Электронный документооборот в Казахстане на примере предприятий и организаций города Рудного

Қазақстан Республикасының Білім және ғалым Министрлігі

Министерство образования и науки Республики Казахстан

«Қостанай облысы әкімдігі білім басқармасы» ММ

ГУ « Управление образования акимата Костанайской области»

Қостанай облысы әкімдігі білім басқармасының «Рудный технологиялар мен қызмет көрсету колледжі» КМҚК

КГКП «Рудненский колледж технологии и сервиса» Управления образования акимата Костанайской области

ҒЫЛЫМИ-ЗЕРТТЕУ ЖҰМЫСЫНЫҢ ТАҚЫРЫБЫ

«Қазақстандағы электрондық кұжат айналымы»

ТЕМА НАУЧНО – ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЫ

«Электронный документооборот в Казахстане»

Секция: технология производства

«Іс қағаздарын жүргізу және мұрағаттану» мамандығының 2 курс студенттері

Баган Мария

студент 2 курса специальности

«Делопроизводство и архивоведение»

Ғылыми жетекші:

Шакирова Т.С.,

өндірістік оқыту шебері

Научный руководитель:

Шакирова Т.С.,

мастер производственного обучения

Костанай,

2017

Содержание

Введение 3

1 Электронный документооборот. Основные понятия 5

1.1 Электронный документ 5

1.2 Электронный документооборот 6

1.3 Эффективность электронного документооборота 9

2 Электронный документооборот в Казахстане 11

2.1 Система электронного документооборота в государственных органах Республики Казахстан 11

2.2 Системы электронного документооборота в бизнесе 12

3 Проблемы внедрения ЭДО 16

Заключение 19

Список использованных источников 20

Введение

В Послании Президента народу Казахстана от 31 января 2017 Президент объявил о начале третьей модернизации. Первый и основной приоритет модернизации, которая будет проходить на базе Плана нации «100 конкретных шагов»,– ускоренное технологическое обновление экономики. Повсеместно и усиленно теперь будут внедрять новые цифровые разработки. Президент поручил Правительству разработать и принять отдельную программу «Цифровой Казахстан» [1].  Программу «Цифровой Казахстан-2020» планируют запустить в 2017 году [2].

Государственные органы Казахстана еще с 1997 года целенаправленно реализуют Стратегический план развития Казахстана до 2030 года, принятый Президентом нашей страны Н.А.Назарбаевым, в котором среди 7 стратегических приоритетов определено оздание профессионального государства [3].

Уровень развития современного документообразования в Казахстане достиг той переломной точки, когда традиционное бумажное делопроизводство уступает своё место электронному документообороту. При этом возникает много актуальных вопросов, связанных с ведением электронного документооборота и электронного архива. Термин «делопроизводство» уже сейчас заменен терминами «управление документацией» [4].

Внедрение системы электронного документооборота – это перевод обращения документов из бумажной формы в электронную. Все действия, столь понятные и привычные при работе с бумагой, реализуются в электронной форме. Набор этих действий (процессов) хорошо регламентируется Европейским стандартом для систем электронного документооборота MoReq2. Согласно этому стандарту для перевода в электронный вид необходимо реализовать следующие базовые процессы: создание, движение, хранение, поиск, отображение, обеспечение безопасности и т.д. Этот подход систематизирует процедуру внедрения. Он позволяет разбить весь поток на отдельные части. Для ряда документов и документопотоков уже есть стандартные решения, которыми стоит воспользоваться. «Электронная канцелярия» автоматизирует обработку входящих и исходящих документов, «Управление договорами» позволяет перевести подготовку, согласование, хранение и обработку договоров и сопутствующих документов, раздел «Внутренние документы» организует работу со служебными записками и организационно-распорядительной документацией на предприятии, раздел Согласование счетов автоматизирует согласование, оплату и хранение счетов [5].

