИС оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, система - это основной поставщик информации для остальных типов ИС организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию.

Отключение этой ИС привело бы к необратимым негативным последствиям.

Примеры Информационных системы оперативного уровня: бухгалтерская; банковских депозитов; обработки заказов; регистрации авиабилетов; выплаты зарплаты и т.д.

Информационные системы специалистов

ИС этого уровня помогают специалистам, работающим с данными, повышает продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных ИС - интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.

По мере того как индустриальное общество трансформируется в информационное, производительность экономики все больше будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие системы, особенно в виде рабочих станций и офисных систем, наиболее быстро развиваются сегодня в бизнесе.

В этом классе информационных систем можно выделить две группы:

ИС офисной автоматизации вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки. Основная цель - обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощения канцелярского труда. ИС офисной автоматизации связывает воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками, и др. организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т.д. Эти системы выполняют следующие функции:

• обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;

• производство высококачественной печатной продукции;

• архивация документов;

• электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;

• электронная и аудиопочта;

• видео- и телеконференции.

ИС обработки знаний, в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создания нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.

Информационные системы для менеджеров среднего звена

ИС уровня менеджмента используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих ИС:

• сравнение текущих показателей с прошлыми;

• составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;

• обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

Некоторые ИС обеспечивают принятие нетривиальных решений. В случае, когда требования к информационному обеспечению определены не строго, они способны отвечать на вопрос: "что будет, если...?". На этом уровне можно выделить два типа ИС: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.

Управленческие ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня.

• используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями;

• ориентированный на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке;

• опираются на существующие данные и их потоки внутри организаций;

• имеют малые аналитические возможности и негибкую структуру.

Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию получают из управленческих и операционных ИС. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять оборудование в аренду и пр.

Характеристики систем поддержки принятия решений:

• обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

• оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;

• позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;

• отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз в день;

• имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.

ЭИС

ЭИС - совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления. Экономическая информационная система связывает объект и систему управления между собой и с внешней средой через информационные потоки:

Рис. 2.1. Структура экономической системы (промыш. Предпр., коммерч. банка и т.д.)

На рис. структура ЭС с позиций больших систем, где ИП1, ИГО, ИПЗ, ИП4 - основные ИП м/у внешней средой, объектом и системой управления, они связаны с поддерживающей их ЭИС. ЭИС связывает объект и { управления м/у собой и с внешней средой через ИП:

• П1 – это ИП из внешней среды в систему управления, который, с одной стороны,
  представляет поток нормативной информации, создаваемый государственными учреждениями в части законодательства, а с другой - поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками;

• ИГО - ИП из СУ во внешнюю среду, а именно: отчетная
  информация (фин. И в гос. органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая И потенциальным потребителям);

• ИПЗ – ИП из СУ на объект управления (совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов);

• ИП4 - ИП от объекта управления в СУ, который отражает учетную И о состоянии объекта управления экономической системой (сырья, материалов, ГП и др. в результате выполнения хозяйственных процессов.

ЭИС накапливает и перерабатывает поступающую учетную информацию и имеющиеся нормативы и планы в аналитическую информацию, служащую основой для прогнозирования развития ЭС, корректировки ее целей и создания планов для нового цикла воспроизводства.

Требования к обработке информации в ЭИС

• полнота и достаточность, достоверность И, своевременность предоставления для реализации функций управления;

• экономичность обработки И: затраты на обработку данных не должны превышать получаемый эффект;

• адаптивность к изменяющимся информационным потребностям пользователей.

В соответствии с характером обработки информации в ЭИС на уровнях управления (опер., тактич., стратегич.) выделяются типы ИС (рис. 2.2):

• системы обработки данных (EDP- electronic data processing);

• информационная система управления (MIS - management information system);

• система поддержки принятия решений (DSS - decision support system).

Рис. 2.2. Типы информационных систем

Выделяют функциональные и обеспечивающие подсистемы ЭИС. Функциональные подсистемы информационно обслуживают определенные виды деятельности ЭС (предприятия), характерные для структурных подразделений и функций управления. Функциональные подсистемы объединяются в единую систему за счет функционирования обеспечивающих подсистем, таких как инф-я, программ., матем. и др.

Типовые функциональные подсистемы в структуре ЭИС предприятия.

Функциональный принцип:

• перспективное развитие (ПР);

• технико-экономическое планирование (ТЭП);

• бухгалтерский учет и анализ хозяйственной деятельности (БУ и АХД).

Предметный принцип (подсистемы управления ресурсами):

• техническая подготовка производства (ТПП);

• управление основным производством (УОП);

• управление вспомогательным производством (УВП);

• управление качеством продукции (УКП);

• управление материально-техническим снабжением (УМТС);

• управление реализацией и сбытом готовой продукции (УС);

• управление кадрами (УК).

Подсистемы, построенные по функц., охватывают все виды хоз. деят. Предпр. (произв-во, снабжение, сбыт, персонал, финансы). Подсистемы, построенные по предметному принципу, относятся в основном к операт. ур. управления ресурсами. Структура некоторых подсистем, выделенных по функ-предм. принципу (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Структура функциональных подсистем ЭИС, по функционально-предметному принципу

Цель подсистемы «Перспективное развитие» - прогн. и страт. планир. фин.-хоз. деятельности предприятия (исследования рынка сбыта продукции, сырьевого рынка, собственных резервов, и др. Решение задач долгосрочного прогноза (10-20 лет) и разработки перспективного плана (на 5 лет).

