kopilkaurokov.ru - сайт для учителей

Создайте Ваш сайт учителя Курсы ПК и ППК Видеоуроки Олимпиады Вебинары для учителей

Макеты архивных справочников как средство совершенствования научно-справочного аппарата архива колледжа

Нажмите, чтобы узнать подробности

В архив образовательной организации приходят разные запросы от выпускников, бывших сотрудников, структурных подразделений в связи с чем, нужно быстро ориентироваться в архивных фондах в этом помогают архивные справочники.

Для того, чтобы оперативно осуществлять учет и розыск документов, необходимо создание архивных справочников. Архивный справочник – это справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах.

Объектом дипломной работы является процесс составления архивных справочников в архиве организации.

 

 

Просмотр содержимого документа
«Макеты архивных справочников как средство совершенствования научно-справочного аппарата архива колледжа»

Министерство общего и профессионального образования Свердловской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»




















Выпускная квалификационная работа


Макеты архивных справочников как средство совершенствования научно-справочного аппарата архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»


46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение








Исполнитель:

Аксентьева Г.А.,

студентка 3доуа группы

Руководитель:

Порсина А.В.,

преподаватель










Камышлов, 2019

Оглавление

Пояснительная записка 3

Теоретико-методологическое обоснование создания научно-справочного аппарата архива образовательной организации 3

Анализ процесса создания научно-справочного аппарата архива в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» 20

Общая характеристика компонентов макетов архивных справочников в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» 24

Обоснование способов оценки макетов архивных справочников в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» как средства совершенствования научно-справочного аппарата архива 29

Макеты архивных справочников как средство совершенствования научно-справочного аппарата архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» 33

Список источников и литературы 44

Приложения



Пояснительная записка


Теоретико-методологическое обоснование создания научно-справочного аппарата архива образовательной организации

В архив образовательной организации приходят разные запросы от выпускников, бывших сотрудников, структурных подразделений в связи с чем, нужно быстро ориентироваться в архивных фондах в этом помогают архивные справочники.

Для того, чтобы оперативно осуществлять учет и розыск документов, необходимо создание архивных справочников. Архивный справочник – это справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах.

Идея создания НСА как системы взаимосвязанных справочников зародилась еще в конце 20-х - начале 30-х годов, но она была усовершенствована и всесторонне развита именно в период 1960-1980-х годов. Ее развитие совпало с качественно-новым этапом в архивное деле, отличительной которого является системность в подходе к изучаемым объектам. Разработка теоретических и научно-методических основ создания системы НСА была осуществлена с учетом современных достижений смежных с архивоведением наук и научных дисциплин.

В этот период разработка проблемы НСА стала предметом широкого обсуждения на ряде научных конференций, совещаний, семинаров советских архивистов. Была создана весьма обширная литература, в которой нашли отражение многие вопросы теории и практики решения проблемы НСА; принципы построения и требования» предъявляемые к системе; состав и структура системы; взаимосвязь справочников в системе; дифференцированный подход к организации НСА; преемственность учетно-справочного аппарата учреждений и НСА ведомственных и государственных архивов и др. Достижения и результаты теоретических исследований проблемы НСА были широко применены на практике в госархивах СССР. Можно сказать, что в решении проблемы создания и усовершенствования системы НСА советские архивисты накопили значительный опыт, изучение которого, безусловно, может иметь большое значение в разработке теоретических и научно-методических основ создания системы архивных справочников в СРВ [7].

Вместе с тем следует отметить, что в исследовании НСА были лишь отдельные работы советских архивистов, освещающих проблему НСА в историческом аспекте. Большой интерес в этом отношении представляет статья М.И. Автократовой, К.И. Рудельсон и Л.И. Сесиной, в которой авторы раскрыли эволюцию взглядов советских архивистов на роль и назначение основных видов научно-справочного аппарата на различных этапах архивного строительства в СССР. В этой работе на большом фактическом материале в историографическом плане анализируется появление и развитие различных архивных справочников. Но, к сожалению, в работе не проводится структурного и функционального анализа системы НСА и нет обобщения практического опыта советских архивов в создании и усовершенствовании системы.

Попытка историографического освещения проблемы НСА была сделана и в научном отчете сотрудников ВНИИДАД: Р.Н. Ефименко, Л.И, Ковш и В.Н. Лебедева на тему; "Научно-методические основы взаимосвязи элементов системы научно-справочного аппарата ГАФ СССР. На основе исследования состояния системы НСА к документам госархивов СССР к началу 70-х гг. в историческом аспекте авторы этой работы сделали важные выводы о тенденциии закономерностях развития системы НСА, которые позже наши освещение в рекомендациях ВНИИДАД - "Основные положения развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов СССР" (1981 г.). Небольшие исторические экскурсы имеются в учебном пособии H.A. Ковальчук: "Научно-справочный аппарат Государственного архивного фонда СССР (1978 г.)". Основная же масса литературы посвящена исследованию отдельных сторон проблемы. Среди авторов работ, посвященных системе НСА, известные советские архивисты: В.Н. Автократов, К.И. Рудельсон, М.И. Автократова, К.Б. Гельман-Виноградов, М.Н. Шобухов, В.В. Цагешн, и В. Волкова и др [2].

Научно-методические основы взаимосвязи элементов системы научно-справочного аппарата государственных архивов, тенденции и перспективы развития системы научно-справочного аппарата ГАФ СССР. - Отчет ВНИИДАД. - М.. 1977 [8].

Проблема отсутствия или некорректного составления архивных справочников документной информации - это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организации и лиц необходимой документной информацией. От качества составления архивных справочников во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации.

Актуальность данной работы заключается в значении архивных справочников для архива образовательной организации и правильности их составления, ведь без справочно-поисковых средств (СПС) архив, из упорядоченного хранилища документной информации, превратится в «информационную свалку», в которой найти необходимые данные будет практически невозможно.

