Законодательные нормативные акты в сфере работы с электронными документами

Законодательные нормативные акты в сфере работы с электронными документами

Что такое электронный документооборот (ЭДО)?

Процесс обмена юридически значимыми документами в электронном виде

Включает создание, отправку, подписание и хранение документов с использованием электронной подписи

Системы ЭДО (СЭД) автоматизируют маршрутизацию, контроль и хранение документов

Специализированные программные комплексы (СЭД) обеспечивают автоматизацию всех этапов документооборота. Они позволяют создавать маршруты согласования, отслеживать статус документов, контролировать сроки исполнения, а также организуют безопасное и систематизированное хранение. СЭД значительно повышают эффективность работы, снижают риски потери документов и улучшают взаимодействие между отделами и внешними контрагентами.

ЭДО представляет собой комплексный подход к управлению документами, охватывающий все этапы их жизненного цикла — от создания до архивирования, с использованием цифровых технологий. Это не просто перевод бумажных документов в электронный формат, а принципиально иной способ взаимодействия, который обеспечивает юридическую значимость и безопасность.

Ключевым элементом ЭДО является электронная подпись (ЭП), которая подтверждает авторство документа и его неизменность. Различные типы ЭП (простая, неквалифицированная, квалифицированная) используются в зависимости от требований к юридической силе документа. Процессы создания, отправки, получения и хранения документов строго регламентированы, чтобы гарантировать их подлинность и целостность.

Основные федеральные законы, регулирующие ЭДО

63-ФЗ «Об электронной подписи»

149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»

Определяет правовой статус электронной подписи, устанавливает требования к её видам (простая, неквалифицированная, квалифицированная) и порядку её использования. Этот закон является основой для признания юридической значимости электронных документов.

Регламентирует правила ведения бухгалтерского учета, включая возможность использования электронных первичных документов и регистров учета, при условии обеспечения их юридической значимости и хранения.

Закладывает общие принципы правового регулирования информационных отношений, определяет понятия информации, информационных технологий и защиты информации, что является фундаментальным для сферы ЭДО .

152-ФЗ «О персональных данных»

377-ФЗ — кадровый электронный документооборот (КЭДО)

Устанавливает требования к обработке и защите персональных данных, что критически важно для систем ЭДО, обрабатывающих информацию о сотрудниках, клиентах и контрагентах.

Регулирует особенности применения электронного документооборота в трудовых отношениях, позволяя работодателям и сотрудникам обмениваться кадровыми документами в электронном виде, что упрощает и ускоряет многие HR-процессы.

ПРИМЕР

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» является краеугольным камнем в регулировании электронного документооборота в Российской Федерации. Он устанавливает правовые условия использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, а также при выполнении иных юридически значимых действий.

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) : Обладает наивысшей степенью защиты и юридической значимости. Она создается с использованием средств криптографической защиты информации, подтвержденных ФСБ России, и выдается аккредитованными удостоверяющими центрами. КЭП приравнивается к собственноручной подписи на бумажном документе и может использоваться в любых правоотношениях, за исключением случаев, когда законом предусмотрено составление документа исключительно на бумажном носителе.

• Простая и неквалифицированная подписи : Эти виды подписей имеют более низкий уровень защиты по сравнению с КЭП. Простая ЭП (ПЭП) формируется с помощью кодов, паролей или иных средств, подтверждающих факт формирования электронной подписи конкретным лицом. Неквалифицированная ЭП (НЭП) формируется с использованием ключа электронной подписи, позволяющего определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Они признаются равнозначными собственноручной подписи в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Понимание различий между видами электронных подписей критически важно для обеспечения юридической значимости документов в ЭДО.

• Требования к проверке и хранению : Закон строго регламентирует порядок проверки подлинности электронных подписей, а также условия их хранения. Это гарантирует, что электронные документы сохраняют свою юридическую силу на протяжении всего срока действия и могут быть представлены в качестве доказательства в суде.

Нормативные акты, регулирующие применение ЭДО в разных сферах

Налоговый кодекс РФ (148-ФЗ)

Арбитражный процессуальный кодекс

Устанавливает возможность подачи исковых заявлений, ходатайств и иных документов в арбитражные суды в электронном виде, что значительно упрощает доступ к правосудию и ускоряет судебные процессы.

Регулирует порядок формирования, выставления и получения электронных счетов-фактур, а также представления налоговой отчетности в ФНС в электронном виде через операторов ЭДО. Это стало стандартом для многих компаний.

Постановление Правительства РФ №1264

Постановление Правительства РФ №931

Утверждает правила обмена электронными документами между федеральными органами исполнительной власти и их подведомственными организациями. Последние изменения (2025 год) направлены на унификацию и повышение эффективности такого взаимодействия.

Регламентирует порядок формирования и использования электронных перевозочных документов (электронные транспортные накладные, сопроводительные ведомости), что способствует цифровизации логистических процессов.

Обязательность ЭДО: где и когда это нужно?

Госзакупки и тендеры (ФЗ №44, №223)

В сфере государственных и муниципальных закупок, а также закупок отдельных видов юридических лиц, использование электронного формата документов является обязательным требованием. Все этапы — от подачи заявок до подписания контрактов — осуществляются через электронные площадки, что обеспечивает прозрачность и равные условия для участников.

Отчетность в государственные органы

Представление налоговой, статистической отчетности, отчетов в Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования в электронном виде является нормой для большинства юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Это ускоряет обработку данных и минимизирует ошибки.

Счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД) для НДС

Применение электронных счетов-фактур и УПД для целей НДС обязательно для всех налогоплательщиков, работающих с этим налогом. Это не только упрощает взаимодействие с налоговыми органами, но и ускоряет процесс возмещения НДС.

