kopilkaurokov.ru - сайт для учителей

Создайте Ваш сайт учителя Курсы ПК и ППК Видеоуроки Олимпиады Вебинары для учителей

Положение об архиве организации. Должностная инструкция.

Нажмите, чтобы узнать подробности

Что такое должностная инструкциия в архиве организации. Разбираем документы архивные дела с использованием программмных средств учеты, как консультантплюс

Вы уже знаете о суперспособностях современного учителя?
Тратить минимум сил на подготовку и проведение уроков.
Быстро и объективно проверять знания учащихся.
Сделать изучение нового материала максимально понятным.
Избавить себя от подбора заданий и их проверки после уроков.
Наладить дисциплину на своих уроках.
Получить возможность работать творчески.

Просмотр содержимого документа
«Положение об архиве организации. Должностная инструкция.»

ПЛАН УРОКА

ТЕМА: ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ

АРХИВНОГО ФОНДА



ТЕМА УРОКА: ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ.

ДОЛЖНОСТАЯ ИНСТРУКЦИЯ



Цель урока: обучающая – закрепить знания по междисциплинарному курсу, сформировать профессиональные компетенции при приеме и рациональном размещении документов в архиве

развивающаяразвивать способности к анализу и обобщению, самоконтролю, самооценке; анализировать учебно-производственные работы с целью достижения лучших результатов, уметь применять полученные знания на практике;

воспитательная – формировать культуру отношений в процессе учебного труда, умение работать в звене, воспитание бережливости и аккуратности при выполнении работ.

Связь с МДК: МДК. 02. 03. Методика и практика архивоведения;

МДК. 02. 04 Обеспечение сохранности документов

Прогнозируемый результат:

Овладение профессиональными компетенциями:

ПК. 5. Обеспечивать учет и сохранность документов в архиве

Развитие и овладение общими компетенциями:

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 6. Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, клиентами.

Задание на урок:

  1. Самостоятельно составить приказ на организацию архивного структурного подразделения (о создание архива)

  2. Составить положение об архиве своей организации.

  3. Составить должностную инструкцию заведующего архивом организации



Публичное акционерное общество «Восточный Дракон»

ПАО «Восточный Дракон»



ПРИКАЗ


15.01.2022 г. Рязань № 01


О создании архива

В целях обеспечения сохранности документов ПАО «Восточный Дракон».

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Обеспечить раздельное хранение материальных носителей персональных данных.

2. Хранить материальные носители персональных данных только в утвержденных местах.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря Ю.А. Морозова.


Директор организации Антипов Ю.П.Антипов


Морозова

289 38 19

в дело 01-02

Морозова Ю.А. Морозова

18.01.2022







НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ



УТВЕРЖДАЮ










(должность руководителя организации)










/


/





(подпись)


(расшифровка под.)






« »




г.












М.П.







ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ

_____ «__________»





ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ



    1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ____ «_______» (далее – Организация) создается Архив.

    2. Организация обеспечивает Архив необходимы помещением, оборудованием и кадрами.

    3. Работники Архива действуют на основании настоящего Положения, условий трудовых договоров и должностных инструкций.

    4. Архив создается для выполнения следующих функциональных задач:
      - осуществление приёма, учёта и хранения документов, образующихся в процессе деятельности Организации, в соответствии с действующим законодательством РФ;

- осуществление отбора, подготовки и передачи документов на хранение в государственные архивы в соответствии с действующим законодательством РФ;
- осуществление организационно-методического руководства деятельностью структурных подразделений Организации в области делопроизводства и архивного дела;

- обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве;

- подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в Организации;

- участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства Организации;

- повышение уровня грамотности работников Организации в области делопроизводства и архивного дела.

1.5. Архив является самостоятельным структурным подразделением Организации (входит в состав отдела документационного обеспечения).

Заведующий Архива назначается в установленном законом порядке Руководителем Организации и подчиняется непосредственно _________________ (Руководителю Организации, его заместителю, начальнику отдела документационного обеспечения).

    1. В своей деятельности работники Архива руководствуются действующим законодательством РФ, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и производству, организационно- распорядительными документами самой Организации и настоящим Положением.