Согласно Правилам электронного документооборота, руководство должно утвердить перечень видов документов, подлежащих составлению и передаче только в электронном формате, и строго контролировать его соблюдение всеми, однако, документационные службы организаций и предприятий, использующих ЭДО ссылаются на официальное и неофициальное требование руководства о представлении на рассмотрение документов только в бумажном виде [6].

Указанное дублирование влечет значительные затраты времени сотрудников и руководителей. Иногда согласование, подписание или рассмотрение документа в электронном виде осуществляется даже с запозданием, чем бумажный. Кроме того, выявляются отличия между содержанием и реквизитами бумажного документа и его электронным форматом. Впоследствии приходится проводить трудоемкую работу по сверке реквизитов бумажных и электронных документов при сдаче их в архив. 
Такие руководители упускают из виду, что наибольший эффект и привлекательность имеет организация именно внутреннего документооборота в электронном виде, выражающаяся в значительной экономии времени и средств.

Кроме этого, в настоящее время в производственной деятельности организациями используются несколько систем электронного документооборота. Менеджмент компаний объясняет это тем, что ни один из пакетов не обладает достаточной функциональной полнотой. Как следствие возникает значительная избыточность информационных потоков. Избыточность требует неоправданного потребления дорогостоящих информационных технологических и  людских ресурсов.

Целью предлагаемого научного исследования является определение степени использования электронного документооборота документационными службами предприятий города Рудного, выявление проблем эксплуатации систем электронного документооборота.

Для достижения поставленной цели выделены следующие задачи:

• изучить правовые документы, являющиеся основой электронного документооборота;

• рассмотреть основные понятия, эффективность использования электронного документооборота;

• исследовать степень использования систем электронного документооборота в Казахстане и выявить проблемы их эксплуатации документационными службами предприятий и организаций города Рудного.

1. Электронный документооборот. Основные понятия

1. Электронный документ

Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта - вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровом формате и удостоверена посредством ЭЦП (электронной цифровой подписи)[6].

Основной функцией традиционного документа является удостоверение некоторой информации. При составлении и использовании документа присутствуют два аспекта: во-первых, некоторая информация, а во-вторых, - сам документ как материальная вещь, которую можно предъявить или передать. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить истинность информации, содержащейся в документе. Возможно, для подтверждения истинности необходимо проделать некую процедуру - экспертизу по проверке подлинности документа (см.Рис.1).

Рис.1. Классическое делопроизводство

Саму информацию, содержащуюся в документе, тоже можно разделить на две части. Первая часть - непосредственно содержание, вторая - вспомогательная информация, которая дает возможность установить его аутентичность (подлинность). К ней относятся реквизиты типа исходящего номера, подписей и печатей.

В состав информации, как содержательной, так и о носителе, могут входить и данные о времени, условиях и месте составления документа.

Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном, известном заранее количестве экземпляров. Например, может быть указано, что договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр явится копией, что в принципе может быть проверено путем проведения соответствующей экспертизы.

В ряде случаев существенно наличие именно оригинала документа. Например, продажа акции, выпущенной в документарной форме, вовсе не равносильна продаже копии ее сертификата, даже заверенной нотариально.

Таким образом, документ выполняет следующие функции:

• фиксация некоторой (содержательной) информации;

• фиксация лица, подписавшего документ;

• фиксация условий составления документа;

• доказательство в судебном разбирательстве;

• функция оригинала, обеспечиваемая его уникальностью [6].

С точки зрения традиционного документооборота можно выделить две основные функции бумажного документа: информационную и доказательственную (т. е. возможность использовать его в качестве допустимого доказательства). В последние десятилетия объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно растут. В связи с этим важное значение приобретает определение правового статуса электронного документа - очерчивание областей, где возможно и допустимо его применение.

Аргумент, приводимый в пользу бумажного документа, заключается в том, что он осязаем (т. е. любой может физически проверить наличие документа). Бумажный документ почти невозможно изменить, в электронный же документ легко внести поправки, и очень трудно потом доказать факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, наверное, не меньшую историю, чем история письменности, но это не снимает проблемы идентификации электронных документов.

