«Microsoft Ассеss-те жұмыс істеудің ұстанымының сызба нұсқасы. Деректер қорын құру»

Тақырып: «Microsoft Ассеss-те жұмыс істеудің ұстанымының сызба нұсқасы. Деректер қорын құру»

1. МҚ енгізу, өңдеу

2. Кестені құру

3. Берілгендерді өңдеу, пішінін қолдану әдістері

Деректер қоры (ДҚ)-құрылымы берілген тәсіл бойынша ұйымдастырылған арнайы форматтағы файл. ДҚ – да сақталатын берілгендер кесте түрінде дайындалады. Яғни дискілік файл – деректер қоры, оған енгізілетін кесте – ДҚ құрамында сақталушы обьекті.

Деректерді және олардың арасындағы байланыстарды ұйымдастырудың түрлі типтері бар: иерархиялық, реляциялық және тораптық.

Иерархиялық ДҚ – ында жазба элементтері реттеліп жазылады да, бір элементі негізі, қалғандары бағыныңқы элементтер деп есептеледі.

Реляциялық ДҚ – кесте түрінде дайындалған берілгендер. Ол ең көп таралған берілгендер қоры, кестелер арасындағы байланыстар – жиі пайдаланылатын ең маңызды ұғым.

Реляциялық деректер қорын құру және онымен жұмыс істеуді басқару үшін көптеген арнайы программалар дайындалған: dBase, FoxBase, FoxPro, Access. Оларды Деректерді қорын басқару жүйелері (ДҚБЖ) деп аталады.

Деректерді қорын басқару жүйелері дегеніміз мәліметтер базасын құруға, оны мәліметтермен толтыруға, оның мазмұнын редакциялауға, оларды реттеуге, безендіруге және баспа құрылғыларына шығаруға немесе байланыс арналарына жөнелтуге арналған программалық құралдар кешені.

Дүние жүзінде мәліметтер базасын басқару жүйелерінің түрлері өте көп. Олардың әрбіруінің түрлі обьектілерімен жұмыс істеу ерекшеліктеріне, қолданушыға ұсынатын қызмет түрінің өзгешелігіне қарамастан, оларда ортақ ұғымдар кешені қалыптасқан. Сондықтан бізге бір ғана мәліметтер базасын басқару жүйесін қарастырсақ жеткілікті. Солардың ішінен Microsoft Office программасының құрамына енетін Microsoft Access 2003 мәліметтер базасын басқару жүйесін таңдап алдық.

Мәліметтер базасы өрістерінің қасиеттері.

Өрістер мәліметтер базасының құрылымын ғана емес, сонымен қатар мәліметтердің топтық қасиеттерін де анықтайды.

• Өріс атауы – мәліметтер базасына автоматтандыру операцияларын қолданғанда осы өрістің элементтеріне қандай қатынаста болу керектігін анықтайды.

• Өріс типі – берілген өрістегі мәліметтер типін анықтайды

• Өріс өлшемі – берілген өріске енгізілетін символдардың ақырғы ұзындығын анықтайды

• Енгізу қалқасы – Енгізудің түрін анықтайды

• Қолтаңба – берілген өріс үшін кесте бағанының тақырыбын анықтайды

• Үнсіз келісім бойынша қабылданатын мән – ұяшықа автоматты түде енгізілетін мән.

• Мәнге қойылатын шарт – мәліметтерді енгізудің дұрыстығын тексеру үшін қолданылатын шектеу

• Қате туралы хабар – Қате мәліметтерді енгізу кезінде пайда болатын ескерту

• Міндетті өріс – Мәліметтер базасын толтырғанда берілген өрісті міндетті түрде толтыру қажеттігін анықтайтын қасиет

• Бос жолдар – бос жолдан тұратын мәліметтерді енгізуге рұқсат беретін қасиет

• Индекстелген өріс – егер өріске осы қасиет берілсе, онда осы өрісте сақталынған жазбаларды сұрыптаумен, іздестірумен байланысты амалдар жылдамдылатылады. Индекстелген өрістер үшін жазбалардағы мәндердің қайталануын тексеруді ұйымдастыруға болады.

