Электронный документооборот в школьной библиотеке

3

Электронный документооборот в школьной библиотеке

Емшанова Надежда Геннадьевна,

заведующая библиотекой

МБОУ «СОШ № 31»

г. Новокузнецка

Введение

Делопроизводство чаще называют документационным обеспечением управления. Почему? Документы необходимы для управления, – в этом состоит принцип документирования деятельности: вся необходимая информация должна быть отражена в документах; документы должны храниться так, чтобы они не были утеряны и их легко можно было найти; все принятые решения должны быть исполнены.

Кроме того, работа с документами должна быть построена так, чтобы не тормозить основную деятельность организации. Как обеспечить сохранность и доступность документов, а так же быстро их обработать и распространить? Для достижения этой цели и был разработан электронный документооборот. Электронный документооборот – это оптимизация процессов и повышение качества работы любой организации.

Это в первую очередь обеспечение такого состояния работы с документами, при котором каждый специалист может в любой момент времени без больших трудозатрат получить необходимые документы и нужную информацию. При бумажном документообороте достичь этого невозможно. Современные информационные технологии позволяют организовать электронный документооборот.

Прежде всего, электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Ведь документ в компьютерной форме – это всего лишь набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются.

Место электронного документа в школьной библиотеке

Информационные технологии все глубже проникают во все сферы жизнедеятельности человека. И для библиотеки, как организации, осуществляющей хранение и передачу информации во времени и пространстве,

Работа с деловой документацией – важный аспект деятельности библиотеки. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций библиотеки, в документах определяются планы деятельности, фиксируются учетные и отчетные показатели, в документах аккумулируется информация о результатах деятельности библиотеки во всем ее многообразии.

Каждая библиотека разрабатывает документацию с учетом своей структуры, объема, специфики задач и других особенностей, в которых отражаются различные стороны ее деятельности – финансовое состояние, организация и результаты производственной деятельности, материально-техническое обеспечение и др.

От состояния работы с документами во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений.

Обмен информацией в электронном виде легко поддерживается программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные таблицы Excel, пакет для презентаций PowerPoint помогают создавать электронные документы, которые транспортируются по электронной почте. Так же электронные документы легко объединяются, формируют базы данных.

Автоматизация документооборота в библиотеке

Уровень автоматизации библиотечных процессов предполагает внедрение автоматизированных информационно-библиотечных систем (АИБС). Главным результатом внедрения АИБС в работу библиотек является обеспечение интеллектуального доступа к информации на более высоком уровне, в том числе, и через создание таких информационных продуктов, как:

• электронные каталоги;

• электронные картотеки;

• библиографические указатели литературы;

• списки новых поступлений и т.п.

Сегодня многие школьные библиотеки внедряют АИБС, такие как «Марк SQL – школьная библиотека», «1С: школьная библиотека» для автоматизации библиотечных процессов, создания библиографических баз данных и совершенствования информационно-библиографического обслуживания.

Возможности современной библиотеки во много раз увеличиваются при наличии автоматизированного документооборота.

Автоматизация документооборота в библиотеках не делается в один день – это долгий поэтапный процесс. Уже сегодня существует огромное количество различных систем автоматизаций, которые разработаны не только отечественными, но и зарубежными производителями. Учитывая, что нужно знать уровень владения системой конечного пользователя и технические возможности оборудования, внедряться автоматические системы должны только специалистами в этой области. Только они смогут подготовить стратегический план и разработать организацию всего подхода.

Автоматизация документооборота в библиотеках подразумевает осуществление трех этапов:

• внедрение программы электронного документооборота;

• внедрение программы «электронный каталог библиотеки»;

• создание единого информационного пространства ресурсов библиотек.

Не для кого ни секрет, что автоматизация необходима, чтобы обеспечивать управление, распространение и контроль над документами в компьютерной «паутине».

Благодаря внедрению системы автоматизации документооборота, появляется множество преимуществ:

• фиксируются выданные поручения, повышается дисциплина и исполнительность сотрудников;

• благодаря перемещению документов в электронном виде повышается скорость документооборота;

• сокращается время для поиска нужных документов;

• невозможно потерять оригинал, когда работа идет по электронным копиям;

• проще оценить работу персонала, т.к. все действия фиксируются в самой системе;

• проводится мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных отчетов;

• повышается уровень культуры в организации.

Таким образом, автоматизация документооборота в библиотеках сегодня становится не просто средством оптимизации внутренних процессов, а в условиях современного информационного общества – насущной необходимостью.

Заключение

Перед электронным документом лежат широкие возможности реализации в сфере библиотечного фонда, и самой библиотеки в целом, и то каких результатов добилась электронный библиотечный фонд и электронный документ является лишь началом длинного пути развития.

На основе вышеизложенного материала можно сделать следующие выводы.

Электронный документ, как и электронный библиотечный фонд являются приоритетными путями дальнейшего развития самой библиотеки. Требуется решить проблему, связанную с обеспечением самой библиотеки современными средствами вычислительной техники, так как на данный момент этот вопрос стоит очень остро ввиду недостаточного финансирования библиотек.

Электронный документ, как и фонд электронных документов должны стать обязательными компонентами библиотек нового поколения, так как они являются наиболее перспективными видами развития библиотеки, как организации осуществляющей хранение и передачу информации пользователям.

Литература

1. Документооборот на базе 1С в библиотеках. Корпоративный документооборот [Электронный документ] / ООО "Аналитика". – 2019. Режим доступа: https://документооборот.net/novosti_i_press-relizi/stati_o_ dokumentooborote/avtomatizaciya_dokumentooborota_v_bibliotekah.html свободный. – Загл. с экрана.
2. Лекция 2. Электронные документы и возможности электронного документооборота [Электронный документ]. 20__. Режим доступа: https://refdb.ru/look/2164566.html свободный. – Загл. с экрана.
3. Электронный документ и его место в сфере электронного библиотечного фонда [Электронный документ] / Yamiki.ru. – 2019. Режим доступа: https://yamiki.ru/item/172498 свободный. – Загл. с экрана.
4. Антипова, В. Б. Информационные технологии в школьной библиотеке [Электронный документ] / В. Б. Антипова. – Псков : ПОИПКРО, 2010. Режим доступа: https://sites.google.com/site/bibliotekapoipkro/ informacionnye-tehnologii-v-skolnoj-biblioteke свободный. – Загл. с экрана.