Отчет по проведению антикризисных мероприятий и оптимизации работы административно-хозяйственной части государственного учреждения

Отчет по проведению антикризисных мероприятий и оптимизации работы административно-хозяйственной части государственного учреждения

г. Донецк 20.06.2019г.

Решением администрации государственного учреждения с целью ведения антикризисного менеджмента в штат административно-хозяйственной части в качестве кризисного менеджера в соответствии с штатным расписанием введена должность - временно исполняющий обязанности заведующего хозяйством с соответствующими функциональными обязанностями.

ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ:

Государственное учреждение является не прибыльной организацией. Финансирование деятельности учреждения осуществляется из областного (краевого, республиканского) бюджета, а так же с специального счета учреждения, наполнение которого происходит за счет оплаты услуг за проживание временно перемещенных лиц в общежитии учреждения.

Средняя заработная плата работников хозяйственной части составляет: 4000 руб. / мес.

Общий средний годовой фонд заработной платы работников хозяйственной части составляет: 4000,00 руб х 12 мес. х 21 чел. = 1 008 000,00 руб. (в т. ч. годовая з/п работников осуществляющих охрану помещений 336 000,00 руб. / год.)

Работников осуществляющих охрану помещений запрещено привлекать к выполнению других видов работ.

Утвержденный бюджет на выполнение работ за счет специального (собственного) фонда по ремонту забора, ремонту перекрытия, и выполнение противопожарных предписаний и вывозу строительного мусора, пневмогидравлическому испытанию отопительной системы, обслуживанию наружных сетей водоотведения составляет 108 068,54 рублей.

ХОД РАБОТ:

При согласовании с администрацией учреждения кризисным менеджером в период с 15.08.2018г. по 20.06.2019г. выполнены следующие мероприятия:

1. Кадровый менеджмент:

-Анализ эффективности работы работников административно-хозяйственной части, штатная численность - 21 человек;

-Сокращение малоэффективных работников – 6 человек;

-Привлечение новых работников (вновь принятые на работу в учреждение) – 4 человека;

-Кадровая ротация работников административно-хозяйственной части – 2 человека из других подразделений государственного учреждения;

-Внутренняя ротация работников административно-хозяйственной части – 5 человек;

-Расширение должностных обязанностей работников административно-хозяйственной части – 10 человек (комендант общежития; 1 человек - работник дежурной смены; 5 человек - технический персонал; 3 человека – рабочие хозяйственной службы);

-Стимуляция эффективности работы персонала путем поощрения (материальное стимулирование, оптимизация периодов и сезонности отпусков и др.).

2. Внутренний аудит документооборота и номенклатуры дел.

-Изучение имеющихся в административно-хозяйственной части внутренних, распорядительных, разрешительных, отчетных и контрольных документов, входящей и исходящей корреспонденции – более 1000 документов;

-Систематизация документооборота в соответствии с номенклатурой дел – 39 папок и журналов учета.

3. Организация и проведение внефункциональных, не лицензируемых и не требующих специальных разрешений работ.

-Выполнение дополнительных работ силами работников административно-хозяйственной части (работы первоначально не входящие в должностные обязанности) – 10 человек (работа 1 дворника на 1,5 ставки по уборки всей территории гос.учреждения; комендант общежития по совместительству , в соответствии с приказом выполняет должностные обязанности кастелянши с получением надбавки в размере - 0,5 должностного оклада кастелянши; проведение общестроительных работ (ремонт забора, обивка обрушающегося защитного покрытия, оштукатуривание забора – 96 м²) – силами работника дежурной смены и 4-х человек - технический персонал учреждения (получение надбавки 35 % к должностному окладу по статье «за интенсивный труд»); проведение общестроительных работ в здании мастерских (ремонт перекрытия с заменой балок и подшивки) силами 3-х рабочих хозяйственной службы (получение надбавки 50 % к должностному окладу по статье «за интенсивный труд»);

-Планово-предупредительные работы по предписаниям контролирующих органов (МЧС) силами 3-х рабочих хозяйственной службы, в т.ч: изготовление и замена защитных оконных решеток – 2 шт., ревизия и ремонт пожарных кранов – 4 шт.; замена пожарных ящиков – 4 шт. (получение надбавки 15 % к должностному окладу по статье «за интенсивный труд»).

4. Организация выполнения работ (услуг) силами контрагентов (кроме услуг по -электро-теплоснабжению, водоподачи и водоотведению, дератизации и дезинсекции, вывоза ТБО).

