Методическая разработка дидактического материала по теме "Базы данных Access"

Дидактические материалы учителя информатикиТвердынской Л.М.

БАЗЫ ДАННЫХ

Базы данных – организационная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ и постоянного применения.

Базы данных – совокупность определенным образом организованной информации на какую-то тему. Базы данных бывают фактографические и документальные.

Базы данных могут содержать различные объекты, но основными объектами любой базы являются ее таблицы.

Фактографические базы данных содержат краткие сведения об описываемых объектах в строго определенном формате.

Например, в библиотеке о каждой книге хранятся библиографические сведения (год издания, автор, название). Текста книги в ней содержаться не будет. База данных библиотеки.

В отделе кадров храняться анкетные данные сотрудников: фамилия, имя, отчество, год и место рождения, домашний адрес и т.д. (база данных отдела кадров).

Документальные базы данных содержат обширную информацию самого различного типа: текстовую, графическую, звуковую.

Документальные базы данных включают в себя тексты законов (база данных законодательных актов в области уголовного права), тексты и ноты песен, библиографическую и справочную информацию о композиторах и поэтах, (база данных современной эстрадной песни).

Базы данных – это только информационное хранилище. Обслуживание пользователя осуществляет информационная система.

Информационная система – совокупность баз данных и всего комплекса аппаратных средств для ее хранения, изменения и поиска информации. Примером информационной системы является система продажи билетов на пассажирские поезда и самолеты.

Реляционные базы данных содержат таблицы. В реляционных базах строка таблицы называется записью, а столбец – полем. Каждое поле таблицы имеет имя и тип. С табличными формами мы сталкиваемся каждый день. Расписание занятий, расписание электричек, таблица футбольного чемпионата, журнал учителя.

поле 1 поле 2 поле 3 поле 3

Запись 1
Запись 2
Запись 3

Таблица погоды

День	Осадки	Температура	Давление	Влажность (проценты)
15.03.05	Снег	-3,5	746	67
16.03.05	Без осадков	0	750	62
17.03.05	Дождь	1,0	740	96
18.03.05	Туман	3,4	745	100

Имена полей: дата, осадки, температура, давление, влажность. Одна запись содержит информацию об одном объекте той системы, модель которой представлена в таблице.

Поля – это различные характеристики объекта. Значения полей в 1-й строчке относятся к одному объекту. Разные поля отличаются именами.

Ключом в базе данных называется поле или совокупность полей, значение которых не повторяется у разных записей. Записи отличаются значениями ключей. Ключом в базе данных «Погода» является поле «день». Ключ может быть простой или составной. Ключевым полем выбирается поле, в котором данные повторяться не могут. Если такого поля нет, то выбирается неповторимая комбинация полей.

Свойства полей базы данных:

Поля базы данных не просто определяют структуру базы данных – они еще определяют групповые свойства данных, записанных в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой. По умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблицы.

Тип поля (тип данных) определяет, какого рода информация хранится в поле и какие действия над ней можно производить.

В реляционных БД используются следующие основные типы полей:

• Числовой – тип данных для хранения действительных чисел. Числовой тип имеют поля, значения которых могут быть только числами (температура, давление, влажность)

Если нужно ввести число типа 24, 67 (десятичная дробь), размер поля – двойной с плавающей точкой, формат основной.

• Символьный (текстовой) – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера. Символьный тип имеют поля, в которых хранятся символьные последовательности: слова, тексты, коды (номер телефона, автор, название).

• Дата/время – тип данных для хранения дат и текущего времени. Дата – имеют поля, содержащие календарные даты в форме «день/месяц/год».

• Логический – тип соответствует полю, которое может принимать два значения «да» – «нет» или «истина» – «ложь».

• Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста. Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него.

• Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Использование для порядковой нумерации записей.

• Поле OLE – значением такого поля могут быть графика, звук, видео.

Значения полей – это некоторые величины определенных типов.

От типа величины зависят те действия, которые можно с ней производить.

Например, с числовыми величинами можно выполнять арифметические действия, а с символьными и логическими – нельзя.