Решить приемлемым образом данную задачу удалось только во второй половине 1970-х годов, когда американские математики У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили использовать цифровую подпись для подтверждения подлинности электронных сообщений.

С учетом изложенного электронный документ можно определить как набор данных, записанных в компьютерочитаемом виде, для которых выполнено следующее условие: существует признанная участниками ЭДО или утвержденная компетентным органом процедура, позволяющая однозначно преобразовать эти данные в документ традиционного режима. Признание указанной процедуры должно быть подтверждено участниками системы ЭДО посредством традиционного (письменного) документа, либо такая процедура должна быть санкционирована уполномоченным государственным органом.

1. Электронный документооборот

В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих функций (Рис.2):

Рис.2 Функции электронного документооборота

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.

Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями (Рис.3).

Рис.3 Виды документооборота.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать в организации, так как данный учет будет осуществлен, прибегнув к услугам аутсорсинговой компании и так далее [5].

Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа.

Ээлектронный документооборот - это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

1. Эффективность электронного документооборота

Контроль над существованием, созданием, исполнением и получением документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что дает возможность руководителям следить за бизнес-процессами. Существует прозрачность бизнес-процессов: все документы находятся в строгом порядке, сокращаются случаи потери нужной документации, при обеспечении безопасности.

Повышение исполнительской функции также относят к преимуществам электронного документооборота. По статистике значительный процент поручений не выполняется работниками по разным причинам. В системе электронного документооборота руководителю предоставляется возможность мониторинга всех рабочих процессов.

Количественные показатели эффективности СЭДО позволяют убедиться в быстром возврате инвестиций в систему. Сокращаются непроизводственные, временные затраты, связанные с обработкой документов (регистрация, рассылка, время на поиск документов, время выполнения контрольных операций по документам и поручениям). Ускоряются информационные потоки (время передачи документа на исполнение, пересылка документа между структурными подразделениями, время подготовки типовых документов, время согласования типовых документов, ускорение средней скорости распространения информации). Сокращается стоимость ресурсов и материалов (сокращение затрат на канцелярию, расходные материалы, снижение затрат на хранение документов).

По данным германского концерна, работающего в отрасли электроники Siemens Business Services трудоемкость выполнения ключевых операций в бумажном производстве почти в 10 раз больше трудоемкости в автоматизированной системе документооборота [7].

Качественные показатели эффективности ЭДО - это показатели развития и улучшения каждого из аспектов во внутренней и внешней деятельности организации. Внедрение ЭДО позволяет оптимизировать и упростить контроль над существованием, созданием, исполнением и получением документов в электронной системе; обеспечить прозрачность бизнес-процессов: все документы находятся в строгом порядке, сокращаются случаи потери нужной документации, при обеспечении безопасности; повысить исполнительскую дисциплину; повысить уровень конфиденциальности (см.Таблица 1).

Таблица 1 Сравнение трудоемкости выполнения ключевых операций

Выполняемая операция	бумажного документа	электронного документа
Регистрация документа	3	1
Тиражирование документа	5	1
Поиск документа	7	2
Доставка до исполнителя	20	2
Подготовка отчета	45	10
Согласование документа	360	30
Трудоемкость в минутах	440	46

1. Электронный документооборот в Казахстане

Электронный документооборот в Казахстане представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

К правовой составляющей проблемы электронного документооборота и электронного архива относятся, прежде всего, профильные законы Республики Казахстан. Принятие в январе 2003 года Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 24.11.2015г.) послужило значительным импульсом к широкому внедрению электронного документооборота в государственных органах и организациях [8].

В Республике Казахстан принятие законодательных мер привело к глубоким преобразованиям в двух базовых секторах: государственном – построение «электронного правительства» (е-правительства), как единого организма с обширной и гибкой базой данных, системой коммуникации, средствами анализа и принятия решений; коммерческом – это полномасштабное внедрение электронной коммерции (е-коммерция), позволяющей максимально использовать новые возможности внутреннего и глобального рынков при обеспечении безопасности и надежности бизнеса.

