Электронные таблицы

Одно из самых популярных средств управления электронными таблицами - программа MicrosoftExcel. Она рассчитана на работу в операционных системах версии Windows. Каждый документ Excel представляет собой набор таблиц - рабочую книгу, которая состоит из одного или многих рабочих листов. Листы одной рабочей книги обычно связаны между собой тематически. В случае необходимости рабочая книга может содержать десятки и даже сотни рабочих листов. Каждый рабочий лист имеет название. Это как бы отдельная электронная таблица. Файлы Excel имеют расширение .XLS. Столбцы обозначаются латинскими буквами: А, В, С... Если букв не хватает, используют двухбуквенные обозначения АА, АВ и далее. Максимальное число столбцов в таблице - 256. Строки нумеруются целыми числами. Максимальное число строк, которое может иметь таблица - 65 536.

Рис. 1. Элементы рабочего окна Excel

Ячейки в Excel располагаются на пересечении столбцов и строк. Номер ячейки формируется как объединение номерок столбца и строки без пробела между ними. Таким образом, А1, CZ31 и НР65000 - допустимые номера ячеек. Программа Excel вводит номера ячеек автоматически. Одна из ячеек на рабочем листе всегда является текущей. В большинстве операций используется именно она. Текущая ячейка обведена широкой рамкой, а ее номер (и содержимое) приведены в строке формул. Программа сохраняет только те столбцы и строки, в которые действительно вводились данные. Поэтому при работе с электронной таблицей следует стараться работать с ячейками, расположенными ближе к левому верхнему углу. В этом случае значительно экономится дисковое пространство, используемое при сохранении документа.

Разные таблицы могут содержать совершенно разную информацию. Некоторые ячейки таблицы содержат текст, некоторые - числовые данные. С точки зрения программы Excel ячейка может содержать три вида данных. Текстовые данные представляют собой строку текста произвольной длины. Программа Excel воспроизводит такие данные точно в том виде, в каком они были введены. Ячейка, содержащая текстовые данные, не может использоваться в вычислениях. Если Excel не может интерпретировать данные в ячейке как число или как формулу, программа считает, что это текстовые данные.

Числовые данные - это отдельное число, введенное в ячейку. Excel рассматривает данные как число, если формат данных позволяет это сделать. Как числа рассматриваются данные, определяющие даты или денежные суммы. Ячейки, содержащие числовые данные, могут использоваться в вычислениях.
Если ячейка содержит формулу, значит эта ячейка вычисляемая, то есть, значение ячейки может зависеть от значений других ячеек таблицы. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства (=). Все формулы дают числовой результат. Формулы в ячейках таблицы не отображаются. Вместо формулы воспроизводится результат, полученный при ее вычислении. Чтобы увидеть формулу, хранящуюся в вычисляемой ячейке, надо выделить эту ячейку и посмотреть в строку формул. Изменения в формулы вносят редактированием в этой строке.

Ввод информации на рабочий лист

Данные в программе Excel всегда вносятся в текущую ячейку. Прежде чем начать ввод, соответствующую ячейку надо выбрать. Указатель текущей ячейки перемещают мышью или курсорными клавишами. Можно использовать и такие клавиши как Home, PageUp и PageDown. Для ввода данных в текущую ячейку не требуется никакой специальной команды. Нажатие клавиш с буквами, цифрами или знаками препинания автоматически начинает ввод данных в ячейку. Вводимая информация одновременно отображается и в строке формул. Закончить ввод можно нажатием клавиши Enter.

Недостаток этого метода состоит в том, что при вводе предыдущее содержимое текущей ячейки теряется. Если нужно только отредактировать содержимое ячейки, а не вводить его заново, следует нажать клавишу F2 или редактировать содержимое в строке формул. В этом случае в ячейке появляется текстовый курсор, который можно использовать для редактирования. По окончании ввода программа Excel автоматически выравнивает текстовые данные по левому краю, а числовые - по правому. В случае ввода формулы в таблице появляется вычисленное значение.