Цель подсистемы «Технико-экономическое планирование» - формирование годовых производственных программ на основе использования ЭМиМ, позволяющих увязывать прогнозируемый V сбыта продукции с имеющимися производственными мощностями, ресурсами, а также распределение годовой производственной программы по плановым периодам. В результате ТЭП составляется комплекс планов сбыта.

Подсистемы «Управление реализацией и сбытом г. п.» предн. для оперативного управления сбытом продукции в соответствии с ТЭП, портфелем заказов, номенклатурой товаров и производственными возможностями. Цель подсистемы - комплексная автоматизация задач оперативного планирования, Уч, Кон, Анал и рег. процесса реализации г.п., в том числе формирование, контроль и анализ графика отгрузки г.п.; анализ и регулирование портфеля заказов; анализ и регулирование запасов г.п. на складе и т.д.

Цель подсистемы «БУ и АХД» - повышение оперативности и достоверности учетной информации, расширение и усиление аналитических и контрольных функций учета. В подсистеме объединены оперативный, бухгалтерский и управленческий виды учета благодаря использованию общего плана счетов. В подсистеме автоматизируются задачи учета ОС, тр. и зарпл; учета основного производства, материалови др.

ТЕХНОЛОГИИ СОЗДАНИЯ ЭИС

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ИС: СОДЕРЖАНИЕ И ЗАДАЧИ ЭТАПОВ

Жизненный цикл начинается с момента принятия решения о создании информационной системы и завершается после полного прекращения ее эксплуатации. Основными этапами жизненного цикла являются: анализ и планирование; проектирование; реализация; внедрение; сопровождение.

1. Анализ и планирование предполагают системное исследование предметной технологии (предметной области) объекта автоматизации (Б/у в разн предпр имеет различия). В результате этого этапа выявляются основные недостатки существующей предметной технологии и ставится задача определения экономически обоснованной необходимости автоматизации определенных функций управления, т.е. создается технико-экономическое обоснование проекта.

Выбирают направлия совершенствования объекта на основе выбора программно-технических средств. Результаты оформляются в виде технического задания на проект (ТЗ), в котором отражаются технические требования к ЭИС и ограничения на ресурсы проектирования. Требования определяются в терминах функций, реализуемых системой, и предоставляемой ею информацией.

1. На этапе проектирования (системного синтеза) разрабатывается в соответствии с ТЗ состав автоматизируемых функций (функцион архит)и обеспечивающих подсистем (системная архитектура). Проектирование предполагает создание контуров ЭИС и выработку предложений по улучшению существующего бизнеса компании. Такой подход позволяет еще до начала
   создания ИС провести ряд важных согласований с ее заказчиком. Завершается этап оформлением и утверждением технического проекта ЭИС.

2. Реализация связана с разработкой ИС, апробированной на моделях и
   согласованной с заказчиком. Предполагает разработку и настройку программных модулей, наполнение БД, создание рабочих инструкций для персонала, оформление рабочего проекта.

3. Внедрение - ввод системы в действие, предусматривающий установку и включение аппаратных средств, инсталлирование программного обеспечения, загрузку баз данных, тестирование и комплексную отладку подсистем ЭИС, обучение персонала работе в новых условиях, поэтапное внедрение ЭИС в эксплуатацию по подразделениям экономического объекта, оформление акта о приемо-сдаточных
   испытаниях ЭИС.

4. Сопровождение (эксплуатация) экономической информационной системы предполагает сбор рекламаций и статистики о функционировании ЭИС, исправление ошибок и недоработок, оформление требований к модернизации отдельных компонентов ЭИС и ее выполнение (повторение стадий 2-5).

Важной чертой жизненного цикла ЭИС является его повторяемость. При первом выполнении стадии «Реализация» создается рабочий проект экономической информационной системы, а при повторном выполнении осуществляется модификация проекта для поддержания его в актуальном состоянии.

СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ИС

CASE-технологии (Computed Aided Software Engineering - система конструирования программ с помощью компьютера) - это инструментарий для системных аналитиков, разработчиков и программистов, позволяющий автоматизировать процессы проектирования и разработки ИС.

CASE-системы используются: проектирование, выбор технологии и архитектуры, а также написание программного обеспечения.

Проблемы проектирования:

1. Заказчики стремятся получить хорошо проработанное обоснование проекта с тестированным программным обеспечением, но не всегда предостав. необходимую И, считая ее коммерч. тайной

2. Организация ИП постоянно меняется по мере расширения деятельности предп.

→ Компьютерный комплекс разрабатывался и вводился в эксплуатацию в короткие сроки при полном взаимодействии с заказчиком. Это Но из-за отсутствия необходимой документации, задержки с обучением персонала и многочисленных «недоделок», особенно в программном обеспечении, эксплуатация комплекса попадала полностью в зависимость от разработчиков и происходила в условиях постоянных сбоев и потребности в дополнительных затратах на переделки и усовершенствования.

CASE-системы, различ. по степени компьютерной поддержки этапов разработки проектов. В одних системах обеспечено только графическое представление функций подразделений организации и потоков информации между ними, в других - автоматизирован процесс описания БД и составления некоторых программ или их фрагментов.

В основе CASE-технологии лежит процесс выявления функций отдельных элементов систем и информационных потоков. Каждое АРМ описывается как технологический модуль, в котором происходит преобразование информации. Для связанных м/у собой блоков устанавливают механизм, описывающий правила их взаимодействия.

