Практическая работа по информатике на тему: "Адресация ячеек. Создание, заполнение, оформление, форматирование и редактирование электронных таблиц".

Практическая работа №11

Тема: Адресация ячеек. Создание, заполнение, оформление, форматирование и редактирование электронных таблиц.

Цель работы: Изучить принципы создания, редактирования, заполнения и оформления электронных таблиц. Научиться практически применять основные инструменты табличного редактора при создании документов. Научиться правильно работать с книгами, использовать защиту и совместное использование книг.

Ход работы:

Краткие теоретические сведения.

Все создаваемые в Excel файлы называются книгами, они состоят из множества рабочих листов и имеют расширение .XLSX (если книга не содержит макросы) и .XLSM (если книга содержит макросы), также книга может иметь расширение .XLTX (книга-шаблон) и .XLTM (книга-шаблон с макросами). При запуске программы автоматически создается новая пустая книга. Для создания новой книги также предназначен пункт Создать кнопки Office. При его выборе появляется окно Создание книги.

В его левой части необходимо указать категорию шаблонов, на основе которых будет создана книга. По умолчанию используется вариант Пустые и последние, но может быть выбран необходимый шаблон из имеющихся. Для завершения создания нового файла необходимо в правом нижнем углу нажать кнопку Создать.

ВАЖНО. Чтобы создать шаблон для последующего использования из имеющейся рабочей книги, необходимо сохранить ее через Office – Сохранить как… и в списке Тип файла указать шаблон.

Защита книг и совместное использование.

Для случаев, когда книгу нужно защитить от копирования и модификаций, в Excel 2007 существуют способы защиты файлов книг.

Защита может быть задана:

- паролем для открытия книги;

- запретом манипулирования с ее листами;

- запретом изменения положения и размера окна рабочей книги.

Пароль на открытие книги можно задать командой Office – Подготовить – Зашифровать документ, либо при сохранении файла выбрать Office – Сохранить как и в диалоговом окне сохранения файла выбрать Сервис – Общие параметры – Пароль для открытия.

Для различных версий офиса, принцип защиты книги немного меняется

Запретить производить какие-либо действия с листами книги можно через команду Рецензирование – Изменения – Защитить книгу – Структуру.

Чтобы не изменялось положение и размер окон книги, можно применить команду Рецензирование – Изменения – Защитить книгу – Окно. Также для защиты от изменений книге может быть присвоен статус «окончательная» рабочая книга (Office – Подготовить – Пометить как окончательный), тогда книга сможет быть открыта только для чтения без возможности внесения изменений и сохранения под новым именем.

При установке защиты листа можно устанавливать пароль или выбирать ограничения:

Для удаления из книги личных данных, сведений об организации и проч. при демонстрации другим пользователям нужно применить команду Office – Подготовить – Инспектор документов и удалить лишние сведения. При необходимости работы с одной книгой нескольких пользователей можно определить совместный доступ к «общей» книге через команду Рецензирование – Изменения – Доступ к книге и установку необходимых параметров.

Для отслеживания внесенных исправлений можно применять команду Рецензирование – Изменения – Исправления.

Копирование и перемещение

Чтобы скопировать данные из ячейки/строки/столбца, нужно выделить необходимый элемент и по контекстному меню по нажатию правой кнопки мыши выбрать пункт Копировать, затем Вставить, переместив курсор и выделив нужное для вставки место.

Также можно воспользоваться сочетаниями клавиш Ctrl+Insert или Ctrl+C (для копирования) и Shift+Insert или Ctrl+V (для вставки), либо с помощью левой кнопки мыши с нажатой одновременно клавишей Ctrl «перетащить» элемент в нужное место для получения там его копии, либо воспользоваться соответствующими кнопками на панели Буфер обмена вкладки Главная.

Чтобы переместить данные из ячейки/строки/столбца, нужно выделить необходимый элемент и по контекстному меню по нажатию правой кнопки мыши выбрать пункт Вырезать, затем Вставить, переместив курсор и выделив нужное для вставки место. Также можно воспользоваться сочетаниями клавиш Shift+Delete или Ctrl+X (для вырезания) и Shift+Insert или Ctrl+V (для вставки), либо просто перетащить на новое место элемент левой кнопкой мыши, либо воспользоваться соответствующими кнопками на панели Буфер обмена вкладки Главная.

Добавление и удаление

Чтобы добавить новую ячейку на лист, нужно выделить место вставки новой ячейки, по контекстному меню выбрать команду Вставить… и в появившемся окне Добавление ячеек выбрать нужный вариант.

Чтобы добавить новую строку/столбец, нужно выделить строку/столбец, перед которой будет вставлена новая/новый, и по контекстному меню командой Вставить осуществить вставку элемента, либо использовать команду Главная – Ячейки – Вставить.

Чтобы удалить строку/столбец, нужно выделить данный элемент, и по контекстному меню командой Удалить, выполнить удаление, либо применить команду Главная – Ячейки – Удалить. При удалении строки произойдет сдвиг вверх, при удалении столбца – сдвиг влево.

