kopilkaurokov.ru - сайт для учителей

Создайте Ваш сайт учителя Курсы ПК и ППК Видеоуроки Олимпиады Вебинары для учителей

ВКР на тему "Инструкция как способ оптимизации процессов подготовки и оформления приказов по личному составу в МКОУ "Яровская СОШ" Талицкого района

Нажмите, чтобы узнать подробности

Выпускная квалификационная работа на тему "инструкция как способ оптимизации проссов подготовки и оформления приказов по личному составу"

Просмотр содержимого документа
«ВКР на тему "Инструкция как способ оптимизации процессов подготовки и оформления приказов по личному составу в МКОУ "Яровская СОШ" Талицкого района»

Министерство образования и молодежной политики Свердловской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение 

Свердловской области 
«Камышловский педагогический колледж» 









Выпускная квалификационная работа

Инструкция как способ оптимизации процессов

подготовки и оформления приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» Талицкого района


46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение 












Исполнитель:

Козлова Е. Б.,

студентка 3 ДОУА группы

Руководитель:

Касьянова А. В.,

преподаватель











Камышлов, 2019

Оглавление

Пояснительная записка 3

Теоретико – методологическое обоснование процессов подготовки и оформления приказов по личному составу 3

Общая характеристика компонентов инструкции по подготовке и оформлению приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» Талицкого района 22

Обоснование способов оценки качества инструкции по подготовке и оформлению приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» Талицкого района как способ оптимизации процессов подготовки и оформление приказов по личному составу 24

Анализ результатов внедрения инструкции по подготовке и оформлению приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» Талицкого района 28

Инструкция по подготовке и оформлению приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» Талицкого района 35

Список источников и литературы 62

Приложения



Пояснительная записка





Теоретико-методологическое обоснование процессов подготовки и оформления приказов по личному составу



Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления документации, напрямую влияет на ее юридическую силу [3].

Большое значение имеют приказы по личному составу, которые отражают трудовую деятельность работника и подтверждают трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, льгот ит.д.

Приказы по личному составу документируют весь процесс движения кадров в организации [5].

Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными актами РФ в сфере информации и документации, государственными стандарты на документацию, унифицированными системами документации. Поэтому очень важно рассмотреть процесс оформления приказов по личному составу согласно законодательным и нормативным актами РФ. Это позволят юридически грамотно оформить трудовые отношения работодателя с работником [9].

Госкомстат России разработал и утвердил унифицированные формы только для оформления основных кадровых операций – приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку и применения мер поощрения. Приказы по иным вопросам кадровые службы должны разрабатывать в организации самостоятельно. Содержание этих документов, их форма также в компетенции самой организации [41].

Все это говорит об актуальности выбранной темы.

Кроме того, документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами [20].

Объектом данной работы является процесс подготовки и оформления приказов по личному составу.

Форма проектирования: инструкция по подготовке и оформлению приказов по личному составу.

Целью выпускной квалификационной работы является теоретически обосновать, разработать и осуществить оценку результативности инструкции как способа оптимизации процессов подготовки и оформления приказовпо личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» Талицкого района.

Перед началом исследования мы определили ряд задач:

  1. раскрыть теоретические основы и нормативные требования к процессам подготовки и оформления приказов по личному составу;

  2. проанализировать состояние процессов подготовки и оформления приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» Талицкого района;

  3. разработать и обосновать инструкцию как способ оптимизации процессов подготовки и оформление приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» Талицкого района;

  4. определить целесообразность применения разработанной инструкции как способа оптимизации процессов подготовки и оформления приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» Талицкого района.

Новизна исследования заключается в том, что данная инструкция регулируется современными правилами по подготовке и оформлению приказов по личному составу.

Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в возможности использования подобного материала специалистами по документационному обеспечению управления в качестве методического пособия. А также окажет помощь студентам при прохождении практики.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия [34].

Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием, и документирующий весь процесс движения в организации [14].

Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма № Т2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы [31].

Нельзя забывать о том, что кадровые документы – это основа для начисления любых выплат, а, следовательно, и для расчета налогов. Составление приказов является обязанностью, так как распорядительные действия работодателя, связанные с трудовой деятельностью работников, - приемом на работу или увольнением, переводами на другую работу и изменением существенных условий труда, применением поощрений и взысканий и т.д. – оформляются приказами [24].

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:

  • о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);

  • о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);

  • о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);

  • о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);

  • о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);

  • о поощрении (Т-11, Т-11а).

Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, разрабатываются организациями самостоятельно и оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 [41].

К текстовым приказам относятся следующие виды приказов:

  • о поручении дополнительной работы (совмещении);

  • об изменении условий трудового договора (режима работы, продлении срока договора и др.);

  • о переносе отпуска или его продлении;

  • об отстранении от работы и допуске к работе после отстранения;

  • о применении дисциплинарного взыскания и его снятии;

  • об установлении надбавки к окладу;

  • об изменении персональных данных работника;

  • о присвоении разрядов, классности;

  • о направлении работника на курсы повышения квалификации [19].

Поэтому нельзя признать не имеющим юридическую силу приказ по личному составу, оформленный в произвольной текстовой форме, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа) [35].

Таким образом, приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором – в унифицированной системе первичной учетной документации.

Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. этот документ, является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов [35].

Для упрощения оформления приказов кадровые службы совместно с делопроизводителями разрабатывают бланки приказов, в которые наряду с некоторыми реквизитами включают иные необходимые сведения.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными [10].

Простым (индивидуальным) называется приказ, если он касается одного лица. В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу», «О поощрении» и так далее, хотя в настоящее время постановлением о формах предусмотрены формы о приеме на работу, о поощрении, о прекращении трудовых отношений нескольких работников.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса заголовок формируется в зависимости от решаемого вопроса. Краткий заголовок начинается с предлогов «О» или «Об», например, «Об изменении оклада». Формулируя заголовок, необходимо помнить, что писать его надо с большой буквы, в каждой строке не должно быть более 28 печатных знаков, количество строк заголовка не должно превышать пяти [12].

Констатирующая часть может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «в связи», «на основании», «во исполнение», например: «В связи с изменением объема выполняемых работ».

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Его печатают прописными буквами с новой строки без абзаца, в конце ставится двоеточие [42].

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте приказа по основной деятельности формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт лучше начинать с указания конкретного исполнителя, которым могут быть должностное лицо, структурное подразделение. Глагол, который используется для формулировки предписываемого действия, должен иметь неопределенную форму: «составить», «обеспечить», «изменить» и т. п.

Первый пункт распорядительной части приказа начинается с указания должности, фамилии, инициалов исполнителя, затем формулируются предписываемые действия, после чего проставляется срок исполнения. Он дается в каждом пункте приказа либо отдельной строкой [11].

Датой приказа является дата его подписания или утверждения.

Приказы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату приказа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами

Например, дату 1 сентября 2018 г. Следует оформлять 01.09.2018.

Допускаются словесно-цифровой способ оформления даты, например, 01 сентября 2018 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например, 2018.09.01 [22].

Место издания приказа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Срок исполнения выделяется в один обобщенный пункт, если он одинаков для всех действий, указанных в приказе. В этом случае пункт о сроках выполнения нумеруется. Обязательно в отдельном пункте приказа указывают структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа [15].

Контроль за исполнением приказа руководитель может оставить за собой, в этом случае в тексте приказа пишется: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» или же этот пункт опускается, так как его отсутствие указывает, что руководитель лично будет контролировать исполнение приказа[36].

Приказы составляются работником отдела кадров, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(-ам) под расписку в порядке, установленном законодательством РФ. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения), который составляется на год или на срок отсутствия руководителя.

Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Подпись является одним из важнейших реквизитов документа. Собственно говоря, документ, не скрепленный личной подписью ответственного должностного лица, не является официальным.

Локальными нормативными актами должны быть определены полномочия должностных лиц в подписании документов, т.е. кто может подписать определенный документ.

Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью [38].

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней строки [34].

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, но при этом подписание документа ведется снизу-вверх, т.е. первыми документ подписывают должностные лица, младшие по должности.

При заверении соответствия копии приказа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например, допускается копию приказа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Бывает, что у специалиста возникает вопрос о том, можно ли на приказах ставить факсимильную подпись.

В соответствии со ст. 160 ГК РФ, использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон. Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия [31].

Наиболее правильном будет издание приказа по организации об использовании факсимильной подписи в отдельных случаях.

Если приказ имеет электронную копию, в левом нижнем углу каждой страницы документа делается отметка (колонтитул), содержащая «путь» документа в базе: указываются наименование файла, дата и другие поисковые признаки, устанавливаемые в организации (эта информация при необходимости позволяет легко и быстро найти документ) [5].

Регистрации в журнале подлежат в основном сложные приказы, унифицированные приказы фиксируются, например, в журнале о приеме и увольнении работников, в журнале приказов о предоставлении отпусков.

Подготовка приказа начинается с обязательного контроля качества первичных документов, которые в подавляющем большинстве случаев составляются работниками организации и передаются в кадровую службу. Документирование приема, увольнения и движения кадров предусматривает первоначальное составление таких документов, как заявления, докладные записки, представления, уведомления и др. Эти первичные документы называют документами-основаниями для издания приказов по личному составу [35].

Кадровая служба (работник, отвечающий за работу с этой документацией) должна знать, как оформляется каждый из этих документов. На основе документов-оснований и готовятся приказы по личному составу. До подготовки приказа на первичном документе кадровик обязан получить резолюцию руководителя организации. Резолюция пишется от руки на первом листе документа справа и выражает решение руководителя по затронутому в документе вопросу. На кадровых документах резолюция носит «разрешительный» или «запретительный» характер, возможно, конкретизирует порядок и характер исполнения документа. Резолюция должна содержать: фамилию работника кадровой службы, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя и дату составления резолюции. Документы-основания к приказам по личному составу с резолюцией руководителя организации являются правовой основой действия, которое устанавливается в приказе. Кроме того, в любом приказе по личному составу должна содержаться ссылка на наименование документа, его автора и дату [42].