CASE обладают достоинствами:

- улучшают качество создаваемых ИС за счет средств автоматического контроля (прежде всего, контроля за ходом выполнения проекта);

- за короткое время соз. прототип будущей ИС(ИТ), что дает возм. на ранних этапах проектир. оценить ожидаемый результат;

- ускоряют процесс проектирования и разработки системы;

- освобождают разработчика от рутинной работы (подг. технич. документации проекта)

- осущ. развитие и сопровождение уже функционирующих ИС (ИТ).

Технологии объектно-ориентированного проектирования ИС.

ОО проектирование отлич. от функционально-ориентированного подхода лучшей способностью отражать динамическое поведение системы в зависимости от возникающих событий. Если в функцион. подходе модели данных и операций разрабатываются относительно независимо друг от друга и только координируются между собой, то ОО подход предполагает совместное моделирование данных и процессов. При этом модели проблемной области в постепенно уточняются.

1.4. Понятия информационной технологии (ИТ)

Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, т.е. процессы. Под процессом следует понимать определённую совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализовываться с помощью совокупности различных средств и методов.

Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи в целях получения материального продукта.

Информационная технология - процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Цель технологии материального производства - выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы, цель ИТ - производство информации для её анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого - либо действия. Известно, что, применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресурсу, можно получить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо и для технологии переработки информации.

Например, для выполнения контрольной работы по математике каждый студент применяет свою технологию переработки первоначальной информации (исходных данных задач). Информационный продукт (результаты решения задач) будут зависеть от технологии решения, которую выберет студент. Обычно используется ручная информационная технология. Если же воспользоваться компьютерной информационной технологией, способной решать подобные задачи, то информационный продукт будет иметь уже другое качество. Для сравнения в табл. 2.3 приведены основные компоненты обоих видов технологий.

Новая информационная технология (НИТ)

ИТ прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом развитием НТП, появлением новых технологических средств переработки информации.

Таблица 2.3

Сопоставление основных компонентов технологий

Материальных	Информационных
Подготовка сырья и материалов	Сбор данных или первичной информации
Производство материального продукта	Обработка данных и получение результатной информации
Сбыт произведённых продуктов потребителям	Передача результатной информации пользователю для принятия на её основе решений

В современном обществе основным ТС технологии переработки информации служит персональный компьютер (ПК), который существенно повлиял как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение ПК в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития ИТ и, как следствие, изменение её названия за счёт присоединения одного из символов: "новая", "компьютерная" или "современная". Прилагательное "новая" подчёркивает новаторский, а не эволюционный характер этой технологии. Её внедрение является новаторским актом в том смысле, что она существенно изменяет содержание различных видов деятельности в организациях. В понятие новой ИТ включены также коммуникационные технологии, которые обеспечивают передачу информации разными средствами, а именно - телефон, телеграф, телекоммуникации, факс и др. В табл. 2.4 приведены основные характерные черты новой ИТ.

Прилагательное "компьютерная" подчёркивает, что основным техническим средством её реализации является компьютер.

Три основных принципа новой (компьютерной) ИТ:

• интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;

• интегрированность (взаимосвязь) с другими программными продуктами;

• гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.

Таблица 2.4

Основные характеристики новой ИТ

Методология	Основной признак	Результат
Принципиально новые средства обработки информации	"встраивание" в технологию управления	Новая технология и коммуникация
Целостные технологические системы	интеграция функций специалистов и менеджеров	Новая технология обработки информации
Целенаправленные создание, передача, хранение и отображение информации	учёт закономерностей социальной среды	Новая технология принятия управленческих решений

По-видимому, более точным следует считать всё же термин новая, а не компьютерная ИТ, поскольку он отражает в её структуре не только технологии, основанные на использовании компьютеров, но и технологии, основанные на др. технических средствах, особенно на средствах, обеспечивающих телекоммуникацию. Появившийся сравнительно недавно термин НИТ постепенно начинает терять слово "новая", а под ИТ понимается тот смысл, который вкладывается в НИТ. В дальнейшем изложении мы для простоты отпустим прилагательное "новая", придавая её смысл термину "информационная технология".

Инструментарий ИТ

Инструментарий ИТ - один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определённого типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

ИТ тесно связано с ИС, которые являются для неё основной средой. На первый взгляд может показаться, что введённые определения ИТ и ИС очень похожи между собой. ИТ является процессом, состоящим из чётко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель ИТ - в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информации.

ИС является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т.д. Основная цель ИС - организация хранения и передачи информации. ИС представляет собой человеко - компьютерную систему обработки информации. Реализация функций ИС невозможно без знания ориентированной на неё ИТ.

ИТ может существовать и вне ИС. Например, ИТ работы в среде текстового процессора Word 6.0, который не является ИС. ИТ мультимедиа, где с помощью телекоммуникационной связи осуществляются передача и обработка на компьютере изображения и звука. Таким образом, ИТ является более ёмким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. В умелом сочетании двух ИТ - управленческой и компьютерной - залог успешной работы ИС.

ИТ - совокупность чётко определённых целенаправленных действий персонала по переработке информации на компьютере.

ИС - человеко-компьютерная система для поддержки принятия решений и производства информационных продуктов, использующая компьютерную ИТ.

Выбор вариантов внедрения ИТ в фирме

При внедрении ИТ в фирму необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

Первая концепция ориентируется на существующую структуру фирмы.