Исследование процесса оформления и использования архивных справочникови составление макетов архивных справочников, проводились в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Проблема исследования изучалась в рамках преддипломной практики в течение 4 недель на территории Камышловского городского округа в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Объектом дипломной работы является процесс составления архивных справочников в архиве организации.

Формой проектирования являются макеты архивных справочников для архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Цель: разработать, теоретически обосновать и осуществить оценку результативности использования макетов архивных справочников для осуществления поиска документов и информации в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Для достижения цели был определен ряд задач:

  1. раскрыть теоретические основы и нормативные требования к процедуре составления макетов архивных справочников;

  2. проанализировать процесс создания научно-справочного аппарата архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»;

  3. характеризировать компоненты макетов архивных справочников ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»;

  4. обосновать способы оценки макетов архивных справочников в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» как средства совершенствования научно-справочного аппарата архива;

  5. проанализировать результаты пробации макетов архивных справочников в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Информационную базу выпускной квалификационной работы составили диссертационная работа, а также следующие документы: «Основные правила работы архивов организаций. Ободрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002», «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда российской Федерации и других архивных документов в органах Государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31 марта 2015 г. № 526», содержат определения основных понятий, используемых в архивном деле.

Новизна выбранной темы заключается в составлении архивных справочников для усовершенствования научно-справочного аппарата в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Практическая значимость данного проекта заключается в том, что разработанные макеты архивных справочников в случае практического применения в деятельности организации позволит архивисту оптимизировать процесс поиска необходимой информации в архиве и сократить трату времени на поиск информации.

Для решения поставленных задач были использованы следующие методы исследования:

  • теоретические: анализ, синтез и обобщение нормативно-правовых актов, научной и методической литературы по составлению макетов архивных справочников как средство совершенствования в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»;

  • практические: использование методов: хронометраж, анкетирование, метод экспертной оценки, анализ результатов их реализации.

Ларина В.Г определяет систему научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива как комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем (ИПС) о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования [14].

Создание научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам - деятельность по обеспечению документной информацией граждан, юридических лиц и других потребителей информации.

Российский архивист Князев Г.А., считает, что система научно-справочного аппарата заключается в системе разных видов архивных справочников.

Архивный справочник - справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и (или) архивных документах [1].

Архивные справочники бывают традиционными, т.е. на бумажных носителях, и автоматизированными, т.е. реализуемые с помощью вычислительной техники. Основная цель архивных справочников - оперативный поиск необходимой документной информации.

При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию.

Первичная документная информация - архивные документы, содержащие сведения об объективных явлениях и мыслительной деятельности человека.

Вторичная документная информация - это «информация об информации», то есть сведения, содержащие описательную информацию о первоисточнике.

Архивные справочники и первичная документная информация, то есть документы, в общей сложности составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные архивные справочники есть в каждом государственном и муниципальном архиве. К ним относятся описи дел, каталоги и путеводители. Дополнительные архивные создаются по мере необходимости, которая определяется спецификой того или иного архивного учреждения, либо складываются исторически. К ним относятся обзоры документов, указатели, тематические перечни и исторические справки. В свою очередь каждый из этих типов имеет виды и разновидности.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми.

В архивах образовательных организаций ведутся внутрифондовые архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учётом специфики документов архива, а также складываются исторически. К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, то есть на основе создания вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель, обзор и др.) создаётся, проводится описание документа (части документа), группы документов, дела, группы дел, фонда (части фонда), группы фондов, фондов архива, фондов группы архивов.

Российские архивисты Вишневский М.С., Князев Г.А., выделяют следующие виды архивных справочников.

  1. Архивная опись - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета [3].

  2. Каталог - межфондовый архивный справочник (как правило, карточный), в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации.

Каталогизация архивных документов - это совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание их содержания на каталожных карточках, систематизация карточек, оформление и ведение каталогов [15].

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

  1. Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах архива. В него включаются сведения об основных фондах архива.

  2. Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

  3. Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, предназначенный для информации заинтересованных учреждений и научной общественности о документах. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.

  4. Перечни - это архивные справочники, которые создаются на основе описания архивных документов, т.е. на основе создания вторичной информации о составе, содержании и поисковых данных документов, и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации.

  5. Историческая справка - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.

Таким образом, в СНСА каждый справочник имеет свое назначение, специфику, дополняет другие справочники и является необходимой составной частью СНСА. Однако при этом необходимо заметить, что весь комплекс СНСА не всегда является обязательным для каждого архива. Количество и состав справочников является различным. Важно, чтобы архив располагал такой совокупностью ИПС, которая позволяла бы рационально выполнять все виды работ с документами [11].

Процедура составления архивных справочников в организации проводится на основании различных нормативно-правовых актов, основными из которых являются:

  • Федеральный закон «Об архивном деле в РФ», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. принятый Государственной думой. В редакции данного закона от 27. 07.2010 № 227 – ФЗ в главе 6, пункте 11 говорится о том, что каждый пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к документам, согласно закону, обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств, к которым относятся элементы системы научно-справочного аппарата (описи, каталоги, путеводители). Таким образом, закон сделал СНСА обязательной для всех архивов[20].

  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31 марта 2015 г., которые являются не менее важными для составления архивных справочников. В правилах выделена целая 7 глава, посвящённая научно-справочному аппарату к документам архива. При рассмотрении которой следует отметить всю важность научно-справочного аппарата, являющийся обязательным элементом составления документальных изданий.

  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы, расположения реквизитов на документе, образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях [6].

Таким образом, можно сделать вывод, что процедура составления архивных справочников регламентируется нормативно-правовыми документами, которые делают ее обязательным и важным элементом архива.