В большинстве случаев подготовка проекта приказа по личному составу заключается в заполнении унифицированной формы; каждая форма содержит подстрочник и указания по заполнению. Унифицированные формы применяются достаточно давно и большинству кадровых работников известны. В настоящее время применяются формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Общие требования к их заполнению установлены постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, который утвердил Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации [41].

Специалисту по кадровой службе следует помнить два общих правила по работе с унифицированными формами:

1. Все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации (включая код, номер формы, наименование документа) не подлежат изменению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

2. Кадровая служба для удобства пользования имеет право по своему усмотрению вносить в унифицированные формы следующие изменения:

  • вносить дополнительные реквизиты, например, должности и фамилии лиц, визирующих документ, или особенности оплаты труда и др.;

  • расширять или сужать графы и строки с учетом количества знаков переменной информации, которая в них вносится;

  • заменять рекомендуемые форматы бланков более удобными [42].

Вносимые изменения должны быть закреплены приказом руководителя организации (или иным локальным нормативным актом)

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров должны применяться организациями (юридическими лицами) всех организационно-правовых форм и форм собственности, а также работодателями – индивидуальными предпринимателями. Унифицированные формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на юридические лица всех организационно - правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений [41].

Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например, прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Заголовочная часть унифицированных форм приказов имеет одинаковый состав реквизитов: наименование организации, ее код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), наименование вида документа (формы) и ее код по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации), номер и дата составления документа.

При подготовке проекта приказа с использованием унифицированных форм следует соблюдать следующие правила:

  • наименование организации – автора документа должно совпадать с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах;

  • обязательно указание регистрационного номера приказа;

  • дата в заголовочной части должна соответствовать дате издания приказа [31].

Номер приказа проставляется при его регистрации. В пределах календарного года кадровые приказы регистрируют порядковыми номерами с добавлением буквенного индекса. Система индексации документов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказов. Все приказы по личному составу делятся на группы в соответствии со сроками их хранения. Чаще всего с индексом «ЛС» (или «К») регистрируют приказы долговременных сроков хранения (это приказы о приеме на работу, переводах, увольнении с работы). А вот у приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых, а также учебных отпусков, краткосрочных командировках, взысканиях срок хранения ограничен пятью годами, следовательно, буквенный индекс у них должен отличаться (например, приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков регистрируют с индексом «О»).

Регистрационный номер приказа необходим для учета документов, но, помимо этого, он является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, то есть делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности [41].

Система индексации документов по кадрам зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказов.

В приказах по личному составу предусмотрено проставление такого реквизита, как дата издания приказа, которая размещается в его заголовочной части. Следует иметь в виду: ст. 68 ТК РФ определено, что приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Значит, и дата издания приказа должна соответствовать этому сроку [31].

При работе с приказами по личному составу следует уделять особое внимание оформлению дат – указанием даты сопровождается распорядительное действие, виза ознакомления работника, ссылка на документ-основание и т.д.

Оформление содержательной части приказа по личному составу в унифицированных формах не представляет сложности – она заполняется в соответствии с имеющимся подстрочником [19].

После окончания основного текста приказа во всех унифицированных формах пишется слово «Основание:» и вносятся наименование, дата и номер документа (документов), которые являются основанием для издания приказа. В унифицированных формах перечислены документы, которые могут быть основанием для издания приказа в каждом конкретном случае. Однако следует иметь в виду, что правильное оформление этого реквизита предусматривает не только упоминание документов, но и указание их выходных данных.

Последний этап подготовки приказа – его подписание. На подпись руководителю организации представляется полностью заполненная унифицированная форма. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии [35].

На практике еще встречаются случаи, когда перед должностью руководителя от руки пишутся «за», «зам.» или проставляется косая черта. ГОСТ Р 7.0.97-2016 и иные действующие нормативные документы не допускают использование подобных приемов: это лишает документ юридической силы.

Последний реквизит, который заполняется в унифицированных формах, – виза ознакомления работника, состоящая из слов «С приказом ознакомлен», личной подписи работника и даты ознакомления.

Формы унифицированных документов приспособлены для ведения учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также для обработки вручную [41].

Надо заметить, что следует исключить ведение кадровой документации (в данном случае приказов) так называемыми глеевыми ручками. Паста таких ручек выцветает спустя два – три года, а последующее восстановление текста документов и подписей должностных лиц и работников, ознакомившихся с документами, вызывает определенные затруднения. Вести кадровую документацию рекомендуется шариковыми или перьевыми (под заправку чернилами) ручками с использованием стандартного синего или фиолетового цвета [40].

Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД).

В приказах, как и в других документах, не допустимы помарки, подчистки. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильного текста и надписи правильного текста над зачеркнутым [13].

В унифицированные формы при необходимости можно вносит дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты унифицированных форм, утвержденные Госкомстатом РФ, должны остаться без изменения. Удаление отдельных реквизитов не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом по организации [41].

Далее мы рассмотрим более подробно унифицированные формы приказов.

Учетные формы заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку. В случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 6 октября 1992 г.) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т–5 «Приказ о переводе работника на другую работу» по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит «Изменение к трудовому договору» не заполняется.

На основании приказа о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма № Т–2 или № Т–2ГС (МС), лицевом счете (форма № Т–54 или № Т–54а), вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

Приказ о предоставлении отпуска работнику (форма № Т–6) и приказ о предоставлении отпуска работникам (форма № Т–6а) применяются для оформления и учета отпусков,

Приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т–2).

Приказ о прекращении трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т–8) и приказ о прекращении трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т–8а) применяются для оформления и учета прекращения трудового договора работника (-ов). Приказы составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку в порядке, установленном законодательством РФ.

По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа. В случае, когда приказ о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе производится соответствующая запись.

В строке (графе) форм № Т–8 и Т–8а «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью.

В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора, с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При прекращении трудового договора материально ответственного лица к приказу прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством РФ, к приказу о прекращении трудового договора с работником (-ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании приказа о прекращении трудового договора с работником (-ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т–2), трудовой книжке.

Приказ о поощрении работника (форма № Т–11) и приказ о поощрении работников (форма № Т–11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Они составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку. На основании приказа вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т–2) и трудовую книжку работника.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т–11 «Приказ о поощрении работника» реквизита «в сумме __руб. ___ коп.».

Приказы о приеме работника (-ов) на работу служат основанием для подтверждения трудового стажа, места работы, занимаемой должности и других фактов трудовой биографии работника.

В соответствии с п. «б» ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения для приказов по личному составу (в том числе приказов о приеме) установлен срок хранения 75 лет. При ликвидации предприятия они в обязательном порядке подлежат сдаче в архив. Копии приказов, подшитые в личное дело руководителя, хранятся вместе с ним постоянно, а личные дела работников – 75 лет. Копии приказов, не вошедшие в личные дела, имеют срок хранения 5 лет. Для не завизированных или не подписанных руководителем, отклоненных проектов приказов устанавливается срок хранения 1 год.

Таким образом, в оформление приказов по личному составу условно можно разделить на 7 этапов, в которую включаются инициирование решения (обоснование необходимости издания приказа);сбор и анализ информации по вопросу; подготовка проекта документа; согласование проекта документа; доработка проекта приказа по замечаниям; принятие решения (подписание документа); доведение (ознакомление) до исполнителей.

К данным процессам предъявляется ряд требований, например, учетные формы заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку; кадровику не следует изменять и удалять реквизиты, утвержденные Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации (включая код, номер формы, наименование документа), но можно вносить дополнительные реквизиты, например, должности и фамилии лиц, визирующих документ, или особенности оплаты труда и др.; расширять или сужать графы и строки с учетом количества знаков переменной информации, которая в них вносится; заменять рекомендуемые форматы бланков более удобными. Вносимые изменения должны быть закреплены приказом руководителя организации (или иным локальным нормативным актом) [27].

Если предъявляемые требования не будут соблюдаться, то последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации будут носить сугубо правовой характер. Подобная практика приводит к нарушению прав работника организации, а работодатель может стать невольным нарушителем трудового законодательства. Поэтому все требования, предъявляемые к оформлению приказов по личному составу в организации, должны относиться к кадровому делопроизводству [40].

Таким образом, составление и оформление приказов по личному составу– одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.



Анализ процессов подготовки и оформления приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» Талицкого района


Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение «Яровская средняя общеобразовательная школа» имеет такой тип организации: дошкольное, общее, среднее образование направленной деятельности.

Образовательное учреждение реализует следующие основные виды деятельности:

1) оказание образовательных услуг по реализации основных общеобразовательных программ:

– образовательной программы дошкольного образования;

– образовательной программы начального общего образования;

– образовательной программы основного общего образования;

– образовательной программы среднего общего образования;

2) присмотр и уход за детьми;

3) создание необходимых условий для осуществления образовательной деятельности по реализуемым в соответствии с настоящим Уставом и лицензией на осуществление образовательной деятельности образовательным программам;

4) организация охраны и укрепления здоровья обучающихся и работников Образовательного учреждения, и создание необходимых условий для охраны и укрепления их здоровья, сохранности имущества Образовательного учреждения;

5) оказание консультативной помощи родителям (законным представителям) несовершеннолетних обучающихся в воспитании их детей, охране и укреплении их физического и коррекции нарушений их развития;

6) организация досуга и отдыха детей во внеурочное и каникулярное время, выявление и развитие способностей детей, их интересов и наклонностей, организация праздников для детей и их родителей (законных представителей).