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ (СУБД)

СУБД – это программное обеспечение компьютера для работы с базами данных.

Любую работу компьютер выполняет под управлением программ.

Системы, работающие с реляционными БД называются реляционными СУБД. Наибольшее количество СУБД – реляционные.

СУБД создают на экране компьютера пользовательский интерфейс, имеет определеннй режим работы и систему команд.

С помощью СУБД вы будете создавать таблицы и сохранять их на магнитном диске в виде файлов, имеющих свое имя.

После открытия файлов таблицы с ними можно делать все, что угодно.

• Добаввлять новые записи

• Удалять ненужные

• Изменять содержимое полей

• Изменять структуру таблицы (удалять или добавлять поля)

• Сортировать строки по какому-либо принципу (в алфавитном порядке фамилиии авторов).

• Получать справки.

Справка – таблица, содержащая интересующие пользователя данные, извлеченные из БД.

В команде получения справки указываются выводимые поля и условия поиска.

Чаще всего для справки требуются не все записи, а только часть из них, удовлетворяющая условию поиска. Например, из таблицы нужно узнать в какой день шел дождь.

В командах СУБД условие поиска записывается в форме логического выражения.

Логическое выражение – это некоторое высказывание, по поводу которого можно заключить, истинно оно или ложно.

Логическая величина – это ответ на вопрос истинно ли данное высказывание.

Пример: База данных «Погода»

Высказывание № записи значение

1. идет дождь 1 ложь

2. давление 740мм 2 истина

3. влажность 100% 3 ложь

Как выглядят логические выражения, соответствующие приведенным высказываниям

1. ОСАДКИ = дождь

2. ДАВЛЕНИЕ 740

3. ВЛАЖНОСТЬ 100

Эти выражения называются отношениями. В них имена полей БД связываются с соответствующимизначениями знаками отношений (для символьных выражений)

= равно, не равно, = больше или равно, больше,

В сравнении символьных величин сравниваются не сами символы, а их коды или правильность написания (отсутствие пробела).

Если в используемой на ПК кодировке буквы русского алфавита упорядочены по возрастанию их кодов, то будут справедливы следующие соотношения между ними: А

Тогда упорядоченность слов (символов) определяется по алфавитному принципу. Сначала по 1-й букве, потом по 2-й, как в словарях или энциклопедиях. Такой принцип называется лексикографическим порядком.

Пример, фрагмент из орфографического словаря.

Квартет, компонент, конверт, конвульсия

Квартет

Компонент квартет

Конверт компонент

Значения полей типа «дата» при выполнении отношений сравниваются в соответствии с календарной последовательностью.

3/12/86

24/09/99

Отношения можно применять и к логическим величинам (код = 1,

код = 0). В записи значения полей логического типа – логические величины 1- истина, 0 – ложь. Условие поиска может содержать в своей записи лишь имя логического поля.

Вот как выглядит команда запроса информации из БД «Погода» о датах всех дождливых дней

• Справка ДАТА для ОСАДКИ = дождь, получим

ДАТА

18.03.97

Для того, чтобы вывести даты и влажность соответственно тем дням, когда атмосферное давление 745 мм.рт.ст

• Справка ДАТА, ВЛАЖНОСТЬ для ДАВЛЕНИЕ 745 мм.рт.ст.

ДАТА	ВЛАЖНОСТЬ
15.03.97 16.03.97 19.03.97	67 62 87

Простое логическое выражение состоит из одной логической переменной или одного отношения.

Многие СУБД позволяют в отношениях использовать арифметические выражения, которые могут включать в себя числа, имена полей числового типа, знаки арифметических операций, круглые скобки.

Ученик	Русский	Алгебра	Химия	Физика	История	Музыка
Иванов	4	5	5	5	4	5
Петров	3	3	3	3	3	4

Требуется получить список учеников, у которых сумма баллов по гуманитарным предметам больше, чем по естественным.

