Іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізу пәнінен. Тақырыбы "Хаттама"

ХАТТАМА

Анықтамасы:

Хаттама – жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және ал- қалық органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау, шешім шы- ғару мен қаулы қабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат.

Мекеме жұмысының бағыты мен тыңдалған, қаралған мәселенің ерекшелігіне қарай жазылатын хаттамалар көп. Мысалы, мәжіліс хат­тамасы, кеңес хаттамасы, тексеру хаттамасы, жауап алу хаттамасы т.б. Бұлардың әрқайсысының мазмұндық тұрғыдан алғанда ерекшелігі болғанымен, барлығының жазылуы мен рәсімделуінде көп өзгешелік жоқ. Хаттаманың дұрыс жазылуы мен рәсімделуіне ұйым хатшысы жа­уапты болады. Хаттама қысқаша да, толық түрде де жазылады. Толық жазылған хаттама алқалық ұйымның отырысы барысымен, қабылданған шешіммен жан-жақты танысуға мүмкіндік береді.

Хаттаманы хатшы отырыс кезінде жүргізеді. Жиналысқа қатысушылардың сөздерін конспекті етіп жазып отырады. Кейбір жағдайларда стенография жасайды немесе диктофонға жазып алады.

Хаттаманың күні (отырыс, мәжіліс) жиналыс өткен күн болып табы­лады, ал хаттаманың нөмірі алқалық орган отырысының реттік нөмірі болады (реттік нөмір жыл басынан басталады).

Хаттаманың тақырыбы (отырыс, мәжіліс) қандай жиналыс екендігі көрсетіліп жазылады. Мысалы, «комиссия отырысы», «бухгалтерия қызметкерлерінің жиналысы», «кафедраның мәжілісі». Хаттаманың тақырыптық бөлігін отырысқа дейін рәсімдеуге болады.

Хаттаманың түрлері:

1. Қысқа хаттама.

2. Толық хаттама.

1. Қысқа хаттамалар жиналыс барысында жазылады. Бірақ қысқа хаттамада сөйлеген сөздердің, тыңдалған мәселелердің толық мәтіні келтірілмейді. Тек қана қосымша ретінде (мысалы, тыңдалған жылдық есеп, баяндама т.б.) тіркеледі.

Қысқаша хаттама талқылау кезінде айтылған ескертпелер мен пікірлердің сипаты туралы түсінік алуға мүмкіндік бермейді. Хаттаманың бұл түрі жедел мәжіліс өткізгенде не сөйлеген сөздердің мәтіндері хаттамаға қоса берілгенде немесе стенограмма бар болғанда жасалады.

2. Толық хаттамаларда сөйлеген сөздердің мәтіні толық көрсетіледі.

Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі айқындайды. Бұл жағдайда құжаттың заңдылық жарамдылығын қамтамасыз ету қажет. Құжаттың заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен анықталады. Мысалы, жиналысқа қатысушылардың санының көрсетілуі маңызды, ол қабылданған қаулының неме­се шығарылған шешімнің жеткілікті дауыспен қамтамасыз етілгенін көрсетеді.

Мәжіліс, отырыс барысында қаралған мәселелер бойынша көп жағдайда қаулы қабылданады, я болмаса шешім шығарылады. Ал қабылданған қаулы мен шығарылған шешімнің жүзеге асырылуы міндетті, сондықтан хаттама мазмұн-мақсатына қарай өкілетті құжат бо­лып табылады.

Жиналыстың барысында хаттаманың бірінші нұсқасы жазылады. Хат­тама нақтыланады, тексеріледі, редакцияланады және 5 күндік мерзімде толық рәсімделеді.

Толық дайындалған хаттамаға төраға және хатшы қол қояды.

Хаттамалар – мекеменің маңызды құжаттарының бірі. Сондықтан хаттамалар мекемеде 10 жыл көлемінде сақталады. Он жылдан кейін сақтауға мұрағатқа жіберіледі.