МКОУ «Яровская СОШ» состоит из следующих структурных подразделений:

– административно-управленческий персонал;

– педагогические работники;

– отдел канцелярии;

– административно-хозяйственный, инженерно-технический и производственный персонал;

– работники учебно-вспомогательного персонала, культуры;

– работники, обеспечивающие содержание зданий и сооружений, работники пищеблока.

Подготовку и оформление приказов по личному составу осуществляет в основном секретарь. Деятельность осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству МКОУ «Яровская СОШ».

В организации оформляются такие приказы по личному составу как: о приеме на работу, при переводе на другую должность, о предоставлении отпуска, о прекращении трудового договора, о направлении работника в командировку, о поощрении работника. Приказы по личному составу в данной организации оформляются в небольшом объеме. Чаще остальных оформляются приказы о приеме на работу, о предоставлении отпуска, о прекращении трудового договора, о направлении работника в командировку.

Организация оформления приказов в МКОУ «Яровская СОШ»осуществляется по следующим этапам:

  • принятие заявления от работника;

  • составление проекта приказа;

  • согласование проекта приказа с директором;

  • составление приказа на основе проекта приказа;

  • подписание директором приказа;

  • передача приказа на исполнение;

  • осуществление главным бухгалтером и специалистом по кадрам контроля за исполнением.

В ходе прохождения практики в МКОУ «Яровская СОШ был проведен анализ процесса оформления приказов по личному составу.

При составлении приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ»руководствуются статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ); постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», но не учитываются требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Анализ процесса оформления приказов по личному составу показал, что во всех ранее оформленных в учреждении приказах присутствуют все необходимые реквизиты, которые расположены на своих местах.

Однако был выявлен ряд недочетов:

  1. неправильное оформление реквизита:«ДАТА СОСТАВЛЕНИЯ»(оформляется с предлогом «От «__» _____ 20 __ г.»);

  2. использование разного размера шрифта,

  3. несоблюдение требований к расстоянию между строками и абзацами.

Таким образом, процедура подготовки и оформления приказов по личному составу в учреждении организована не в соответствии и нуждается в коррекции. Одним из способов решения выше обозначенных проблем может служить разработка инструкции.



Общая характеристика компонентов инструкции по подготовке и оформлению приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» Талицкого района



В ходе написания выпускной квалификационной работы на основе анализа в МКОУ «Яровская СОШ» был выявлен ряд проблем. Разработка инструкции является одним из приоритетных вариантов совершенствования процессов подготовки и оформления приказов по личному составу.

Инструкция – документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо. Инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации[37].

Цель инструкции – в том, чтобы установить единые правила процессов подготовки и оформление приказов по личному составу.

Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации по документационному обеспечению и архивному хранению документов и Уставом МКОУ «Яровская СОШ».

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Инструкция имеет следующую структуру:

  • титульный лист;

  • общие положения;

  • основные требования к оформлению приказов;

  • согласование приказов по личному составу;

  • подписание и регистрация приказов по личному составу;

  • внесение изменений приказов по личному составу;

  • рассылка приказов по личному составу;

  • оформление выписок из приказов по личному составу;

  • организация оперативного хранения приказов по личному составу;

  • приложения;

  • список литературы.

В первом разделе прописана цель инструкции, назначение, нормативные документы, на основании которых она разработана, кто несет ответственность за выполнение, кто утверждает данную инструкцию и основные термины.

Второй раздел инструкции содержит основные требования к оформлению приказов.

Третий раздел состоит из согласования приказов по личному составу, его обоснованности и соответствия законодательству Российской Федерации.

Четвертый раздел инструкции содержит требования к процедуре подписания и регистрации приказов по личному составу.

Пятый раздел раскрывает особенности внесения изменений в приказы по личному составу и приложения к нему.

Шестой раздел посвящен осуществлению рассылки приказов по личному составу.

В седьмом разделе инструкции представлено оформление выписок из приказов по личному составу.

Восьмой раздел данной инструкции раскрывает организацию оперативного хранения приказов по личному составу.

К инструкции составлены приложения, которые содержат максимум справочно– иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложении размещены образцы форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, в которых написаны вымышленные данные. Также в инструкции присутствует список литературы[16].

При помощи инструкции специалист по документационному обеспечению сможет последовательно и качественно оформить документы.

Таким образом, на основе анализа возможных видов оргпроектных разработок можно сделать вывод, что для организации наиболее целесообразно создать инструкцию по подготовке и оформлению приказов по личному составу обеспечивающую единство правил выполнения и оформления, так как инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации.



Обоснование способов оценки качества инструкции по подготовке и оформлению приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» Талицкого района как способ оптимизации процессов подготовки и оформление приказов по личному составу



Для оценки качества выбранных оргпроектных разработок использовались такие методы как: анкетирование, метод экспертной оценки и хронометраж.

Рассмотрим каждый из этих методов более подробно.

Анкетирование – это письменный вид опроса, при котором контакт между исследователем и опрашиваемым (респондентом) осуществляется при помощи анкеты [1].

В вводной части нашей анкеты содержится вся информация о том, кто проводит исследование, о целях, которые стоят перед ним, и о правилах заполнения анкеты (инструкция). Кроме того, во вводной части включена благодарность за участие в опросе, а также указание на то, что полученные данные будут использоваться лишь в объявленных целях, то есть гарантируется анонимность.

Для исследования было разработано две анкеты: анкета №1 – для проведения опроса до использования инструкции Приложение 1, вторая после применения разработки Приложение 2. Каждая из анкет состоит из двух разделов. Первая анкета содержит 8 вопросов, направленных на изучение особенностей процесса подготовки и оформления приказов по личному составу. Вторая анкета содержит 5вопросов, направленных на изучение результатов внедрения инструкции по подготовке и оформлению приказов по личному составу.

Вступительная часть содержит формулировку цели проведения анкеты, инструкция по заполнению и благодарность за прохождение анкетирования.

Содержательный раздел (основная часть) состоит из перечня вопросов, на которые требуется дать ответ. Анализ этих ответов позволит сделать выводы по цели анкетирования.

В анкетах используется 2 вида вопросов: закрытые, полузакрытые (они же полуоткрытые). При ответе на закрытые вопросы требуется выбрать вариант ответа, который представлен в анкете. Преимущества таких вопросов заключается в простоте и меньших временных затратах на ответ.

Полузакрытые (они же полуоткрытые) занимают промежуточное положение – кроме выбранного варианта ответа можно представить и свой вариант в дополнительном текстовом поле.

Преимущества анкетирования в том, что оно позволяет получить информацию за короткое время, личность исследователя не влияет на ответ респондента, для проведения анкетирования не обязательно быть квалифицированным специалистом, респондент дает обоснованный ответ за счет уверенности в анонимности, время и скорость заполнения анкеты определяется респондентом самостоятельно.

Далее подробно рассмотрим метод экспертной оценки.

Метод экспертной оценки– метод анализа и обобщения суждений и

предположений с помощью экспертов [25].

Эксперты – специалисты, которым известны специфические стороны изучаемого явления, люди, обладающие высоким уровнем знаний по тому или иному направлению деятельности.

Метод экспертной оценки позволяет объективно оценить качество и действенность, возможность и перспективы внедрения разработанной инструкции по подготовке и оформлению приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» Талицкого района.

Самыми важными требованиями к эксперту являются стаж работы в сфере ДОУ (более 3 лет), соответствующее образование (квалификация).

Эксперт оценивает инструкцию по следующим показателям:

1. Оформление реквизитов приказов по личному составу, входящих в инструкцию, в полной мере соответствует ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

2. Тексты приказов по личному составу, входящих в инструкцию, отформатированы в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (основной текст имеет выравнивание по ширине, абзацный отступ 1,25 см, поля – 3,2,2,1,5 см, размер и вид шрифта).

3. Приказы по личному составу, входящие в инструкцию, содержат в наличии все необходимые реквизиты.

4. Инструкция включает все возможные виды приказов по личному составу.

5. Стиль изложения текстов приказов по личному составу, входящих в инструкцию, соответствует нормативно закрепленным требованиям к данному виду документа.

6. Структурные компоненты приказов по личному составу соответствуют нормативно закрепленным требованиям к данному виду документа.

Критерии оценки:

2 – полностью проявляется;

1 – частично проявляется;

0 – не проявляется.

Шкала перевода среднего балла в уровень:

1,7–2 – высокий уровень;

1 – 1,6 – средний уровень;

0,5 – 0,9 – низкий уровень;

0– 0,4 – недопустимый уровень

Лист экспертной оценки в представлен в Приложении 3.

Следующим методом для оценки разработанного продукта является хронометраж.

Хронометраж – это метод изучения затрат рабочего времени путем наблюдения и измерения отдельных повторяющихся элементов операции.

При хронометраже объектом изучения является производственная операция или ее элементы, выполняемые рабочим или их группой на определенном рабочем месте [43].

Цели проведения хронометража:

1) установление норм времени и получение данных для разработки нормативов по труду;

2) проверка качества действующих норм;

3) совершенствование организации трудового процесса на рабочем месте.

При непрерывном хронометраже все элементы работы исследуются в порядке их выполнения.

Хронометраж выполняется в три этапа:

1) подготовка к наблюдению;

2) проведение наблюдения;

3) обработка результатов и анализ результатов наблюдения.

По специальным технологическим таблицам определяется число необходимых замеров в зависимости от требуемой точности и нормативного коэффициента устойчивости хроноряда.