Мәліметтер типі.

Мәліметтер базасының кестесі көптеген мәліметтер типімен жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Олар:

• Мәтіндік - өлшемі ақырлы кәдімгі мәтіндік ақпаратты сақтауға арналған мәліметтер типі

• МЕМО өрісі – үлкен көлемді мәтінді сақтауға арналған мәліметтер типі.

• Сандық – нақты сандарды сақтауға арналған мәліметтер типі.

• Мерзімі\уақыты – күтізбе бойынша күнін, айын және уақытты сақтауға арналған мәліметтер типі.

• Қаржылық – қаржылық шаманы сақтауға арналған мәліметтер типі.

• Санауыш – жазбаларды автоматты түрде нөмірлеуге арналған мәліметтер типі.

• Логикалық – логикалық мәліметтерді сақтауға арналған тип.

• OLE обьектілер өрісі - әртүрлі обьектілерді сақтауға арналған мәліметтер типі.

• Гиперсілтеме – Интернеттің Web-объектілерінің URL-адрестерін сақтауға арналған өріс.

Ауыстырулар шебері – бұл арнаулы емес мәліметтер типі.Бұл объектінің көмегімен мәліметтерді енгізуді автоматтандыруды дайын тізімнен таңдап алатындай етіп ұйымдастыруға болады.

МҚ-н редакциялау. Мәліметтер қорының құрылымын өзгерту.

ACCESS терезесі тақырып қатары, меню қатары, саймандар тақтасы және қалып қатардан тұрады.

Тақырып қатарында ACCESS терезесін көрсетпеу /сворачевание/ өлшемін қалпына келтіру /вастонавление/ және жабуға арналған жүйеленген меню және үш батырма / кнопка/ болады.

Қалып цатары экранның соңғы қатары болып табылады. Мұнда меню немесе саймандар тақтасындағы батырмалардың таңдалған пунктерінің қойылуы тұралы ақпарат пайда болады.Меню қатары командалардың ашылатын меню аттарынан тұрады. Саймандар тақтасы берілген командаларды тез орындау үшін арналған түймелер/ батырмалар/ жинағынан тұрады. ACCESS жұмысының әртүрлі режимдеріне сәйкес бірнеше саймандар тақтас ынан тұрады. Түймелер туралы анықтама алу үшін, оған тышқан көрсеткішін жақындатып, кішкене ұстап тұру керек. Түйме аты тышқан көрсеткіші астынан шығады.

ACCESS терезесінің ішінде оның әртүрлі объектілерімен : кесте, пішін, сұрату және т.б. тұратын басқа терезелер болуы мүмкін.

ДЕРЕКТЕР ҚОРЫН АІІІУ ЖӘНЕ ЖАБУ

Access жүктелгеннен кейін оперативті жадыда сұхбат терезесі пайда болады және пайдаланушыға екі варианттың бірін: жаңа ДҚ-н құру немесе бар ДҚ-ы ашуды таңдау ұсынылады. Жаңа ДҚ-н құруға байланысты сұрақтар келесі бөлімде қарастырылады.ДҚ-н ашу үшін соңғы ашылған ДҚ-р тізімінде тұратын, тізімінің сәйкес әлементіне екі рет шерту жеткілікті. Егер бұл тізімге керек ДҚ-ы болмаса, онда тізімнің Басқа файлдар әлементін таңдау керек, пайда болған деректер цоры файлын ашу сұхбат те резесінде ізделініп жатқан ДҚ-ы бар файлды тауып ОК түймесін шерту керек.

