Организация и обработка информации учителем с помощью СУБД Access

Организация и обработка информации учителем с помощью СУБД Access

Потиенко Ирина Михайловна, учитель начальных классов,

заместитель директора по УВР

муниципального казённого общеобразовательного учреждения

«Средняя общеобразовательная школа №3 г. Киренска»

«...очень важно научиться пользоваться всеми новыми технологиями.

Это задача номер один не только для учащихся, но и для учителей –

вся переподготовка должна быть ориентирована

на использование современных технологий».

Д.А. Медведев

В Концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года сказано:

«Компьютерные технологии призваны в настоящий момент стать не дополнительным «довеском» в обучении и воспитании, а неотъемлемой частью целостного образовательного процесса, значительно повышающей его качество».

В современной школе учителю приходится сталкиваться с огромным количеством информации.

В ежедневной работе классный руководитель обращается к многочисленным и, как правило, неупорядоченным данным об учениках класса, родителях, занятости учащихся во внеурочное время и т.д. Основными критериями оптимальных действий учителя по употреблению информации является умение осуществлять поиск и получать необходимые данные за малые промежутки времени.

Приходит необходимость структурирования информации и для эффективной работы весь этот поток необходимо упорядочить, сохранить, обработать и в результате получить сводные данные или разыскать в массе данных конкретную информацию.

Структурирование - это способ систематизации данных: выбор однотипных объектов, определение общих характеристик, их описывающих, и связей между ними.

Одним из удобных способов в структурировании и хранении информации в моей работе стало использование базы данных Access, входящей в Microsoft Office

Использование программы Access дает возможность мне:

* внести определенные данные в единую систему
* получить быстрый результат при поиске нужной информации

* создать любой отчет
* редактировать данные
* тиражировать любой документ в его традиционном «бумажном» виде

Удобно, что объектом работы MS Access могут быть таблицы, формы, запросы, отсчёты, макросы и модули. В данной среде можно работать только с одной базой данных, для включения другой базы необходимо запустить снова саму программу.

Таблица является базовым объектом MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц. Таблица-это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно я использую каждую таблицу для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

Приступая к работе с программой, задаю имя файлу, где будут храниться вводимые данные. В появившемся диалоговым окне задается имя для файла базы данных. После этого на экране появляется окно базы данных, из которого можно получить доступ ко всем её объектам: таблицам, запросам, отчетам, формам, макросам, модулям. Для создания таблицы нажимается соответствующая кнопка, которая позволяет отображать и

изменять выбранные таблицы в текущей базе данных, либо создать новую таблицу (Т.№1)

таблица№1

При необходимости можно изменить проект базы данных. Изменения вносятся автоматически, необходимо создать копию базы перед внесением кардинальных изменений. Изменение базы данных может включить в себя:

 Изменение структуры базы данных;  Изменение порядка следования столбцов;

 Переопределение ключевых полей;  Изменение макета таблиц;

 Изменение шрифта и внешнего вида ячеек;  Переименование и удаление таблиц;

 Изменение высоты строк и ширины столбцов;

Например, чтобы создать базу данных «Анкета для учащихся вашего класса», делаю определенные шаги.

1 шаг. Проектирование базы данных

• выделить атрибуты, характеризующие анкету для учащихся;

- описать типы данных каждого атрибута.

2 шаг. Создание базы данных

- открыть программу MS Access;

- задать имя БД «Анкета учащихся»;

- в окне базы данных нажать кнопку Конструктор;

- в окне Конструктора вписать атрибуты в качестве имён полей и типы

данных (по умолчанию задается текстовой формат);

- закрыть окно с помощью значка системного меню;

- задать имя таблицы «документ 1»;

- задать ключевое поле.

3 шаг. Заполнение таблицы

- открыть таблицу двойным щелчком мыши;

- заполнить поля необходимыми записями.

В итоге получается следующая база данных (Т.№2):

таблица _№2

Теми данными, которые сохранены в таблице удобно манипулировать, легко просматривая информацию, делая отчеты.

Для построения записей в нужной последовательности можно использовать фильтрацию . Использую приём фильтрации для отбора одинаковых значений при сортировке данных в одном поле. Для этого нужно установить курсор в любом месте поля, по которому производится сортировка, и нажать соответствующую кнопку. Таблица будет отсортирована по значениям указанного поля. Например, из общей таблицы можно выбрать только мальчиков класса (Т.№3)

таблица №3

Или мальчиков, день рождения которых в июле (Т.№4)

таблица №4

Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции. Одним из стандартных объектов БД является запрос. Запросы используется для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям.

Одним из функциональных значений базы данных является предоставление необходимой информации на основе существующих данных. Для этого предназначены формы и отчеты.

Форма (разделенная или состоящая из нескольких элементов) помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе, но не является самостоятельным объектом MS Access. Так легко можно просмотреть сгруппированную информацию о конкретном ученике. Например, общие сведения об ученике (Т.№5) или результаты медицинского осмотра (Т.№6)

таблица №5

таблица №6

Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета являются таблица или запрос. Отчет – это объект базы данных, использующихся для вывода отформатированных данных на печать

Отчеты и формы в базе данных имеют много общего. Только отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и выводить на печать данные. Отчет, как и форма, может быть создан с помощью мастера. Разделы отчета включают заголовок и примечание отчета, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы. В примечание отчета часто помещают поля с итоговыми значениями. Форматирование и группировка элементов управления в отчете выполняются аналогично форматированию и группировке элементов управления в форме. Из общих данных по медицинскому осмотру класса представлен отчет, который готов к печати (Т.№7)

таблица №7

Применяемая мною база данных СУБД Access проста в использовании, легко пополняется, оставаясь систематизированной, упрощает работу и экономит время при подготовке отчетов . Она компактна и удобна для доступа. Результат работы – полная систематизация информации.