Для эффективного использования архивных справочников необходимо соблюдать требования к их составлению.

Рассмотрим требования, предъявляемые к каждому виду архивных справочников.

  1. При подготовке и составлении описи нужно учитывать.

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками [14].

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Каждой законченной описи присваивается номер.

Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист.

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись, крайние даты дел, включенных в опись [14].

При составлении описи, ее усовершенствовании и переработке применяется дифференцированный подход, заключающийся в установлении очередности работы, отборе сведений, применении различной методики представления информации о видах и разновидностях документов, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата к описи [16].

Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.

Переработка описи заключается в составлении новой описи взамен описи, не отвечающей требованиям поиска и учета документов, а также включает уточнение или составление заголовков единиц хранения, единиц учета, их пересистематизацию и составление необходимого справочного аппарата к описи.

  1. При подготовке путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, информация о которых будет включена в справочник, отборе сведений, применении различной методики представления информации о фонде, группе фондов (индивидуальная, групповая характеристики или включение информации о фонде в список не аннотируемых фондов), выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата.

Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата.

В путеводителях и кратких справочниках по фондам (кроме тематических) может применяться схема, по которой информация о фондах архива (архивов) делится на три раздела: о фондах досоветского периода, во втором - советского периода, в третьем - постсоветского периода. Подразделы схемы строятся в исторической и логической последовательности.

Объектом описания в путеводителе по фондам архива (архивов) выступает фонд [4].

Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня характеристик фондов или частей фондов, содержащих документы по определенной теме (темам).

Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит из: названия архива (полного и сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), справочных данных по видам документации, исторической справки и аннотации.

Путеводитель должен иметь справочный аппарат, в который входят: титульный лист, содержание, предисловие, список сокращений, приложения, указатели. К путеводителю может составляться общая библиография [13].

  1. При определении состава каталогов конкретного архива учитывается: его уровень и профиль, структура, состав и содержание, степень разработанности фондов, интенсивность и задачи использования документов, наличие и качественный уровень других типов архивных справочников, кадровые и материально-технические возможности архива.

В архиве основу системы каталогов составляют систематический и именной каталоги.

Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).

В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности [4].

Самостоятельный тематический каталог создается в том случае, если группировка информации в нем отличается от группировки разделов систематического каталога.

В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем - по подведомственности, а далее - по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в алфавитном порядке, внутри - по алфавиту их наименований.

В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов административно-территориальных единиц, а внутри - по алфавиту наименований.

В предметных каталогах документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и фамилий лиц. Далее систематизация проводится в логической или хронологической последовательности.

В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической или логической последовательности.

В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (названий стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). Основой классификации может быть также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.

Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов.

В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда, номера описи, единицы хранения, единицы учета, листов, язык документа, способ воспроизведения; для карточного каталога - также фамилия составителя и дата составления описательной статьи [18].

Ведение каталога - комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизация их по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение учетных форм работ по каталогизации и использованию каталогов.

Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование схемы классификации; проверку содержания и оформления каталога; проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).

  1. Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).

Указатели к единицам хранения одного фонда или нескольких описей одного фонда составляются в том случае, если фонд имеет сложную структуру, большое количество описей и часто используется.

Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, целого фонда, нескольких фондов одного архива или нескольких архивов [12].

Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: простой (не имеет подрубрик); сложной (имеет одну подрубрику или определение понятия).

Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи включают: порядковые номера единиц хранения, указателя к единицам хранения нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами описей, фондов. Поисковые данные указателя к единицам хранения фондов нескольких архивов дополняются названиями архивов.

Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера описей, единиц хранения, листов единиц хранения; указателя к документам нескольких фондов дополняются номерами фондов; указателя к документам нескольких архивов - и названиями архивов [14].

Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке.

Общий предметный указатель включает разнородные понятия и по структуре рубрик может быть только глухим.

Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия учреждений и/или их структурных частей, названия отраслей и т.п.) и может быть глухим или аннотированным.

Именной указатель включает фамилии, имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички), биографические справки.

Двойные фамилии вносятся в именной указатель по первому слову (без инверсии). Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, а частицы фон, ва, ле, де и др. приводятся после фамилии и инициалов.

Географический указатель включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и др. географических понятий.

Современные названия географических понятий указываются сначала, а в скобках даются их старые названия, кроме того, старые названия вносятся в алфавитном порядке со ссылкой на новое название. Географические названия, представляющие собой сложные понятия, даются без инверсии, по первому слову.

Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов, или даты документов, расположенных в хронологическом порядке.

Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника.

  1. Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов одного или нескольких архивов по определенной теме.

Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата [5].

В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов с источниковедческим анализом документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.

В основу построения обзора могут быть положены структурный, отраслевой (функциональный), предметно - тематический, географический, хронологический и другие признаки.

Структурная схема применяется в обзоре фонда организации с отчетливо выраженной, устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется в нескольких структурных подразделениях. Название структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов обзора.

Отраслевая (функциональная) схема в обзоре фонда применяется, когда фондообразователь не имеет четко выраженной функциональной структуры или, когда его структура часто менялась.

В тематическом обзоре отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретную деятельность определенной системы организаций, направления развития тех или иных сторон государственного управления, экономики, науки, культуры и т.д.

  1. Историческая справка составляется к каждому архивному фонду, поступающему на ведомственное и государственное хранение. Включенные в нее сведения по истории действующей организации должны охватывать период от начала образования по тот год, за который документы передаются в архив [11].

Историческая справка на ликвидированную организацию должна содержать сведения по истории фондообразователя и фонда за весь период ее деятельности, независимо от того, за какие годы сохранились документы.

При последующих передачах документов на архивное хранение, как правило, составляется дополнение к исторической справке, в котором отражаются все изменения, охватывающие период сдаваемых документов.