Составляется хронометражная карта, в которой записываются элементы операций, точки замеров, которые определяют моменты начала и окончания каждого элемента операции, продолжительность выполнения элементов, количество наблюдений и другие. Каждый элемент подвергается многократным замерам, которые образуют хронометражные ряды. Форма хронометражной кары представлена в Приложении 4.

Таким образом, оценка качества предложенной нами разработки будет осуществляться несколькими способами: с помощью анкетирования, экспертной оценки и хронометража. Применение различных методов оценки поможет сделать точные выводы о результатах внедрения инструкции.



Анализ результатов внедрения инструкции по подготовке и оформлению приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» Талицкого района



Для оптимизации процесса оформления приказов по личному составу необходимо разработать специальный документ, в котором учтена специфика данной организации

Для разрешения данных проблем была разработана инструкция по подготовке и оформлению приказов по личному составу.

Инструкция служит инструментом совершенствования работы с документами в учреждении, содержит свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повысит оперативность их поиска.

Внедрение продукта осуществлялось согласно разработанному плану, который представлен в Таблице №3.

Внедрение инструкции по подготовке и оформлению приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» осуществлялось в 3 этапа, что отражено в плане внедрения инструкции.

Таблица 3– План внедрения инструкции по подготовке и оформление приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ»

№ п/п

Мероприятия

Цель/результат

Сроки

Ответственные

Ресурсы

  1. Подготовительный этап

1.1

Определение перечня приказов по личному составу, создаваемых в организации

Определение необходимости внедрения

2 дня

Практикант

Блокнот, ручка, приказы по личному составу, интернет

1.2

Анализ имеющихся приказов по личному составу

Определение особенностей оформления приказов по личному составу

2 дня

Практикант

Компьютер

1.3

Установление порядка подготовки и оформления приказов

Определение порядка подготовки приказов по личному составу

2 дня

Практикант

Макеты приказов по личному составу

1.4

Проведение первичного анкетирования и хронометража

Результаты анкетирования и хронометража

1 день

Практикант

Ручки, анкеты, хронометраж.

1.5

Обработка результатов анкетирования и хронометража, внесение корректив в продукт (при необходимости)

Сопоставление результатов и выявление проблемного поля

1 день

Секретарь, практикант

Анкеты, хронометраж, ручка, блокнот, инструкция, ПК



1.6

Определение формы продукта

Определение вида документа, позволяющего оптимизировать процесс подготовки приказов

1день

Практикант

Устав организации, интернет, НПА

1.7

Подготовка макета продукта

Разработка макета инструкции

3 дня

Практикант

НПА, ПК, принтер, ручка, блокнот, макеты документов

1.8

Корректировка продукта

Внесение последних коррективов, подготовка к утверждению

2 дня

Секретарь, практикант

НПА, ПК, принтер, ручка, блокнот, макеты документов

  1. Основной этап

2.1

Согласование с руководителем использования инструкции

Разрешение на согласие

1день

руководитель, практикант

Ручка, инструкция

2.2

Ознакомление секретаря с инструкцией по подготовке и оформлению приказов по личному составу


Ознакомление с нововведениями

1 день

Практикант

Инструкция по подготовке и оформлению приказов по личному составу

2.3

Введение инструкции в использование

Введение в работу инструкцию

1 день


Практикант

Инструкция

2.4

Проведение повторного анкетирования, хронометража и экспертная оценка.

Выявить, как прошла работа по внедрению продукта

1 день


Практикант

Анкеты, ручки

2.5

Обработка результатов анкетирования, хронометража и экспертной оценки


Подведение результатов по внедрению продукта

1 день


Практикант

Анкеты, экспертные оценки, ПК, принтер, ручка

  1. Заключительный этап

3.2

Утверждение инструкции

Утверждение

1 день

Руководитель

Ручка, инструкция, печать

3.1

Анализ эффективности и использования продукта

Вывод

1 день

Практикант

ПК, принтер,



План внедрения инструкции состоит из таких этапов как: подготовительный, внедрение инструкции и подведение итогов эффективности продукта. Подготовительный этап состоит из анализа нормативно – правовых актов, далее идёт определение формы продукта и подготовка его макета. После подготовки макета идет корректировка и исправления ошибок.

После подготовительного этапа идет основной этап продукта, он происходит первичное ознакомление и использование продукта сотрудниками организации, заполняются анкеты, экспертные оценки.

Анкетирование на первом замере показало, что в организации есть проблемы при оформлении реквизитов, при формулировке содержания приказов и большие временные затраты.

Результаты анкетирования представлены в Таблицах 1, 2.

Таблица 1– Результаты анкетирования на начало практики

Вопрос

Ответ респондента

Укажите Вашу должность

Секретарь

Укажите Ваш стаж работы

3 года

Укажите Ваш уровень образования в соответствии с занимаемой должностью

Среднее профессиональное

Как часто в МКОУ «Яровская СОШ» оформляются приказы по личному составу?

5 и более раз в месяц


Какие приказы по личному составу составляются чаще всего?

О приеме на работу, о предоставлении отпуска, о прекращении трудового договора, о направлении в командировку.

Сколько времени занимает на подготовку и оформление приказов по личному составу?


20-30 минут

Какими нормативно-правовыми актами руководствуется МКОУ «Яровская СОШ» при подготовке и оформлении приказов по личному составлению?


Законодательные и правовые акты, ГОСТ.

Возникают ли у Вас проблемы при подготовке и оформлению приказов по личному составу?


Да. Оформление реквизитов, формулировка содержания приказов, большие временные затраты.



После внедрения продукта было проведено вторичное анкетирование. Анализ ответов, полученных в ходе анкетирования после внедрения разработки позволяет сделать вывод о том, что применение инструкции по подготовке и оформлению приказов по личному составу позволило внедрить в организации установленные формы документов, а также облегчило работу документирования в данной сфере.

Таблица 2– Ответы анкетирования на конец практики

Вопрос

Ответ респондента

Укажите должность, которую Вы занимаете

Секретарь

Укажите Ваш стаж работы в должности


3 года

Укажите Ваш уровень образования в соответствии с занимаемой должностью


Среднее профессиональное

Как Вы считаете, данная Инструкция будет полезна в Вашей организации?


Да, позволит сократить время на создание приказов. Да, позволит правильно оформлять реквизиты

Возникли ли трудности при работе с Инструкцией?

Нет



Разработанная инструкция по подготовке и оформлению приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» была отдана для анализа специалистам.

В качестве метода оценки результативности инструкции по подготовке и оформлению приказов по личному составу, мы выбрали метод экспертной оценки, который показал, что предложенная инструкция содержательно проработана, доступна в работе, позволяет оптимизировать процесс подготовки и оформление приказов по личному составу, и оформлена в соответствии с требованиями. Данная инструкция оценена экспертом на высоком уровне и представлена в Приложении 3

Для того, чтобы определить затраты по времени на процесс подготовки и оформление приказов по личному составу было произведено два замера в хронологической карте, которая представлена в Приложении 4.

Первый замер до внедрения инструкции по подготовке и оформлению приказов по личному составу показал, что времени на оформление и подготовку одного приказа в среднем, специалист тратит 33 минуты.

Второй замер был осуществлен после внедрения инструкции по подготовке и оформлению приказов по личному составу и показал, что у специалиста на оформление одного приказа стало уходить 12 минут. Следовательно, инструкция по подготовке и оформлению приказов по личному составу позволила сэкономить 21 минуту при оформлении одного приказа.

Ниже представлена гистограмма замера траты времени до внедрения инструкции и после.

Рисунок 1– Гистограмма временных затрат на подготовку приказадо внедрения инструкции и после.

Таким образом, на заключительном этапе, можно сделать вывод о том, что разработанная нами и внедренная в деятельность инструкция по подготовке и оформлению приказов по личному составу принесла положительный эффект и благоприятно отразилась на результатах работы специалистов.

Данная инструкция по подготовке и оформлению приказов по личному составу помогла специалисту решить ряд задач:

- единство оформления приказов по личному составу;

- правильность оформления реквизитов;

- сокращение времени заполнения форм.

Внедрение инструкции является целесообразным и результативным, что подтверждают данные анкетирования и экспертной оценки. Разработанный продукт получил положительную оценку, о чем свидетельствует рецензия.

Выделенные в соответствии с поставленной целью выпускной квалификационной работы задачи исследования реализованы.



Министерство образования и молодежной политики Свердловской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение 

Свердловской области 
«Камышловский педагогический колледж» 








Инструкция по подготовке и оформлению приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» Талицкого района
46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение













Исполнитель:

Козлова Е. Б.,

студентка 3 ДОУА группы

Руководитель:

Касьянова А. В.,

преподаватель












Камышлов, 2019



УТВЕРЖДАЮ

Директор МКОУ «Яровская СОШ»

__________ И. А. Филистеева

«10» июня 2019 год


1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в целях установления единого порядка подготовки, оформления, согласования, подписания, регистрации, рассылки и оперативного хранения приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ»

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации по документационному обеспечению и архивному хранению документов и Уставом МКОУ «Яровская СОШ»

1.3. Требования Инструкции распространяются на все виды приказов по личному составу.

1.4. Приказ по личному составу являются локальными актами в МКОУ «Яровская СОШ» посредством, которого осуществляется реализация распорядительной деятельности в процессе управления МКОУ «Яровская СОШ». Приказ издается директором МКОУ «Яровская СОШ», имеющим полномочия на издание приказа в соответствии с Уставом МКОУ «Яровская СОШ».

1.5. Приказы по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» вводятся в действие приказами директора.

1.6. Подготовка, оформление, согласование, подписание, регистрация, рассылка приказов в МКОУ «Яровская СОШ» осуществляется в соответствии ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и методическими рекомендациями № 04-02/55 от 19.03.2004 года Министерства общего и среднего образования Свердловской области.

