Просмотр содержимого документа
«Методические рекомендации по заполнению учетных форм библиотечного фонда.»
Методические рекомендации
по заполнению учетных форм
библиотечного фонда
Часть 1
Разработала
педагог-библиотекарь
МБОУС(К)ОШ «Надежда»
Выдрина О.Н.
г. Симферополь
Деятельность библиотек общеобразовательных учреждений в настоящее время существенно изменилась, как в технологиях, так и в перечне выполняемых работ. В связи с этим назрела необходимость в модернизации работы и в обеспечении сохранности и безопасности имеющихся библиотечных фондов.
Фонд школьной библиотеки (ШБ) является важнейшей документальной и информационно-библиотечной основой образовательного процесса, поэтому совершенствование качества его формирования — это основная цель комплектования.
Комплектование библиотечного фонда должно обеспечивать динамично развивающиеся читательские потребности и максимальное использование поступающих документов.
При осуществлении этапов пополнения библиотечного фонда необходимо руководствоваться основными принципами: селективности ( включение в фонд документов, отвечающих качественным параметрам), конгруэнтности(включение в фонд документов, соответствующих основной образовательной программе школы) , координированности, системности.
В соответствии с требованиями Федерального Закона «Об образовании в
Российской Федерации» фонд ШБ должен быть укомплектован печатными и электронными учебными изданиями включая учебники и учебные пособия), методическими и периодическими изданиями по всем входящим в реализуемые основные образовательные программы учебным предметам, курсам, дисциплинам (модулям) (273-ФЗ, ст. 18, п.1).
Структура фонда ШБ состоит из основного (универсального) фонда и специализированного (учебного) фонда.
В целях сохранности библиотечного фонда, установления единого порядка учета библиотечных документов; создания условий для совершенствования организации труда и внедрения средств компьютеризации и механизации в библиотеках образовательных учреждений 24.08.2000 г. Министерство образования РФ издало приказ № 2488 в котором утверждаются методические рекомендации по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений, утвержденной приказом Министерства культуры России от 02.12.1998 г. № 590.
«Инструкция...» определяет общие правила учета документов. Однако библиотеки образовательных учреждений имеют ряд особенностей учета, связанных с учетом учебной, многоэкземплярной литературы и других изданий, а также с учетом результатов деятельности библиотекаря.
Актуальность разработки данных методических рекомендаций обусловлена особенностями организации библиотечного дела в общеобразовательных организациях, а также необходимостью определения единых подходов к вопросам пополнения их фондов.
Учетные формы движения библиотечных фондов
и результатов библиотечной деятельности
1.Книга учета библиотечного фонда школьных учебников
(Книга суммарного учета учебного фонда)
2.Журнал учета учебников
3.Картотека учебников
4.Журнал выдачи учебников
5.Книга суммарного у чета библиотечного фонда
6.Инвентарная книга
7.Журнал безынвентарного учета
8.Журнал учета нетрадиционных носителей информации
16.Журнал учета ведения уроков информационной грамотности
17.Журнал учета использования компьютерных ресурсов
Порядок приема и учета движения фонда
школьной библиотеки
В школьной библиотеке обязательны два вида учета фонда: суммарный и индивидуальный.
При учете поступления документов в фонд выделяются документы временного хранения, которые не ставятся на баланс. К ним относятся брошюры: (объем до 48с); листовки (объем до 4с); календари; плакаты; методические разработки; программы; материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно).
Прием документов в библиотеке включает следующие операции:
- сверка поступлений с первичным учетным документом (накладная, акт),включающим список поступивших документов;
- составление первичного учетного документа для поступлений
без сопроводительной документации;
- регистрация поступивших документов в регистрах суммарного и индивидуального учета.
Фонд учебной литературы включает в себя:
1.Учебники
2.Учебные пособия
3.Сборники задач и упражнений
4.Хрестоматии
5.Рабочие тетради
6.Дидактические материалы
7.Атласы и контурные карты
При комплектовании учебного фонда, выбор учебников осуществляется на основании содержания Федерального перечня учебников, рекомендуемых к использованию при реализации имеющих государственную аккредитацию образовательных программ начального общего, основного общего, среднего общего образования.