1. Система электронного документооборота в государственных органах Республики Казахстан

Электронное правительство представляет собой использование информационно-коммуникационных технологий (далее-ИКТ) для преобразования правительства с целью сделать его более доступным для граждан, более эффективным и более подотчётным. В настоящее время завершен этап первоначального оснащения органов государственной власти современной вычислительной техникой и создания соответствующей информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуры обеспечения их деятельности. Многие ведомства в настоящее время внедряют комплексные информационные системы управления и переводят ведомственный документооборот в электронный вид.

На сегодня во всех госорганах внедрена единая система электронного документооборота (ЕСЭДО). К данной системе подключены все службы аппарата департамента и территориальные подразделения, в том числе и отдаленные районные отделы государственных структур. Внутренний электронный документооборот с использованием средств электронной цифровой подписи производится в без дублирования на бумажных носителях [10].

Содержательная часть электронного документа имеет реквизиты из установленного Правилами [11].

Участники ЕСЭДО используют единую нормативно-справочную информацию. Регулирование и изменение нормативно-справочной информации, касающейся организационно-распорядительной документации, осуществляет уполномоченный орган управления архивами и документацией.

Ответственность за соответствие содержания электронного документа подлиннику бумажного документа несет государственный орган-отправитель.

С мая 2011 года все государственные учреждения Костанайской области перешли на межведомственный электронный документооборот (ЕСЭДО).

На сегодняшний день к ЕСЭДО подключено 22 государственных учреждений города Рудного.

В Костанайской области поэтапно проводится автоматизация функций госучреждений: из 111 функций, подлежащих автоматизации, автоматизировано – 107 или 95 %, из них по степени автоматизации с полной степенью 40 (37%), с частичной 67 (63%) функций. Посредством областных информационных систем автоматизировано 36% функций, посредством республиканских — 64%. Всего в настоящее время, в области используется 34 информационные системы, автоматизирующие оказание государственных услуг местных исполнительных органов [9]. 

1. Системы электронного документооборота в бизнесе

Системы электронного документооборота коммерческой области зависят от того, насколько система позволяет максимально использовать новые возможности внутреннего и глобального рынков при обеспечении безопасности и надежности бизнеса.

В настоящее время на казахстанском рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления.

Растущий интерес крупных отечественных компаний к совершенствованию бизнес-процессов и использованию передовых ИТ-технологий подтверждает пример крупнейшей в РК вертикально интегрированной горно-металлургической корпорации ENRC, сделавшей ставку на SAP ERP. Система основана на надежном программном обеспечении, которая может объединить и стандартизировать ключевые бизнес- процессы группы и тем самым способствовать интеграции всех компаний ENRC. АО «ССГПО» является четвертым предприятием в составе Евразийской Группы где была завершена реализация Программы «Стрела».

В Казахстане рынок СЭД представлен следующими продуктами казахстанских и российских разработчиков (формулировка и пунктуация взята с официальных сайтов продуктов и сохранена): 1С: Документооборот (Россия), Система Электронного Документооборота «InDocs» (Казахстан), Е1 Евфрат (Россия), Система электронного документооборота «Documentolog» (Казахстан), Единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (ЕСЭДО) (Казахстан), Портальная система электронного документооборота «ТЕНГРИДОК» (Казахстан), Система электронного документооборота ARTA SYNERGY (Казахстан), CЭД Docsvision (Россия), Система электронного документооборота Эвридок (Казахстан), DIRECTUM (Россия), "Корпорация" ТОО RealSoft (Россия), «ПАРУС-КАЗ» автоматизированная информационно-аналитическая система для государственных учреждений и коммерческих организаций [12].

Стоимость лицензий, услуг внедрения, обучения и технической поддержки представлена в таблице 2.