Хаттаманың мәтіні 2 бөліктен тұрады:

• Кіріспе бөлік.

• Негізгі бөлік.

Құрылымы:

Кіріспе бөлік:

1. Мекеменің, (ұйымның, кәсіпорынның) атауы.

2. Құрылымдық бөлімшенің атауы.

3. Құжаттың тақырыбы.

4. Құжат нөмірі мен құжат атауы.

5. Отырыстың (мәжілістің, жиналыстың) өткізілген орны мен күні, айы, жылы.

6. Мәжіліс төрағасы мен хатшы туралы мәлімет.

7. Қатысқандар мен қатыспағандар туралы мәлімет.

8. Күн тәртібі.

Негізгі бөлік:

9. Тыңдалған мәселелер туралы мәлімет.

10. Жарыссөзде сөйлегендер туралы мәлімет.

11. Дауысқа салу.

12. Қабылданған қаулы / (шығарылған шешім) туралы мәлімет.

13. Төрағаның және хатшының қолдары.

Бұлардың әрқайсысын төмендегідей үлгіде толтыруға болады.

1. Мекеменің, (ұйымның, кәсіпорынның) атауы. Мекеменің атауы және өткізіліп отырған шара түрі ісқағазының ортасына жазылады. Мы­салы,

Халықаралық Бизнес Академиясы,

Қаржы-экономика факультеті,

Гуманитарлық пәндер кафедрасы жиналысының

2. Құжат нөмірі мен құжат атауы. Жаңа жолдың ортасына үлкен, қоюлатылған әріптермен құжат нөмірі мен атауы жазылады. Мысалы,

№7 ХАТТАМАСЫ

Хаттамалар күнтізбелік жыл бойынша нөмірленіп отырады. Келесі жылы қайтадан 1-ден бастап нөмірленеді. Оқу орындарының хаттама­лары күнтізбелік жылдан бастап емес, әр оқу жылының басынан бастап нөмірленеді.

3. Жиналыстың (мәжілістің, отырыстың) өткізілген орны мен күні. Жиналыстың өткізілген орнына кәсіпорын я мекеме орналасқан елді мекеннің атауы мен жиналыстың өткізілген күні жазылады. Мыса­лы,

Алматы қаласы 2011 жыл, 11 қаңтар

Хаттамаға оның жазылған немесе рәсімделген күні, я болмаса төраға мен хатшының қол қойған күні емес, міндетті түрде жиналыстың өткізілген күні жазылады. Егер жиналыс бірнеше күнге созылатын бол­са, онда басталған күні мен соңғы күні көрсетіледі. Мысалы,

2011 жыл, 11-14 қаңтар

4. Жиналыс төрағасы мен хатшы туралы мәлімет. Жиналысқа төрағалық етуші лауазымды тұлғаның қызметі, аты-жөні жазылады. Келесі жолға хатшы туралы мәлімет жазылады. Мысалы:

ТӨРАҒА: Гуманитарлық пәндер кафедрасының меңгерушісі, фи­лософия ғылымдарының докторы, профессор Г.Ж. Нұрышева.

ХАТШЫ: Гуманитарлық пәндер кафедрасының ассистенті Ә.С. Қалығұлова.

5. Қатысқандар мен қатыспағандар туралы мәлімет. Жиналысқа қатысушылардың аты-жөні, лауазымы жазылады. «ҚАТЫСҚАНДАР:» деген сөз азат жолдан үлкен әріптермен жазылып, қос нүкте қойылады. Содан кейін азат жолдан бастап қатысқандардың лауазымы, аты-жөні тізбелеп жазылады. Мысалы,

ҚАТЫСҚАНДАР:

1. Ж.Т. Дәулетбекова – п.ғ.д., профессор.

2. А.Б. Тұманова – ф.ғ.д., профессор.

3. М.Ж. Әбдіров – т.ғ.д., профессор.

4. Ж.Б. Әбілғожин – т.ғ.д., профессор.

5. Р.С. Рахметова – п.ғ.д., профессор.