ИТ приспосабливается к организационной структуре, и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работниками и специалиста. Достоинства стратегии: степень риска от внедрения новой ИТ минимальна, т.к. затраты незначительны и организационная структура фирмы не меняется.

Основной недостаток такой стратегии - необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленных к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение "вязнет" на различных этапах ИТ.

Вторая концепция ориентируется на будущую структуры фирмы.

Существующая структура будет модернизироваться. Данная стратегия предлагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, т.к. рационально распределяются архивы данных, снижается объём циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

К основным её недостаткам относятся:

• существенные затраты на первом этапе, связанном с разработкой общих концепций и обследованием всех подразделений фирмы;

• наличие психологической напряжённости, вызванной предлагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинства стратегии: рационализация организационной структуры фирмы, максимальная занятость всех работников, высокий профессиональный уровень, интеграция профессиональных функций за счёт использования компьютерных сетей.

Новая ИТ в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, её обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования: структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме и информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

1.5 Структура обеспечивающей подсистемы ИС.

Назначение подсистемы информационного обеспечения в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схемы информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования к унифицированным системам документации, к формам документов различных уровней управления, к составу и структуре реквизитов и показателей, к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

При обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков, такие как чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки или дублирование показателей в разных документах.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Например, в качестве примера простейшие схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника - от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает исключение дублирующей и неиспользуемой информации, а так же ее классификацию и рациональное представление. При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Техническое обеспечение - комплекс ТС, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс ТС составляют: ПК, орг. техника, средства коммуникации, и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение.

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения: централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный подход - организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

ПО

общесистемные ПО специальные ПО техническая документация

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи контрольные примеры.

Организационное обеспечение – это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации.

Организационное обеспечение реализует следующие функции:

• анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

• подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;

• разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования на первом этапе построения баз данных, с целями которого вы познакомились при рассмотрении информационного обеспечения.

Правовое обеспечение – это совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование ИС, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

Главной целью ПрО является укрепление законности, в его состав входят законы, указы и др. нормативные документы министерств, организаций. ПрО этапов разработки ИС включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.

Правовое обеспечение этапов функционирования ИС включает:

• статус ИС;

• права, обязанности и ответственность персонала;

• правовые положения отдельных видов процесса управления;

• порядок создания и использования информации и др.

Информационная система предприятия и внешние связи

информационных систем

Информационные потоки (ИП)

Деятельность предприятия связана с использованием и порождением различного рода информации. ИП, которые объединяют в себе передаваемую информацию, существуют как во внешней среде, так и во внутренней среде самого предприятия. На рисунке 3.1. приведена упрощенная схема взаимодействия предприятия с внешней средой и существующие информационные потоки.

ИП – это целенаправленное движение информации от источников к потребителям и характеризуемое направлением, местом его входа и выхода. Важные характеристики ИП: адресность, режим передачи информации и V передаваемой информации.

Ресурс нуждается в хранении, транспортировке, обработке. Информационный ресурс разделяют на данные (результаты мыслительной деятельности, сведенья любого происхождения, вида и назначения) и информацию (данные, несущие новизну и полезность для принимающего решения). Процесс передачи, хранения и обработки данных в данном случае называется коммуникация.

Получив и обработав поступившую информацию, предприятие может своевременно отреагировать на изменения: законодательства, конъюнктуры, объема и сегментации рынка. Помимо внешней информации, предприятию необходимо так же собирать и обрабатывать внутреннюю информацию, генерируемую в процессе деятельности всеми структурными элементами. Рис.3.1. Схема ИП.

Внутреннюю информацию

Оперативная (информация, возникающую и потребляемую непрерывно в момент возникновения, какого либо действия).

ОИ включает в себя различного рода информацию и фиксируется первичными документами,

- учет поступившего сырья (приходные накладные),

- сырья сданного в производство, готовой продукции сданной на склад, отгруженной продукции (расходные накладные, налоговые накладные),

- поступивших средств на р/с (выписка),

- средства израсходованные с р/с (ПП);

- распоряжения и приказы об изменении штатного состава персонала, окладов, вознаграждения; текущий план производства и сбыта и т.д.

Стратегическая (складывается из оперативной и потребляется по мере ее необходимости).

СИ возникает на основе первичных документов и анализа оперативных потоков информации,

- объем реализации за определенный период,

- валовой доход,

- налоги,

- себестоимость продукции,

- нормы производительности труда,

- текучесть кадров

Также, интерес представляют исходящие информационные потоки.

Предприятие реагируя, на поступающую внешнюю и внутреннюю информацию формирует внутреннюю и внешнюю политику своей деятельности производит выброс информации во внешнюю среду, которую принимают и анализируют другие коммерческие и государственные структуры. Например, информация о: изменении цены реализации, объемов производства и номенклатуры производимой продукции; полученных доходах и налогах: предоставляемом товаре и услугах и т.д.

Организация принимает, обрабатывает и генерирует информацию. Ведь информация является отправной точкой в процессе организации и управления предприятия.

Основываясь на том, что информация является сырьем, можно сказать, что с технологической точки зрения информация является предметом труда, а принятые решения на основе обработанной информации являются продуктом управленческого труда.

→ управление - динамический процесс, составной частью которого является анализ информации, это процесс информационного воздействия на управляющую систему. Повышение эффективности процесса коммуникации, это повышение эффективности процесса организации и управления, что позволяет предприятию эффективно вести свою деятельность и решать поставленные задачи с меньшой степенью риска.