Образовательная организация самостоятельно определяет и
утверждает список учебников из числа входящих в ФПУ.
Обучающимся, в том числе, с ограниченными возможностями здоровья, осваивающим ООП в пределах ФГОС, бесплатно предоставляются в пользование на время получения образования учебники и учебные пособия, а также учебно-методические материалы, средства обучения и воспитания.
Порядок пользования учебниками и учебными пособиями
за пределами ФГОС, школа определяет самостоятельно (273-ФЗ,ст.35).
Библиотечный фонд должен быть укомплектован печатными
и (или) электронными учебными изданиями (включая учебники и учебные пособия) по всем входящим в реализуемые основные образовательные программы учебным предметам(273-ФЗ, ст.18,п.1)
- не менее одного учебника в печатной и (или) электронной форме,
достаточного для освоения программы учебного предмета на каждого
обучающегося по каждому учебному предмету, входящему в обязательную часть учебного плана основной образовательной
программы ООО;
Расчет книгообеспеченности учебниками, с учетом возможного изменения количества обучающихся в течение учебного года осуществляется по формуле:
Количество
1 наименование
учебников одного
наименования
предметной линии
Количество
обучающихся класса
1 наименование
учебника
по одной
предметной линии
= Х
Общий алгоритм работы по комплектованию
фонда учебной литературой
1.Разработка и утверждение локальных актов школы(положений, регламентирующих порядок формирования, комплектования и организации фонда учебников и обеспечения обучающихся учебниками и учебными пособиями на основании п. 1 ч. 3 ст. 28 ФЗ «Об образовании в РФ»)
2. Закрепление обязанностей по формированию учебного фонда за всеми участниками процесса.
3. Информирование педагогов об актуальном ФПУ, изменениях,
вносимых в него, а также новых учебных пособиях на педагогических совещаниях, методических объединениях.
Работа педагогического коллектива с ФПУ по выбору
учебников, необходимых для реализации образовательной программы .
Определение и утверждение списка учебников и учебных
пособий в т.ч определение электронных форм учебников), необходимых для реализации основной образовательной программы школы на учебный год по каждому предмету для каждого класса (273-ФЗ, ст. 28, ч. 3, п. 9).
6. Мониторинг фонда учебников по количественным и качественным показателям проводится на основании Порядка учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда (Приказ Минкультуры РФ № 1077 от 8.10.2012).
7. Формирование, согласование и утверждение директором школы перечня учебников (бланка-заказа), планируемых к использованию в новом учебном году.
Для создания библиотечного фонда учебников долгосрочного пользования необходимо формировать список учебников для заказа на принципах системного, планового подхода с учетом перспективы и преемственности реализации образовательных программ.
Учет поступлений учебной литературы:
Учетные формы:
1.Книга учета библиотечного фонда школьных учебников или
Книга суммарного учета учебного фонда
2.Журнал учета учебников
3.Картотека учебников
4.Журнал выдачи учебников
Учет учебного фонда должен способствовать его сохранности, правильному формированию и использованию, отражать поступление, выбытие, общую численность учебников и распределение их по классам школы.
ВНИМАНИЕ
Фонд школьных учебников –учитывается и хранится отдельно от основного библиотечного фонда.
Процесс учета учебного фонда включает: прием, штемпелевание, регистрацию поступления, распределения по классам, перемещения учебников, их выбытия, а также подведение итогов движения фонда и его проверку.
Учет учебников, как многоэкземплярной литературы, осуществляется групповым способом и отражается в «Книге суммарного учета учебного фонда».
Техническая обработка документов предусматривает следующие операции:
-проставление на каждом документе реквизитов его принадлежности данной школе (штемпель библиотеки, регистрационный номер ( по желанию)
оснащение документа внутри библиотечными атрибутами, необходимыми в процессе его использования – паспорт учебника.
Паспорт учебника приклеивается на последней странице учебника. Заполняется при выдаче учебников читателю.