1.7. Термины используемые в Инструкции:

  • инициатор – работник, предложивший подготовить проект приказа и внесший соответствующее обоснование;

  • согласующее лицо – работник, осуществляющий в пределах предоставленных полномочий рассмотрение и согласование проекта приказа;

  • подписывающее лицо – работник, которому предоставлено право подписи приказа; исполнитель – работник, ответственный за исполнение приказа.

1.8. В МКОУ «Яровская СОШ» могут быть использованы унифицированные формы приказов. Унифицированные формы приказов по оформлению должны соответствовать требованиям настоящей Инструкции и должны быть утверждены директором МКОУ «Яровская СОШ».

1.9. Работникам МКОУ «Яровская СОШ» запрещается размещать на сайте и иных Интернет-сайтах (порталах) приказы по личному составу с подписью директора или уполномоченного лица.

1.10. Ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке приказа, возлагается на инициатора, его руководителя, в соответствии с настоящей Инструкцией и их должностными обязанностями.

1.11. Настоящая Инструкция, изменения и дополнения в неё утверждаются приказом директора МКОУ «Яровская СОШ».

2. Основные требования к оформлению приказов

2.1. Приказы по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» могут издаваться как по инициативе директора или уполномоченного лица (далее по тексту инициативные), так и во исполнение распорядительных документов органов государственной власти и местного самоуправления. При подготовке проектов приказов не допускается дублирование ранее изданных приказов, и ссылка на акты, утратившие силу. (Приложения 6-11)

2.2. Текст приказа и приложения к нему оформляются шрифтом TimesNewRoman размером №13; поля: левое – 30 мм, правое– 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее – 20 мм.

2.3. Приказ должен быть оформлен с соблюдением обязательных реквизитов.

2.3.1. Заголовок к тексту выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по ширине текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание приказа. Заголовок, формулируется в предложном падеже, например: «Об организации…», «О зачислении…».

2.3.2. Текст приказа отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами и печатается с абзацным отступом 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по ширине текстового поля.

Текст приказа составляется на русском языке, государственном языке Российской Федерации. Текст приказа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и его назначения в управленческой деятельности. Содержание приказа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи «В целях…», «В соответствии…» предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов органов государственной власти и местного самоуправления, констатирующая часть содержит наименование органа, дату, номер и заголовок распорядительного документа «Во исполнение…», «На основании…».

Преамбула используется в целях упрощения и сокращения формулировки заголовка. Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании.

Распорядительная часть приказа начинается со слова, ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с новой строки без абзацного отступа, после него ставится двоеточие.

Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя, в следующем порядке: ФИО, должность, действие, срок. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Срок исполнения приказа приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий.

В отдельном пункте приказа (оформляется последним пунктом) указывается наименование должности лица, на которое возложен контроль исполнения приказа, его фамилия и инициалы, например: «Контроль исполнения приказа возложить на директора Филистееву Ирину Алексеевну»

При указании фамилии в тексте приказа инициалы указываются после фамилии.

Списки лиц в тексте приказа оформляются в алфавитном порядке. В списках с указанием фамилии и должности, должность указывается перед фамилией в порядке убывания по степени подчинения занимаемых должностей. В приказах по личному составу обязательно указывается должность работника МКОУ «Яровская СОШ».

Если в тексте приказа по личному составу необходимо указать размер денежных средств, сумма указывается в цифровом выражении и прописывается прописью, при этом копейки обозначаются цифрами, например: 1000-10 (одна тысяча рублей 10 копеек), либо 1000 (одна тысяча) рублей 10 копеек.

В случае если издаваемый приказ по личному составу отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается, например: «Считать утратившим силу приказ от 00.00.0000 №00 «Об…………»».

Если новый приказ по личному составу отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного приказа, то отменяются соответствующие пункты, например: «Считать утратившим силу пункт 5 приказа от 00.00.0000 №00 «Об………».

Дату в тексте приказа по личному составу оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами: 18.02.2014.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2014 г.

2.3.3. Подпись приказа по личному составу состоит из наименования должности, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается через 3 межстрочных интервала от текста, от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Инициалы и фамилия печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности, инициалы указывают перед фамилией.

2.4. При подготовке приказов по личному составу на двух и более листах, листы должны быть пронумерованы, номер на первом листе не ставится. Приложения нумеруются отдельно от приказа. Каждое приложение к приказу имеет самостоятельную нумерацию.

2.5. Унифицированными формами приказов могут быть предусмотрены основания для издания приказа. Основание оформляется после распорядительной части приказа перед реквизитом «Подпись» без абзацного отступа на всю ширину строки.Приложения 1–6

Требования к оформлению приказов (о приеме на работу….) отдельных видов приказов.

2.5.1 Оформление приказа на унифицированной форме следует начинать с заполнения основных реквизитов документа.

Код организации. В правом верхнем углу унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты расположены два «окошка». В нижнем углу указывается код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Проставление этого кода в унифицированных формах является обязательным. Код по ОКПО присваивается организации в процессе ее регистрации органами статистики.

Код формы документа. Справа вверху над кодом по ОКПО в унифицированных формах располагается код формы документа по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации). ОКУД используется при автоматизированной обработке больших документационных массивов. Этот код уже проставлен на всех унифицированных формах, и, даже если на предприятии отсутствуют автоматизированные системы управления, снимать его нельзя.

Наименование организации. Указывается строго в соответствии с учредительными документами (уставом, для бюджетников – положением об организации). Сокращенное наименование организации указывают ниже полного наименования или за ним, но только в том случае, если сокращенное наименование закреплено в учредительных документах. Наименования филиалов и представительств, если они являются авторами документов, указывают ниже наименования организации.

Заголовочная часть унифицированной формы. В заголовочной части формы размещается название вида документа (приказ/распоряжение). Код приказа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) уже проставлен в форме, его следует только воспроизводить на каждом конкретном приказе.

Номер и дата приказа. Эти реквизиты являются обязательными элементами оформления, так как оказывают прямое влияние на юридическую силу документа. При оформлении даты можно использовать один из следующих способов:

• цифровой: первые две цифры – день, следующие две цифры – месяц, последние четыре цифры – год. Каждая группа цифр разделяется точкой, например 01.11.2008;

• словесно-цифровой, например 11 ноября 2008 г.

Содержательная часть приказа начинается с распорядительного действия (например, «Принять па работу...», «Прекратить трудовой договор...», «Перевести на другую работу...», «Предоставить отпуск...»). Далее идет заполнение содержательных граф унифицированной формы. Оформляющая часть приказа содержит подпись руководителя организации и отметку об ознакомлении работника с приказом (виза ознакомления). Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя организации, его личной подписи, инициалов и фамилии.

3. Согласование приказов по личному составу

3.1. Для оценки целесообразности издания приказов по личному составу, его обоснованности и соответствия законодательству Российской Федерации, локальным актам в МКОУ «Яровская СОШ» проводится согласование проекта.

3.2. Инициатор предоставляет проект приказов по личному составу согласующим лицам лично.

3.3. При отсутствии согласующего лица (отпуск, болезнь, командировка) согласующее лицо, выполняет действия в соответствии с делегированием права подписи приказов по личному составу работнику, исполняющему его обязанности.

3.4. Срок согласования проекта приказов по личному составу согласующим лицом не должен превышать 8 рабочих часов с момента его получения.

3.5. Проекты приказов по личному составу, согласовываются с руководителями в следующем порядке:

3.5.1. Проекты приказов по кадрам («К») согласуются с руководителем структурного подразделения, главным бухгалтером, юрисконсультом, специалистом по кадрам.

3.5.2. Проекты приказов по направлениям в командировки («КМ») согласуются с руководителем структурного подразделения, главным бухгалтером.

3.5.3. Проекты приказов по предоставлению отпусков («О») согласуются с руководителем структурного подразделения, главным бухгалтером, специалистом по кадрам.

3.6. Ответственность за полноту списка лиц внесенных в лист согласования возлагается на инициатора приказов по личному составу.

3.7. При необходимости срочного издания приказа по личному составу, решение о сроках согласования и составе согласующих лиц принимает директор.

3.8. В случае внесения замечаний по проекту приказа по личному составу согласующее лицо имеет право направить его на доработку инициатору с дальнейшим повторным согласованием.

3.9. Форма согласования для предоставления подписывающему лицу формируется на оборотной стороне последнего листа 1 экземпляра проекта приказов по личному составу.

3.10. По окончании согласования проект приказов по личному составу направляется на подписание инициатором.

3.11. Решение о подписании приказов по личному составу без прохождения процесса согласования принимает директор по своему усмотрению.

4. Подписание и регистрация приказов по личному составу

4.1. Приказы по личному составу подписываются директором или уполномоченным лицом на бумажном носителе. Срок подписания приказов не должен превышать 2 рабочих дней с момента поступления на подпись.

4.2. В случае не подписания проекта приказов по личному составу, подписывающее лицо, проект приказа возвращается инициатору с указанием вопросов, требующих доработки.

4.3. Приказы по личному составу вступают в силу в день его подписания, если иное не указано в тексте приказа.

4.4. Подписанные приказы по личному составу и приложения к ним с пронумерованными страницами, листом согласования передаются в день подписания для регистрации в отдел кадров.

4.5. Ответственность за своевременную передачу подписанных приказов по личному составу на регистрацию возлагается на инициатора.

4.6. В МКОУ «Яровская СОШ» действует централизованная однократная система регистрации приказов по личному составу.

4.7. Регистрация приказов по личному составу осуществляется работником отдела кадров и секретарем учебного отдела после получения подлинника подписанного приказа и его приложения на бумажном носителе.

4.8. Регистрационный номер приказов по личному составу включает в себя буквенный индекс дела по номенклатуре дел, цифровой индекс регистрации, который присваивается в течение календарного года.