6. З.К. Аюпова – профессор.

7. Серік Қожа-Ахметұлы Мырзалы – профессор.

8. Ғ.А. Жайлин – з.ғ.к, доцент, профессор

9. Ғ.О. Тажина – б.ғ.к., доцент

10. Ә.З. Камалиденова – философ.ғ.к., доцент

11. Н.Ә. Әміреев – п.ғ.м., аға оқытушы.

12. Г.К. Өтебаева – п.ғ.м., аға оқытушы.

13. Б.Р. Бекенова – аға оқытушы.

Мәжіліске қатысушылардың ішінде басқа ұйымнан келіп отырғандар болса, олардың аты-жөні, лауазымымен қоса ұйымның ресми атауы да жазылады. Мысалы,

А.Байтұрсынов атындағы Тіл білімі институтының ғылыми қызметкері, филология ғылымдарының кандидаты Г.Көбденова.

Мәжіліске қатысушылардың саны көп болған жағдайда оларға жеке тізім жасалып, ол хаттамаға қосымша ретінде беріледі. Тізімдегі аты- жөндер әліпби тәртібімен немесе лауазым, дәрежесіне қарай иерархиялық тәртіппен жазылады. Қатысқандар тармақшасында олардың жалпы саны ғана көрсетіледі. Мысалы,

ҚАТЫСҚАНДАР: Жалпы саны – 14.

Немесе:

ҚАТЫСҚАНДАР:

Дәлелді себептермен келмегендері – 1.

Дәлелсіз себеппен келмегендері – жоқ.

Қатысқандардың жалпы саны – 14.

«Қатыспағандар» туралы жазғанда мәжіліске олардың қаншауы дәлелді себептермен келмегені немесе дәлелсіз себептермен келмегендігін аты-жөнімен қоса нақты саны көрсетілуі қажет. Мысалы,

ҚАТЫСПАҒАНДАР:

А.Мүсірәлиева (себепті – іссапарға кетуіне байланысты).

6. Күн тәртібі. Күн тәртібінде сол күнгі мәжілісте қаралатын негізгі мәселелер жазылады. Күн тәртібіндегі мәселелер маңыздылығына қарай нөмірленіп беріледі. «Күн тәртібі» деген сөз жолдың ортасына үлкен, қоюлатылған әріптермен жазылады. Мысалы,

КҮН ТӘРТІБІ:

1. Кафедра оқытушыларының ғылыми жобаға қатысуы туралы.

2. Эдвайзерлік туралы.

3. Ашық сабақтар туралы.

7. Тыңдалған мәселелер туралы мәлімет. Бұл тармақ азат жолдан «Тыңдалды» деген сөзбен басталады. Бұл сөз үлкен, қоюлатылған әріптермен жазылып, қос нүкте қойылады. Егер күн тәртібінде бірнеше мәселе қаралатын болса, олар күн тәртібіндегі нөмірлермен сәйкес нөмірленіп көрсетіледі. Мысалы,

1. ТЫҢДАЛДЫ:

2. ТЫҢДАЛДЫ:

3. ТЫҢДАЛДЫ:

Егер күн тәртібінде бір ғана мәселе болса, онда нөмірленбейді. Мы­салы,

ТЫҢДАЛДЫ:

Әдетте күн тәртібінде қаралатын негізгі мәселе бойынша баянда­ма жасалатын болса, баяндама туралы қысқа ғана мәлімет үшінші жақ, жекеше түрде жазылып, баяндама мәтіні хаттамаға қосымша ретінде тігіледі. Мысалы,

1.ТЫҢДАЛДЫ:

Жиналыс төрағасы Гуманитарлық тілдер кафедрасының меңгеруші- сі, философия ғылымдарының докторы, профессор Г.Ж. Нұрышеваның баяндамасы (Баяндама мәтіні қосымша тіркелді).