Книга учета библиотечного фонда школьных учебников
Формой суммарного учета является книга в традиционном или машиночитаемом виде. «Книга суммарного учета» (КСУ) состоит из 3-х частей:
- часть 1 - «Поступление в фонд»;
- часть 2 - «Выбытие из фонда»;
- часть 3 - «Итоги движения фонда».
Запись в КСУ ведется с момента поступления в библиотеку первой партии документов.
В ШБ необходимо вести суммарный учет фондовраздельно, т.е. суммарный учет основного (универсального) фонда и суммарный учет специализированного (учебного) фонда.
Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в 1-й части КСУ «Поступление в фонд » в показателях: дата и номер записи, источник поступления, номер и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе, но видам, содержанию), стоимость приобретенных документов.
Примечание
Сумма поступивших изданий указывается с НДС (выделена в накладной жирным шрифтом).
ВНИМАНИЕ!
В части 1 КСУ учебного фонда запись ежегодно начинается с № 1 .
Обязательны к заполнению Части 2, 3 «Книги учета библиотечного фонда школьных учебников», отражающие выбытие из фонда и итоги движения фонда. Во 2-й части КСУ обязательно указывать № акта с указанием даты, общее количество списанных учебников и сумма, а также причина исключения из фонда («Передано», «Списано по ветхости» и т.п. )
Нумерация записейо выбывших изданияхиз года в год продолжается.
Итоги движения учебного фонда подводятся в обязательном порядке за учебный год.
В 3 части КСУ записываются итоги движения фонда учебников: общее количество поступивших учебников за текущий год, на сумму. Общее количество выбывших учебников за текущий год, на сумму. Общее количество учебников, состоящих на 1 января последующего года, на сумму.
Ж урнал или книга
учета учебников
Отражает перечень всех поступивших по накладной учебных изданий, с указанием количества, цены и суммы каждого поступившего наименования и номера записи в «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников».
Пример записи в «Журнале учета учебников»
01.03.2022 г., накл.№ 11 , «Просвещение» (контракт № ТК 01/05345) № 1 (№ записи в Книге учета библиотечного фонда школьных учебников).
ФИО
автора
учебника
Название учебника
Класс
Кол-во
Цена
Сумма
Горецкий В.Г.
Азбука
1
10
301-62
3016-20
Примечание
Цена одного экземпляра издания вычисляется путем деления суммы с НДС, на которую поступило конкретное наименование (последний столбец в накладной) на количество поступивших изданий.
ВНИМАНИЕ!
Возможна замена данной учетной формы на подшивку накладных на поступившие учебники. В этом случае на накладной следует указать № записи в «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников».
Картотека учебников
Индивидуальный (групповой) учёт учебников осуществляется в картотеке учебников, он отражает состав учебного фонда по параллелям и предметным областям.
Карточки с библиографическим описанием изданий учебников расставляются в учетную картотеку по классам, а внутри классов – по алфавиту фамилий авторов или заглавий.
Образец учетной карточки для картотеки учета учебников
Регистрационная карточка учета учебников
АЗБУКА. 1 класс. Учебник для общеобразоват. организаций.В 2-х ч./В.Г.Горецкий,В.А.Кирюшкин,Л.А.Виноградская.- Москва:
Просвещение, 2020.-(Школа России).
Год издания
№ записи в суммарной книге
Кол-во экземпляров
Цена 1-го экз.
Сумма
№ акта и дата выбытия
Примечание
2020
1
10
301,62
3016-20
2020
2021
3
10
305,00
3050-00
2021
Примечание
При повторном поступлении учебников того же или следующих изданий одного наименования и автора отдельная карточка не заводится.
Новая карточка заполняется в том случае, если переиздание включило изменения или дополнения по сравнению с предыдущим (для полной уверенности в идентичности поступивших учебных пособий следует провести проверку совпадения содержания обоих изданий).
В графе «Примечания» может отражаться информация об адресности учебного пособия (для углубленного изучения, коррекционный вид и т.д.), о месте хранения учебников (на пример в предметном кабинете, запасном хранении, передаче во временное пользование в другое учреждение и пр.)
ВНИМАНИЕ!
При наличии компьютера вместо Книги учета библиотечного фонда школьных учебников, Журнала учета учебников и Картотеки учебников возможно ведение учета с применением Таблиц Excel.