-Определение расчетных объемов работ (услуг) и их стоимости - 3 контрагента (проектные работы по огнезащитной обработке конструкций, пневмогидравлических испытаний отопительной системы, обслуживанию наружных сетей водоотведения);

-Рассмотрение коммерческих предложений иных контрагентов по выполнению проектные работы по огнезащитной обработке конструкций, пневмогидравлических испытаний отопительной системы, обслуживанию наружных сетей водоотведения, замена подрядчиков и исполнителей работ.

-Вывоз строительного мусора с территории учреждения – 30 т.

5. Организационные мероприятия по проведению обязательного обучения и повышению квалификации.

- Проведение ежегодного обучения рабочего-электромонтера по программе обучения «Электробезопасность» в учебном центре «Охрана труда» (срок обучения 2 дня, стоимость обучения 560 руб. Обучение в РИПО ИПР: стоимость обучения 0,00 руб. Период обучения – 10 рабочих дней)

6. Организация выполнения работ по гуманитарной программе (остекление и ремонт кровли 3-х зданий), привлечение частной благотворительной помощи

Результаты проведенных антикризисных мероприятий

1. В процессе выполнения мероприятий определенных п. 1 удалость оптимизировать кадровый состав административно-хозяйственной части путем совмещения должностей с выплатой доплаты в размере 50% от должностного оклада совмещаемых должностей, до фактической численности – 19 человек, что в свою очередь позволило сократить расходы на оплату труда на 41000 руб. за указанный в преамбуле период. Так же путем частичной замены персонала и материальным стимулированием работников хоз.части удалось выполнить перераспределения дополнительных (раннее не входящих в должностные обязанности) обязанностей на работников данного подразделения, что в свою очередь привело к обоюдовыгодным условиям выполнения раннее «замороженных» работ.

2. В процессе выполнения мероприятий определенных п. 2 удалость систематизировать хранение документации и документооборот в целом. Данное мероприятие позволило выявить задваивающиеся, а в некоторых случаях и затраивающиеся копии писем, документов и прочей корреспонденции не оформленной надлежащим образом. Выполнение данных мероприятий сократило трудозатраты ответственных работников и руководителей связанные с поиском того или иного документа.

3. В процессе выполнения мероприятий определенных п. 3 собственными силами (силами работников хозяйственной части, должностные обязанности которых расширенны путем внесения изменений в должностные инструкции) работ, не требующих специальных разрешений им лицензий, и выполняемых без привлечения подрядных организаций позволило сократить расходы средств основного (бюджетного) и специального (собственного) фона на надлежащие содержание ограждающих конструкций и безопасную эксплуатацию зданий минимум на 24000,00 рублей при ремонте забора (96 м² х 250,00 руб/ м² ), 32224,50 рублей при ремонте перекрытия (19,53 м² х 1650,00 руб/ м²) и 11600,00 рублей при выполнении противопожарных предписаний (изготовление и замена защитных оконных решеток – 2 шт., ревизия и ремонт пожарных кранов – 4 шт.; демонтаж старых и замена на новые пожарных ящиков – 4 шт.), при этом затраты из фонда заработной платы на доплату за интенсивный труд составило: 5 человек х 1400,00 рублей (35% от должностного оклада дежурного и технического персонала) = 7000,00 рублей (при ремонте забора); 3 человека х 2150,00 рублей (50% от должностного оклада рабочих хозяйственной службы) = 6450,00 рублей (при ремонте перекрытия) и 3 человека х 645,00 рублей (15% от должностного оклада рабочих хозяйственной службы) = 1935,00 руб. Кроме того совмещение должностей с доплатой в размере 50% от должностного оклада совмещаемых должностей позволило фактически сократить расходы на оплату труда на сумму определенную в п.1. данного раздела. По итогам года экономия фонда заработной платы составит 49200 рублей. Таким образом, суммарная экономия средств основного (бюджетного) и специального (собственного) фона на выполнение ремонтно-строительных работ составила: 24000,00 руб.+32224,50 руб. + 11600,00 руб. = 67824,50 руб. Общегодовая экономия фонда заработной платы с учетом выплат за интенсивный труд восьми работникам хоз.части составит: 49200,00 руб. – (6450,00 руб. + 7000,00 руб. + 1935,00 руб.) = 33815,00 рублей.

