Учебно тренировочные занятие по футболу

2.2Современные технологии организации архивного хранения документов Советского периода (в ГКУ КК)

Государственный архив Краснодарского края имеет в своей структуре отдел по обеспечению сохранности и государственного учета архивных документов. В состав данного отдела входят 5 архивохранилищ и сектор реставрации. Штатная численность отдела составляет 15 человек. Данное подразделение создано с целью выполнения таких функций, как организация хранения и обеспечения сохранности документов, учет, а так же выдача дел из архивохранилища. Документы Советского периода хранятся в 3 архивохранилище, в котором работают 2 сотрудника, занимающие должности Ведущего специалиста и Главного специалиста.

Большую работу выполняет и справочно-информационный фонд (СИФ) - это подразделение архива, в котором сконцентрированы опубликованные и неопубликованные материалы по проблемам документоведения, архивоведения и археографии, а также справочная и историко-краеведческая литература, необходимая для деятельности архива. Так же этот отдел занимается обеспечением сохранности журналов и газет Советской эпохи. В данном архиве можно встретить Кубанские областные ведомости, листок войны, представляющие огромную ценность для общества.

На 01.01.2011 в СИФе было учтено более 23 тысяч единиц хранения книг, брошюр, журналов, подшивок газет и других видов печатной продукции.

Главной задачей  справочно-информационного фонда является информационное обеспечение основных направлений деятельности архива. С этой целью СИФ комплектуется нормативными документами, научными и методическими разработками Росархива, ВНИИДАД, Управления по делам архивов Краснодарского края и других архивных учреждений, а также необходимой справочной и иной литературой, периодическими изданиями по профилю деятельности архива.

В СИФе хранятся также путеводители по фондам архивов краев и областей России, в том числе Государственного архива Краснодарского края; тематические сборники архивных документов крайгосархива, изданные в разные годы; хрестоматии по истории Кубани за периоды до и после 1917 года; справочники по административным преобразованиям на Кубани и по другим регионам, календари знаменательных дат и памятных событий; энциклопедические и краеведческие издания, подготовленные на основе архивных документов.

В Государственном архиве Краснодарского края для обеспечения сохранности документов каждый сотрудник имеет доступ только в архивохранилище, в котором он работает. Служащий обязан при себе иметь специальный пропуск для входа, иначе попасть в архивохранилище он не сможет. Доступ во все помещения архивохранилищ имеет только человек, занимающий должность Главного хранителя фондов архива. В его обязанности входит руководство деятельностью структурных подразделений архива по обеспечению сохранности и учету документов.

В Государственном архиве Краснодарского края нормы для обеспечения хранения документов Советского периода являются стандартными. А именно хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде.

Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов.

В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальный температурно-влажностный режим для хранения документов на:

1) бумажных носителях - температура +17 - +19оС, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;

2) черно-белых пленочных носителях - температура +15оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

3) цветных пленочных носителях - температура +2 - +5оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

4) электронных носителях - температура +15 - +25оС, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.

Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами – 120см; средствами хранения – 75см; наружной стеной здания и параллельными ей средствами хранения – 75см; стеной и торцом средства хранения – 45см; полом и нижней полкой средства хранения - 15 см.

В Государственном архиве Краснодарского края ежедневно проводят уборку в архивохранилищах, убирая пыль со стеллажей и коробок. Так же в качестве предохранительных мер проводят визуальный осмотр документов, что бы предотвратить распространение микроорганизмов в виде грибков и насекомых. Если сотрудники архива сталкиваются со следами биоповреждений и наличием насекомых, то в таком случае нужно вызывать биологов. 

Видимые признаки биологического поражения документов не всегда являются поводом для проведения процедуры дезинфекции, поскольку они могут быть старыми, биологически не активными и функционировавшими несколько десятков лет назад. Установить это может только микробиолог. Микологическая экспертиза осуществляется посредством микробиологических высевов с пораженных микроорганизмами участков архивного документа. Дезинфекционная обработка документов возможна только после заключения миколога о жизнеспособности микроорганизмов. Это обусловлено тем, что в настоящее время не существует полностью безопасных методов и биоцидов с точки зрения их влияния на обрабатываемые материалы и людей.

В случае, если с документами Советского периода происходят негативные изменения, их передают на реставрацию в Архив документов по личному составу Краснодарского края. В зависимости от вида поражения, они подвергаются дезинфекции или дезинсекции. А в последующем происходит и реставрация. После всех процедур восстановления документов их возвращают обратно в архив.

В самом же Государственном архиве Краснодарского края имеется свой сектор реставрации. Штат его состоит из 2 человек. Основные обязанности их – распределение дел, осуществление полистный осмотр документов, восстанавливают или создают новые обложки дел при негативных изменениях. Из-за небольшого штата сотрудники не справляются с огромным объемом работы. В связи с этим, приходится пользоваться услугами других структурных подразделений архива, перекладывая таким образом часть работы на других сотрудников. Данная схема работы не является эффективной, так как сотрудники других подразделений нагружаются дополнительными обязанностями, что может сказаться на эффективности работы конкретного отела.