Данные таблицы позволяют объединить всю необходимую информацию о составе и движении фонда учебников, а также при необходимости делать
выборки изданий по различным параметрам (год издания, цена, название и автор учебного пособия и пр.), обсчитывать суммы и т. д.
Выдача документов библиотечного фонда
Выдача учебников осуществляется в соответствии с общими правилами библиотечного обслуживания.
Учебники, учебные пособия могут выдаваться на читательский формуляр педагога, классного руководителя или обучающегося ( по ведомости, книге выдачи учебников и т.д.)
ВНИМАНИЕ
Конкретный подход школы к вопросу выдачи документов учебного фонда закрепляется в локальном акте школы.
Как правило, учебники выдаются на год или на период изучения конкретной части учебника.
Проверка документов в школьной библиотеке
Проверка библиотечного фонда служит целям выявления фактического наличия зарегистрированных в учетных регистрах документов, установления их соответствия учетным документам и адекватности информационно-поисковому аппарату библиотеки.
Объектами проверки выступают все виды документов,а также
учетная документация и состояние программного обеспечения ШБ ,
использующегося при формировании библиотечного фонда.
Проведение проверки библиотечного фонда происходит в три
этапа:
-подготовительный;
- непосредственная работа по проверке фонда;
- подведение итогов и оформление результатов проверок.
Завершающий этап проверки- подведение итогов и оформление документации — акта о результатах проверки наличия документов
библиотечного фонда с приложением к нему спискаотсутствующих
документов.
ВНИМАНИЕ
Школьные библиотеки осуществляют плановую проверку 1 раз в 5 лет.
Инвентаризация учебного фонда
1.Инвентаризация учебного фонда библиотеки школы осуществляется с целью контроля над сохранностью и эффективностью использования учебников, а также с целью учёта обеспеченности ими льготных категорий учащихся и составления реального заказа на учебники.
2.Инвентаризацию фонда учебников желательно проводить ежегодно ( в конце учебного года).
3.Инвентаризационная ведомость учёта фонда учебников содержит следующие данные: автор, наименование учебника; класс; общее количество учебников в фонде, в том числе приобретённых на внебюджетные средства; количество учебников по годам получения.
Учебники, приобретённые более пяти лет назад (ветхие), отмечаются в графе - необходима замена.
4. Инвентаризационная ведомость составляется в двух экземплярах, одна из которых передаётся в бухгалтерию.
Списание документов в школьной библиотеке
Для проведения списания приказом по образовательному учреждению создается комиссия, в которую входят материально ответственные лица и независимые представители от данного учреждения.
Акты на списание составляются в 3-х экземплярах по определенной форме и утверждаются руководителем образовательного учреждения, методистом по учебным фондам и бухгалтером.
Правила составления актов, сопроводительных списков, коэффициенты переоценки следует узнавать у бухгалтера, отвечающего за учет материальных ценностей конкретного образовательного учреждения.
После утверждения акта о выбытии к нему прилагается квитанция о сдаче списанных изданий в макулатуру. Дата на квитанции не должна превышать 3-х дневного срока после утверждения Акта.
В «Книге суммарного учета библиотечного фонда», «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников» делается запись в части 2 о выбытии из фонда.
Во всех остальных учетных формах («Инвентарная книга», «Журнал безынвентарного учета», «Журнал учета нетрадиционных носителей информации», Картотека учебников, Картотека периодики) делается отметка о выбытии списанных изданий (№ и дата Акта).
ВНИМАНИЕ
Списание периодических изданий можно проводить по истечении 1 года хранения.
Списание учебной литературы проводится по истечении 5-7 лет использования, при наличии замены.
Акты на списание учебников из фондов библиотеки и приложенные к ним списки учебников подлежат постоянному хранению, весь срок существования библиотеки
Библиотечный фонд включает в себя:
1.Литература по различным отраслям знаний
2.Художественная литература
3.Литература энциклопедического и справочного характера
4.Методическая литература
5.Периодика
6.Нетрадиционные носители информации (аудио-и видео-кассеты, CD-rom, DVD, открытки, плакаты, карты, настольные игры, слайды, диафильмы и пр.)