Следует дать команду

• Справка УЧЕНИК РУССКИЙ + ИСТОРИЯ + МУЗЫКА АЛГЕБРА + ХИМИЯ + ФИЗИКА

В результате получим

Иванов

Следующая команда запрашивает фимилии учеников, у которых оценка по алгебре выше среднего их балла

• Справка УЧЕНИК для АЛГЕБРА (РУССКИЙ + АЛГЕБРА + ХИМИЯ + ФИЗИКА + ИСТОРИЯ + МУЗЫКА) /6

Основные понятия баз данных:

Структура базы данных. Основным объектом базы данных является ее таблица, следовательно, структурой простейшей базы данных является структура ее таблицы. Структуру обычной таблицы образуют столбцы и строки, их аналогами в базе данных являются поля и записи. Если записей в таблице пока нет, то структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства) мы изменим структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

Свойства полей таблиц базы данных:

Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой. По умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблицы.

Тип поля (тип данных) определяет, какого рода информация хранится в поле и какие действия над ней можно производить.

Размер поля, формат поля, значение по умолчанию (вводится автоматически), условие на значение (средство автоматизации ввода, которое используется для данных, имеющих числовой тип), сообщение об ошибке, обязательное поле, пустые строки, индексированное поле.

Межтабличные связи

Образовавшаяся между таблицами связь отображается в окне СХЕМА ДАННЫХ в виде линий, соединяющих 2 поля разных таблиц. При этом одна из таблиц считается главной, а вторая – подчиненной. Главная – это та, которая участвует в связи своим ключевым полем. Необходимость установления межтабличных связей обусловлена следующим:

1. Обеспечение целостности данных

2. Автоматизация задач обслуживания базы

Исключается возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц.

При удалении (изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц.

Основным объектом любой базы данных являются таблицы. Запросы служат для извлечения данных из таблиц и представления их пользователем в удобном виде. С помощью запросов производится отбор, сортировка и фильтрация данных.

Безопасность баз данных.

Информация, содержащаяся в базах данных, часто является общественной ценностью, поэтому целостность базы данных не должна зависеть от конкретных действий некоего пользователя, от сбоев в электросети и пр. Операции изменения структуры БД, создание новых таблиц никогда не проводят с базой данных, находящейся в комплексной эксплуатации, а только с копией. Операции по изменению содержания данных максимально автоматизированы. Все изменения, вносимые в таблицы базы, сохраняются без нашего ведома.

Работа с формами. Формы позволяют пользователю вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам. Запросы производятся в виде красиво оформленных форм. Виды автоформ:

• в столбец

• ленточная

• табличная

• выравнивание

Создание форм с помощью мастера:

1. Выбрать таблицы и поля, которые войдут в будущую форму

2. Выбрать внешний вид (ленточный, табличный…)

3. Выбрать стиль оформления (международный, официальный, промышленный, стандартный, чертеж)

4. Сохранение формы под заданным именем, здесь же можно изменить макет формы.

Базы данных Практическое задание № 1

СОЗДАНИЕ БАЗОВЫХ ТАБЛИЦ

Цель занятия: научиться создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять их свойствами, освоить приемы наполнения таблиц конкретным содержанием.

Руководитель малого предприятия, выполняющего сборку компьютеров из готовых компонентов, заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах комплектующих. Одна таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при согласовании комплектации изделия, - в ней указаны розничные цены на компоненты. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельности предприятия – в ней содержатся оптовые цены на компоненты и краткая информация о поставщиках (клиенты предприятия не имеют доступа к данным этой таблицы)

1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск Программы Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Новая база данных и щелкните на кнопке ОК.

3. В окне Файл новой базы выберите папку Мои документы и дайте файлу имя Комплектующие. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access, и щелкните на кнопке Создать. Откроется окно новой базы – Комплектующие: база данных.

4. Откройте панель Таблицы.

5. Дважды щелкните на значке Создание таблицы в режиме конструктора – откроется бланк создания структуры таблицы.

6. Для первой таблицы введите следующие поля:

Имя поля	Тип поля
Процессор	Текстовой
Модель	Текстовой
Частота	Числовой
Цена	Числовой

Таблица Комплектующие в режиме Конструктора

Поле Цена задано не денежным типом, а числовым. Для сравнимости цен разных поставщиков используют «условные единицы». В таких случаях удобно использовать поле числового типа.

