План урока профессии "Делопроизводитель"

Межшкольный учебный комбинат г. Белгорода

План открытого урока на тему:

«Искусство служебной переписки»

Преподаватель:

Несветова Е.Н.

Дата проведения: 12.04.2017г.

Белгород 2017

Тема урока: «Искусство служебной переписки».

Направление технологической подготовки: «Секретарь-машинистка».

Аудитория: учащиеся 10-х классов.

Продолжительность урока: 40 мин.

Учебно-методический комплекс: Программа подготовки специальности «Секретарь-машинистка», раздел программы «Справочно-информационная документация».

Материально-дидактическое оснащение:

- персональный компьютер (мультимедийный проектор, доска, маркер)

- учебник Л.А. Ленкевич «Делопроизводство», М.: «Академия», 2009.

- Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера», 2011.

- Презентация к уроку.

- Рабочие тетради.

Тип урока: урок закрепления пройденного материала и изучения нового материала.

Форма проведения урока: урок-беседа.

Используемые методы: объяснительно-иллюстративный.

Список используемой литературы для учителя:

- учебник Л.А. Ленкевич «Делопроизводство», М.: «Академия», 2009.

- учебник М.И. Басаков «Документационное обеспечение управления (Делопроизводство). – Ростов н/Д: «Феникс», 2009.

- учебно-справочное пособие И.Н. Кузнецов. «Деловая переписка» – М.: «Дашков и К», 2007.

- Журнал «Справочник секретаря и офис- менеджера», 2011.

- Журнал «Секретарское дело», 2010.

- Интернет-ресурсы.

Для учащихся:

- учебник М.И. Басаков «Документационное обеспечение управления (Делопроизводство). – Ростов н/Д: «Феникс», 2009.

- Журнал «Справочник секретаря и офис- менеджера», 2011.

Цели занятия:

Обучающая: Определить понятие служебных писем, их виды, правила составления и оформления. Способствовать формированию и развитию у обучаемых умений и навыков составления и оформления служебных писем. Проконтролировать уровень усвоения учениками программного материала.

Развивающая:

способствовать овладению основными способами мыслительной деятельности учащихся, формированию и развитию самостоятельности учащихся, развитию познавательного интереса.

Воспитывающая:

способствовать формированию и развитию трудовых, нравственных и эстетических качеств личности, формированию информационной культуры учащихся.

Профориентационная:

способствовать формированию знаний и умений объективно осуществлять самоанализ уровня развития своих профессионально важных качеств и соотносить их с требованиями профессии «Секретарь-машинистка».

ХОД ЗАНЯТИЯ

1. Организационный момент: поприветствовать учащихся, проверить явку согласно списку по журналу, проверить готовность учащихся к занятиям, объявить тему и цель урока.

1. Актуализация опорных знаний.

Учитель: Добрый день дорогие ребята! Сегодня на уроке мы продолжим разговор об организационно-распорядительной документации, и как мы знаем организационно-распорядительная документация, делиться на три группы. Какие? (организационные, распорядительные и информационно-справочные). На прошлых уроках мы с вами уже познакомились с организационной и распорядительной документацией, а сегодня мы начнем изучение последней группы: «Информационно-справочной документации». Как сказал Аристотель «…ум заключается не только в знании, но и в умении прилагать знание на деле…» и сегодня мы с вами это проверим. Закрепив знания по новой теме практической работой.

Но для того, что бы начать изучение новой темы нам с вами нужно проверить хорошо ли вы усвоили тему прошлого урока. В этом нам поможет программа «Конструктор тестов» и тест «Приказ по основной деятельности и выписка из приказа». А так же практическая работа «назови реквизит», которую мы с вами будем выполнять после теста.

Этап подготовки к усвоению новых знаний.

Выполнение теста в программе «Конструктор тестов».

Вопросы теста:	Задание	Ответы теста:
1. Приказ -	Выбор единственно правильный ответ	А) распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач. Б) распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления В) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций. Г) распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения определенных вопросов.
2. Подготовка приказа включает следующие основные стадии: (поставьте очередность)	Установить последовательность ответов	изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.
3. Выписка из приказа -	Выбор единственно правильный ответ	копия части текста приказа. копия приказа
4. Текст приказа состоит из частей:	Выбор возможных правильных ответов	Констатирующей Распорядительной Объяснительной Целепологательной
5. Приказ вступает в силу с момента	Выбор единственно правильный ответ	его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. его подписания его издания

Программа выставляет оценки учащимся. Они сообщают результаты учителю и сохраняют его в своей папке.

Во время выполнения ребятами практической работы выявляется вопрос, на который было дано большее количество неправильных ответов (вывести на экран). Провести беседу.

• 1,2. Реквизиты 08- наименование организации, являющейся автором документа;

• 3. 09- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, номер факса и т. д.).