Учет поступлений библиотечного фонда
Учетные формы:
1.Книга суммарного учета библиотечного фонда
2.Инвентарная книга
3.Журнал безынвентарного учета
4. Журнал учета нетрадиционных носителей информации
Учет документов основного фонда осуществляется индивидуальным способом.
Сведения о поступивших печатных документах вносятся в «Книгу суммарного учета документов основного фонда».
ВНИМАНИЕ
Поступившим документам присваивают индивидуальный регистрационный номер (инвентарный номер).
Все экземпляры принятых изданий штемпелюются. Штемпель ставится на обороте титульного листа и на 17-й странице под текстом в левом нижнем углу и на обороте каждого приложения.
На брошюрах и журналах штемпель ставится только на обложке или на первой странице текста.
Книга суммарного учета библиотечного фонда
В «Книге суммарного учета библиотечного фонда» отражаются общие сведения о дате поступления, № сопроводительного документа (накладной), откуда поступили издания, количестве экземпляров, сумме поступивших изданий и разбивке их по видам.
Примечания
В графе «Номер записи п/п» каждый год нумерация начинается с № 1.
В графе «Источник поступления» указывается, откуда поступили издания. Помимо основных поставок, издания могут поступать в библиотеку из других источников (по раздаточным ведомостям, например из «ИМЦ», по актам замены или дарения и пр.)
В этом случае в графе «Номер или дата сопроводительного документа» указывается № акта по которому издания ставятся на учет или № сопроводительного документа.
В связи с тем, что вся поступившая литература ставится на учет централизованной бухгалтерией, в графе «Сумма» указывается общая сумма с НДС (выделенная жирным шрифтом в накладной) всех поступивших изданий.
В графе «Документы, принятые на баланс» учитываются документы, подлежащие записи в «Инвентарную книгу».
В графе «Документы не принятые на баланс» учитываются документы, подлежащие записи в«Книгу безынвентарного учета».
В разделе «Поступило» рекомендуется разделить графу «Документы не принятые на баланс» на две части для учета изданий безынвентарного учета и периодики.
В графе «АВД» записываются поступления нетрадиционных носителей информации.
В разделе «Из них по видам» АВД учитываются документы, подлежащие записи в «Журнал нетрадиционных носителей информации».
Пример заполнения
Части 1 Книги суммарного учета библиотечного фонда
Дата
записи
Номер
записи
п/п
Источник
поступления
Номер или
дата
сопроводи-
тельного
документа
Всего
В том числе
АВД
(нетрадиционные носители информации )
Документы,
принятые на
баланс,
занесенные в
инвентарную
книгу
На сумму
Документы,
не принятые на баланс
Издания
безын
вентарного
учета
Периодика
25.01
1
ИМЦ
15
2
2
1500,00
0
0
0
На правой стороне Части № 1 в разделе «Распределение по содержанию» необходимо указывать количество поступивших изданий с разбивкой по содержанию.
На свободном поле справа можно указывать инвентарные номера изданий, занесенных в Инвентарную книгу.
ВНИМАНИЕ!
Обязательны к заполнению Части 2, 3 Книги суммарного учета библиотечного фонда, отражающие выбытие из фонда и итоги движения фонда.
И нвентарная книга
Содержит сведения о поступлении изданий, подлежащих долгосрочному хранению.
Заполняется в соответствии с инструкцией, расположенной на первой странице.
Примечание
Если в накладной указана цена за комплект (собрания сочинений, многотомные издания) стоимость одного экземпляра вычисляется путем деления суммы с НДС, на которую поступило конкретное издание (последний столбец в накладной) на количество поступивших экземпляров данного комплекта.
Журнал безынвентарного учета
Содержит сведения о поступлении брошюр, многоэкземплярной литературы , малоценных изданий, не подлежащих долгосрочному хранению.
Структура «Журнала безынвентарного учета» строится по образцу «Инвентарной книги».
Следует добавить графы «Количество» и «Сумма».