1. Щелкните на поле Цена. В нижней части бланка задайте свойство Число десятичных знаков, равным 2. Формат поля основной, размер поля двойной с плавающей точкой. Для связи с будущей таблицей поставщиков надо задать ключевое поле. Поскольку здесь ни одно поле не претендует на уникальность, используем комбинацию полей Компонент и Модель. Выделите оба поля в верхней части бланка (при нажатой клавише Shift). Щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем Ключевое поле.

2. Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя Комплектующие.

3. Повторив действия пунктов 5-9, создайте таблицу Поставщики, в которую входят следующие поля.

Имя поля	Тип поля
Процессор	Текстовой
Модель	Текстовой
Цена оптовая	Числовой
Поставщик	Текстовой
Телефон	Текстовой
Адрес	Текстовой
Примечание	Поле МЕМО

Обратите внимание, что поле номера телефона является текстовым, несмотря на то, что номера телефонов записываются цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания, они не сравниваются по величине. Это типичное текстовое поле.

1. В окне Комплектующие: база данных откройте по очереди созданные таблицы и наполните их экспериментальным содержанием (3-4 записи).

ВНИМАНИЕ! Таблицы заполнять своими данными, взятыми из

Приложения № 2 Комплектующие

Таблицы должны иметь следующий вид.

Образец таблиц

1. Закончив работу, закройте таблицы и завершите работу с программой.

Упражнение № 2 Создание межтабличных связей

Создание межтабличных связей необходимо для обеспечения целостности данных и для автоматизации задач обслуживания базы. Связь между таблицами позволяет: либо исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие либо поля другой таблицы, либо сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц.

В этом упражнении вы изучите условия, необходимые для создания взаимосвязанных таблиц, и приемы их создания. Познакомитесь с основными типами связей, образующихся между таблицами, и научитесь редактировать параметры связей.

1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск Программы Microsoft Access)

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите созданную вами базу Комплектующие и щелкните на кнопке ОК.

3. В окне Комплектующие: база данных откройте панель Таблицы. Убедитесь, что на ней присутствуют значки ранее созданных таблиц Комплектующие и Поставщики.

4. Разыщите на панели инструментов кнопку Схемы данных (пункт меню Сервис Схема данных). Одновременно с открытием окна Схемы данных открывается диалоговое окно Добавление таблицы, на вкладке Таблицы которого можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи.

5. Щелчком на кнопке Добавить выберите таблицы Комплектующие и Поставщики – в окне Схемы данных откроются списки полей этих таблиц.

6. При нажатой клавише Shift выделите в таблице Комплектующие два поля – Процессор и Модель.

7. Перетащите эти поля на список полей Поставщики. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение связей.

8. На правой панели окна Изменение связей выберите поля Процессор и Модель таблицы Поставщики, включаемые в связь. Не устанавливайте флажок Обеспечение целостности данных. В этом упражнении этого не требуется.

9. Закройте диалоговое окно Изменение связей и в окне Схемы данных рассмотрите образовавшуюся связь. Убедитесь, что линию связи можно выделить щелчком левой клавиши мыши, а щелчком правой кнопки мыши открывается контекстное меню, позволяющее разорвать связь или отредактировать ее.

1. Закройте окно Схема данных и окно программы Microsoft Access.

Упражнение № 3 Создание запроса на выборку

Если исполнителю надо получить данные из базы, он должен использовать специальные объекты – запросы.

В этом упражнении вы научитесь создавать запрос на выборку, основанный на связанных таблицах. Научитесь формировать структуру запроса путем выбора базовых таблиц и полей, а также формулировать условия отбора. Мы выясним, какую роль играют связи между таблицами при создании запросов на выборку данных.

В этом упражнении мы создадим запрос на выборку процессоров, имеющих цену менее 150 условных единиц. Результирующая таблица должна содержать также адрес поставщика и номер его телефона.

1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск Программы Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Комплектующие и щелкните ОК.