4.9. Фактом регистрации является момент фиксации факта поступления приказов по личному составу путем записи необходимых сведений о приказе и проставление на бумажном носителе регистрационного номера и даты.

5. Внесение изменений в приказы по личному составу

5.1. Изменения в приказах по личному составу и приложение к нему вносятся посредством издания новых приказов.

Внесением изменений считается:

  • дополнение структурными элементами (пунктами, абзацами, дефисами),

  • приложениями, словами, цифрами;

  • замена слов, цифр;

  • изложение в новой редакции заголовка, констатирующей или распорядительной части, структурного элемента (пункта, абзаца, дефиса), приложения;

  • исключение из текста слов, цифр.

5.2. В констатирующей части (преамбуле) к приказам по личному составу указываются основания, цели, причины внесения изменений, например: «В связи с кадровыми изменениями...», «В целях рационального расходования бюджетных средств...».

5.3. Текст распорядительной части приказов по личному составу начинается со слов: «Внести изменения в (указывается вид, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения:…». Например: «Внести изменения в пункт 2 приказа от 29.05.2014 № 18 – од «О назначении комиссии по проверке знаний по охране труда»: дополнить после слова «работников» словами «и специалистов».

5.4. Если из текста исключаются (дополняются) отдельные слова, то в приказах по личному составу, которым вносятся изменения, указывается, в каком месте текста (заголовок, констатирующая или распорядительная часть (пункт, абзац, дефис, приложение и т.д.) исключаются (дополняются) слова, а сами слова указываются в кавычках.

5.5. Если в тексте заменяются цифровые показатели (денежная сумма, площадь), то ранее указанные и новые показатели в тексте приказов по личному составу, которым вносятся изменения, указываются в кавычках.

5.6. Внесение значительного числа изменений в приказах по личному составу осуществляется путем принятия его в новой редакции с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего приказа.

5.7. Необходимо соблюдать логику изложения: изменения вносятся сначала в текст приказа по порядку пунктов, затем в приложение.

При внесении изменений одним приказом в несколько приказов изменяемые приказы по личному составу располагаются в хронологическом порядке.

5.8. При дополнении текста новыми абзацами давать указание на изменение нумерации последующих абзацев (дефисов) не нужно.

При отмене, признании утратившим силу пункта нумерация последующих пунктов также не меняется.

5.9. Замена подписанных и зарегистрированных приказов по личному составу и приложений к ним запрещается.

6. Рассылка приказов по личному составу

6.1. После регистрации приказы по личному составу направляются на ознакомление работникам МКОУ «Яровская СОШ» через руководителей структурных подразделений.

6.2. Список рассылки заполняется инициатором приказов по личному составу при подготовке проекта приказа.

6.3. Копии приказов по личному составу в обязательном порядке должны быть направлены:

  • инициатору;

  • согласующим лицам;

  • руководителям структурных подразделений, действия которых регулируются приказом (вносится инициатором);

  • руководителям структурных подразделений, которым для исполнения своих должностных обязанностей требуются сведения указанные в приказе (вносится инициатором).

7. Оформление выписок из приказов по личному составу

7.1. Выписка из приказов по личному составу оформляется в случаях, когда изготовление копии приказа по тем или иным причинам невозможно (приказ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (приказ имеет большой объем).

7.2. Выписка из приказов по личному составу оформляется в структурном подразделении, которое является инициатором приказа.

7.3. Предоставление выписок из приказов по личному составу осуществляется по запросам органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных учреждений, организаций, предприятий, а также граждан.

7.4. При оформлении выписки из приказов по личному составу необходимо указать следующие реквизиты:Приложение12.

  • название вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

  • место составления подлинника приказа;

  • дата регистрации и регистрационной номер подлинника приказа;

  • необходимый фрагмент текста приказа;

  • под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего приказ, его инициалы, фамилию. Личная подпись работника, подписавшего приказ, в составе реквизита «Подпись» в выписке не ставится, а ставится слово «подпись»;

  • отметка о заверении копии документа.

7.5. Для свидетельствования верности выписки из приказов по личному составу подлиннику приказа на последнем листе выписки из приказа на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии» включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать.

7.6. На отметку о заверении копии приказов по личному составу для предоставления в органы государственной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации, иные учреждения, организации, предприятия, а также гражданам по их письменному запросу проставляется оттиск гербовой печати МКОУ «Яровская СОШ»

7.7. Листы многостраничных выписок из приказов по личному составу нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов выписки из документа: «Всего в копии ____ л.».

8. Организация оперативного хранения приказов по личному составу

8.1. Подлинники приказов по личному составу формируются в дела согласно номенклатуре дел.

8.2. При формировании дела проверяются правильность отнесения приказов в данное дело, качество оформления и комплектность приказов, наличие подписей, регистрационных номеров.

8.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

8.3.1. не подшивать в дела лишние экземпляры документов и черновики (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции, и другие отметки дополняющие первый экземпляр);

8.3.2. группировать в дела документы одного года;

8.3.3. располагать в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в хронологическом порядке и по порядку номеров;

8.3.4. дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формулируется несколько томов под тем же заголовком и индексом дела с добавлением: том 1, том 2 и т.д.



Список литературы

  1. ГОСТ Р 7.0.97–2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004–ст) (ред. от 14.05.2018).URL:http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/.

  2. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводства).URL:https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=2019000

  3. Костомаров М.Н. Унификация и стандартизация документов.

  4. Порядок оформления приказов по личному составу в образовательных учреждениях, А. Н. Серебрякова, 2009.URL:https://domashke.com/referati/ostalnyereferaty/referatpodiscipline43dokumentacionnoeobespechenieupravleniyaobrazovatelnymiuchrezhdeniyaminatemuporyadokoformleniyaprikazov-polichnomu-sostavu-v-obrazovatelnyhuchrezhdeniyah

  5. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».URL:http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_47274/.

  6. Приказы по личному составу», «Делопроизводство. Приказы», А.А. Агафонов.URL:http://www.bizneshaus.ru/delo2.html

  7. Пшенко А. В. Системы документации в организации// Секретарское дело.–2004.–№ 4.–С.12.

  8. Рекомендации по срокам хранения.URL:https://businessman.ru/new-sroki-xraneniya-prikazov-po-lichnomu-sostavupravila-ucheta-i-xraneniya-kadrovyx-dokumentov.html.


Приложение 1

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 № 1



Код


Форма по ОКУД

0301001

Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение «Яровская

средняя общеобразовательная школа»

по ОКПО


наименование организации










Номер документа

Дата составления



ПРИКАЗ










о приеме работника на работу








Дата


Принять на работу


с



по






Табельный номер



фамилия, имя, отчество



в



структурное подразделение



должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации





условия приема на работу, характер работы



с тарифной ставкой (окладом)



руб.

00

коп.


цифрами



надбавкой



руб.


коп.



цифрами




с испытанием на срок


месяца(ев)



Основание:

Трудовой договор от

"


"




г. №





Руководитель организации


директор




И. А. Филистеева


должность


личная подпись


расшифровка подписи



С приказом (распоряжением) работник ознакомлен



"


"


20


г.



личная подпись











Приложение 2

Унифицированная форма № Т-5
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1




Код


Форма по ОКУД

0301004

Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение «Яровская

средняя общеобразовательная школа»

по ОКПО


(наименование организации)


Номер документа

Датасоставления

ПРИКАЗ




о переводе работника на другую работу



Дата

Перевести на другую работу

с



по




Табельный номер



(фамилия, имя, отчество)



(вид перевода (постоянно, временно))

Прежнее местоработы


(структурное подразделение)


(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)



(причина перевода)


Новое место

работы


(структурное подразделение)


(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)


тарифная ставка (оклад)


руб.


коп.



(цифрами)





надбавка


руб.


коп.



(цифрами)




Основание:

изменение к трудовому договору от “



20


г. №


; или

другой документ

(документ (заявление, медицинское заключение и пр.))


Руководитель организации


Директор





И. А. Филистеева


(должность)


(личная подпись)


(расшифровка подписи)


С приказом (распоряжением) работник ознакомлен




20


г.


(личная подпись)













Приложение 3

Унифицированная форма N Т-6

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1



Код


Форма по ОКУД

0301005

Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение «Яровская

средняя общеобразовательная школа»

по ОКПО


наименование организации










Номер документа

Дата составления



ПРИКАЗ










о предоставлении отпуска работнику





Предоставить отпуск

Табельный номер



фамилия, имя, отчество



структурное подразделение



должность (специальность, профессия)


за период работы с

"


"


20


г. по

"


"


20


г.




А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на



календарных дней


с

"


"


20


г. по

"


"


20


г.


и (или)



Б.


ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать)


на



календарных дней


с

"


"


20


г. по

"


"


20


г.




В.

Всего отпуск на




календарных дней


с

"


"


20


г. по

"


"


20


г.



Руководитель организации

директор




И. А. Филистеева


должность


личная подпись


расшифровка подписи



С приказом (распоряжением) работник ознакомлен



"


"


20


г.



личная подпись














Приложение 4

Унифицированная форма N Т-8

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1



Код


Форма по ОКУД

0301006

Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение «Яровская

средняя общеобразовательная школа»

по ОКПО


наименование организации










Номер документа

Дата составления



ПРИКАЗ









о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)



Прекратить действие трудового договора от

«


«


20


г.

N


,

уволить


«


«


20


г.





(ненужное зачеркнуть)



Табельный номер



фамилия, имя, отчество



структурное подразделение



должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации






основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)





Основание (документ,

номер, дата):



заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.