Жұмыс кезінде басқа ДҚ-ы ашу үшін, файл менюіндегі ашу /открыть/ командасын таңдау немесе ДҚ-н ашу түймесін басу керекк. Пайда болған сұхбат терезесінде керекті ДҚ файлды тауып ОК түймесін шерту керек. Тек бірғана ДҚ ашылған болуы мүмкін.

Дқ-н ашқаннан кейін экранда, объектілерінің әр типі үшін жинақшысы /вкладка/ бар Деректер цоры деген терезе пайда болады. Кез келген жинакшыны шерткенде экранда ДҚ-да болатын берілген типті объектілер аттарының тізімі пайда болады. ДҚ-ы ашқанда бірінші кезге кесте /таблица/ жинақшысы активтеледі және экранға кестелер тізімі шығады. Керекті объектіні ашу үшін, оның атына екі рет шерту немесе оны шертіп, сосын ашу / открыть/ түймесін шерту жеткілікті. Жаңа объектілерді құру үшін құру /создать/ түймесін, ал бар объектілерді модификациялау үшін конструктор түймесін қолдану керек.

Access-тің әрбір ашылған объектілерді өз терезесінде пайда болады. Терезелер арасын ауыстырып крсу үшін, Ctrl+F6 пернелер комбинациясын қолдануңа немесе терезе / окно/менюінде керек терезені таңдау керек.

Деректер қоры терезесін кез келген уақытта F11 пернесінбасып активтеуге болады. Активті терезені жабу үшін Ctrl+F 4 пернелер комбинациясын басуға немесе осы терезедегі жабу /закрыть/ түмесін шерту жеткілікті.

Ашу операциясынан басқа бір объектімен нақты жағдайға тәуелді басқа амалдар : редактрлау, көшіру, сақтау және т.б істеуге болады.Мүмкін амалдардың тізімі ДҚ терезесіндегі объектіде тышқанның оң жақ батырмасын немесе ашық түрған объект терезесін шерткенде шығатын контексті менюде болады. ДҚ-н жабу үшін файл менюіндегі жабу/закрыть/ түймесін шерту керек.

ЖАҢА ДЕРЕКТЕР ҚОРЫН ҚҰРУ.

ДҚ-ын кұру үшін Файл менюінен ұру командасын немесе саймандар тақтасындағы деректер қорын кұру түймесін басу керек. Құрылу сұхбат терезесі ашылады. Бұл терезеден ДҚ-ын сақтау үшін диск және каталогты таңдап, жаңа ДҚ-ның файл атын енгізу керек. Access оған автоматты түрде mdb кеңейтілуін қосады. Бұл файлда деректер,сонымен бірге кестелер,сұраныстар,пішіндер және ДҚ-ы құратын объектілер кұрылымыныңСипаттамалары сақталады. Экранда жаңа бос деректер қорының терезесі пайда болады. О л бірте-бірте сәйкес шеберлер көмегімен немесе қолмен /құру өлшемі бойынша/ керекті кестелердің одан кейін басқа да объектілердің кұраушымен толтырылады. Арнайы шебер көмегімен барлық қажетті кестелерімен,пішіндерімен және есептерімен бірге анықталған типті ДҚ-ын тез құруға болады. Ол үшін Құрылу терезесін деректер қоры белгісін шертіп, тізімнен керекті ДҚ-ын таңдау керек.

КЕСТЕНІҢ ҚҰРЫЛУЫ.

Кесте құру үшін ДҚ-сы терезесіндегі Кесте жинақшысының белгісін, содан кейін құру түймесін шерту керек.Access жаңа кесте терезесін ашады және кесте құрудың бірнеше әдістерін ұсынады.

КЕСТЕ РЕЖИМІ.

Кесте режимі вариантын таңдағанда Өріс 1,Өріс 2 және т.б. стандартты аттар бар 30 қатар /жазба/ және 20 бағаннан /өрістен/ тұратын кесте дайындығы пайда болады.Кестені толтырғаннан кейін Access автоматты түрде, онда енгізілген ақпаратқа байланысты өрістер типін анықтайды. Өріс атын өзгерту үшін сәйкес бағанның тақырыбын 2-рет шертіп, жаңа ат енгізіп және Enterпернесін басу керек.

