kopilkaurokov.ru - сайт для учителей

Создайте Ваш сайт учителя Курсы ПК и ППК Видеоуроки Олимпиады Вебинары для учителей

Статья про Порядок организации процедуры экспертизы ценности документов

Нажмите, чтобы узнать подробности

В настоящее время, в результате деятельности организаций создается большое количество документов. Среди них есть такие, как не имеющие ценности, утратившие свое значение, и очень важные документы, которые нуждаются в хранении, поэтому для определения исторической и практической ценности документов необходимо разработать порядок организации проведения ЭЦД.

Просмотр содержимого документа
«Статья про Порядок организации процедуры экспертизы ценности документов»

Порядок организации процедуры экспертизы ценности документов, как средство рационализации архивного хранения документов в организациях

Романова Анастасия Анатольевна

Студентка 3 курса по специальности Документационное обеспечение управления и архивоведение, Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области «Камышловский педагогический колледж»


hastasia253@mail.ru


В настоящее время, в результате деятельности организаций создается большое количество документов. Среди них есть такие, как не имеющие ценности, утратившие свое значение, и очень важные документы, которые нуждаются в хранении. Для определения исторической и практической ценности документов проводят экспертизу ценности документов, призванная определить необходимость хранения и сроки хранения документов исходя из важности информации, заключенной в них.

Актуальность данной темы заключается в том, что от результатов экспертизы ценности документов зависит качественный, оптимальный состав архивов и Архивного фонда Российской Федерации страны (АФ РФ). ЭЦД является одной из важнейших функций архивного дела, так как итогом экспертизы ценности является полноценное комплектование архива организации и государственного архива, и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда РФ в целом. Недопустимо, чтобы в АФ РФ хранились документы, не имеющие значимости для государства, так как количество мест для хранения документов ограничено. Создание новых специализированных помещений с должным соблюдением условий хранения для различного рода документов требуют много времени и средств. Поэтому отбор минимального количества ценных документов, с максимально важным, для принятия решений объемом информации сейчас важен как никогда. Основной задачей экспертизы ценности документов является отбор ценных документов на хранение и фильтрация ненужной информации. Среди перспективных направлений развития экспертизы можно выделить постановку вопросов отбора на государственное хранение документов с повторяющейся информацией.

Из всего вышеизложенного вытекает следующая проблема исследования: не проводится процедура ЭЦД, так как на локальном уровне не сформирована нормативно-методическая база и не создана экспертная комиссия.

В настоящее время, в результате деятельности организаций создается большое количество документов. Среди них есть такие, как не имеющие ценности, утратившие свое значение, и очень важные документы, которые нуждаются в хранении, поэтому для определения исторической и практической ценности документов необходимо разработать порядок организации проведения ЭЦД.

Порядок – это документ, определяющий последовательность целенаправленных действий для решения определенной задачи. Однозначно описывает процедуру, может содержать сроки.

Разработанный Порядок организации процедуры ЭЦД состоит из таких разделов, как:

  • общие положения;

  • этапы проведения экспертизы ценности документов;

  • определение состава экспертной комиссии;

  • составление приказа о создании экспертной комиссии;

  • оформление протокола заседания экспертной комиссии;

  • разработка описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу;

  • создание акта о выделении к уничтожению документов.

На титульном листе порядка размещается наименование организации, тема порядка, разработчик, город и год разработки.

Общие положения определяют назначение Порядка, информацию об основных понятиях процедуры ЭЦД, нормативно-правовые акты, регламентирующие процедуру ЭЦД, возможность использования продукта различными субъектами.

В основной части продукта содержится информация об этапах проведения ЭЦД:

  1. определяется состав экспертной комиссии;

  2. создается приказ о создании экспертной комиссии;

  3. какие задачи и функции решает экспертная комиссия;

  4. проводится заседание экспертной комиссии;

  5. оформляется протокол заседания экспертной комиссии;

  6. после протоколирования экспертная комиссия составляет описи постоянного, временного хранения и по личному составу;

  7. экспертная комиссия определяет сроки хранения документов;

  8. составляется акт об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

  • Приказ о создании ЭК.

Приказ о создании экспертной комиссии – это распорядительная бумага, утверждаемая руководителем, в которой определяется состав обозначенной группы, и закрепляются за ней обязанности по уничтожению документов.

  • Протокол заседания ЭК.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

  • Опись дел постоянного хранения.

Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е. после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения.

  • Опись дел временного хранения.

Данная опись представляет собой документ с внесенным в него систематизированным списком документации, которая должны храниться в архиве предприятия более десяти лет. Опись дел временного хранения необходима для ведения учета и организации оперативного поиска нужного документа. Но не во всех организациях существуют документы временного хранения, соответственно такие предприятия не ведут данную опись.

  • Опись дел по личному составу.

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

опись дел по личному составу вести по годам. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

  • Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек, отобранных к уничтожению дел в форму акта.

Результат: Порядок удобен и прост в применении; позволяет сократить время, затрачиваемое на проведение процедуры экспертизы ценности документов. Трудностей в его применении у архивариуса не возникло, в связи с этим он намерен использовать наш продукт в последующей деятельности для рационализации архивного хранения документов.

Внедрение Порядка необходимо, так как оформление документов, связанных с проведением процедуры экспертизы ценности документов с применением предложенного продукта занимает меньше рабочего времени и результаты оформления документов наиболее качественны. Использование Порядка позволит устранить все выявленные несоответствия и добиться:

  • сокращения на оформление документов, связанных с проведением процедуры экспертизы ценности документов;

  • четкого определения последовательности действий ЭЦД;

  • закрепления в себе форм проведения ЭЦД.


Получите в подарок сайт учителя

Предмет: Прочее

Категория: Прочее

Целевая аудитория: Прочее

Скачать
Статья про Порядок организации процедуры экспертизы ценности документов

Автор: Романова Анастасия Анатольевна

Дата: 13.06.2019

Номер свидетельства: 514684

Получите в подарок сайт учителя

Видеоуроки для учителей

Курсы для учителей

ПОЛУЧИТЕ СВИДЕТЕЛЬСТВО МГНОВЕННО

Добавить свою работу

* Свидетельство о публикации выдается БЕСПЛАТНО, СРАЗУ же после добавления Вами Вашей работы на сайт

Удобный поиск материалов для учителей

Ваш личный кабинет
Проверка свидетельства