Сұрақтар туралы мәлімет азат жолдан бастап беріледі. Азат жолдан СҰРАҚТАР: деген сөз қоюлатылған, үлкен әріптермен жазылып, қос нүкте қойылады, одан кейін азат жолдан сұрақ қоюшының аты-жөні, қызметі немесе лауазымы жазылады. Егер бірнеше адам бірнеше сұрақ қоятын болса, әр сұрақ нөмірленеді. Барлық сұраққа жауап беретін баян­дамашы болғандықтан, ол адамның аты-жөні қайталанып жазылмайды. Мысалы,

СҰРАҚТАР:

Н.Ә. Әміреев: ---------------------------------------------

Жауап: ---------------------------------------------

А.Б. Тұманова: ---------------------------------------------

Жауап: ---------------------------------------------

8. Жарыссөзде сөйлегендер туралы мәлімет. «ЖАРЫССӨЗ:» деген сөз азат жолдан, үлкен, қоюлатылған әріптермен жазылады. Жарыссөз күн тәртібіндегі бірінші мәселе бойынша болса, 1.ЖАРЫССӨЗ: деп, ал екінші мәселе бойынша болса, 2.ЖАРЫССӨЗ: деп, ал күн тәртібінде бір ғана мәселе болса, нөмірленбейді, ЖАРЫССӨЗ: деп қана беріледі. Бұл бөлімде сөз сөйлеушілердің айтқан нақты пікірлері мен тұжырымдары жазылады. Мысалы,

ЖАРЫССӨЗ:

Бұл жерде мәжіліске қатысушылардың айтқан ұсыныс, пікірлері жа­зылады.

9. Дауысқа салу. Күн тәртібіндегі бірінші мәселе қаралып болған- нан кейін, сол мәселе бойынша жиналысқа қатысушылар қаулы қабыл- дау / шешім шығару үшін қаралған мәселені дауысқа салады. Мысалы,

«Иә» деп дауыс бергендер саны – 14

«Жоқ» деп дауыс бергендер саны – 0

«Қалыс қалғандар» саны – 0.

10. Қабылданған қаулы (шығарылған шешім) туралы мәлі- мет. Жиналыста (мәжілісте, отырыста) күн тәртібіндегі қарас- тырылған мәселелер бойынша шешім шығарылады немесе қаулы қабылданады.

Қажет болған жағдайда: қаулы немесе шешім мәтінінде нақты не істеу керектігі, яғни оған жауапты қызметкердің аты-жөні және орындау мерзімі көрсетіледі. «ҚАУЛЫ» және «ШЕШІМ» деген сөз үлкен, қоюлатылған әріптермен жолдың ортасына жазылады. Мысалы,

ШЕШІМ:

Эдвайзерлік жұмысты қадағалау Нұрлан Әденұлы Әміреевке жүктелсін.

Хаттаманың шешімі «жүктелсін», «ұсынылсын», «қаралсын», «қанағаттандырылсын», «қабылдансын», «шығарылсын» деген бұйрық райда жазылады.

11. Төрағаның және хатшының қолы. Хаттамаға мәжілісті жүргізуші төраға мен мәжіліс барысын хаттамаға жазып, рәсімдеген хат­шы қол қояды. Мысалы,

Төраға: _________________ Г. Нұрышева.

(қолы)

Хатшы: _________________ Ә. Қалығұлова.

(қолы)

1-жаттығу. Керекті тілдік бірліктерді қойып, көшіріп жазыңыз.

1. Жиналыстың күн тәртібіне... 2. Күн тәртібіндегі бірінші мәселе бойынша С.Ермековтың ... . 3. Күн тәртібіндегі бірінші мәселе бойын­ша үш адам ... . 4. С.Ермековтың пікірін көпшілік ... . 5. Бірінші мәселе бойынша ... . 6. Дауысқа салған кезде ... болған жоқ. 7. ... директордың орынбасары А.Халықов хабарлама жасады.

Керекті тілдік бірліктер: қалыс қалғандар, қаулы қабылданды, жарыссөзге шықты, баяндамасы тыңдалды, үш мәселе қойылды, бірауыздан мақұлданды, екінші мәселе бойынша.