3. В окне Комплектующие: база данных откройте панель Запросы. Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора – откроется бланк запроса по образцу. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

4. В окне Добавление таблицы выберите таблицу Поставщики и щелкните на кнопке Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.

5. В списке полей таблицы Поставщики выберите поля, включаемые в результирующую таблицу: Процессор, Модель, Цена оптовая, Поставщик, Телефон. Выбор производите двойным щелчком на именах полей.

6. Задайте условие отбора для поля Цена оптовая. В соответствующую строку введите

Пример создания бланка запроса по образцу

1. Закройте бланк запроса по образцу. При закрытии запроса введите его имя – Выбор комплектующих.

2. В окне Комплектующие: база данных откройте только что созданный запрос и рассмотрите результирующую таблицу. Ее содержательность зависит от того, что было введено в таблицы Комплектующие и Поставщики при их наполнении в предыдущем упражнении. Если ни одно изделие не соответствует условию отбора и получившаяся таблица не имеет данных, откройте базовые таблицы и наполните их модельными данными, позволяющими проверить работу запроса.

3. По окончанию исследований закройте все открытые объекты и завершите работу с программой Microsoft Access.

Упражнение № 4 Создание запросов с параметрами

В этом упражнении вы научитесь формировать запросы «с параметром» и узнали, что в основе этого вида запроса лежат запросы на выборку, у которых в поле Условие отбора записан заключенный в квадратные скобки текст, обращенный к пользователю. Специальный тип запросов, называемый «запросом с параметром», позволяет пользователю самому ввести критерий отбора данных на этапе запуска запроса.

Создадим простой запрос, позволяющий отбирать процессоры, предельную цену которых пользователь может задать сам при запуске запроса.

1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск Программы Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Комплектующие и щелкните ОК.

3. В окне Комплектующие: базы данных откройте панель Запросы. Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора – откроется бланк запроса по образцу.

4. Согласно упражнению № 3 (Создание запроса на выборку) создайте запрос на выборку, основанный на таблице Поставщики, в который войдут следующие поля:

• Компонент

• Модель

• Цена оптовая

• Поставщик

• Телефон

1. В строке Условие отбора поля Компонент введите Процессор

2. Строку Условие отбора для поля Цена оптовая надо заполнить таким образом, чтобы при запуске запроса пользователь получал предложение ввести нужное значение.

Тест, обращенный к пользователю, должен быть заключен в квадратные скобки. Если бы мы хотели отобрать процессоры, цена которых больше 100 единиц, мы бы написали: 100. Если бы нам нужны были процессоры дешевле 80 единиц, мы бы написали

1. Закройте запрос. При закрытии сохраните его под именем Выбор комплектующих.

2. В окне Комплектующие: базы данных откройте панель Запросы и запустите запрос Выбор комплектующих – на экране появится диалоговое окно Введите значение параметра.

3. Введите какое-либо число и щелкните по кнопке ОК. В зависимости от того, что реально содержится в таблице Поставщики, по результатам запроса будет сформирована результирующая таблица.

1. Закройте все объекты базы данных. Закройте программу Microsoft Access.

Упражнение № 5 Создание итогового запроса

В этом упражнении вы научитесь создавать итоговые запросы. Это запросы, производящие вычисления по всем значениям одного поля. Вы научитесь также выбирать используемую итоговую функцию.

Замечание:

Если полностью заполнить данными таблицу Комплектующие, введя параметры всех компонентов, входящих в сборочную спецификацию персонального компьютера, то можно узнать, во что обходится себестоимость комплектующих узлов. Запросы, выполняющие вычисления по всем записям для какого-либо числового поля, называются итоговыми запросами. В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле, может также иная итоговая функция. Итоговые запросы, как и запросы на выборку, готовятся с помощью бланка запроса по образцу.

Предположим, что малое предприятие собирает компьютеры трех классов: «Элитный», «Деловой», «Экономичный». Несмотря на то, что архитектура у всех компьютеров близка, их компоненты заметно отличаются по цене и техническим параметрам. Соответственно, имеются значительные отличия в цене этих трех моделей. Наша задача – подготовить итоговый отчет, с помощью которого можно определить цену каждой модели компьютеров и отслеживать ее при изменении входящих компонентов или их поставщиков.