Кестеге ақпаратты енгізіп болған соң Сақтау түймесін басып құрылған кестеге ат беру керек. Содан кейін Access оған түйінді өріс қосуды ұсынады. Егер бұл ұсыныс қабылданса, онда кестеге енгізілген жазбалар реті /нөмірлері/ болатын Счетчик типті код өрісі қосылады.Кесте режимін пайдалану, өрістерінің қажетті қасиеттерін орнатуға мүмкіндік бермейді. Ол үшін ДҚ-ы терезесіндегі конструктор түймесін басуарқылы шақырылатын кестенің конструктор режиміне өту керек.

КЕСТЕНІ ҚОСУ

Жаңа кестені Жасау қойындысының Кестелер тобындағы құралдарды қолдану арқылы ағымдық дерекқорға қосуыңызға болады.

Деректер парағы көрінісіндегі таза кесте жасау үшін, Кесте нұқыңыз. Деректер парағы көрінісін деректерді лезде енгізу үшін, және алға жылжыған сайын кесте құрылымын Access бағдарламасына жасаттыруыңызға немесе кесте құрылымын бірінші кезекте жасау үшін Жасақтама көрінісін қолдануыңызға болады, содан соң деректерді енгізу үшін Деректер парағы көрінісіне кері көшуге болады. Қай көріністен бастайтыныңызға қарамастан, Access терезесінің күй жолағындағы көрініс батырмаларын қолдану арқылы бір көріністен екіншісіне қалаған уақытта ауысуыңызға болады.

Кестені кірістіру, Деректер парағы көрінісінде бастау    Деректер парағы көрінісінде, деректерді лезде енгізіп Access бағдарламасына кесте құрылымын құрастыруына мүмкіндік береді. Өріс атаулары сандар бойынша тағайындалады (Өріс1, Өріс2 және тағы басқа) және Access өріс деректері түрін енгізгіңіз келетін деректер түріне байланысты орнатады.

• Жасау қойындысының Кестелер тобында Кесте түймешігін нұқыңыз.

• Access кестені жасайды, сосын меңзерді Жаңа Өріс Қосу бағанындағы алғашқы бос ұяшықтың үстіне орнатады.

Кесте қойындысының Жолақтар & Бағандар тобында Жаңа жолақ түймешігін нұқыңыз.

Access бағдарламасы жиі қолданылатын өріс түрлерін қамтитын Өріс Үлгілері терезесін бейнелейді. Егер осы өрістердің біреуін деректер парағына сүйресеңіз, Access өрісті сол атау бойынша қосады және оның сипаттарын өрістің сол түрінің сәйкес мәніне орнатады. Сипаттарды кейінірек өзгертуіңізге болады. Өрісті деректерді қамтитын деректер парағы аймағына сүйреуіңіз қажет. Өрістің қай жерде орналасатынын көрсететін вертикалды кірістіру жолағы пайда болады.

Деректерді қосу үшін, теруді бірінші бос ұяшықтан бастаңыз — немесе осы тақырыпта кейінірек сипатталғандай деректерді басқа көзден алып, қоюыңызға болады.

Бағанды (өрісті) қайта атау үшін, баған тақырыбын екі рет нұқыңыз, сосын жаңа атау теріңіз. Өрісті Өріс Тізімі аймағында көрген кезде оның нені қамтитынын айта білу үшін әр өріске мәнді атау берген жөн.

Бағанды жылжыту үшін, бағанның үстіңгі дерегін нұқыңыз, сосын қалаған жерге сүйреңіз. Бірнеше үздіксіз бағандарды таңдауыңызға және оларды жаңа орынға бірден сүйреуіңізге болады.