Задание 1. Опишите интерфейс программы MS Excel

Операции с ячейками

С выбранным диапазоном в программе Excel можно работать так же, как с выбранным фрагментом текста в программе Word. Ячейки можно удалять, копировать или перемещать. Однако жесткость табличной структуры вносит свои ограничения и дополнительные особенности.

1. Нажатие клавиши Delete приводит не к удалению диапазона ячеек, а к его очистке, то есть к удалению содержимого выбранных ячеек.

2. Для того чтобы реально удалить ячейки выбранного диапазона (что сопровождается изменением структуры таблицы), надо выбрать диапазон и дать команду Правка Удалить. При этом открывается диалоговое окно Удаление ячеек, в котором можно выбрать направление смещения ячеек, занимающих освобождающееся место. Создать в таблице «место», в которое невозможен ввод данных, нельзя.

3. По команде Правка Копировать или Правка  Вырезать ячейки выбранного диапазона обводятся пунктирной рамкой. Даже при вырезании ячеек их содержимое продолжает временно хранить в таблице. Копирование и перемещение ячеек можно осуществлять через буфер обмена, но использование буфера обмена в программе Excel отличается от других приложений Windows тем, что операцию вставки можно произвести только сразу же после операции копирования или вырезания.

4. Для вставки ячеек, копируемых из буфера обмена, надо сделать текущей ячейку в верхнем левом углу области вставки и дать команду Правка Вставить. Ячейки из буфера обмена вставляются в указанное место. Если выполняется операция перемещения, то после вставки ячейки, из которых перемещаются данные, очищаются.

5. Копирование и перемещение ячеек можно также производить методом перетаскивания. Для этого надо установить указатель мыши на границу текущей ячейки или выбранного диапазона. После того как он примет вид стрелки, можно произвести перетаскивание. Если при перетаскивании использовать правую кнопку мыши, то после ее отпускания откроется специальное меню, позволяющее выбрать производимую операцию.

Автоматизация ввода данных

Многие таблицы могут содержать в ячейках одни и те же данные. При заполнении таких таблиц Excel проявляет высокую дружественность. Уже по первой букве программа «догадывается», что хочет ввести пользователь. Интеллектуальные способности программы нетрудно развить и автоматизировать ввод не только повторяющихся данных, но и данных, подчиненных несложному закону изменения. Сначала надо сделать текущей первую ячейку избранного диапазона и заполнить ее.

После этого следует установить указатель мыши на правый нижний угол рамки текущей ячейки. Это маркер заполнения. Указатель мыши примет форму крестика. Перетаскивание маркера заполнения позволяет «размножить» содержимое текущей ячейки на несколько ячеек в столбце или строке. Если содержимое ячейки представляет собой число, оно будет автоматически увеличено на единицу. По ходу перетаскивания содержимое последней ячейки отображается в небольшом всплывающем окне. Программа Excel способна автоматически продолжать последовательности дней недели, названий месяцев, полных дат и произвольных чисел. При протягивании вправо или вниз числовое значение в последующих ячейках увеличивается, при протягивании влево или вверх - уменьшается.

Если требуется более сложный закон изменения последовательности значений, процедура несколько усложняется. Выбрав первую ячейку и введя в нее нужное значение, следует дать команду Правка Заполнить  Прогрессия. Откроется диалоговое окно Прогрессия, позволяющее указать как направление заполнения, так и параметры прогрессии.

Переключатели в группе Расположение определяют направление заполнения, а на панели Тип выбирают тип значений. Панель Единицы позволяет задать дополнительные условия, если ячейки содержат даты.

В нижней части диалогового окна задают шаг прогрессии и значение, по достижении которого заполнение прекращается. После щелчка на кнопке ОК данные заносятся в таблицу в соответствии с заданными параметрами.