Руководитель организации

директор




И. А. Филистеева


должность


личная подпись


расшифровка подписи



С приказом (распоряжением) работник ознакомлен



«


«


20


г.



Личная подпись













Мотивированное мнение выборного

профсоюзного органа в письменной форме

(от

«


«


20


г.

N


) рассмотрено







Приложение 5

Унифицированная форма N Т-9

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1



Код


Форма по ОКУД

0301022

Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение «Яровская

средняя общеобразовательная школа»

по ОКПО


наименование организации










Номер документа

Дата составления



ПРИКАЗ










о направлении работника в командировку





Направить в командировку:

Табельный номер



фамилия, имя, отчество



структурное подразделение



должность (специальность, профессия)



место назначения (страна, город, организация)









сроком на



календарных дней


с

"


"


20


г. по

"


"


20


г.





с целью





Командировка за счет средств



указать источник финансирования


Основание

(документ,

номер, дата):



служебное задание, другое основание, указать





Руководитель организации

директор




И. А. Филистеева


должность


личная подпись


расшифровка подписи



С приказом (распоряжением) работник ознакомлен



"


"


20


г.



личная подпись








Приложение 6

Унифицированная форма N Т-11

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1



Код


Форма по ОКУД

0301026

Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение «Яровская

средняя общеобразовательная школа»

по ОКПО


наименование организации










Номер документа

Дата составления



ПРИКАЗ










о поощрении работника





Табельный номер



фамилия, имя, отчество



структурное подразделение



должность (специальность, профессия)




мотив поощрения










вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и др. - указать)




в сумме



Прописью



руб.


коп.


(


руб.


коп.)


цифрами





Основание: представление






Руководитель организации

директор




И. А. Филистеева


должность


личная подпись


расшифровка подписи



С приказом (распоряжением) работник ознакомлен



"


"


20


г.



личная подпись










Приложение 7

Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение «Яровская

средняя общеобразовательная школа»

(МКОУ «Яровская СОШ»)

ПРИКАЗ

«__».__.20__

№ __

О переносе даты отпуска

В связи со временной нетрудоспособностью учителя русского языка Иванова И. И., в период с «__» _____ 20__ года, на основании части 2 статьи 124 ТК РФ, на основании заявления Иванова И. И.

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Перенести ежегодный отпуск учителя русского языка Иванова И. И., длительностью __ дней с периода «__»________ по «__» _______на период с «__» _______по «__» ______ 20__ года.

  2. БухгалтеруПетровой И. И., внести изменения в график отпусков за 20__ года, утвержденный «__» _______ 20__ года.

  3. СекретарюСидоровой И. И., ознакомить учителя русского языка Иванова снастоящим распоряжением в срок до «__».__.20__ года.

  4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Директор МКОУ «Яровская СОШ»



______________

(подпись)

И. А. Филистеева




Приложение 8

Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение «Яровская средняя общеобразовательная школа»

(МКОУ «Яровская СОШ»)

ПРИКАЗ

«__».__.20__

№ __

О присвоении квалификационного разряда

Руководствуясь требованиями статьи 8 Трудового кодекса РФ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Присвоить Иванову Ивану Ивановичу, слесарю четвертого разряда отдела слесарных работ, пятый разряд с «__» _________ 20__ г.

Основание: Протокол заседания квалификационной комиссии от «__»_______20__г. № __.

  1. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Директор МКОУ «Яровская СОШ»

______________

(подпись)


И. А. Филистеева





Приложение 9

Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение «Яровская средняя общеобразовательная школа»

(МКОУ «Яровская СОШ»)

ПРИКАЗ

«__».__.20__

№ __

Об установлении надбавки к окладу

Учитывая сложность выполняемой работы, руководствуясь ст. 129 Трудового кодекса РФ и п. 2.1 Коллективного договора

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Установить Иванову Ивану Ивановичу, слесарю пятого разряда персональную надбавку к должностному окладу в размере ____ рублей ежемесячно с «__»_______20__ г.

  2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Основание: Коллективный договор № ____ от «__».__.20__ г.

Директор МКОУ «Яровская СОШ»


______________

(подпись)

И. А. Филистеева





Приложение 10

Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение «Яровская средняя общеобразовательная школа»

(МКОУ «Яровская СОШ»)

ПРИКАЗ

«__».__.20__

№ __

О дисциплинарном взыскании

В связи с опозданием на работу на три часа «__».__.20__ г. без предварительного предупреждения и без уважительных причин, оформить: учителю физической культуры Иванову И. И. дисциплинарное взыскание в виде замечания.

Основание:

1. Служебная записка секретаря Ивановой И. И.

2. 192 статья Трудового кодекса РФ.

Директор МКОУ «Яровская СОШ»



______________

(подпись)


И. А. Филистеева







Приложение 11

Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение «Яровская

средняя общеобразовательная школа»

(МКОУ «Яровская СОШ»)

ПРИКАЗ

«__».__.20__

№ __

О совмещении должностей

В связи с увольнением учителя истории на период до назначения нового учителя истории в соответствии со статьей 151 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить исполнение обязанностей учителя истории в порядке совмещения должностей на Иванову И. И.,с ее согласия с «__».__.20__ г. на период до назначения нового учителя истории.

2. Установить доплату за совмещение должностей в размере ___ процентов оклада по совмещаемой должности.

3. Бухгалтерии при начислении зарплаты руководствоваться настоящим приказом.

4. Секретарю ознакомитьСидоровой И. И., с настоящим приказом под подпись.

Основание: дополнительное соглашение №___ к трудовому договору от «__».__.20__ № ___.





Директор МКОУ «Яровская СОШ»


______________

(подпись)


И. А. Филистеева


Приложение 12

Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение «Яровская средняя общеобразовательная школа»

(МКОУ «Яровская СОШ»)

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

«__».__.20__

№ __

О зачислении обучающегося

На основании Устава МКОУ «Яровская СОШ»

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Считать зачисленной в ___ класс МКОУ «Яровская СОШ» Иванову Инну Ивановку «__».__.20__ года рождения из МБОУ СОШ №3.

Основание: заявление родителей, личное дело обучающегося.





Директор МКОУ «Яровская СОШ»

______________

(подпись)

И. А. Филистеева




Список источников и литературы



  1. Андреева В. И. Делопроизводство: практическое пособие / Изд. 10– е, перераб. и доп. – М. : ООО «Управление персоналом», 2005. – 241 с.

  2. Анкетирование как метод исследования. URL:https://1001student.ru/obshhestvoznanie/anketirovanie.html(дата обращения: 15.12.2018).

  3. Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие / М. И. Басаков– М. : Издательско-торговая корпорация 2005 – 185 с.

  4. Верховцев А. В. Делопроизводство в кадровой службе / А. В. Верховцев– М. : ИНФРА – М, 2003. – 224 с

  5. Галахов В. В. «Секретарское дело» / И.К. Корнеев. – М. : РГГУ, 2008. – 136 с.

  6. ГОСТ Р 7.0.97– 2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно– распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004 – ст) (ред. от 14.05.2018).URL:http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/(дата обращения: 27. 09. 2018)

  7. Государственная Система Документационного Обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив, 1991.

  8. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления. Инструкция URL:http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/85.htm(дата обращения: 30.10.2018)

  9. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб.пособие, — М.: Издательство РИОР, 2005. — 93 44 с. URL:http://www.studmed.ru/view/panasenkoyudeloproizvodstvodokumentacionnoeobespechenie-upravleniya_8a11c784714.html(дата обращения:15.10.2018)

  10. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / под ред. В. А. Кудряева. – М. : Проспект, 2005. – С. 345.

  11. Делопроизводство: оформление приказов: приказы по основной деятельности, URL:http://deloved.ru/deloproizvodstvo/oformleniedokumentov/prikazypoosnovnoideyatelnosti.html (дата обращения:10.10.2018)

  12. Делопроизводство: Справ. Пособие – 4–е изд., доп. – Омск, 2005. – 56с.

  13. Документооборот и пути его оптимизации, URL:http://knowledge.allbest.ru/management/3c0b65625b2ac68b5d53b88421216d36_.html.(дата обращения: 4.10.2018)

  14. Документы по личному составу и их основные виды, URL:http://inpu11.narod.ru/literature/delopro/div2/gl1.html(дата обращения 9.11.2018)

  15. Жукова М. П. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения сост. - М.: Росархив, 2002.

  16. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводства) URL:https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=2019000(дата обращения:01.12.2018) 

  17. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов, служащих. – М., 1998.

  18. Костомаров М. Н. Унификация и стандартизация документов

  19. Красавин А. С. Приказы по кадрам в организации / А. С. Красавин – М. : МЦФР, 2004. – 23 с.

  20. Крылова И. Ю. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие для студ. вузов / И. Ю. Крылова – СПб.: Бизнес-пресса: 2004. – 230 с.

  21. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4–е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал"Управление персоналом", 2003. – 408 с.

  22. Кузнецова Т. В., Лихачев М. Т., Райхцаум А. Л., Соколов А. В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. – М.: Экономика, 2001

  23. Кушнаренко Н. Н. Документирование: учебник. / Н. Н. Кушнаренко. – Киев: Знания, 2003. – 231 с

  24. Лютов Н. Л. «Кадровик» № 10, 2009 г. URL: http://www.kadrovik.ru/(дата обращения: 10.12.2018).

  25. Метод экспертной оценки. URL:https://studfiles.net/preview/6155852/page:11/(дата обращения: 15.12.2018).

  26. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011–93. – М.: Госстандарт России, 1995. – С.1–6.

  27. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. Проф. В.А. Кудряева. – 2–е изд., перераб. И доп. – М.: ИНФРА–М, 2002. 592 с.

  28. Охотников А. В., Булавина Е. А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. –Изд. 2–е, перераб. И доп. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: издательский центр «МарТ», 2005. – 304 с.