Кесте кірістіру, Құрастыру көрінісінде бастау    Құрастыру көрінісінде, бірінші кезекті жаңа кесте құрылымын жасайсыз. Сосын деректерді енгізу үшін Деректер парағы көрінісіне ауысасыз немесе деректерді қою немесе қосу сияқты басқа әдістерді қолдану арқылы енгізесіз, жасау қойындысының Кестелер тобында Кесте жасақтамасытүймешігін нұқыңыз.

Кестедегі әр өріс үшін, Өріс Атауы бағанында атау теріңіз, сосын деректер түрін Деректер Түрі тізімінен таңдаңыз.

Қаласаңыз, әр өріске Сипаттама бағанында сипаттама енгізуіңізге болады. Кірістіру нүктесінің сол өрісті болған кезінде енгізген сипаттама күй жолағында бейнеленеді және өрісті Өріс Тізіміаймағынан пішін немесе есепке сүйреу арқылы жасайтын басқару элементтерінде және сол өріс үшін Пішін Шебері немесе Есеп Шебері көмегімен жасалатын басқару элементтерінде күй жолағы мәтіні ретінде қолданылады.

Барлық өрістерді қосып болғаннан соң, кестені сақтаңыз:

Microsoft Office түймешігі  түймешігін нұқыңыз, одан кейінСақтау түймешігін нұқыңыз немесе CTRL+S тіркесімін басыңыз.

Деректерді кестеге енгізуді кез келген уақытта бастауыңызға болады ол үшін Деректер кестесі көрінісіне өтіңіз, бірінші бос ұяшықты нұқуыңыз да, мәтінді теруді бастаңыз. Деректерді, сондай-ақ, келесі бөлімде сипатталғандай басқа көзден қоюыңызға болады.

Егер, кейбір деректерді енгізіп болғаннан соң, кестеге бір немесе бірнеше өрістерді қосқыңыз келсе, Деректер кестесі көрінісіндегі Жаңа өріс қосубағанында тере бастау арқылы немесе Деректер парағы қойындысыныңӨрістер & Бағандар тобындағы пәрмендерді қолдану арқылы жаңа өрістерді қосуыңызға болады.

Деректер түрін орнату тізімін пайдалану

Шарлау аумағында, өзгерткіңіз келетін кестені екі рет нұқыңыз.

Кесте деректер кестесі көрінісінде ашылады.

Жаңа өрісті таңдаңыз.

Әдепкіде, жаңа өрістер деректер кестесінің оң немесе сол жағында орналасады (Windows аймақтық және тіл параметрлеріне байланысты) және тақырып Жаңа өріс қосу түрінде болады.

 Егер сіз OLE нысаны өрісін қоссаңыз, тақырып жолын екі рет нұқып, өріс атауын енгізіңіз. Әйтпесе, келесі қадамға өтіңіз, себебі Тіркеме өрісін қосқан кезде, Access бағдарламасы тақырып жолын қағаз қыстырғыш белгішесіне өзгертеді.

Тақырып астындағы бірінші бос деректер жолын нұқыңыз.

Деректер кестесі қойындысындағы Деректер түрі және пішімдеутобынан Деректер түрі (топтың жоғарғы жағындағы тізім) жолағының қасындағы төмен көрсеткіні нұқыңыз және OLE нысаны немесеТіркеме пәрменін таңдаңыз.

Егер сіз Тіркеме деректер түрін таңдасаңыз, Access бағдарламасы тақырып жолын қағаз қыстырғыш белгішесін көрсететін етіп орнатады: 

Өзгерістеріңізді сақтаңыз.

Жаңа өріске деректер бөлігін қосу үшін, бірінші бос жолды екі рет нұқыңыз және деректерді орналастыру үшін Тіркемелер тілқатысу терезесін пайдаланыңыз.

КЕСТЕ ҚҰРАСТЫРУШЫ КӨРІНІСІН ПАЙДАЛАНУ

Шарлау аумағында, өзгерткіңіз келетін кестені тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқып, мәтінмәндік мәзірдегі Құрастырушы көрінісіпәрменін таңдаңыз.