Номера присваиваются каждому поступившему наименованию. Таким образом, все издания одного наименования, поступившие в количестве более 1 экз., получают один номер. В этом случае на издании проставляется номер, присвоенный наименованию с указанием через дефис или косую черту номера данного экземпляра, к номеру добавляется пометка б (безынвентарные), которая обозначает, что издание учтено в «Журнале безынвентарного учета» (например № 1-1 б, № 1-2 б, № 1-3 б и т.д. или № 1/1 б, № 1/2 б, № 3/3 б и т.д.)
Журнал учета нетрадиционных носителей информации
В данном журнале учитываются документы на нетрадиционных носителях: аудио-, видео-кассеты, CD-rom, DVD, слайды, диафильмы, карты, настольные игры, открытки, плакаты и пр.
Структура Журнала учета нетрадиционных носителей информации строится по образцу Инвентарной книги.
Помимо уже имеющихся, следует добавить графу
«Вид носителя», в которой делается пометка: аудио-, видео-кассеты, CD-rom, DVD, открытки, плакаты, слайды, диафильмы и пр.
ВНИМАНИЕ
Номера присваиваются каждому поступившему наименованию.
К номеру, проставляемому на издании (на пластиковые коробки наклеивается бумажный ярлык добавляется пометка н (нетрадиционные носители), которая обозначает, что издание учтено в «Журнале учета нетрадиционных носителей информации» (например № 5-1 н).
Картотека периодики
Если школьная библиотека выписывает периодические издания, их поступление необходимо контролировать. Для этого заводятся карточки на все выписываемые библиотекой издания.
На карточке указывается название периодического издания, год и номера поступивших экземпляров. Карточки расставляются в алфавитном порядке названий периодических изданий.
Образец Регистрационной карточки
Название ЛОГОПЕД
Периодичность 1 раз в месяц Количество экземпляров - 2
Год
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
2022
Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных
Взамен утерянных принимаются издания последних 5 лет выпуска. Это обусловлено необходимостью постановки изданий на баланс.
Учет изданий, принятых взамен утерянных производится так же, как учет обычных поступлений. В «Книге суммарного учета библиотечного фонда» в разделе «Поступления в фонд», делается запись с указанием № и даты акта замены, количества и суммы поступивших изданий, принятых взамен утерянных, в графе «Откуда поступило» делается запись «по акту замены».
В части 2 «Книги суммарного учета библиотечного фонда», в разделе «Выбытие из фонда» делается запись о выбытии с указанием количества и суммы утерянных изданий.
Тетрадь учета подарочных изданий
Издания, принятые в дар, ставятся на учет по акту дарения. Учету подлежат издания последних 5-ти летвыпуска.
Издания, принятые в дар, но по году издания, не подлежащие постановке на учет, регистрируются в «Тетради учета подарочных изданий». Это необходимо в связи с тем, что в фонде библиотеки не должно быть незарегистрированных изданий (не отраженных в какой-либо форме учета).
Для того, чтобы было понятно, что данное издание не поставлено на учет и записано в «Тетради учета подарочных изданий», рекомендуется присваивать этим изданиям регистрационный номер с пометкой д (дар)
ФОРМА АКТА ПОЖЕРТВОВАНИЯ
Акт пожертвования о безвозмездной передаче
«___» ____________ 20 ___ г.
(наименование юридического лица)именуемый в дальнейшем Жертвователь, в лице (должность, ФИО)действующего на основании
(устава, доверенность)с одной стороны, и Библиотека, в лице ____,
действующего на основании доверенности No __от «___» __ 20__ г., с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем:
1. Жертвователь передал Библиотеке, а Библиотека приняла у Жертвователя безвозмездно в качестве пожертвования следующее имущество:(наименование имущества стоимостью______руб.
2. Указанное в п. 1 Акта имущество (книги, альбомы, журналы и т.п.) передается Жертвователем с целью его использования Библиотекой в соответствии с ее уставной деятельностью в качестве пополнения библиотечного фонда.
3. Правоотношения Жертвователя и Библиотеки во всем, что не предусмотрено настоящим актом, регулируются действующим законодательством, в том числе с т. 582 Гражданского кодекса РФ и ст. 270 Налогового кодекса РФ.