4. По результатам мониторинги стоимости работ (услуг) определенных п. 4 произведена замена одного исполнителя услуг в связи с планируемым завышением стоимости работ. Так предлагаемая стоимость раннее ежегодно выполняемых работ (услуг) по пневмогидравлическому испытанию отопительной системы составила 18 468,54 руб. На основании мониторинга организаций специализирующихся на выполнении данных работ был заключен договор с специализируемым коммунальным предприятием. Стоимость работ (услуг) по пневмогидравлическому испытанию отопительной системы (при сохранении всех видов испытаний и объемов работ) специализируемым коммунальным предприятием составила 11 201,86 руб. Разница составила 7 266,68 рублей. При рассмотрении сметы предложенной подрядной организацией на обслуживание наружных сетей водоотведения, общей стоимостью работ (услуг) 8600,00 рублей были внесены существенные корректировки в сметную документацию, вследствие чего стоимость данных услуг была максимально снижена до суммы 2126,66 рублей Экономия составила 6 473,34 рублей. Стоимость вывоза строительного мусора (30 тонн) с погрузкой механизированным способом на автомобиль самосвал и вывоз его на полигон составляет - 13 175,50 рублей. Данная работа была выполнена (попутно) силами подрядной организации выполняющей иной вид работ не связанный с образованием данного строительного мусора на бесплатной основе. Экономия по данной статье расходов составила - 13 175,50 рублей. Общая экономя по данному разделу составляет 26 915,52 рубля.

5. В процессе выполнения мероприятий определенных п. 5 удалость оптимизировать сроки обучения электротехнического персонала путем замены организации, проводящей специализированное обучение. Вследствие чего удалось существенно сократить срок обучения с 10 рабочих дней до 2-х рабочих дней, тем самым избежав временного приема на работу (по договору, сроком на 2 недели) электромонтера. Что позволило сократить затраты на оплату труда с 1954.55 руб. до 390,91 руб. Экономия фонда заработной платы составила 1563,64 рубля. Затраты по специальному фонду составят 550,00 рублей

6. Силами администрации учреждения и временно исполняющего обязанности заведующего хозяйством (кризисным менеджером) была проведена переговорная и договорная работа с подрядной организацией, осуществляющей в рамках государственной гуманитарной программы (остекление и ремонт кровли 3-х зданий). Так работы по данной программе были «заморожены» в одностороннем порядке инвесторами программы и подрядной организацией в 2017 году по неизвестным причинам (упущение и недоработка предыдущего руководства административно-хозяйственной части). Путем переговорного процесса и согласования всех проблемных вопросов работы по данной программе были возобновлены в ноябре 2018 года и завершены в июне 2019 года. Общая стоимость работ (без стоимости материалов) составила 1 268 495,29 рублей. Финансирование данных работ государственным учреждением не проводилось.

Кроме того временно исполняющего обязанности заведующего хозяйством (кризисным менеджером) проведена работа по поиску благотворительных организаций и меценатов для оказания помощи учреждению. Меценатами была оказана помощь учреждению в приобретении техники (б/у), энергосберегающих осветительных ламп, ремонтных замковых механизмов на общую сумму 10 000,00 рублей.

ИТОГИ ПРОВЕДЕННОГО АНТИКРИЗИСНОГО МЕНЕДЖМЕНТА В ПЕРИОД С 15.08.2018г. ПО 20.06.2019г.

1. Экономия общего фонда заработной платы работников административно-хозяйственной части с учетом всех доплат с 15.08.2018г по 14.08.2019г. составит – 35378,64 рубля, что составит 3,5 % от общего фонда заработной платы. Данные средства могут быть использованы в качестве дополнительного материального стимулирования работников хоз. части.

2. Экономия утвержденного бюджета на выполнение ремонтно-восстановительных и эксплуатационных работ (услуг) за счет специального (собственного) фонда с 15.08.2018г. по 14.08.2019г.: 67 824,50 руб. + 26 915,52 руб. – 550,00руб. = 94 190,02 рубля, что составляет 87,16 % от общего бюджета. Сэкономленные средства могут быть перенаправлены на другие статьи расходов.

3. Экономическая выгода для учреждения от привлечения меценатов и участия в государственных гуманитарных программах с 15.08.2018г. по 14.08.2019г.: 1 278 495,29 рублей.

Кризисный менеджер: Шаповалов П.В.

Отчет по результатам

проведенных антикризисных

мероприятий подготовил Шаповалов П.В.