    2. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемые Руководителем Организации.

    3. Архив возглавляет Заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

    4. Заведующий Архива:

- руководит всей деятельностью Архива. Несет персональную ответственность за современное и качественное выполнение возложенных на Архив задач и функций;

- осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирование организации, мотивации, контроля), принимает решение, обязательные для всех работников Архива;

- распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками Архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения Руководителю Организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

- вносит руководству Организации предложение по совершенствованию работы Архива, оптимизации его структуры и штатной численности;

- участвует в перспективном и текущем планировании деятельности Архива, а также подготовки приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на Архив задач и функций;

- принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников Архива;

- участвует в подборе и расстановке кадров Архива, вносит руководству Организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников Архива, направлении их на переподготовку и повышении квалификации;

- совершенствует систему трудовой мотивации работников Архива;

- осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности Архива в целом.

1.10. В период отсутствия Заведующего Архива его обязанности исполняет __________, назначенный приказом Руководителя Организации.

1.11. Заведующий архива (лицо, исполняющее обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию

1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.

1.13. За ненадлежащие исполнения должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники Архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ.

1.14 Архив осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе организаций – источников комплектования Архива.



  1. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ АРХИВА



2.1. Планирование, организация и контроль деятельности Организации и ее структурных подразделений в области архивного дела.

2.2. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком.

2.3. Обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве (информирование руководства и сотрудников Организации о составе и содержании документов Архива, выдача в установленном порядке дел, документов или их копий, архивных справок, исполнение запросов юридических и физических лиц, учет использования документов, хранящихся в Архиве).

2.4. Формирование справочного аппарата, облегчающего учет и пользование архивных документов.

2.5. Инструктаж работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в Архив.

2.6. Контроль за своевременным поступлением в Архив законченных делопроизводством документов.

2.7. Составление и представление годовых описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертных комиссий Организации и соответствующего государственного Архива.

2.8. Составление описей дел для передачи документов на хранение в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

2.9. Контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях Архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

2.10. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

2.11. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами Организации.

2.12. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Заведующим Архива, согласованному с руководством структурных подразделений, передающих документы в Архив, и утвержденному Руководителем Организации.



  1. ПРАВИЛА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ АРХИВА



3.1. Работники Архива в процессе своей деятельности имеют право:

- получать поступающие в Организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

- запрашивать и получать от руководителей Организации и ее структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на них задач и функций;

- осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений Организации по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать руководству Организации;

- вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы Архива и Организации в целом;

- участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;

- вносить предложения руководству Организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников Архива и других структурных подразделений Организации по своему профилю деятельности;

- участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Архива;

- контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях – источниках комплектования Архива.

3.2. Заведующий архивом несет персональную ответственность за:

- выполнение возложенных на Архив функций и задач;

- организацию работы Архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

- рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

-состояние трудовой и исполнительской дисциплины в Архиве, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;

-соблюдение работниками Архива правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

- ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

-предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности Архива;

-готовность Архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций;

-несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

-утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- необоснованный отказ в приеме на хранение документов;

-нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством РФ.

3.3. Прием каждого дела производится Заведующим Архива в присутствии работника структурного подразделения.

3.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в Архив сотрудником Архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

3.5. Дела, увязанные в связки, доставляются в Архив сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в Архив передаются регистрационные картотеки на документы.




С данным Положением ознакомлен(а) _______/ _______/





Составлена в ___ экз. УТВЕРЖДАЮ

_____________________________

(Ф.И.О.)

_________________________________ _____________________________

_________________________________ _____________________________

_________________________________ _____________________________

(наименование работодателя, (руководитель или иное лицо,

его организационно-правовая уполномоченное утверждать

форма, адрес, телефон, адрес должностную инструкцию)

электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП)


"___"____________ ____ г. N _____ "___"________________ ____ г.




ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

заведующего архивом

_____________________________

(наименование организации)



1. Общие положения



1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность заведующего архивом (далее - Работник) в "_______________________" (наименование организации) (далее - организация).

