Урок "Информационно-справочные документы. Докладная записка" (разработка урока + презентация)

Тема: Информационно-справочные документы. Докладная записка

Учитель: Корнеева С.П.

Класс: 11

Время: 90 минут

Цели урока:

Образовательные:

1. Познакомить учащихся с реквизитами и требованиями к оформлению докладной записки.

2. Научить правильно оформлять докладную записку на ПК.

Развивающие:

1. Способствовать развитию активности учащихся.

2. Способствовать развитию внимания, памяти, интеллекта.

Воспитательные:

1. Способствовать воспитанию интереса к предмету.

2. Способствовать воспитанию аккуратности в оформлении документов.

Тип урока: комбинированный, урок изучения нового материала.

Оборудование: ПК, проектор, презентация «Докладная записка», карточки с заданиями для практической работы.

Ход урока

I. Организационный этап. Объявление темы и цели урока

Учитель: Здравствуйте! Садитесь! Кто сегодня отсутствует?

Тема урока – Докладная записка

Цель урока – Познакомиться с реквизитами и требованиями к оформлению докладной записки.

II. Повторение пройденного материала

Вопросы для повторения:

• Что такое документ?

• На какие группы делятся документы по месту составления?

• Как классифицируются документы по форме?

• Как классифицируются документы по сложности содержания?

• Что такое реквизит?

• Что такое формуляр документа?

• Какие требования предъявляются к бланкам документов?

III. Изучение нового материала

Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

ВИДЫ ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК

По содержанию докладные записки подразделяются на:

• инициативные;

• информационные;

• отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладная записка может быть внешней или внутренней.

Если докладная записка адресована руководителю данной организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней.

Внутренняя докладная записка включает реквизиты:

• наименование структурного подразделения;

• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

• дату;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Внутренние докладные записки оформляют на обычном листе бумаги формата А₄ или А₅ (можно рукописным способом).

Внешняя докладная записка должна содержать реквизиты:

• название организации;

• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

• дату;

• индекс;

• место составления;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись руководителя организации;

• фамилию исполнителя;

• номер его телефона.

Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

Докладная записка может иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

• в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

• во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

• в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению
  составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

IV. Практическое задание. Выполнение работ на ПК

Цель – закрепить изученный материал.

Перед выполнением практического задания учитель проводит инструктаж по ТБ при работе на ПК.

Задание:

1. Составьте докладную записку с информацией о факте нарушения работником трудовой дисциплины и просьбой привлечь его к дисциплинарной ответственности. Напечатайте на ПК.

2. Напечатайте на ПК внешнюю докладную записку (задание дано на карточках).

После выполнения задания учитель проверяет правильность выполнения документов на ПК.

V. Закрепление изученного материала

Вопросы для закрепления:

• Что такое докладная записка?

• Какие виды докладных записок выделяют в зависимости от содержания?

• Какие виды докладных записок выделяют в зависимости от адресата?

• Назовите реквизиты внутренней докладной записки.

• Назовите реквизиты внешней докладной записки.

• Какие требования предъявляют к тексту докладной записки?

VI. Подведение итогов.

Анализ работы. Выставление оценок.

Информационно-справочные документы. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Выполнила:

Корнеева С.П.

• Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Цель написания докладной записки

• информировать руководство о сложившейся ситуации;
• побудить к принятию определенного решения.

Докладная может носить информационный характер :

• информировать о выполнении распоряжения;
• информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач.

Докладная записка может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Виды докладных записок

В зависимости от содержания и назначения:

информационные

отчетные

Виды докладных записок

В зависимости от адресата:

внутренние

внешние

Внутренняя докладная записка

• Составляется на имя руководителя организации (в порядке прямого подчинения).
• Создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.
• Подписывается автором-составителем.
• Оформляется на формате А 4 или А 5 (можно рукописным способом).

Внешняя докладная записка

• Составляется на имя руководителя вышестоящей инстанции.
• Оформляется на общем бланке формата А 4 .
• Подписывается руководителем организации.

Реквизиты докладной записки

• Наименование структурного подразделения (для внешней докладной записки – наименование организации);
• Наименование вида документа ;
• Дата и регистрационный номер документа;
• Место составления (для внешней докладной записки);
• Адресат - кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы;
• Заголовок к тексту документа - начинается со слов «О …»;
• Текст - обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы;
• Подпись (должность составителя, личная подпись, расшифровка подписи).

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей :

• в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
• в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Образцы докладных записок

Отдел эксплуатации                         Директору ОАО «Вымпел» информационных систем                   Егорькину К.П.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

16.11.2014 № 08-18/93

О командировании специалистов на семинар

В связи с предстоящим внедрением программного комплекса «Калинда» и приглашением посетить проводимый ООО «Штепсель» семинар по эффективному использованию данного комплекса прошу командировать на семинар специалистов отдела Комарикова И.Д. и Таранова Ю.Б. в г. Воронеж с 24.11.2014 по 27.11.2014.

Начальник отдела                                   О.Л. Барабанко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Директору ООО «Пламя»

Сергеевой А.Б.

09.11.2014

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 08.11.2014 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Агрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Агрегатовым Р.В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Агрегатову Р.В. объявить выговор.

Начальник отдела С.П. Андреев

Общество с ограниченной Генеральному директору

ответственностью «Север» ОАО «Ромашка»

Гришину А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.11.2014 № 12/10-14

О привлечении дополнительных

трудовых ресурсов

Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.12.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.11.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.10.2014.

Начальник отдела кадров Л.В. Семенов

Список использованной литературы

• Делопроизводство. Учебное пособие для колледжей. – Ростов-на-Дону, Феникс, 2001.
• Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:ИНФРА-М, 2008.

Использованные интернет-ресурсы

• http:// www.school14.hut4.ru/images/Tetrad23.png
• http://targikrakow.info/wp-content/uploads/2011/11/book-3952454_958x340.jpg