Скрытие

Чтобы другие пользователи не могли увидеть часть информации с листа, можно выполнить скрытие его определенных строк/столбцов. Для этого нужно выделить необходимые строки/столбцы и выполнить команду Скрыть контекстного меню, либо команду Главная – Ячейки – Формат – Скрыть или отобразить – Скрыть строки(столбцы). Заголовки скрытых строк/столбцов не отображаются на экране.

Для отображения скрытых элементов нужно выделить область, включающую их в себя, и выполнить команду контекстного меню Отобразить, либо команду Главная – Ячейки – Формат – Скрыть или отобразить – Отобразить строки(столбцы).

Форматирование ячеек

Основные средства для форматирования ячеек расположены на панелях Шрифт, Выравнивание, Стили, Число, Ячейки вкладки Главная, в диалоговом окне.

Формат ячеек (открываемой с панелей инструментов, либо из контекстного меню) и на мини-панели, вызываемой при нажатии на ячейке правой кнопки мыши.

Выделив ячейку и вызвав диалоговое окно форматирования, можно применить различные способы оформления ячеек. Для задания параметров шрифта (вид, начертание, цвет, размер,

видоизменение) можно использовать инструменты с мини-панели, с панели Шрифт вкладки Главная, либо со вкладки Шрифт окна Формат ячеек. Выравнивание текста в ячейках по горизонтали и вертикали, наклон текста, перенос по словам, автоподбор ширины ячейки под текст, объединение/разъединение можно задать с помощью кнопок панели Выравнивание вкладки Главная, мини-панели, вкладки Выравнивание окна Формат ячеек.

Параметры границ и заливки ячеек задаются на панели Шрифт, мини-панели, вкладках Граница, Заливка окна Формат ячеек. Формат представления данных в ячейках может быть задан на вкладке Число окна Формат ячеек, либо на панели Число вкладки Главная, либо на мини-панели.

ВАЖНО. Для любой ячейки может быть задано всплывающее текстовое примечание, появляющееся при наведении на ячейку курсора мыши. Чтобы добавить примечание к ячейке, нужно применить команду Рецензирование –Примечания – Создать примечание. В появившемся желтом окне нужно ввести текст примечания.

Чтобы отредактировать примечание, по правой кнопки мыши в контекстном меню ячейки выберите Изменить примечание. Для удаления – выберите пункт Удалить примечание в контекстном меню.

Чтобы увидеть все примечания, заданные к ячейкам, отобразите их на листе книги при помощи команды Рецензирование – Примечания – Показать все примечания.

Формат по образцу

Полезной при форматировании является опция «Формат по образцу», вызываемая кнопкой с панели Буфер обмена вкладки Главная.

Она переносит параметры форматирования выделенной ячейки на новый фрагмент таблицы. Чтобы перенести все заданные параметры форматирования на новый элемент необходимо:

- установить курсор в ячейке, параметры форматирования которой мы хотим использовать;

- нажать кнопку Формат по образцу на вкладке Главная – Буфер обмена (если необходимо форматировать за один раз несколько разных фрагментов, следует сделать двойной щелчок на кнопке);

- выделить ячейку, на которую надо перенести форматирование (если был сделан двойной щелчок на кнопке Формат по образцу, то можно выделять последовательно несколько ячеек; по завершении всей операции форматирования надо один раз щелкнуть на кнопке Формат по образцу, чтобы «отжать» ее).

Форматирование с помощью стилей

Форматирование ячеек может быть осуществлено с использованием стилей – заготовок, включающих в себя определенный набор параметров форматирования ячеек. Удобство стилей заключается в том, что все ячейки, отформатированные одним стилем, будут изменять свой вид при редактировании параметров стиля.

Чтобы использовать готовый стиль, нужно выделить ячейки и по команде Главная – Стили – Стили ячеек применить нужный стиль. После применения стиля к ячейкам можно дополнительно использовать любые другие методы форматирования.

Чтобы внести необходимые изменения в существующий стиль, выберите Главная – Стили – Стили ячеек и на названии соответствующего стиля нажмите правую кнопку мыши. В диалоговом окне Стиль выберите кнопку Формат и внесите необходимые изменения для параметров стиля.

Чтобы создать свой стиль, отформатируйте ячейку нужным образом, выберите Главная – Стили – Стили ячеек – Создать стиль ячейки и задайте имя стиля.

Чтобы скопировать стиль из одной книги в другую, нужно использовать команду Главная – Стили – Стили ячеек – Объединить стили в книге, в которую вы хотите скопировать нужный стиль. В диалоговом окне объединения стилей необходимо указать нужный для переноса стиль.

Форматирование с помощью объекта «таблица»

В Excel 2007 одной из наиболее значимых новинок являются объекты «таблица». Для превращения диапазона ячеек со структурированными данными в объект «таблица» необходимо выполнить команду Вставка – Таблицы – Таблица. После этого с данным объектом можно производить значительно больше операций, чем с просто выделенным диапазоном ячеек, в том числе применять некоторые особенные способы форматирования.