2-жаттығу. Сөйлемдерді дұрыс құрастырыңыз.

1. тыңдалды / баяндамасы / факультет / С. Алдамжаровтың / деканы.

2. қосымша / тіркелді / хаттамаға / баяндама / мәтіні.

3. сұрақтар / бойынша / баяндама / қойылды.

4. берілді / толық / сұрақтарға / жауап.

5. жасады / ісі / хабарлама / қысқы / С. Қарымсақов / туралы / жөніндегі / сессияға / орынбасары / оқу / дайындық / деканның.

6. емтихан / тестке / маңызды / көрсетілді / мәселелер / қатысты / мен / ауызша / атап.

7. пәндер / тест / емтихан / өз / бермей / нәтижесін / алу / арқылы / бойынша / кейбір / отыр.

3-жаттығу. Тілдік бірліктерді жұптастырыңыз.

1. шешім	□ сообщение
2. қорытынды	□ информация
3. мәжіліс	□ доклад
4. ақпарат	□ отчет
5. хабарлама	□ заключение
6. жарыссөз	□ решение
7. қаулы	□ постановление
8. баяндама	□ заседание
9. есеп	□ прения

Тапсырмалар:

1. Жатақхананы күрделі жөндеуден өткізу туралы МжСҮ тұрғындары жиналысының хаттама мәтінін құрастырыңыз.

2. ХБА Тәуелсіздік күніне дайындық туралы топ жиналысының хатта­ма мәтінін құрастырыңыз.

3. ХБА-да М.Мақатаевтың туған күніне орай ұйымдастырылған «Нұр» ұйымы мәжілісінің хаттама мәтінін құрастырыңыз.

4. Студенттер басқармасы президенттігіне үміткерлер дебатын ұйымдастыру туралы Студенттік басқарма өткізген мәжілістің хаттама мәтінін құрастырыңыз.

5. ХБА-дағы «Балалар күліп жүрсін» атты қайырымдылық қорын ұйымдастыру туралы Студенттік басқарма өткізген мәжілістің хаттама мәтінін құрастырыңыз.

Сөздік және сөз тіркестері:

хаттама – протокол

хаттамадан үзінді – выписка из протокола

мәжіліс, отырыс – заседание

жиналыс – собрание

төраға – председатель

хатшы – секретарь

тізім – список

күн тәртібі – повестка дня

күн тәртібіндегі мәселе бойынша – по вопросу повестки дня

баяндама – доклад

қысқаша жазба – краткая запись

мәселе – проблема, вопрос, задача

ұсыныс – предложение

ұсыну – предлагать

бірауыздан – единогласно

қатысу – участвовать, присутствовать

қатысқандар – присутствовали

қатыспағандар – отсутствовали

дәлелді себеппен – по уважительной причине

ЖАРҒЫ

Жарғы ұйымның құрылтай құжаттарының бірі болып табылады. Ол ұйымның құқықтық мəртебесін, меншік нысанын, қызметінің мақсаты мен міндеттерін, басқару, тарату жəне қайта құру тəртібін анықтайды. Бұл құжатты кəсіпорынды ұйымдастырушы адамның өзі немесе тапсырыс арқылы арнайы фирмалар дайындайды.

Құрылтайшылар бірнешеу болса, құжат құрылтайшылардың жалпы жиналысында бекітіледі, олардың қолдары қойылып, нотариат куəландырады. Содан кейін Қазақстан Республикасының Əділет министрлігінде тіркеуден өтеді. Осынау рəсімдер тізбегі тиісінше орындалғаннан соң заңдық күшке ие болады. Енді акционерлік қоғам жарғысының үлгісін қарастырып көрелік.

Кəсіпорын жарғысының үлгісі

Мұқаба беті

Акционерлердің Жалпы жиналысының 2007 жылғы «20» маусымдағы № 1 хаттамасымен БЕКІТІЛГЕН «АРНА» акционерлік қоғамының ЖАРҒЫСЫ Алматы қаласы