1. Информационная технология обработки данных

ИТ обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач (по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки). Эта технология применяется на операционном уровне персоналом невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение ИТ и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведёт к необходимости сокращения численности работников.

На операционном уровне решаются задачи: обработка данных об операциях, производимых фирмой; создание периодических контрольных отчётов о состоянии дел в фирме; получение отчётов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчётов.

К рутинным операциям можно отнести проверку на соответствие нормативу уровня запасов товаров на складе. При уменьшении уровня запаса выдаётся заказ поставщику с указанием потребного количества товара и сроков поставки. Или операцию поддержки товаров фирмой, в результате которой формируется выходной документ для покупателя в виде чека или квитанции. Пример контрольного отчёта может послужить ежедневный отчёт о поступлениях и выдача наличных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств. Пример запроса - запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определённой должности.

Особенности, связанные с обработкой данных, отличающие данную технологию от всех прочих:

• выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержки контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть ИС обработки данных и разработана соответствующая ИТ;

• решение только хорошо структруированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

• выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

• выполнение основного объёма работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

• использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

• акцент на хронологию событий;

• требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

Рис.2.4. Основные компоненты ИТ обработки данных

Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:

• классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определённые признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей. Например, при расчёте зарплаты каждая запись включает в себя код (табельный номер) работника, код подразделения, в котором он работает, занимаемую должность и т.п. В соответствии с этими кодами можно произвести разные группировки.

• сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;

• вычисление, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные;

• укрепление или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчётов итоговых или средних значений.

1. Информационная технология управления

Целью ИТ управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде ИС управления и используется при худшей структурированности решаемых задач (если сравнивать с ИТ Об Дан). ИС управления идеально подходит для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем или вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчётов. Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

• оценка планируемого состояния объекта управления;

• оценка отклонений от планируемого состояния;

• выявление причин отклонения;

• анализ возможных решений и действий.

ИТ управления направлена на создание различных видов отчётов.

Регулярные отчёты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные - создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчётов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчётов.

В суммирующих - данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные - содержат данные, полученные из различных источников, или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Чрезвычайные - содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчётов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонения. Оно предполагает, что главным содержанием получаемым менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчётам предъявляются следующие требования:

• отчёт должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

• сведения в отчёте должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

• все отклонения желательно показать вместе. Чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

• в отчёте необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Основные компоненты ИТ управления показаны на рис.2.5.

Рис. 2.6. Основные компоненты информационной технологии управления

Входная информация в нее поступает из систем операционного уровня, выходная информация формируется в виде управленческих отчётов в удобном для принятия решений виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчёты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1. данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

2. планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

6. Автоматизация офиса

Автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда. Автоматизация офиса призвана не изменять существующую традиционную систему коммуникаций персонала, а лишь дополнить её. Используясь совместно, обе эти системы обеспечивают рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией. Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что представляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией

Рис.2.7. Основные компоненты автоматизации офиса

Офисные автоматизированные технологии особенно привлекательны для группового решения проблем.

1. АО позволяет ↑ производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с ↑ V работ.

2. Большее значение имеет возможность использования АО в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Программные продукты для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию АО: текстовые процессор, табличный процессор, электронная почта, ….Так широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции ...

База данных. (Обязательным компонентом любой технологии). В АО база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных. Например, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в т.ч. и акции этой фирмы, которые ежедневно корректируются соответствующим массиве базы данных.

Информация из БД поступает на вход компьютерных приложений. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом или др. фирмами. Полученная из БД информация может быть использована и внекомпьютерных технологических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов.

Электронная почта. Она (E - mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, даёт возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнёрам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, не является слишком важным, поскольку в 50-ти случаях из 100 служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двусторонней связи придётся многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться др. способами коммуникаций.

Дополнительные возможности эл. почты - компьютерная доска объявлений (для открытого чтения), при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Отправление письма с уведомлением о его получении адресатом.

Два способа приобретения эл. почты: 1) покупка собственного технического и ПО и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. 2) покупка услуги использования электронной почты, которая представляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаёте его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем (указать список лиц, которым данное сообщение предназначено). Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной почтой является то, что она проще - при её использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Функции современных программных средств табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

• ввод данных как с клавиатуры, так и с баз данных;

• обработка данных;

• вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в др. системы, непосредственно в БД;

• качественное оформление табличных форм представления данных;

• оформление данных в виде диаграмм и графиков;

• проведение инженерных, финансовых, статистических расчётов;

• проведение математического моделирования и ряд др. вспомогательных операций.

• пересылка данных по сети.

Электронный календарь. Позволяет использовать ЛВС для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и др. сотр. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или др. мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. ПО календаря часто является составной частью программного обеспечения Эл. почты.

Система дополнительно даёт возможность получить доступ также и к календарям др. менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперёд.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определённую проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии ограничен. Кол-во участников компьютерной конференции м.б. во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Она включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

• Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас всё большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое кол-во документов. Их число м.б. так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьёзные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причём хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образа, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохранённое в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными ёмкостями. Так, на 5-тидюймовый диск можно записать 200 тыс. страниц.