Условное форматирование – это наложение определенного формата на ячейку при выполнении заданного условия. Такое форматирование удобно и наглядно, например, для анализа большого массива данных.

Для задания условного форматирования надо выделить блок ячеек и выбрать команду Главная – Стили – Условное форматирование.

В открывшемся меню для задания определенного правила выделения ячеек можно выбрать пункты Правила выделения ячеек или Правила отбора первых и последних значений и задать необходимые условия. Либо создать свое правило отбора ячеек, использовав пункт Создать правило.

Также ячейки со значениями могут быть выделены:

- цветовыми гистограммами (Условное форматирование-Гистограммы) – отображение в ячейке горизонтальной полоски длиной, пропорциональной числу в ячейке;

- цветовыми шкалами (Условное форматирование – Цветовые шкалы) – задание фона ячеек градиентной заливкой с оттенком, зависящим от числового значения. (Например, при задании трехцветной заливки для значений меньше среднего применяется красный цвет фона, для средних – желтый, для больших – зеленый. Причем для заливки фона конкретной ячейки применяется свой оттенок цвета);

- значками (Условное форматирование – Наборы значков) – вставка в ячейки определенных значков в зависимости от процентных значений в ячейках. (При задании этого вида форматирования процентная шкала от 0 до 100% разбивается на 3 равные части для набора из трех значков, на 4 – для четырех и т. д. и для каждой части процентной шкалы назначается свой значок).

Для проверки, редактирования, создания и удаления правил полезно использование Диспетчера правил условного форматирования, вызываемого командой Главная – Стили – Условное форматирование – Управление правилами.

Для удаления наложенных на ячейки правил условного форматирования можно использовать команду Главная – Редактирование – Очистить – Очистить форматы (будет удалено условное форматирование и другие параметры форматирования ячейки), либо Главная – Стили – Условное форматирование – Удалить правила (будет удалено только условное форматирование).

Форматирование строк и столбцов

Ячейки являются основополагающими элементами для задания форматирования, поэтому основные параметры форматирования строк и столбцов накладываются через команды форматирования ячеек.

Отдельно можно изменить параметры высоты строк и ширины столбцов. Для этого необходимо выделить соответствующие строки/столбцы и перетащить мышью границу: верхнюю для строки и правую для столбца. Для задания точного значения высоты и ширины нужно использовать команды Главная – Ячейки – Формат – Высота строки/Ширина столбца.

Команды Главная – Ячейки – Формат – Автоподбор высоты строки/Автоподбор ширины столбца позволяют автоматически так подобрать значения соответствующих параметров, чтобы введенный в ячейки текст был полностью отображен.

Задание.

1. Откройте практическую работу №10. В данной практической работе вы уже создали две таблицы по примеру.

2. Создайте в вашей книге еще один лист и назовите его «копия».

3. Используя правила копирования сток и ячеек скопируйте в новый лист любую вами ранее созданную таблицу.

4. Работайте сейчас с листом «копия».

5. Используя подробный теоретический материал, который представлен в данной практической работе, выполните все пункты, которые в ней рассмотрены, а именно:

• Поработайте с инструментами защиты листа (книги);

• Попробуйте вставить строку (ячейку), скопируйте данные из одной ячейки в другую и т.д.

• Попробуйте использовать инструмент «Скрыть» строку (столбец), а затем отобразить;

• Создайте не менее четырех примечаний для любых ячеек, затем попробуйте отредактировать данные примечания, затем все примечания отобразите;

• Для таблицы первого листа вашей книги примените любой стиль из имеющихся, результат отразите в отчете. Для листа «копия» создайте свой стиль, который будет содержать необычный способ заливки ячеек, оформление границ, цвет и формат шрифта. Данному стилю дайте название, а затем по аналогии примените данный стиль к другим ячейкам.

• Поработайте с условным форматирование. Для чего оно необходимо? Какие возможности используются при условном форматировании? Попробуйте поэкспериментировать. Поработайте со значками, шкалой цветов и т.д.

• Что такое автоподбор ширины? Поработайте с автоподбором ширины.

1. Все выполненные вами действия отразите в отчете.

2. Оформите выполненную работу.

3. Ответьте на вопросы и наглядно отразите ответы в отчете вашей практической работы:

• Как объединить несколько ячеек?

• Как изменить текст примечания ячейки?

• В чем удобство применения средства «Формат по образцу»?

• Как изменить параметры стилей ячеек?

• Для чего можно использовать условное форматирование?

• Как задать ширину столбца?

• Как работает функция «автоподбор высоты строки»?

• Как переименовать лист в книге?

• С помощью чего можно выделить все ячейки листа?

• Как разделить лист на несколько частей для просмотра?

• Для чего используется «специальная вставка»?

• Как удалить одну ячейку на листе?

• Что позволяет сделать команда скрытия ячеек?

1. Сделайте вывод о выполненной практической работе.

2. Оформите отчет.

3. Защитите работу.