Если за этот период не произошло каких-либо изменений в истории организации-фондообразователя, это также оговаривается в дополнении к исторической справке.

При переработке исторических справок следует в обязательном порядке сверять сведения о названиях фондов, датах образования, переименования, ликвидации и т.д. с данными, включенными в учетные документы и путеводитель. В случае выявления серьезных расхождений и ошибок, это позволит решать вопрос о возможном внесении поправок в учетные и справочные документы.

Основными источниками для написания исторической справки (дополнения к ней) являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы организации-фондообразователя и его вышестоящей организации, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда.

В заголовке исторической справки на объединенный архивный фонд сначала указывается обобщенное название фонда и крайние даты сведений, отраженных в исторической справке.

Выделенные требования позволят сотрудникам архива качественно составлять архивные справочники. Кроме того, данные требования могут послужить основой для подготовки методических пособий для качественной подготовки архивных справочников для образовательных организаций.


Анализ процесса создания научно-справочного аппарата архива в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области «Камышловский педагогический колледж» является унитарной некоммерческой организацией, созданной Свердловской областью для оказания услуг в целях обеспечения реализации, предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти Свердловской области в сфере образования.

Целями деятельности Бюджетного учреждения является:

1) осуществление образовательной деятельности по образовательным программам среднего профессионального образования и (или) по программам профессионального обучения – основная цель деятельности Бюджетного учреждения;

2) осуществление образовательной деятельности по образовательным программам, указанным подпунктах 2 и 4 пункта 19 Устава, реализация которых не является основной целью деятельности Бюджетного учреждения;

3) удовлетворение потребности граждан в получении профессионального образования в соответствии с федеральными государственными стандартами;

4) создание комплекса условий, обеспечивающих получение качественного образования.

Перечень основных видов деятельности, которые Бюджетное учреждение вправе осуществлять в соответствии с целями, для достижения которых оно создано:

1) реализация основных профессиональных образовательных программ среднего профессионального образования – программ подготовки специалистов среднего звена на базе основного общего образования;

2) реализация основных профессиональных образовательных программ среднего профессионального образования – программ подготовки специалистов среднего звена на базе среднего общего образования;

3) реализация основных программ профессионального обучения – программ повышения квалификации рабочих, служащих;

4) реализация основных программ профессионального обучения – программ переподготовки рабочих и служащих;

5) реализация основных программ профессионального обучения – программ профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих;

6) реализация дополнительных профессиональных программ профессиональной переподготовки;

7) реализация дополнительных профессиональных программ повышения квалификации;

8) реализация дополнительных общеобразовательных предпрофессиональных программ;

9) реализация дополнительных общеобразовательных общеразвивающих программ;

10) реализация основных общеобразовательных программ основного общего образования;

11) реализация основных общеобразовательных программ среднего общего образования;

12) содержание детей;

13) организация питания обучающихся;

14) психолого-педагогическое консультирование обучающихся, их родителей (законных представителей) и педагогических работников;

15) коррекционно-развивающая, компенсирующая и логопедическая помощь обучающихся;

16) организация отдыха детей и молодежи;

17) обеспечение жилыми помещениями в общежитиях;

18) организация и проведение олимпиад, конкурсов, мероприятий, направленных на выявление и развитие у обучающихся интеллектуальных и творческих способностей к занятиям физической культурой и спортом, интереса к научной (научно-исследовательской) деятельности, творческой деятельности, физкультурно-спортивной деятельности [19].

Описав виды деятельности колледжа, мы проанализировали все документы и поняли, что действительно достаточно большое количество документов формируется и переходит на хранение в архив.

Архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» является структурным подразделением колледжа.

Архив выполняет следующие функциональные задачи:

- осуществление приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности Организации, в соответствии с действующим законодательством РФ;

- осуществление отбора, подготовки и передачи документов на хранение в государственные архивы в соответствии с действующим законодательством РФ;

- осуществление организационно-методического руководства деятельностью структурных подразделений Организации в области делопроизводства и архивного дела;

- обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве;

- подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в Организации;

- участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства Организации;

- повышение уровня грамотности работников Организации и студентов специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение в области делопроизводства и архивного дела.

Архив колледжа выполнят большое количество функциональных задач, и одним из ведущих видов деятельности специалиста архива, является создание научно-справочного аппарата.

Все архивы должны иметь свой научно-справочный аппарат (НСА) он нужен для того чтобы быстро осуществлять поиск необходимой информации. От качества составления архивных справочников во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации.

Система научно-справочного аппарата (НСА) архива включает обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел, документов; путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор, перечень).

Архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» пока молодой и сильной потребности в архивных справочников не было, но сейчас количество документов архива растет и уже тяжело ориентироваться в таком большом потоке информации, поэтому создание научно-справочного аппарата необходимо.

Для улучшения ситуации в архиве, можно предложить первоначально создать архивную опись, так как она является обязательным справочником и лежит в основе создания других справочников, для его создания нужно учесть учетные документы архива, и на их основе создать архивную опись, затем разработать еще два обязательным справочника это каталог и путеводитель, для их создания нужно учитывать составленную архивную опись, знать расположение всей документации архива, и в последнюю очередь - один из дополнительных справочников - указатель, так как дополнительные справочники разрабатываются по усмотрению организации, ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» в создании дополнительных справочников (обзор,перечень) не нуждается, так как архив молодой и содержит не большое количество документов, информация которых является однотипной.

В ходе проведения исследования научно-справочного аппарата в архиве ГБПО СО «Камышловский педагогический колледж» была выявлена проблема – отсутствие архивных справочников, решением данной проблемы будет служить разработка макетов архивных справочников для архива колледжа.


Общая характеристика компонентов макетов архивных справочников в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Макет - это модель чего-нибудь: предварительный образец (Толковый словарь Ушакова).