• 4. 10- наименование вида документа.

• 5. 20- текст документа.

• 6. 22- подпись.

1. Вводное слово.

Учитель: Деятельность любой, в том числе коммерческой организации, не обходится без деловой переписки. Правильное составление, использование и хранение деловых документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов организации, увеличит эффективность управленческого труда. Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

4. Основная часть (изложение нового материала).

Справочно-информационные документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных‚ документов эти документы могут не требовать исполнения.

К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы, телеграммы, телефонограммы) акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Письмо является самым распространенным видом служебных документов.

        Служебные письма – основное средство управленческой коммуникации. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% от объема входящей и исходящей документации.
        При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

	письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
	письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
	независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
	содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

        Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По тематическому признаку идет условное деление корреспонденции на деловую и коммерческую.
      Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти письма.
      Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов.
      Обязательного ответа требуют инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация), а также письма-просьбы и обращения.

Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления и сопроводительные констатируют свершившийся факт и ответа не требуют, т.к. выполняют функцию квитанции или ярлыка, прикладываемого к отправляемым документам.
        По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу. Они решают типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций.
        Деловое нерегламентированное письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования.
        По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное несколько. Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Письма, составленные таким образом, усложняют техническую обработку писем и замедляют их исполнение.
        По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей:
        В письмах-просьбах адресант требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его. Но не предполагает ответного письма.
        В письмах-запросах адресат побуждается к ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удостоверить тот или иной факт.
        В претензионных письмах адресант обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств.
        В письмах-напоминаниях адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил.
      Циркуляры – письма, рассылаемые во все подведомственные учреждения, носят чаще распорядительный характер.
      Информационные имеют справочный характер, их высылают для сведения и руководства к работе.
        Разновидность информационных - рекламные – содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг
      Сопроводительные указывают наименование направляемого документа, необходимые пояснения к этому документу или его исполнению.
      Договорные письма – разновидность сопроводительного письма, подтверждающие факт отправки договора.
      Письма-требования адресуют в организации с требованием выполнить взятые обязательства. К разновидностям этих писем относятся рекламационные и претензионные. Рекламационные направляют по поводу качества продукции, претензионные – по поводу всех других вопросов.
      Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем гарантируют оплату или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Текст должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Тон письма должен быть нейтральным.
        Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Письма также могут содержать вступительную и заключительную форму вежливости.
        В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.
        В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.).
        В зависимости от назначения письма можно использовать и другой порядок расположения логических частей текста.
        Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.
            Начало письма (вступительная форма вежливости) может иметь следующие варианты обращения:

	Господин Веселов!
	Уважаемый господин Веселов!
	Уважаемый Павел Петрович!
	Павел Петрович!
	Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)

и т.д.

            Затем, в зависимости от содержания письма, могут быть уместны следующие выражения:

	Внимательно рассмотрев Ваши предложения…
	Мы были рады получить Ваше письмо.
	Большое спасибо за факс от 04.06.97.
	С удовольствием сообщаем Вам…
	Требуем незамедлительно погасить задолженность…
	Доводим до Вашего сведения, что…
	Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма.

И т.д.

            Письма обычно заканчивают фразами (заключительная форма вежливости):

	Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной.
	Мы рассчитывает на успешное продолжение сотрудничества.
	Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей.
	С уважением,
	С нетерпением ждем Вашего ответа.
	Просим ответить по возможности скорее.
	Просим отослать ответ обратно электронной почтой.

И т.д.

Все служебные письма должны быть составлены и оформлены в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документа.
        Служебные письма оформляются на бланке для писем с угловым и продольным расположением реквизитов (большее предпочтение отдают бланку с угловым штампом). Реквизиты оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97.
            В состав типового формуляра письма входят следующие реквизиты:

	реквизиты бланка для писем
	адресат (4 положение табулятора – 8 см)
	заголовок (0 положение табулятора; для писем, текст которых превышает 7 строчек)
	текст (приложение также входит в его состав; 1 положение табулятора – 1,25 см и 0 положение табулятора)
	подпись (0 положение табулятора и 6 положение табулятора – 12 см)
	сведения об исполнителе (0 положение табулятора)

Формуляр-образец служебного письма

Схема оформления делового письма

1. Закрепление знаний учащихся:

- Какие бланки используют при оформлении деловых писем?

- Перечислите реквизиты бланка для писем?

- Какие из деловых писем имеют приложения?

- На каких деловых письмах проставляется печать?

- Какие письма имеют две подписи?

- Перечислите реквизиты, входящие в типовой формуляр делового письма.

Практическое задание на закрепление изученного материала:

1. Подведение итогов: сообщить о достижении целей занятия, дать объективную оценку работы учащихся на занятии, объявить оценки и выставить их в журнал.

1. Заключительное слово.

1. Рефлексия.