Таблица 2 Стоимость лицензий, услуг внедрения, обучения и технической поддержки, в тенге

Товар/услуга	Стоимость в тенге
1С: Документооборот, в тенге	4 584 500
Е1 Евфрат (Россия), в тенге	9 395 500
Система электронного документооборота «Documentolog», в тенге	9 168 000
Портальная система электронного документооборота «ТЕНГРИДОК», в тенге	9 868 500
CЭД Docsvision, в тенге	10 973 600
DIRECTUM, в тенге	10 292 350
Единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (ЕСЭДО), в тенге
Система электронного документооборота ARTA SYNERGY (Казахстан), в тенге
Парус-КАЗ - автоматизированная информационно-аналитическая система для государственных учреждений и коммерческих организаций

Системы электронного документооборота казахстанских производителей требуют меньше затрат на стадии внедрения за счет учета правовой составляющей см.Рис.4).

Рис.4 Стоимость лицензий, услуг внедрения, обучения и технической поддержки, в тенге.

Автоматизированная система электронного документооборота "Корпорация", разработчик ТОО RealSoft, внедрена в известных компаниях Казахстана АО "Казахтелеком", АО "KEGOC", АО "Единый Накопительный Пенсионный Фонд", АО "BankRBK", АО "Казтелерадио", Казахстанско-Британский технический университет, аппараты акимов четырех оластей Казахстана, АО Казтрансоил, , АО "Казахстан Темир Жолы" и другие.

СЭД "InDocs" является на 100% отечественной (казахстанской) разразработкой. СЭД "InDocs" выбрали 17 компаний, среди них : АО «Фонд недвижимости «Самрук-Қазына», ТОО «Казахстанско-Китайский Трубопровод», АО «КазТрансОйл» • АО «Казтелерадио», АО «КазМунайГаз – переработка и маркетинг» (17 крупных кампаний).

Компания «ПАРУС-КАЗ» - один из крупнейших в Казахстане разработчиков автоматизированных информационно-аналитических систем для государственных учреждений и коммерческих организаций. Клиентами компании «Парус-КАЗ» являются органы по планированию и исполнению бюджета и государственные учреждения: Акмолинской, Алматинской, Восточно-Казахстанской, Южно-Казахстанской, Костанайской, Северо-Казахстанской, Павлодарской, Кзылординской, Западно-Казахстанской, Актюбинской, Атырауской и Мангистауской областей. В Костанайской области внедряется в 2017 году.

Многие предприятия среднего бизнеса предпочитают казахстанских разработчиков программного обеспечения исходя из цены, учета особенностей казахстанского бизнеса и законодательства.

Из анализа сведений, полученных в ходе исследования, выявлено, что на начало 2017 года примерно 70% предприятий и учреждения города Рудного используют только системы бухгалтерского документооборота. Среди 30% предприятий малого бизнеса и организаций с небольшим количеством сотрудников используются системы:

ЕССО – Единая система сдачи отчетности, программа, входящая в состав СЭДО «Бюджет», предназначена для автоматизации бухгалтерского учета общественного сектора РК;

Кабинет Налогоплательщика Комитета государственных доходов Министерства финансов Республики Казахстан - для предоставления декларации по индивидуальному подоходному налогу и имуществу;

Статистика – для сбора, обработки и распространения статистических данных о явлениях и процессах, происходящих в экономической, социальной, демографической и экологической (далее - социально-экономической) сферах Республики Казахстан;  

Портал государственных закупок - для государственных закупок способом конкурса с предварительным квалификационным отбором, где участвуют потенциальные поставщики, включенные в реестр квалифицированных потенциальных поставщиков;

Интернет – банкинг - это система дистанционного банковского обслуживания, позволяющая управлять своими счетами, а также осуществлять платежи и переводы через сеть Интернет;

ГЦВП – Государственный центр по выплате пенсий - для отчислений в пенсионный фонд;

Электронные счета фактуры - С 1 июля 2014 года в Казахстане на добровольной основе появилась возможность выписывать счета-фактуры в электронном виде (ЭСФ);

В 2017 году в число клиентов «ПАРУС-КАЗ» органы по планированию и исполнению бюджета и государственные учреждения Костанайской области.