Макет, предварительный образец книги, журнала, изготовляемый в издательстве для точного размещения текстового и иллюстративного материала; бумажные листы в формате будущего издания с расклеенными оттисками гранок текста и иллюстраций, сопровождаемые техническими указаниями по проведению верстки (Большая советская энциклопедия).

Мы в работе под макетом архивных справочников понимаем – предварительный образец справочников, бумажные листы которого имеют текстовый и графический материал, изготавливаемый для дальнейшего распространения и использования в архиве колледжа.

В ходе исследовательской работы, были разработаны следующие макеты архивных справочников, направленные на совершенствование научно-справочного аппарата в архиве: архивная опись, каталог, путеводитель, указатель.

Для разработки макетов архивных справочников в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» нами использовался текстовый процессор MicrosoftWord, так как справочники предполагают обработку текстовой информации, и он позволит более оперативно и качественного осуществлять создание, просмотр и редактирование текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов.

Макеты разработаны в 4 отдельных документах MicrosoftWord и приложены на диске, а также вложены в работу в порядке значимости:

- титульная страница;

- содержание;

- макет опись дел;

- макет каталога;

- макет путеводителя;

- макет указателя.

В первую очередь была разработана опись дел, так как это основной архивный справочник, на основе которого составляются все остальные справочники, он является важным и необходимым компонентом архива.

Титульный лист описи дел содержит наименование организации, № фонда, № описи, вид сроков хранения и крайние даты. Где специалисту архива необходимо самостоятельно заполнить № фонда, № описи, сроки хранения и крайние даты.

Вторая страница макета описи – это содержание, где прописан состав научно-справочного аппарата к описи дел.

Далее идет предисловие, которое содержит описание организации где составлен макет. Здесь нужно прописать, юридический адрес учреждения, ФИО директора, вид деятельности, структурные подразделения.

За предисловием идет указатель к описи, который содержит перечисление документов с индексом дела.

И последним элементом макета описи дел, является сама опись дел, документов архива, которые имеют вид таблицы, где в шапке прописано наименование учреждения, № фонда и описи, за какой год составлена опись и кем утверждена данная опись. Далее идет таблица, которая содержит такие заголовки как: № по порядку, индекс дела, заголовок дела, крайние даты, срок хранения, количество листов и примечание.Последнее действие — этоотметка согласовано.

Следующим по порядку идет второй обязательный архивный справочник - каталог. Каталог в отличие от описи гораздо подробнее, так как может содержать информацию не только одного дела, но и части документа, одного документа, группы документов, группы дел, также каталог не служит для подсчета количества дел и документов, его функция – информационный поиск.

Проанализировав документный состав архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж», можно сделать вывод о том, что в архиве хранится много документов о бывших сотрудниках и завершивших обучение обучающихся, в связи с этим мы остановились на разработке макета именного каталога, по которому специалисту архива будет удобнее находить необходимые документы о бывших сотрудниках и отчисленных обучающихся.

Каталог разработан в форме карточекдвух типов: по студентам и по сотрудникам.

Карточки по студентам двухсторонние и выглядит следующим образом: начинаются с наименования структурного подразделения в данном случае – архив.

Карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов, объединённых в отдельные группы:

- классификационные (наименование организации, ФИО, дата зачисления, дата отчисления, № приказа, причины отчисления);

- информационные (содержание документа);

- поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы);

- внешние (язык документа и способ воспроизведения);

- контрольные (должность и подпись, расшифровка подписи составителя, дата составления карточки).

Карточка по сотрудникам имеет похожую структуру, но есть различия в каких критериях как, дата приема, дата увольнения, причины увольнения.

И последний макет разработанного обязательного архивного справочника – путеводитель. Путеводитель предназначен для ознакомления с документной информацией государственного или муниципального архива на предварительном этапе, до обращения пользователя к документам, и нацелены в основном на функционирование во внешней среде, пределами архива. Мы решили разработать макет путеводитель потому что, путеводители традиционно занимают одно из главных мест в системе научно-справочного аппарата, являются универсальным и наиболее доступным для пользования справочным средством.

Титульный лист дает возможность идентифицировать данное издание или базу данных среди прочих и в общих чертах раскрывает их содержание. На титульном листе указываются надзаголовочные данные (название архивного и/или другого учреждения, выпускающего издание), название архивного учреждения, информация о документах которого представлена в путеводителе, вид путеводителя; подзаголовочные данные.

Содержание служит ключом к поиску нужных сведений, отражая схему построения путеводителя по фондам архива. Оно располагаетсянепосредственно за титульным листом и представляет собой перечень всех структурных элементов путеводителя, а также разделов основной его части в той же формеи последовательности, в которой они размещены в путеводителе, с точным указателем места их расположения.

Предисловие предваряет основную часть путеводителя и расширяет его информационные возможности, включая дополнительные сведения об архиве, чьи документы в нем описываются, и самом комплексе документов.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень сокращенных слов и понятий, употребляемых в путеводителе, а также сокращенных обозначений названий учреждений, организаций, предприятий, кроме общеупотребительских и хорошо известных. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения, встречающиеся не более одного раза, расшифровываются в подстрочных примечаниях.

Для облегчения деятельности специалиста по поиску информации к путеводителю мы составили указатель. Указатель включает все наиболее существенные понятия, содержащиеся в основной части путеводителя, и сопровождаются точными ссылочными данными.

Мы разработали предметный указатель, который представляет собой алфавитный перечень понятий, предметов, упоминаемых в путеводителе с соответствующими ссылочными данными.

Самый последний разработанный макет – это дополнительный архивный справочник указатель. Дополнительные справочники создаются на усмотрение самой организации. Мы выбрали из всех дополнительных справочников именно его потому что, указатель поможет архивариусу быстро ориентироваться в архиве, находить нужный шкаф и нужную полку.