Раньше изображения хранились в микрофильмах и микрофишах. На их основе появилось новое техническое решение - оптический диск в комбинации с цифровой записью изображения.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удалёнными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащённая дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двусторонней аудиосвязи между её участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дёшево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

• организатор аудиоконференции должен обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;

• кол-во участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не 6 ), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

• программа конференции должна быть сообщена её участникам заблаговременно (факсимильная связь);

• перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;

• должны быть организованы записи конференции и их хранения;

• запись должна быть распечатана и отправлена всем её участникам.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции её участники, удалённые друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передаётся звуковое сопровождение.

ВКФ ↓ транспортные и командировочные расходы, но применяют их не только по этой причине. ВКФ позволяют привлечь к решению проблем max кол-во менеджеров и др. сотр., территориально удалённых от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

• односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;

• односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь даёт возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

• двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счёт быстрой и лёгкой рассылки документов участникам группы, решающей определённую проблему, независимо от их географического положения

7. Информационная технология поддержки принятия

управленческих решений

Системы ПУР и соответствующая им ИТ появились усилиями в основном американских учёных в к 70-х - начале 80-х гг., чему способствовали широкое распространение ПК, стандартных ППП, а также успехи в создании систем искусственного интеллекта. Главной особенностью ИТ ППУР качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационального процесса (рис.2.8.), в котором участвуют:

• система ППУР в роли вычислительного звена и объектов управления;

• человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

Рис.2.8. Информационная технология поддержки принятия

управленческих решений

Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. В этом случае можно говорить о способности ИС совместно с пользователем создавать новую информацию для принятия решений.

Отличительные характеристики ППУР:

• ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;

• использование традиционных методов доступа и обработки данных с возможностями Мат Мет и Мод решения задач на их основе;

• направленность на непрофессионального пользователя компьютера;

• высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.

ИТ ППУР может использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией и систем, и технологий является координация лиц, принимающих решения как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента:

1. База данных. Она играет в ИТ поддержки принятия решений важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчётов при помощи математических моделей.

Рассмотрим источники данных и их особенности.

1. Часть данных поступает от ИС операционного уровня, для повышения эффективности их использования эти данные должны быть предварительно обработаны. Для этого имеются две возможности:

• использовать для обработки данных (об операциях фирмы) СУБД, входящую в состав системы ППУР;

• Для фирм, производящих большое кол-во коммерческих операций обработку данных нужно делать за пределами системы ППУР, создав для этого специальную БД. Обработанные данные образуют файлы, которые для повышения надёжности и быстроты доступа хранятся за пределами системы поддержки принятия решений.

2. Помимо данных об операциях фирмы для функционирования системы ППУР требуются и др. внутренние данные, например данные о движении персонала, инженерные данные и т.п., которые должны быть своевременно собраны, введены и поддержаны.

3. Важное значение для ППУР на верхнем уровне управления, имеют данные из внешних источников (данные о конкурентах, национальной и мировой экономике, обычно их приобретают у специализирующихся на их сборе организациях).

4. В настоящее время широко исследуется вопрос о включении в базу данных ещё одного источника данных - документов, включающих себя записи, письма, контракты, приказы и т.п. Если в содержание этих документов будет записано в памяти и затем обработано по некоторым ключевым характеристикам (поставщикам, потребителям, датам, видам услуг и др.), то система получит новый мощный источник информации.

2. База моделей. Целью создания моделей являются описание и оптимизация некоторого объекта или процесса. Использование моделей обеспечивает проведение анализа в системах поддержки принятия решений. Модели, базируясь на математической интерпретации проблемы, при помощи определённых алгоритмов способствует нахождению информации, полезной для принятия правильных решений.

ЗЛП – определит наиболее выгодную производственную программу выпуска нескольких видов продукции при заданных ограничениях на ресурсы.

Использование моделей в составе ИС началось с применения статистических методов и методов финансового анализа, которые реализовывались командами обычных алгоритмических языков. Позже были созданы специальные языки, позволяющие моделировать ситуацию типа «что будет, если?» или «как сделать, чтобы?». Такие языки, дают возможность построения моделей определённого типа, обеспечивающих нахождение решения при гибком изменении переменных.

Оптимизационные модели - управляющие часто хотят знать, какие их действия ведут к максимизации прибыли или минимизации затрат.

Детерминированные модели более популярны, чем стохастические, т.к. они менее дорогие, их легче строить и использовать. К тому же часто с их помощью получается вполне достаточная информация для принятия решения.

Модели

Специализированные, предназначенные для использования только одной системой. Они более дорогие, они обычно применяются для описания уникальных систем и обладают большей точностью

универсальные - для использования несколькими системами.

В системах ППУР база моделей состоит из стратегических, тактических и оперативных моделей, а также математических моделей в виде совокупности модельных блоков, модулей и процедур, используемых как элементы для их построения.

Стратегические модели

• используются на высших уровнях управления

• для установления целей организации (объёмов ресурсов, необходимых для их достижения, а также политики приобретения и использования этих ресурсов. Они могут быть также полезными при выборе вариантов размещения предприятий, прогнозировании политики конкурентов и т.п.)

• особенности: множество переменных, представления данных в сжатой агрегированной форме. Часто эти данные базируются на внешних источниках и могут иметь субъективный характер.

• Период планирования: измеряется в годах.

• Тип мат. моделей: детерминированные, описательные, специализированные для использования на одной определённой фирме.

Тактические модели применяются

• средний уровень

• для распределения и контроля использования имеющихся ресурсов (финансовое планирование, планирование требований к работникам, планирование увеличения продаж, построения схем компоновки предприятий).