Государственный архив Краснодарского края в своем наличии имеет специальное оборудование для просмотра микрофильмов. Сам микрофильм представляет собой документ в виде микроформы  на рулонной светочувствительной фотоплёнке с последовательным расположением кадров в один или два ряда или фотокопия документов, рукописей, книг и т. п., выполненная с значительным уменьшением на фотоплёнке или киноплёнке. Архив обеспечивает сохранность данного документа, при помощи специальных температурно-влажностных режимах. Так им необходимы помещения с температурой для черно-белых 10 градусов по цельсию, а цветные минус 5 градусов по цельсию, с влажностью воздуха 40-50 процентов. В случае заражения документа грибком, его выбрасывают, если он не является особо ценным. Так происходит из-за возможности распространения грибка и на другие документы.

Заметим, что в настоящее время переход на цифровую систему хранения архивных материалов поставил перед архивным сообществом несколько актуальных вопросов: выбор надежного носителя электронной информации, который сможет обеспечить ее долговременное хранение; поиск эффективных технологий, предоставляющих ученым широкий доступ к архивным документам как в читальном зале архива, так и через Интернет.

Такой выбор актуален в силу того, что электронные документы предполагают принципиально иной механизм доступа к ним, существенно отличающийся от механизма доступа к бумажным документам. Электронные документы могут сдаваться на государственное хранение по электронным каналам связи, а доступ к таким документам может осуществляться, как правило, через электронный виртуальный читальный зал в сети Интернет, что позволит абсолютно любому пользователю в любом субъекте и муниципальном образовании Российской Федерации с легкостью «получить доступ к необходимым ему электронным документам, где бы они физически не находились.

Поэтому Государственный архив Краснодарского края осуществляет оцифровку многих своих документов, в том числе и Советской эпохи. В настоящее время перед архивом стоит весьма сложная задача - оцифровать все имеющиеся документы, чтобы в дальнейшем с помощью сети Интернет и существующих информационных технологий обеспечить дистанционную работу пользователей читального зала архива.

В 2012 году в Государственном архиве Краснодарского края начался процесс перевода архивных материалов из традиционной формы в электронную, посредством технологии оцифрования. Документ сканируется в формате tif, после чего переводиться в jpg. После сканирования графические образы документов заносятся в базу данных АИС, формируя дела. На каждое дело создается специальная карточка, заполняемая в электронном формате, в которой прописывается следующая информация: Номер, заголовок дела, тип дела, ценность, количество листов в деле, начальная и конечная дата документов.

Пронумерованные дела формируются в фонды (например, газетный фонд Государственного архива Краснодарского края)

На сегодняшний день в базу занесены более 900 тыс. записей, что составляет около 4110 дел, общим объемом 700 тыс. листов. Несмотря на автоматизацию большинства функций архива, введение дел в базу остается ручным.

В Государственном архиве Краснодарского края для этих целей используются два сканера разных типов.

Первым является планетарный сканер формата А3. Сканер представляет собой полностью законченное решение: управление его работой происходит посредством специального программного обеспечения, быстродействие которого обеспечивается встроенной рабочей станцией. Сканер имеет трехзонную систему освещения с эффективным распределением светового потока по поверхности документа вне зависимости от угла раскрытия колыбели.

Наряду с этим техническими функциями комплект поставки содержит мощное программное обеспечение с внушительным набором функций. ПО предоставляет возможность полного управления и контроля за процессами оцифровки документов, а также обработки готовых графических имиджей

Вторым типом сканеров являются широкоформатные сканеры, применяющиеся в ГАКК для сканирования газет. Данный сканер представляет собой почти полностью автономную систему, способную сканировать документы сразу на различные носители от FTP-серверов до облачных приложений сети Интернет.

Основные функции широкоформатного сканера:

1. Оперативное сканирование с высокой скоростью;

2. Сканирование документов лицевой стороной вверх;

3. Упрощение процессов постобработки;

4. Различные форматы вывода изображений и др.

Такой тип сканеров позволяет бережно отсканировать даже ветхие документы, которые в процессе постобработки приводятся в читаемый вид и в готовом варианте загружаются в базу архивных документов.

В ГКУ КК используется программа «Архивный фонд», которая служит для накопления информации о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата (НСА) на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа, что обеспечивает информационные функции государственного учета, контроля за хранением документов, их физическим состоянием, состоянием НСА, ведение каталогов в автоматическом режиме. Информация базы данных позволяет вести в автоматизированном режиме фондовые каталоги органов управления архивным делом и Центральный фондовый каталог.

Программа автоматически формирует паспорт архива, перечни фондов, описей, единиц хранения, исходный текст Путеводителя по фондам архива, ряд сводных статистических отчетов.

Государственный архив Краснодарского края работает в соответствии со всеми нормами и правилами, установленными законодательством Российской Федерации. Даже при всех своих плюсах, наблюдаются и недостатки, которые архив активно пытается устранить.

Основной проблемой можно обозначить нехватку персонала в отделе обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов в архивохранилище, занимающегося документами Советского периода. Читальный зал архива вмещает в себя большое количество пользователей, и в связи с этим персонал не всегда успевает подготовить, выдать, просмотреть необходимые документы, проверить физическое состояние и подготовить на выдачу в читальный зал.

Также с этой проблемой мы сталкиваемся и в секторе реставрации. Так как двое служащих не способны вести реставрационные работы в том объеме, который имеется в настоящее время в архиве.

Подводя итог, можно сказать, что вопросы обеспечения сохранности архивных документов были, есть и остаются сегодня в центре внимания. Процесс архивирования достаточно сложен. Сделать его более простым и доступным позволяют современные технологии. Использование новейшего оборудования и различных информационных технологий в архивном деле становится все более разнообразным, доступным и эффективным.