1. Проблемы внедрения ЭДО

Рост IT-­технологий, повсеместная компьютеризация, всеобщая компьютерная грамотность позволили задуматься о переходе на принципиально новые методы управления. Принятие Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» создало правовую основу для повсеместного распространения СЭД. Сегодня крупнейшим заказчиком СЭД и главным его потребителем являются государственные органы, банки, энергетические компании и др.

В процессе создания системы электронного документооборота существует ряд проблем.

Из анализа устного опроса специалистов документационного отдела ГУ «Акимат города Рудного», ГУ «Рудненский городской отдел образования» акимата города Рудного, делопроизводителей подразделений АО ССГПО, АО «KEGOC», КГКП «Рудненский колледж технологии и сервиса» Управления образования акимата Костанайской области, ГУ «Средняя школа №3» акимата города Рудного, ГККП «Родильный дом г.Рудного были выяснены факторы, замедляющие развитие электронного документооборота в Казахстане:

• существующая нормативно-правовая база не покрывает сложившегося многообразия отношений, возникающих в рамках создания и использования ИКТ в государственном управлении;

• действующие нормативные правовые акты не всегда согласованы между собой и регламентируют не все аспекты информационного обмена между органами государственной власти, гражданами и хозяйствующими субъектами.

• недостаточная скорость передачи документов от отправителя до адреса, зависящая от качества локальных сетей, технического оснащения учреждений;

• недостатки программного обеспечения, обусловленные недостаточной разработкой отдельных шаблонов документов, маршрутов информационных потоков и проч.

• качество обучения специалистов документациолнного отдела;

• грамотность населения, допускающего ошибки в оформлении шаблонов электронных документов.

• Факторами, создающим определённые сложности на пути внедрения СЭД для компаний мелкого и среднего бизнеса, являются:

• материальная составляющая, так как стоимость СЭД весьма обременительна: при планировании внедрения СЭД необходимо учитывать расходы не только на внедрение, но и на дальнейшее сопровождение программного продукта;

• приоритет бумажного документооборота чаще всего объясняется сложностями технического характера;

• трудности в вопросе организационно­-технической подготовленности компаний к внедрению СЭД: важным является наличие или отсутствие мощных функционально пригодных серверов, техническая оснащённость современными персональными компьютерами, дополнительной техникой – сканерами, принтерами и т. п., уровень построения локальных и (или) корпоративных сетей; возможность организации новых рабочих мест для новых участков работ; необходимость в аттестации персонала и повышении квалификации сотрудников.

• серьёзным камнем преткновения является человеческий фактор.

По опросам специалистов документационных служб города Рудного доли документов, подлежащих составлению и передаче только в электронном виде можно отметить, что за 2016 год данный показатель составил порядка 40-50%. Исходя из вышеизложенного процент документов которые дублируются на бумажном носителе составляет 60-50% соответственно (Рис.5).

Рис. 5 Доли документов, подлежащих составлению и передаче только в электронном виде.

Указанное дублирование влечет значительные затраты времени сотрудников и руководителей. Иногда согласование, подписание или рассмотрение документа в электронном виде осуществляется даже с запозданием, чем бумажный. Кроме того, выявляются отличия между содержанием и реквизитами бумажного документа и его электронным форматом. Впоследствии приходится проводить трудоемкую работу по сверке реквизитов бумажных и электронных документов при сдаче их в архив. 

Полный переход к СЭД в кадровом делопроизводстве невозможен. Документ должен содержать личную подпись работника. Для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя необходимо его оформление в бумажном виде. Помимо этого, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Целый список кадровых документов могут оформляться и храниться исключительно в бумажной форме.

Личная подпись является обязательным требованием для большинства документов, так как она придает им юридическую силу. Что касается электронного документа, его юридическая сила подтверждается электронной подписью. В настоящее время большинство государств считают юридически равноправными электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью и документы на бумажных носителях с обычной подписью [13].