• Особенности: модели применимы обычно лишь к отдельным частям фирмы и могут также включать в себя агрегированные показатели. Используют данные из внешних источников, но основное внимание при реализации данных моделей должно быть уделено внутренним данным фирмы

• Период планирования: от одного месяца до двух лет.

• Здесь также могут потребоваться.

• Тип мат. моделей: детерминистские, оптимизационные и универсальные.

Оперативные модели

• Нижний уровнях управления

• для поддержки принятия оперативных решений (ведение дебиторских счетов и кредитных расчётов, календарное производственное планирование, управления запасами и т.д.) Оперативные модели обычно используют для расчётов внутрифирменные данные

• Период планирования: днями и неделями

• Тип мат. моделей: детерминистские, оптимизационные и универсальные.

Математические модели

Особенности: состоят из совокупности модельных блоков, модулей и процедур, реализующих математические методы. Сюда входят ЗЛП, статистический и регрессионный анализ, и т.п. - от простейших процедур до сложных ППП. Модельные блоки, модулей и процедуры могут использоваться как поодиночке, так и комплексно для построения и поддержания моделей.

Система управления базой моделей

Обладает возможностями: создавать новые модели или изменять существующие, поддерживать и обновлять параметры моделей, манипулировать моделями.

3. Система управления интерфейсом. Эффективность и гибкость ИТ во многом зависят от характеристики интерфейса системы ППУР. Интерфейс определяет: язык пользователя; язык сообщений компьютера, организующий диалог на экране дисплея; знание пользователя.

Язык пользователя - это те действия, которые пользователь производит в отношении системы путем использования возможностей клавиатуры; электронных карандашей, пишущих на экране; джойстика; «мыши»; команд, подаваемых голосом. Получив входную форму (документ), пользователь заполняет его необходимыми данными и выводит в компьютер. Система поддержки принятия решений производит необходимый анализ и выдает результаты в виде выходного документа установленной формы.

Управление компьютером при помощи человеческого голоса - недостаточно разработана и поэтому мало популярна в связи с ограничениями (определенный набор команд, настройку на голос пользователя и др.).

Язык сообщений - это то, что пользователь видит на экране дисплея (символы, графика, цвет), данные, полученные на принтере, звуковые выходные сигналы и т.п. В настоящее время наиболее распространены формы диалога: запросно-ответный режим, командный режим, режим меню, режим заполнения пропусков в выражениях, предлагаемых компьютером. Каждая форма в зависимости от типа задачи, особенностей пользователя и принимаемого решения может иметь свои достоинства и недостатки.

Долгое время единственной реализацией языка сообщений был отпечатанный или выведенный на экран дисплея отчет или сообщение. Теперь появилась новая возможность представления выходных данных - машинная графика, она повышает наглядность и интерпретируемость выходных данных.

Новое направление машинной графики – мультипликация (эффективной для интерпретации выходных данных систем ППУР, связанных с моделированием физических систем и объектов).

Например, система поддержки принятия решений, предназначенная для обслуживания клиентов в банке, с помощью мультипликационных моделей может реально просмотреть различные варианты организации обслуживания в зависимости от потока посетителей, допустимой длины очереди, количества пунктов обслуживания и т.п.

Сообщения человеческого голоса используется в системе ППУР финансов, где в процессе генерации чрезвычайных отчетов голосом поясняются причины исключительности той или иной позиции.

Знания пользователя - это то, что пользователь должен знать, работая с системой (план действий, находящийся в голове у пользователя, учебники, инструкции, справочные данные, выдаваемые компьютером).

Совершенствование интерфейса системы ППУР определяется успехами в развитии каждого из трех указанных компонентов. Интерфейс должен обладать следующими возможностями:

2.9. Информационная технология экспертных систем

Наибольший прогресс среди компьютерных ИС отмечен в области разработки экспертных систем, основанных на использовании искусственного интеллекта. Экспертные системы дают возможность менеджеру или специалисту получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания.

Под искусственным интеллектом обычно понимают способности компьютерных систем к таким действиям, которые назывались бы интеллектуальными, если бы исходили от человека. Чаще всего здесь имеются в виду способности, связанные с человеческим мышлением. Работы в области искусственного интеллекта не ограничиваются экспертными системами. Они также включают в себя создание роботов, систем, моделирующих нервную систему человека, его слух, зрение, обоняние, способность к обучению.

Решение специальных задач требует специальных знаний. Однако не каждая компания может себе позволить держать в своем штате экспертов по всем связанным с ее работой проблемам или даже приглашать их каждый раз, когда проблема возникла главная идея использования технологии экспертных систем заключается в том, чтобы получить от эксперта его знания и, загрузив их память компьютера, использовать всякий раз, когда в этом возникает необходимость. Являясь одним из основных положений искусственного интеллекта, экспертные системы представляют собой компьютерные программы, трансформирующие опыт экспертов в какой- либо области знаний в форму эвристических правил (эвристик). Эвристики не гарантируют получения оптимального результата с такой же уверенностью, как обычные алгоритмы, используемые для решения задач в рамках технологии поддержки принятия решений. Однако часто они дают в достаточной степени приемлемые решения для их практического использования. Все это делает возможным использовать технологию экспертных систем в качестве советующих систем.

Сходство ИС, используемых в экспертных системах и системах поддержки принятия решений, состоит в том, что обе они обеспечивают высокий уровень поддержки принятия решений. Однако имеются три существенных различия. Первое связано с тем, что решение проблемы в рамках систем поддержки принятия решений отражает уровень ее понимания пользователем и его возможности получить и осмыслить решение. Технология экспертных систем, наоборот, предлагает пользователю принять решение, превосходящее его возможности. Второе отличие указанных технологий выражается в способности экспертных систем пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Очень часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем само решение. Третье отличие связано с использованием нового компонента информационной технологии - знаний.