  29. Панфилова Т. А. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. / Т. А. Панфилова, Т. Н. Кондратьева – Тюмень : Издательство ТюмГУ, 2005. – 272 с.

  30. Понятие «документ», его историческое развитиеURL:http://www.managcel.ru/dicems-631-1.html(дата обращения:20.11.2018)

  31. Порядок оформления приказов по личному составу в образовательных учреждениях, А. Н. Серебрякова, 2009, URL:https://domashke.com/referati/ostalnyereferaty/referatpodiscipline43dokumentacionnoeobespechenieupravleniyaobrazovatelnymiuchrezhdeniyaminatemuporyk-oformleniya-prikazov-polichnomu-sostavu-v-obrazovatelnyhuchrezhdeniyah(дата обращения:6.11.2018)

  32. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», URL:http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_47274/. (дата обращения:19.11.2018)

  33. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65–ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации, URL:http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44595/. (дата обращения: 11.11.2018)

  34. Правоведение: приказ, http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/prikaz.html(дата обращения: 29.09.2018)

  35. Приказы по личному составу», «Делопроизводство. Приказы», А.А. Агафонов, URL:http://www.bizneshaus.ru/delo2.html(дата обращения: 29. 09. 2018)

  36. Пшенко А. В. Системы документации в организации// Секретарское дело. –2004. –№ 4. –С.12.

  37. Разработка инструкции URP:https://studfiles.net/preview/5131429/page:4/(дата обращения: 01.12. 2018)

  38. Рекомендации по ведению делопроизводства в организации, В.А. Еремченко, 2003, URL:http://docs.cntd.ru/document/902035424. (дата обращения: 29. 10. 2018)

  39. Рекомендации по срокам хранения URL:https://businessman.ru/new-sroki-xraneniya-prikazov-po-lichnomu-sostavu-pravila-ucheta-i-xraneniya-kadrovyx-dokumentov.html.(дата обращения: 20. 11. 2018)

  40. Современные требования к кадровой службе, URL:http://www.ereading.club/chapter.php/130698/15/Ponomareva__Sovremennye_trebovaniya_k_kadrovoii_sluzhbe_(otdelu).html.(дата обращения: 28.10. 2018)

  41. Сокова А. Н. Табель унифицированных форм документов по личному составу// Справочник кадровика. –2001. –№ 2. –С 47.

  42. Состав и содержание кадровой документации, основные документы, регламентирующие управление персоналом, как основа кадровой дисциплины URL:https://studfiles.net/preview/3858826/page:91/управления// Секретарское дело. –2001. –№ 4. –С. 29. (дата обращения: 10.11.2018)

  43. Хронометраж URL:https://infomarketing.su/samorazvitie/hronometrazh-rabochego-vremeni/(дата обращения: 15.12.2018).

  44. Чуковенков А. Ю. Обследование делопроизводства// Секретарь – референт. –2005. –№ 6. –С. 31.

  45. Янковая В. Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводство. –2001. –№ 1.





Приложение 1

Анкета

Особенности подготовки и оформления приказов по личному составу

Уважаемый респондент!

С целью выявления особенностей подготовки и оформления приказов по личному составу просим Вас ответить на вопросы анкеты.

Анонимность гарантируется.

Инструкция: в вопросах, содержащих варианты ответов, необходимо отметить галочкой выбранный Вами ответ (отмеченных вариантов ответа может быть несколько), в вопросах, не имеющих вариантов ответов, необходимо высказать свое мнение.

1. Укажите Вашу должность_____________________________________

2. Укажите Ваш стаж работы в должности

  • 1 год;

  • 2 года;

  • 5 лет;

  • 10 лет;

  • 10 и более.

3. Укажите Ваш уровень образования в соответствии с занимаемой должностью

  • высшее образование;

  • среднее профессиональное образование;

  • основное общее образование.

4. Как часто в МКОУ «Яровская СОШ» оформляются приказы по личному составу?

  • 1-2 раза в месяц;

  • 3-4 раза в месяц;

  • 5 и более раз в месяц.

5. Какие приказы по личному составу составляются чаще всего?

  • о приеме на работу;

  • при переводе на другую должность;

  • о предоставлении отпуска;

  • о прекращении трудового договора;

  • о направлении работника в командировку;

  • о поощрении работника;

  • все перечисленные приказы;

  • другое __________________________________________________

6. Сколько времени занимает процесс подготовки и оформления приказа по личному составу?

  • 10-20 минут;

  • 20-30 минут;

  • 30 и более минут.

7. Какими нормативно-правовыми актами руководствуется МКОУ «Яровская СОШ» при подготовке и оформлению приказов по личному составлению?

  • законодательные и правовые акты РФ;

  • ГОСТ;

  • нормативные документы;

  • унифицированные системы документации;

  • классификаторы;

  • другое.

8. Возникают ли у Вас проблемы при подготовке и оформлению приказов по личному составу?

  • да, возникают при оформлении реквизитов;

  • да, возникают подготовке макетов приказов;

  • да, возникают при наборе текста

  • нет, не возникают;

  • свой ответ ______________________________________________

Благодарим за участие в анкетировании!

Приложение 2


Анкета

Инструкция по подготовке и оформлению приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» Талицкого района как способ оптимизации процесса.

Уважаемый специалист, просим Вас ответить на вопросы данной анкеты, проводимой в целях определения целесообразности Инструкции как средства рационализации документирования в МКОУ «Яровская СОШ».

Инструкция: в вопросах, содержащих варианты ответов, необходимо отметить галочкой выбранный Вами ответ (отмеченных вариантов ответа может быть несколько), в вопросах, не имеющих вариантов ответов, необходимо высказать свое мнение.

  1. Укажите должность, которую Вы занимаете__________________

  2. Укажите Ваш стаж работы в должности:

  • 1 год;

  • 2 года;

  • 3 года;

  • 4 года;

  • 5 и более лет.

  1. Укажите Ваш уровень образования в соответствии с занимаемой должность:

  • высшее образование;

  • среднее профессиональное образование;

  • основное общее образование.

  1. Как Вы считаете, данная инструкция будет полезна в Вашей организации?

  • да, позволит сократить время на создание приказов;

  • да, позволит правильно оформлять реквизиты;

  • да, позволит правильно структурировать текст приказов;

  • данная инструкция не будет полезна.

  1. Возникли ли трудности при работе с Инструкцией?

  • да (напишите какие) ______________________________________

  • нет.



Благодарим за участие в анкетировании!



Приложение 3



Лист экспертной оценки

Инструкция как способ оптимизации процессов подготовки и оформление приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ» Талицкого района


Ф.И.О. эксперта: Мосеева Светлана Владимировна

Должность: секретарь

Критерии оценки: 0б. – не проявляется, 1б. – проявляется минимально, 2б. – проявляется оптимально.

Шкала перевода среднего балла в уровень: 1,7 – 2– высокий уровень; 1 – 1,6– средний уровень; 0,5 – 0,9– низкий уровень; 0 – 0,4– недопустимый уровень.


Показатели

Балл

Комментарий

Оформление инструкции



Оформление реквизитов приказов по личному составу, в полной мере соответствует ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»



Текст приказов по личному составу, отформатирован в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (основной текст имеет выравнивание по ширине, абзацный отступ 1,25 см, поля - 3,2,2,1,5 см, размер и вид шрифта)



Содержание инструкции



Приказы по личному составу, входящие в инструкцию, содержат в наличии все необходимые реквизиты



Инструкция включает все возможные виды приказов по личному составу



Стиль изложения текста приказов по личному составу, соответствует нормативно закрепленным требованиям к данному виду документа



Структурные компоненты приказов по личному составу, соответствует нормативно закрепленным требованиям к данному виду документа



Структура инструкции



Содержит необходимые структурные компоненты.

Позволяет быстро и эффективно ориентироваться в формах.



С.б., уровень



Общие выводы , рекомендации









Дата ____.____.2019 г. Подпись эксперта ________/_________________





Приложение 4

Хронометраж процесса подготовки и оформления приказов по личному составу в МКОУ «Яровская СОШ».

Дата измерения

Объект хронометража

До внедрения порядка

После внедрения порядка

Изменения

Длительность (часы, минуты)

Длительность (часы, минуты)

20.05.19

Включение компьютера и запуск Windows

3 мин.

3 мин.

Нет

20.05.19

Запуск текстового редактора Word

0,5 сек.

0,5 сек.

Нет

20.05.19

Создание проекта приказа по личному составу:

20 мин.


10 мин.


Временные затраты сократились


- набор необходимых реквизитов проекта приказа по личному составу;

- набор текста приказа;

- проверка правильности оформления проекта приказа по личному составу;

- внесение исправлений в документе (при необходимости);

- сохранение набранного текста

20.05.19

Задание печати на принтере

0,30 сек.

0,30 сек.

Нет

20.05.19

Получение распечатки

1 мин.

1 мин.

Нет

20.05.19

Выход из текстового редактора

0,5 сек.

0,5 сек.

Нет





0



Получите в подарок сайт учителя

Предмет: Прочее

Категория: Прочее

Целевая аудитория: Прочее.
Урок соответствует ФГОС

Автор: Козлова Екатерина Борисовна

Дата: 21.06.2019

Номер свидетельства: 515664

Получите в подарок сайт учителя

Видеоуроки для учителей

Курсы для учителей

ПОЛУЧИТЕ СВИДЕТЕЛЬСТВО МГНОВЕННО

Добавить свою работу

* Свидетельство о публикации выдается БЕСПЛАТНО, СРАЗУ же после добавления Вами Вашей работы на сайт

Удобный поиск материалов для учителей

Ваш личный кабинет
Проверка свидетельства