1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск Программы Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Комплектующие и щелкните ОК.

3. В окне Комплектующие: базы данных откройте панель Таблицы. Выберите таблицу Комплектующие.

4. Щелчком на значке Конструктор откройте таблицу в режиме проектирования – нам это необходимо для создания дополнительного поля Класс, в котором будут хранится данные о том, для какого класса изделий предназначены компоненты.

5. Измените название поля Процессор на Компонент

6. В начало структуры таблицы вставьте новое поле. Для этого выделите первое поле (Компонент) и нажмите клавишу INSERT.

7. Введите имя нового поля – Класс и определите его тип – Текстовой.

8. Закройте окно Конструктора. При закрытии подтвердите необходимость изменить структуру таблицы.

9. Откройте таблицу Комплектующие и наполните ее содержанием, введя для каждого класса данные по следующим изделиям:

• Материнская плата

• Процессор

• Оперативная память

• Жесткий диск

• Корпус

• Дисковод СD-ROM

• Дисковод гибких дисков

• Видеоадаптер

• Звуковая карта

• Клавиатура

• Мышь

ВНИМАНИЕ! Таблицы заполнять своими данными, взятыми из

Приложения № 2 Комплектующие

Прочие поля таблицы можно не заполнять – в формировании итогового запроса они участвовать не будут.

Образец таблицы Комплектующие

10. Закройте таблицу Комплектующие.

11. Откройте панель Запросы щелчком на одноименной кнопке окна Комплектующие: базы данных.

1. Выполните двойной щелчок на значке Создание запроса в режиме конструктора. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу Комплектующие, на основе которой будет разрабатываться итоговый запрос. Закройте окно Добавление таблицы.

2. В бланк запроса по образцу введите следующие поля таблицы Комплектующие: Класс, Компонент, Цена.

3. Для поля Класс включите сортировку по возрастанию. Включите также сортировку по полю Цена – по убыванию.

4. На панели инструментов Microsoft Access щелкните на кнопке Групповые операции или воспользуйтесь строкой меню (Вид Групповые операции или воспользуйтесь строкой меню Вид Групповые операции. Эта команда необходима для создания в нижней части бланка строки Групповые операции. Именно на ее базе и создаются итоговые вычисления. Все поля, отобранные для запроса, получают в этой строке значение Группировка.

5. Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае – Класс) оставьте в строке Групповые операции значение Группировка. Для остальных полей щелкните в этой строке – появится кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчета значений в данном поле.

6. Для поля Цена выберите итоговую функцию SUM для определения стоимости изделия как суммы стоимостей отдельных комплектующих.

7. Для поля Компонент выберите итоговую функцию Count, определяющую общее количество записей, вошедших в группу. В нашем случае это количество узлов, из которых собран компьютер.

1. Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя: Расчет стоимости изделия. Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает.

1. Закройте все объекты базы данных. Завершите работу с программой Microsoft Access.

Упражнение № 5

Работа с формами

Формы позволяют пользователям вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам, а также выводить результаты работы запросов в виде красиво оформленных форм.

Формы удобнее готовить с помощью средств автоматизации – автоформ.

Для создания автоформы следует открыть панель Формы в окне Базы данных и нажать кнопку Создать. В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу (или запрос), на которой она основывается, нажать на кнопку ОК.

Создание автоформы при помощи Мастера форм. Мастер форм можно запустить из окна Базы данных щелчком на значке Создание формы с помощью мастера на панели Формы.

1. Выбрать таблицы и поля, которые войдут в будущую форму (таблица Комплектующие)

2. Выбрать внешний вид формы.

• в столбец

• ленточный

• табличный

• выровненный

1. Выбрать стиль оформления формы

• Международный

• Стандартный

• Официальный

• Промышленный

• И пр.

1. Сохранить форму под соответствующим именем.

Здесь же можно включить переключатель Изменить макет формы, который открывает форму в режиме Конструктора

20