Основными компонентами информационной технологии, в экспертной системе, являются: интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы.

Интерфейс пользователя. Менеджерэкспертную систему и (специалист) использует интерфейс для ввода информации и команд в получения направляющие процесс выходной информации из нее. Команды включают в себя параметры, направляющие процессы обработки знаний. Информация обычно выдается в форме значений, присваиваемых определённых переменных.

Менеджер может использовать четыре метода ввода информации: меню, команды, естественный язык и собственный интерфейс.

Технология экспертных систем предусматривает возможность получать в качестве выходной информации не только решение, но и необходимые объяснения. Различают два вида объяснений:

• объяснения, выдаваемые по запросам. Пользователь в любой момент может потребовать от экспертной системы объяснения своих действий;

• объяснения полученного решения проблемы. После получения решения пользователь может потребовать объяснений того, как оно было получено. Система должна пояснить каждый шаг своих рассуждений, ведущих к решению задачи.

Хотя технология работы с экспертной системой не является простой, пользовательский интерфейс этих систем является дружественным и обычно не вызывает трудностей при ведении диалога.

База знаний. Она содержит факты, описывающие проблемную область, а также логическую взаимосвязь этих фактов. Центральное место в базе знаний принадлежит правилам. Правило определяет, что следует делать в данной конкретной ситуации, и состоит из двух частей: условия, которое может выполняться или нет, и действия, которое следует произвести, если условие выполняется.

Все используемые в экспертной системе правила образуют систему правил, которая даже для сравнительно простой системы может содержать несколько тысяч правил. Все виды знаний в зависимости от специфики предметной области и квалификации проектировщика(инженера по знаниям) с той или иной степенью адекватности могут быть представлены с помощью одной либо нескольких семантических моделей. К наиболее распространенным моделям относятся логические, продукционные, фреймовые и семантические сети.

Интерпретатор. Это часть экспертной системы, производящая в определенном порядке обработку знаний (мышление), находящихся в базе знаний. Технология работы интерпретатора сводится к последовательному рассмотрению совокупности правил (правило за правилом). Если условие, содержащееся в правиле, соблюдается, выполняется определенное действие, и пользователю предоставляется вариант решения его проблемы.

Кроме того, во многих экспертных системах вводятся дополнительные блоки: база данных блок расчета, блок ввода и корректировки данных. Блок расчета необходим в ситуациях, связанных с принятием управленческих решений. При этом важную роль играет база данных, где содержатся плановые, физические, расчетные, отчетные и другие постоянные или оперативные показатели. Блок ввода и корректировки данных используется для оперативного и своевременного отражения текущих изменений в базе данных.

Модуль создания системы. Он служит для создания набора (иерархии) правил. Существуют два подхода, которые могут быть положены в основу модуля создания системы: использование алгоритмических языков программирования и использование оболочек экспертных систем. Для представления используют любой известный алгоритмический язык.

Оболочка экспертных систем представляет собой готовую программную среду, которая может быть приспособлена к решению определенной проблемы путем создания базы знаний специально разработаны языки Лисп и Пролог, хотя можно использовать соответствующей база знаний. В большинстве случаев использование оболочек позволяет создавать экспертные системы быстрее и легче в сравнении с программированием.

В прошлом информация считалась сферой бюрократической работы и ограниченным инструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей.

Наиболее широко информационные системы и технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности, хотя начались подвижки в сознании людей, занятых в других сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения. Главное внимание уделяется рассмотрению информационных систем и технологий с позиций использования их возможностей для повышения эффективности труда работников информационной сферы производства и поддержки принятия решений в организациях (фирмах).

Информационные системы специалистов

ИС этого уровня помогают специалистам, работающим с данными, повышает продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных ИС - интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.

По мере того как индустриальное общество трансформируется в информационное, производительность экономики все больше будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие системы, особенно в виде рабочих станций и офисных систем, наиболее быстро развиваются сегодня в бизнесе.

В этом классе информационных систем можно выделить две группы:

ИС офисной автоматизации вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки. Основная цель - обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощения канцелярского труда. ИС офисной автоматизации связывает воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками, и др. организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т.д. Эти системы выполняют следующие функции:

• обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;

• производство высококачественной печатной продукции;

• архивация документов;

• электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;

• электронная и аудиопочта;

• видео- и телеконференции.

ИС обработки знаний, в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создания нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.

Информационные системы для менеджеров среднего звена

ИС уровня менеджмента используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих ИС:

• сравнение текущих показателей с прошлыми;

• составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;

• обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

Некоторые ИС обеспечивают принятие нетривиальных решений. В случае, когда требования к информационному обеспечению определены не строго, они способны отвечать на вопрос: "что будет, если...?". На этом уровне можно выделить два типа ИС: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.

Управленческие ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня.

• используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями;

• ориентированный на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке;

• опираются на существующие данные и их потоки внутри организаций;

• имеют малые аналитические возможности и негибкую структуру.

Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию получают из управленческих и операционных ИС. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять оборудование в аренду и пр.

Характеристики систем поддержки принятия решений:

• обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

• оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;

• позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;

• отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз в день;

• имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.

54