Создание и использование простых формул

Как уже говорилось, таблица может содержать как основные, так и производные данные. Достоинство электронных таблиц заключается в том, что они позволяют организовать автоматическое вычисление производных данных. Для этой цели в ячейках таблицы используют формулы. Программа Excel рассматривает содержимое ячейки как формулу, если оно начинается со знака равенства (=). Тем самым, чтобы начать ввод формулы в ячейку, достаточно нажать клавишу «=», Однако вводить формулы более удобно, если в строке формул щелкнуть на кнопке Изменить формулу. В этом случае непосредственно под строкой формул открывается Палитра формул, содержащая вычисленное значение указанной формулы. Не стоит пугаться слова «формула». Под формулой понимается набор чисел и ссылок на числовые ячейки, соединенные знаками математических операций. Чтобы задать ссылку на ячейку, надо указать в формуле ее имя. Это можно сделать вручную или щелчком на соответствующей ячейке по ходу ввода формулы.

По окончании ввода формула в таблице не отображается. Вместо нее в ячейке размещается вычисленное значение. Однако если сделать ячейку с формулой текущей, то формулу можно увидеть в строке формул. При работе с Excel важно не производить никаких вычислений «в уме». Даже если рассчитать значение, хранящееся в ячейке, совсем нетрудно, все равно надо использовать формулу.

Если ячейка таблицы содержит производные данные, следует занести в нее формулу, которая их вычисляет. Вычисление результата в уме и занесение его в таблицу в виде числа - это неправильная операция, последствия которой проявляются далеко не сразу и могут вызвать ошибки при дальнейшей работе с таблицей.

Задание 2. Перечислите типы данных при работе с электронными таблицами.

Абсолютные и относительные адреса ячеек

У каждой ячейки есть свой адрес. Он однозначно определяется номерами столбца и строки, то есть, именем ячейки. Когда, например, мы вычисляем значение D7 как произведение В7 и С7, мы используем адреса ячеек, входящих в формулу.

Но если нам захочется подсчитать значение в следующей ячейке D8, то опять придется записывать формулу D8=B8*C8. Это неудобно для больших таблиц, и процесс можно автоматизировать.

Гораздо удобнее было бы записать формулу для всех ячеек столбца D, чтобы в них автоматически записывалось произведение соответствующих ячеек столбцов В и С. Формула тогда выглядела бы так: Умножить значение, находящееся на две ячейки левее данной, на значение, расположенное в ячейке слева от данной.

Адресация по методу «левее», «правее», «ниже» и тому подобного не требует абсолютного указания адресов ячеек, входящих в формулу и называется относительной адресацией.

Оказывается, по умолчанию программа Excel рассматривает адреса ячеек как относительные, то есть именно таким образом. Это позволяет копировать формулы методом заполнения.

Однако иногда возникают ситуации, когда при заполнении ячеек формулой необходимо сохранить абсолютный адрес ячейки, если, например, она содержит значение, используемое при последующих вычислениях в других строках и столбцах. Для того чтобы задать ссылку на ячейку как абсолютную, надо задать перед обозначением номера столбца или номера строки символ «$».

Таким образом, ссылка на ячейку, например А1, может быть записана в формуле четырьмя способами: А1, $А1, А$1 и $А$1 При заполнении ячеек формулой как относительная рассматривается только та часть адреса, перед которой нет символа «$».

Если же ссылка на ячейку была внесена в формулу методом щелчка на соответствующей ячейке, то выбрать один из четырех возможных вариантов абсолютной и относительной адресации можно нажатием клавиши F4.

Форматирование и изменение размеров ячеек

Независимо от того, используется ли рабочая книга Excel в электронном виде или предназначена для последующей печати, необходимо, чтобы она выглядела аккуратно. Для этого можно настраивать форматы ячеек, а также управлять размерами ячеек. Обычно желателен такой размер ячеек, при котором данные помещаются в них полностью. Программа Excel пытается распознать тип данных еще при вводе и, соответственно, старается отобразить их наиболее наглядным образом. В частности, для отображения текстовых данных, чисел, денежных сумм (если указано обозначение денежной единицы) и календарных дат используются разные форматы.

1. Изменить формат данных в отдельной ячейке можно с помощью панели инструментов Форматирование. Ее элементы управления в основном напоминают аналогичную панель текстового процессора Word. Группа кнопок этой панели позволяет выбрать один из нескольких заранее подготовленных форматов для записи чисел.