1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации порядке приказом руководителя организации.

1.3. Работник подчиняется непосредственно ____________.

1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее двух лет.

1.5. Работник должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;

- Единую государственную систему делопроизводства;

- порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;

- структуру организации;

- основы организации производства, труда и управления;

- основы трудового законодательства Российской Федерации;

- Правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности Работник руководствуется:

- нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

- Правилами внутреннего трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями руководителя организации и непосредственного руководителя;

- настоящей должностной инструкцией;

- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ____________________________.



2. Должностные обязанности Работника



2.1. Работник обязан добросовестно исполнять следующие должностные обязанности:

2.1.1. Возглавлять работу по организации и ведению архивного дела в организации.

2.1.2. Обеспечивать в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

2.1.3. Руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

2.1.4. Оказывать методическую помощь в поиске необходимых документов.

2.1.5. Инструктировать работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

2.1.6. Контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

2.1.7. Обеспечивать проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

2.1.8. Руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

2.1.9. Осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

2.1.10. Организовывать работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

2.1.11. Составлять установленную отчетность.

2.1.12. Принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.



3. Права Работника



3.1. Работник имеет право:

3.1.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.1.2. Повышать свою квалификацию.

3.1.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающихся его деятельности.

3.1.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.1.5. Запрашивать и получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

3.1.6. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию Работника.

3.1.7. Представлять интересы организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

3.2. Работник имеет право:

3.2.1. На предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором.

3.2.2. Рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором.

3.2.3. Полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте.

3.2.4. Профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.

3.2.5. Взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности.

3.2.6. Внесение предложений руководителю организации и непосредственному руководителю по вопросам своей деятельности.

3.2.7. Представление интересов организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

3.2.8. Участие в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

3.2.9. Прохождение в установленном порядке аттестации с правом получения соответствующего квалификационного разряда.

3.2.10. Своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.

3.2.11. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков.

3.2.12. Объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

3.2.13. Участие в управлении организацией в предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами и коллективным договором формах.

3.2.14. Ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений.

3.2.15. Защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами.

3.2.16. Разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.

3.2.17. Возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.

3.2.18. Обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.


4. Ответственность Работника



4.1. Работник несет ответственность:

4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.1.2. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством Российской Федерации.

4.1.3. Причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5. Режим работы



5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью Работник может выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности Работнику может выделяться служебный автотранспорт.

5.4. В соответствии с ____________________ Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Работника. Комплекс мероприятий по оценке эффективности утвержден _________ и включает в себя:

- _____________________;

- _____________________;

- _____________________.



6. Заключительные положения



6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационной характеристики должности "Заведующий архивом" (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37), ______________________________ (реквизиты иных актов и документов).

6.2. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления Работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается __________________________________ (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей должностной инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у Работодателя; иным способом).

6.3. ______________________________________________________.


Руководитель структурного

подразделения

___________________________ _____________________

(Ф.И.О.) (подпись)


"___"___________ ____ г.


Согласовано:

юридическая служба

___________________________ _____________________

(Ф.И.О.) (подпись)


"___"___________ ____ г.


С должностной инструкцией ознакомлен:

(или: Должностную инструкцию получил)

___________________________ _____________________

(Ф.И.О.) (подпись)


"___"___________ ____ г.



Получите в подарок сайт учителя

Предмет: Прочее

Категория: Уроки

Целевая аудитория: Прочее.
Урок соответствует ФГОС

Скачать
Положение об архиве организации. Должностная инструкция.

Автор: Крылова Екатерина Сергеевна

Дата: 31.01.2022

Номер свидетельства: 599289


Получите в подарок сайт учителя

Видеоуроки для учителей

Курсы для учителей

ПОЛУЧИТЕ СВИДЕТЕЛЬСТВО МГНОВЕННО

Добавить свою работу

* Свидетельство о публикации выдается БЕСПЛАТНО, СРАЗУ же после добавления Вами Вашей работы на сайт

Удобный поиск материалов для учителей

Ваш личный кабинет
Проверка свидетельства