Таким образом, был разработан пофондовый топографический указатель. Макет указателя состоит из следующих компонентов. Сначала прописано наименование организации и под ней название архива. Далее идет № фонда и название фонда. Затем идет таблица которая состоит из следующих заголовков: № описи (н\д); ед. хр. с № по №; № стеллажа; № шкафа; № полки и примечание.


Обоснование способов оценки макетов архивных справочников в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» как средства совершенствования научно-справочного аппарата архива

Для оценки результативности макетов архивных справочников в архиве, направленных на совершенствование научно-справочного аппарата архива были использованы следующие методы и методики:

Хронометраж - вид наблюдения, при проведении которого изучаются циклически повторяющиеся элементы работы. Этот метод обычно применяется для определения или уточнения затрат времени на типовые операции для установления норм выработки. С помощью хронометража:

- устанавливают нормы времени на отдельные операции и разрабатывают нормативы времени;

- выявляют и изучают лучшие методы и приемы работы;

- изучают причины невыполнения установленных норм и уточняют их;

- проверяют качество действующих норм.

Хронометраж выполняется в три этапа:

1) подготовка к наблюдению;

2) проведение наблюдения;

3) обработка результатов и анализ результатов наблюдения.

Результаты хронометража заносятся в заранее разработанную хронокарту или лист хронометража.

Для проведения хронометража была разработана хронокарта, позволяющая зафиксировать временные затраты на выполнение операции по поиску необходимой информации в архиве(см. приложение 2).

По результатам соотнесения затрачиваемого архивистом времени на поиск информации с использованием архивных справочников и без них можно будет сделать выводы о качестве и результативности внедрения разработки. О высоком качестве созданных макетов архивных справочников будут свидетельствовать меньшие временные затраты на поиск документов и информации в архиве колледжа.

Также оценить оптимальность использования нашей разработки можно с помощью анкетирования.

Анкетирование -это метод получения информации с помощью специального набора вопросов, на которые испытуемый дает письменные ответы.

Анкетирование предполагает, что опрашиваемый заполняет вопросник в присутствии анкетера или без него, реже анкетер заполняет вопросник со слов опрашиваемого.

Анкета является основным инструментом опроса и представляет собой документ, содержащий структурно-организованный набор вопросов, каждый из которых связан с задачами проводимого исследования. Эта связь выражается в необходимости получения информации, отражающей характеристики изучаемого объекта [17].

Анкета имеет определенную структуру, которая состоит из 3 частей:

- вступительной, в которой прописана цель опроса, инструкция по заполнению, благодарность за участие в исследовании;

- информационной, представляющей сведения об образовании, занимаемой должности, стаже работы в должности респондента;

- основной, состоящей из перечня вопросов, позволяющего сделать вывод по цели анкетирования.

Для оценки процесса поиска информации в архиве без использования макетов архивных справочников и результативности внедрения созданных макетов архивных справочников были разработаны две анкеты:

- анкета по оценке процесса поиска информации без использования макетов архивных справочников (см. Приложение 3);

- анкета по оценке оптимальности использования макетов архивных справочников (см. Приложение 4).

Еще оценить оптимальность нашей разработки можно так же с помощью экспертных оценок.

Экспертная оценка - это оценка параметров процессов или предметов, которые невозможно непосредственно измерить, поэтому оценка проводится на основании профессионального опыта специалиста, как одного, тогда экспертная оценка будет индивидуальной, так и нескольких, тогда экспертная оценка будет коллективной. Экспертная оценка может быть описательная, качественная, приблизительная, количественная и так далее [21].

Экспертная оценка является внутренней, рецензентом будет преподаватель колледжа Афонасьева Елена Сергеевна, который ведет такие профессиональные модели как: организация и нормативно-правовые основы архивного дела; государственные, муниципальные архивы и архивы организаций; методика и практика архивоведения; обеспечение сохранности документов. На данной должности стаж работы преподавателя составляет 6 лет.

Эксперты перед вынесением суждения должны тщательно и с разных сторон рассмотреть представленную проблему. Для этого необходимо подготовить информационные материалы с описанием проблемы, уже имеющиеся статистические данные, справочные материалы, бланки анкет, а также инвентарь [10].

Методы экспертных оценок основаны на использовании экспертной информации. Они помогают установить степень сложности и актуальности проблемы, определить основные цели и критерии, выявить важные факторы и взаимосвязи между ними, выбрать наиболее предпочтительные альтернативы [22].

На основе разработанных анкет, хронометража и экспертной оценки, будут отслеживаться и оцениваться следующие показатели:

- скорость поиска документов или информации;

- скорость поиска места расположения документа;

- скорость определения наличия документа в архиве;

- качества составления макетов архивных справочников.

Таким образом, на основе анализа выделенных показателей, с помощью методов хронометража, анкетирования и экспертных оценок будет сделан вывод об оптимальности использования макетов архивных справочников в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».



Министерство общего и профессионального образования Свердловской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»





















Макеты архивных справочников как средство совершенствования научно-справочного аппарата архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»









Исполнитель:

Аксентьева Г.А.,

студентка 3доуа группы

Руководитель:

Порсина А.В.,

преподаватель












Камышлов, 2019

Оглавление

Макет описи дел архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» 3

Макет каталога архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» 7

Макет путеводителя по фондам архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» 8

Макет указателя архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» 12





Макет описи дел архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»


Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»


АРХИВ










Фонд № ____


Опись ___

дел постоянного сроков хранения

за _____ год











Крайние даты документов:



ПРЕДИСЛОВИЕ

к описи дел постоянного сроков хранения

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области «Камышловский педагогический колледж» (ГБПОУ СО «КПК», далее - Учреждение) образовано 01.09.1929 года. Учреждение является юридическим лицом, действует на основании Устава и законодательства Российской Федерации.