В настоящее время активно используются отдельные системы электронного документооборота в финансовой сфере предприятий, при этом управление предприятием и кадровая служба по-прежнему опираются на бумажный документ. В производственной деятельности некоторыми предприятиями среднего бизнеса используются систем электронного документооборота. Руководители предприятий объясняют это тем, что ни один из пакетов не обладает достаточной функциональной полнотой. Как следствие возникает значительная избыточность информационных потоков. Избыточность требует неоправданного потребления дорогостоящих информационных технологических и  людских ресурсов (см.Рис.6)

.

Рис.6 Степень внедрения систем электронного документооборота в Казахстане

Выявление проблем внедрения систем электронного документооборота в Казахстане является одним из инструментов решения задач, поставленных государством в области инфокоммуникационных технологий.

Заключение

Основные компоненты направления «Развитие национального информационного пространства» в Программе «Цифровой Казахстан 2020» предусматривают в кратчайшие сроки включение субъектов экономики в цифровой режим работы с документами [2].

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше казахстанских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД). Однако и для тех, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также постоянным развитием информационно-коммуникационных технологий, с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.

В данной работе рассмотрены понятия электронного документа и электронного документооборота, изучены нормативно-правовые документы и научно-методическая литература по вопросам организации и обеспечения электронного документооборота в Казахстане, а также публикации в сетях Интернет по поводу внедрения систем ЭДО в Казахстане.

На примере государственных организаций и предприятий города Рудного исследованы проблемы внедрения систем электронного документооборота.

Единая система электронного документооборота внедрена примерно в 30% государственных учреждений.

Предприятия крупного бизнеса, такие как АО «ССГПО» включены в системы электронного документооборота, способствующие интеграции внутри корпораций в Казахстане.

Коммерческие предприятия среднего и малого бизнеса только в начале процесса внедрения СЭД.

К наиболее существенным проблемам внедрения систем электронного документооборота относятся материальные проблемы, связанные со стоимостью программного обеспечения, сопровождения внедрения и использования СЭД; учетом специфики предприятия при подборе программного обеспечения; соответствие нормативно-правовым требованиям; кадровые проблемы, включающие психологические проблемы персонала, недостаток квалификации.

Реализация задач, поставленных государством в области инфокоммуникационных технологий, к которым относится электронный документооборот, создадут цифровую платформу, которая повысит конкурентоспособность отраслей экономики страны и значительно улучшит качество жизни народа.

Список использованных источников

1. Посланиt Президента народу Казахстана от 31 января 2017 года.

2. http://strategy2050.kz. А.Исекешев: Программа «Цифровой Казахстан - 2020» повысит качество жизни населения страны.

3. http://www.ronl.ru/referaty/raznoe/633789/. Выступление на международной конференции заведующего Общим отделом Администрации Президента Республики Казахстан Жакыпова М.Х. «Системы электронного документооборота. Требования времени» г. Астана, 17 ноября 2011 года.

4. Адельгужин А. А. Электронный документооборот и архив электронных документов: теоретические, правовые и материально - технические аспекты, "Делопроизводство в Казахстане" № 12, 2016г.

5. http://www.tadviser.ru/ Cтандарт ведения электронного документооборота.

6. Смирнова Г. Н. Учеб. пособие до исциплине "Электронные системы управления документооборотом". – М.: Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2003. – 168 с.

7. http://www.its.dn.ua Экономическая эффективность систем электронного документооборота

8. Закон от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 24.11.2015г.).

9. http://kostanay.gov.kz Сайт акимата Костанайской области

10. Приложение к постановлению Правительства Республики Казахстан, от 22 октября 2008 года №978, Утверждены постановлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430 Правила электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан

11. http://dereksiz.org/Справочники единой системы электронного документооборота в Казахстане.

12. https://habrahabr.ru. Сравнение СЭД представленных на рынке Казахстана.

13. http://kadry.mcfr.kz Иткина А.И. Электронный документооборот в Казахстане. Проблемы внедрения. 20 марта 2015г.

16