Кадровый документооборот в госучреждениях

С 2025 года для государственных учреждений предусмотрено обязательное внедрение кадрового электронного документооборота. Это означает перевод всех кадровых документов (приказы, заявления, трудовые договоры) в электронный вид с использованием ЭП, что значительно оптимизирует работу HR-служб.

Грузоперевозки

С 1 сентября 2026 года в сфере грузоперевозок вводится обязательный электронный документооборот для перевозочных документов. Это позволит отказаться от бумажных накладных, путевых листов и других документов, что сократит время оформления, уменьшит издержки и повысит прозрачность логистических операций.

Стандарты и форматы электронных документов

Важно понимать, что электронный документ в контексте ЭДО — это не просто отсканированная копия бумажного оригинала. Это полноценный цифровой объект, который имеет строго определенную структуру и формат. Он должен содержать не только информацию, видимую пользователю, но и служебные данные, обеспечивающие его юридическую значимость, такие как электронная подпись, метка времени и данные о подписанте.

• Цифровой оригинал в формате XML : Большинство юридически значимых электронных документов (счета-фактуры, УПД, акты) в России формируются в формате XML. Это машиночитаемый формат, который позволяет автоматизировать обработку документов, а также гарантировать их целостность и неизменность. Использование XML-формата обеспечивает однозначную интерпретацию данных различными информационными системами.

• Регламентация ФНС и другими ведомствами : Форматы и реквизиты электронных документов строго регламентируются Федеральной налоговой службой (ФНС) и другими государственными ведомствами. Эти регламенты содержат детальное описание структуры XML-файлов, перечень обязательных и необязательных реквизитов, правила их заполнения и подписания. Соблюдение этих требований является обязательным для всех участников ЭДО.

• Юридическая значимость и совместимость : Строгое соблюдение утвержденных стандартов и форматов критически важно для обеспечения юридической значимости электронных документов. Только документы, сформированные в соответствии с этими требованиями, будут признаны судами и контролирующими органами. Кроме того, стандартизация обеспечивает совместимость между различными системами ЭДО, что позволяет компаниям свободно обмениваться документами с любыми контрагентами, использующими сертифицированные решения.

• Пример: формат электронного счета-фактуры : Электронный счет-фактура должен содержать строго определенные поля, такие как наименование продавца и покупателя, ИНН, КПП, номер и дата счета-фактуры, перечень товаров (работ, услуг), их стоимость, сумма НДС и другие реквизиты. Все эти данные формируются в XML-файл, который затем подписывается квалифицированной электронной подписью продавца и при необходимости покупателя. Это позволяет полностью исключить возможность подделки или изменения документа после его подписания.

Практический пример: система ELMA365 для ЭДО

Автоматизация создания, согласования и хранения

Интеграция с требованиями законодательства

ELMA365 предоставляет инструменты для полного цикла электронного документооборота, от автоматизированного создания документов по шаблонам до их согласования по гибким маршрутам и систематизированного хранения с возможностью быстрого поиска.

Система разработана с учетом всех актуальных требований российского законодательства в области ЭДО, включая поддержку различных видов электронных подписей и интеграцию с операторами ЭДО для юридически значимого обмена.

Соответствие нормативам и ускорение процессов

Применение в крупных компаниях и госструктурах

Использование ELMA365 позволяет компаниям не только соблюдать законодательные требования, но и значительно сокращать время на обработку документов, минимизировать человеческий фактор и повышать общую оперативность бизнес-процессов.

ELMA365 успешно применяется как в коммерческих организациях различного масштаба, так и в государственных структурах, демонстрируя свою надежность и эффективность в управлении большими объемами электронных документов.

Ключевые изменения и тренды законодательства 2025-2026 гг.

Усиление требований к защите персональных данных в ЭДО

Расширение обязательного применения ЭДО в грузоперевозках и госзакупках

Ожидается ужесточение норм по обработке и хранению персональных данных в электронном виде, что потребует от компаний внедрения более совершенных систем защиты и процедур контроля доступа.

С 1 сентября 2026 года вступает в силу обязательный электронный документооборот для перевозочных документов, что приведет к полной цифровизации логистических процессов.

Внедрение новых правил обмена электронными документами в госуправлении

Рост роли квалифицированной электронной подписи и цифровых платформ

Постановление Правительства РФ №1264 будет дополнено новыми требованиями, направленными на унификацию форматов и процедур обмена документами между ведомствами и организациями.

КЭП станет еще более востребованной, а развитие цифровых платформ для ЭДО будет стимулировать создание единых экосистем для обмена документами между различными участниками рынка.

Итоги и рекомендации

1

Законодательство об ЭДО

Представляет собой динамичную и сложную систему, требующую постоянного внимания к изменениям. Его комплексность обусловлена необходимостью регулирования различных аспектов — от юридической значимости подписей до защиты данных.

2

Выбор систем ЭДО

Критически важно выбирать программные решения, которые не только функциональны, но и полностью соответствуют актуальным нормативным требованиям и стандартам. Это гарантирует юридическую чистоту и безопасность документооборота.

3

Преимущества ЭДО

Внедрение электронного документооборота обеспечивает значительное снижение операционных издержек, ускоряет бизнес-процессы, минимизирует риски ошибок и повышает общий уровень безопасности информации.

4

Рекомендации по цифровизации

Рекомендуется активно отслеживать все изменения в законодательстве, а также интегрировать современные цифровые решения в бизнес-процессы, что позволит оставаться конкурентоспособными и соответствовать требованиям времени.