Юридический адрес Учреждения: 624860, Свердловская область, г. Камышлов, ул. Маяковского, д. 11. Директором ГБПОУ СО «КПК» является Кочнева Елена Николаевна.

Учреждение является коммерческой организацией. Основной вид деятельности Учреждения осуществление образовательной деятельности.

Данная организация имеет в своем составе такие структурные подразделения как:

  • Учебный отдел

  • Методический кабинет

  • Архив

  • Заместитель директора по ЖГИ

  • Заместитель директора по СПР

  • Заместитель директора по УПР

  • Бухгалтерия

  • Отдел кадров

До 2019 года штатная структура Учреждения не менялось.







УКАЗАТЕЛЬ

Приказы

по личному составу -

по основной деятельности –

Личные дела

студентов -

сотрудников -

Распоряжения

по основной деятельности -

Классные журналы

по годам -

по специальностям -

Журналы регистрации

внутренних документов -

входящих документов -

исходящих документов -



ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

(наименование организации)

Фонд №



УТВЕРЖДАЮ


Директор

ОПИСЬ №




дел постоянных

(наименование должности руководителя организации)

сроков хранения

за


Год





(подпись)


(расшифровка подписи)


Дата





п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7









В данный раздел описи внесено

(цифрами и прописью)

с №


по №


, в том числе:

литерные номера:


пропущенные номера:




Архивариус





(подпись)


(расшифровка подписи)




СОГЛАСОВАНО



от










Макет каталога архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»



ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

_________________________________________________________

АРХИВ

КАРТОЧКА КАТАЛОЖНАЯ

ПО СТУДЕНТАМ



№ Приказа

Фамилия


Дата зачисления



Собственное имя


Дата отчисления



Отчество



Причины отчисления



Содержание





Название фонда





Фонд №


Опись №


Дело №


Лист










Язык документа


Способ воспроизведения




Наименование должности





составителя







(подпись)


(расшифровка)



ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»


АРХИВ

КАРТОЧКА КАТАЛОЖНАЯ

ПО СОТРУДНИКАМ




Приказа

Фамилия


Дата приема




Собственное имя


Дата увольнения



Отчество



Причины увольнения


Содержание





Название фонда





Фонд №


Опись №


Дело №


Лист










Язык документа


Способ воспроизведения




Наименование должности





составителя







(подпись)


(расшифровка)



Макет путеводителя по фондам архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»


Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»

_____________________________________________________________________________

АРХИВ















Путеводитель по фондам

ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»





















Камышлов, 2019

Содержание

  1. Предисловие

  2. Фонды архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

  3. Вспомогательные указатели



Фонды архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»



№ п/п

Название документа

Расположение документа в архиве (№ фонда, ед. хр., годы)






Вспомогательный указатель

Приказы

по личному составу -

по основной деятельности –

Личные дела

студентов -

сотрудников -

Распоряжения

по основной деятельности -

Классные журналы

по годам -

по специальностям -

Журналы регистрации

внутренних документов -

входящих документов -

исходящих документов -





Макет указателя архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»


ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»


АРХИВ


УКАЗАТЕЛЬ


Фонд № 1


Название фонда ___________________


Опись №

(н\д)

Ед. хр. с № по №

Стеллаж №

Шкаф №

Полка №

Примечание

















Список источников и литературы



  1. Автократов В.Н Общая теория архивоведения // Вопросы истории. - 1973. - № 8.

  2. Автократова М.И., Рудельсон К.И., Сесина Л.И. Разработка основ единой системы научно-справочного аппарата к документальным материалам в советском архивоведении. - Археографический ежегодник за 1971 г. - М., 1972.

  3. Архивоведение (теория и методика): учебник для вузов / Е.М Бурова. Е.В Алексеева, Л.П Афанасьева; под ред. Е.М. Буровой. – М., 2016.

  4. Архивоведение: учебно-методическое пособие/ Автор/создатель: Е.В Булюлина. 2001.

  5. ГОСТ Р 7.0.8-2013. «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; - М., 2013. - URL: http://docs.cntd.ru/document/1200003829 (Дата обращения: 05.10.2018).

  6. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

  7. Декрет Государственного Совета СРВ от II декабря 1982 г. "О сохранности национальных архивных документов" - Делопроизводство и архивное дело, 1983 год.

  8. Диссертации. URL: http://tekhnosfera.com/sistema-arhivnyh-spravochnikov-k-dokumentam-gosudarstvennyh-arhivov-srv-opyt-sovetskogo-arhivovedeniya-i-ego-primenenie-v#ixzz5liS6J6qU (Дата обращения: 16.02.2019).

  9. Изучение типологии и эволюции исторических форм архивной учетной документации и возможности их представления в электронной среде. Аналитический обзор. / М.: ВНИИДАД, 2014. — 386 с.

  10. Как правильно написать рецензию. План и оформление рецензии. URL: https://kandidat5.ru/retsenziya/ (Дата обращения: 18.11.2018).

  11. Методические рекомендации по составлению и оформлению исторических справок к архивным фондам, Л.И. Васьковская, 2013.

  12. Основы архивоведения: учебное пособие Автор/создатель: Малышева С.Ю, 2002.

  13. Подготовка архивных путеводителей: Метод. Рекомендации. – М., 2011. – 122 с.

  14. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31 марта 2015 г.

  15. Словарь современной архивной терминологии социальных стран. – Вып. 1. – М., 1980.

  16. Совершенствование научно-справочного аппарата к документам бывших партийных архивов: Метод. рекомендации. - М., 1994. - URL: https://otherreferats.allbest.ru/management/00822040_1.html (Дата обращения: 05.10.2018).