2. Чтобы произвольно отформатировать ячейки из определенного диапазона, надо выделить нужный диапазон и дать команду Формат  Ячейки. При этом открывается диалоговое окно Формат ячеек, содержащее группу вкладок, позволяющих задать различные параметры форматирования. 3. Вкладка Число позволяет выбрать основной формат для отображения содержимого ячеек. Вкладка Выравнивание задает метод выравнивания и угол наклона надписи. Вкладка Шрифт определяет гарнитуру и начертание шрифта. Вкладка Граница позволяет задать рамки, изображаемые на внешних и внутренних границах диапазона, а вкладка Вид служит для управления цветовым оформлением.

4. Изменить ширину и высоту ячеек можно методом перетаскивания границы между строками или столбцами. Если требуется более точная настройка, следует дать команду Формат  Строка (соответственно, Формат  Столбец) и выбрать подходящую команду из открывшегося меню. В частности, команда Автоподбор ширины позволяет выбрать ширину столбца или высоту строки таким образом, чтобы в него полностью помещалось содержимое наиболее заполненной ячейки.

Текущий контроль

1. Успеваемость

2. Создать таблицу

3. Установите ширину столбца А – 3,5, B – 17, C – 9, D – 18, E-I – 10,5

4. Введите текст согласно приведенной ниже таблицы (Шрифт – TimesNewRoman, размер – 10 пт)

5. Сделайте заливку строки и столбца для подсчета количества оценок

Задание 2.Абсолютные ссылки

1. Составить таблицу расчета заработной платы для сотрудников организации по следующему образцу:

1. Выполнить расчет Начисленной зарплаты. Для вычисления зарплаты необходимо минимальную заработную плату умножить на коэффициент. Минимальная заработная плата является единой для всех сотрудников, поэтому ссылка на ячейку В12 должна быть абсолютной. В ячейку D4 ввести формулу: = С4*$В$12 и распространить ее вниз до ячейки D9 с помощью маркера заполнения.

2. Выполнить расчетВсего начислено в ячейке D10.

3. Установить денежный формат в столбце зарплаты.

4. Сохранить файл под именем Zarplata.xls.

задание 3. Абсолютные ссылки

1. Составить таблицу расчета заработной платы для сотрудников организации по следующему образцу:

1. Выполнить расчет Начисленной зарплаты. Для вычисления зарплаты необходимо минимальную заработную плату умножить на коэффициент. Минимальная заработная плата является единой для всех сотрудников, поэтому ссылка на ячейку D13 должна быть абсолютной. В ячейку D5 ввести формулу: = С5*$D$13 и распространить ее вниз до ячейки D10 с помощью маркера заполнения.

2. Выполнить расчет Премии. Для вычисления премии необходимо начисленную заработную плату умножить на процент начисляемой премии. Процент начисляемой премии является единой для всех сотрудников, поэтому ссылка на ячейку D14 должна быть абсолютной. В ячейку Е5 ввести формулу: = D5*$D$14 и распространить ее вниз до ячейки D10 с помощью маркера заполнения.

3. Выполнить расчет Подоходного налога. Для вычисления подоходного налога необходимо начисленную заработную плату сложить с премией и умножить на процент подоходного налога. Процент подоходного налога является единой для всех сотрудников, поэтому ссылка на ячейку D15 должна быть абсолютной. В ячейку F5 ввести формулу: = (D5+E5)*$D$15 и распространить ее вниз до ячейки D10 с помощью маркера заполнения.

4. Выполнить расчетК выдаче. Для вычисления выдачи заработной плату необходимо начисленную заработную плату сложить с премией и вычесть подоходный налог. В ячейку G5 ввести формулу: = D5+E5-F5 и распространить ее вниз до ячейки D10 с помощью маркера заполнения.

5. Выполнить расчетВсего начислено.

6. Установить денежный формат.

7. Сохранить файл под именем Zarplata.xls

Основы инф. тех. 4