  17. Социологическое исследование // Анкетирование. URL: http://www.grandars.ru/college/sociologiya/anketirovanie.html (дата обращения: 15.11.2018).

  18. Тельчаров А.Д. Архивоведение. Понятие архивного каталога. Конспект лекций. 2004. – URL: http://knigi.link/delo-bibliotekovedenie-bibliotechnoe/1ponyatie-arhivnogo-kataloga-15527.html (дата обращения 06.10.2018).

  19. Устав государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения Cвердловской области «Камышловский педагогический колледж» от 16.12.2015 № 633-Д.

  20. Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

  21. Что такое экспертная оценка? Описание и определение понятия// URL: https://biznes-prost.ru/ekspertnaya-ocenka.html (Дата обращения 16.11.2018).

  22. Экспертные оценки. URL: https://studwood.ru/871622/marketing/ekspertnye_otsenki (Дата обращения: 16.11.2018).




Приложение 2

Хронокарта

Наблюдать ___________________________________________________________________

№ п/п

Объект хронометража

Продолжительность

без архивных справочников

с использованием архивных справочников

дата первого наблюдения

дата второго наблюдения



1

2

3

ср.в

1

2

3

ср.в

1

поиск местонахождения документа









2

поиск дела фонда, в которое входит нужный документ









3

поиск документа и информации в архивном деле










Итого:












Приложение 3

Анкета

по оценке скорости и качества поиска документов и информации в архиве организации без использования архивных справочников


Уважаемый участник исследования!

Вашему внимаю предлагается анкета, целью который является оценка скорости и качества поиска документов и информации в архиве организации без использования архивных справочников.

Ответьте, пожалуйста, на следующие вопросы, отметив один из предложенных вариантов галочкой или указав свой.

Заранее благодарим за сотрудничество!


Вопросы:

1. Укажите должность которую вы занимаете ________________________________


2. Укажите ваше образование:

    • высшее;

    • среднее профессиональное;

    • среднее общее.


3. Стаж работы в должности:

    • 1-3 года;

    • 3-5 лет;

    • Более 5 лет.


4. Ваше мнение, на сколько быстро у вас получается найти документ или информацию не используя архивные справочники

    • да;

    • нет;

    • не знаю;

    • ваш вариант __________________________________________________________


5. Как вы считаете, использование учетных документов помогут определить наличие определенного документа в архиве без архивных справочников?

    • да;

    • нет;

    • не знаю;

    • ваш вариант __________________________________________________________


6. Возникают ли у вас трудности при поиске места расположения документа в архиве?

    • да;

    • нет;

    • не знаю;

    • ваш вариант __________________________________________________________


7. Пожалуйста, оцените по шкале от 1 до 5 степень удобства поиска информации в архиве только с помощью номенклатуры дел и учетных документов?

  • 1;

  • 2;

  • 3;

  • 4;

  • 5.


8. По вашему мнению есть ли необходимость в создании макетов архивных справочников в архиве?

    • да;

    • нет;

    • не знаю;

    • ваш вариант __________________________________________________________





Приложение 4

Анкета

по оценке использования макетов архивных справочников как средство совершенствования научно-справочного аппарата архива


Уважаемый участник исследования!

Вашему внимаю предлагается анкета, целью который является оценка скорости и качества использования макетов архивных справочников.

Ответьте, пожалуйста, на следующие вопросы, отметив один из предложенных вариантов галочкой или указав свой.

Заранее благодарим за сотрудничество!

Вопросы:

1. Занимаемая должность _________________________________________________


2. Укажите, пожалуйста, ваше образование:

    • высшее;

    • среднее профессиональное;

    • среднее общее.


3. Стаж работы в должности:

    • около 1 года;

    • 1-3 года;

    • 3-5 лет;

    • Более 5 лет.


4. Позволят ли архивные справочники обеспечить быстрый поиск необходимой информации в архиве?

    • да;

    • нет;

    • не знаю;

    • ваш вариант __________________________________________________________


5. Как вы считаете, количество предоставленных макетов дополнительных архивных справочников, достаточно для организации быстрого поиска информации в архиве? Если нет, то, пожалуйста, напишите, какие дополнительные архивные справочники вы бы добавили.

    • да;

    • нет, следует добавить архивный справочник ____________________________

_____________________________________________________________________

    • не знаю.


6. Пожалуйста, оцените по шкале от 1 до 5 степень удобства поиска информации в архиве с помощью макетов архивных справочников документов?

  • 1;

  • 2;

  • 3;

  • 4;

  • 5.


7. Возникают ли у вас трудности при поиске места расположения документа в архиве?

    • да;

    • нет;

    • не знаю;

    • ваш вариант __________________________________________________________


8. Способствуют ли предлагаемые макеты архивных справочников оптимизации процесса поиска информации в архиве?

    • да;

    • нет;

    • не знаю;

    • ваш вариант __________________________________________________________


9. Ваши замечания и предложения по совершенствованию макетов архивных справочников _________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


10. Намерены ли вы продолжить использовать макеты архивных справочников в своей практической деятельности?

    • да;

    • нет;

    • не знаю;

ваш вариант __________________________________________________________


Получите в подарок сайт учителя

Предмет: Всем учителям

Категория: Планирование

Целевая аудитория: Прочее.
Урок соответствует ФГОС

Автор: Аксентьева Галина Андреевна

Дата: 13.06.2019

Номер свидетельства: 514656

Получите в подарок сайт учителя

Видеоуроки для учителей

Курсы для учителей

ПОЛУЧИТЕ СВИДЕТЕЛЬСТВО МГНОВЕННО

Добавить свою работу

* Свидетельство о публикации выдается БЕСПЛАТНО, СРАЗУ же после добавления Вами Вашей работы на сайт

Удобный поиск материалов для учителей

Ваш личный кабинет
Проверка свидетельства