Өріс атауы бағанынан бос жолды таңдап, жаңа өрістің атауын енгізіңіз.

Деректер түрі бағанында, жаңа өріс атауының қасындағы төмен көрсеткіні нұқыңыз және тізімнен OLE нысаны немесе Тіркеметармағын таңдаңыз.

Өзгерістеріңізді сақтаңыз.

Жаңа деректер кестесіне сыртқы кілт өрісін қосу

Егер әлі ашылмаған болса, жаңа деректер кестесін деректер кестесінің көрінісінде ашыңыз. Ол үшін, шарлау аумағында кестені екі рет нұқыңыз.

Деректер кестесі қойындысындағы Өрістер мен бағандар тобынанБұрыннан бар өрістерді қосу пәрменін таңдаңыз.

Өрістер тізімі тапсырмалар аймағы пайда болады және дерекқордағы басқа кестелердің тізімін көрсетеді.

Пайдаланғыңыз келетін кестеге арналған жазбаны үлкейтіңіз.

Бастапқы кілт өрісін Өрістер тізімінен ашық деректер кестесіне апарыңыз және өрісті деректер кестесіндегі бұрыннан бар екі өрістің арасына тастаңыз. Жарамды тастау орны таңдалғанда, тінтуір жүгіргісі I тәріздес меңзерге өзгереді.

Жаңа өрісті апарып тастағаннан кейін Алмастыру шебері іске қосылады.

Үрдісті аяқтау үшін қадамдардың келесі жиынтығына өтіңіз.

Байланыс орнату үшін Алмастыру шеберін пайдалану

Алмастыру тізімінде көрінуін қалайтын өрістерді Пайдалануға болатын өрістер бөлігінен Таңдалған өрістер бөлігіне жылжытыңыз, содан кейін Келесі түймешігін басыңыз.

Таңдау бойынша, алдыңғы қадамда таңдалған өрістер үшін бір немесе бірнеше сұрыптау таңдауын таңдаңыз, содан кейін Келесі түймешігін басыңыз.

Таңдау бойынша, алмастыру тізіміндегі әрбір бағанның енін реттеңіз, содан кейін Келесі түймешігін басыңыз.

Таңдау бойынша, Алмастыру бағаны үшін қандай белгіні пайдаланғыңыз келеді жолағының астындағы мәтін ұясына атауды енгізіңіз.

Таңдау бойынша, Бірнеше мәндерге рұқсат беру құсбелгісін қойыңыз.

Бұл параметрді таңдау тізімнен бірнеше элементті таңдауға және сақтауға мүмкіндік береді.

Аяқтау түймешігін басыңыз. Егер Access бағдарламасы кестені сақтауды ұсынса, Иә түймешігін басыңыз.

Access бағдарламасы алмастыру сұрауын жаңа кестеңізге қосады. Әдепкі күй бойынша, сұрау сіз көрсеткен өрістерді шығарып алады, оған қосымша бастапқы кестеге арналған бастапқы кілт мәндері де шығарып алынады. Содан кейін Access бағдарламасы бастапқы кестедегі бастапқы кілт өрісі үшін орнатылған деректер түріне сәйкестендіріп алмастыру өрісі үшін деректер түрін орнатады. Мысалы, егер бастапқы кестедегі бастапқы кілт өрісі Автосанағыш деректер түрін пайдаланса, Access бағдарламасы алмастыру өрісі үшін Сан деректер түрін орнатады.

Жаңа деректер кестесінің бастапқы кілтін басқа кестеге қосу

Егер жаңа деректер кестесі ашық болса, оны жабыңыз.

Шарлау аумағында, жаңа сыртқы кілтті қосқыңыз келетін кестені екі рет нұқыңыз.

Деректер кестесі қойындысындағы Өрістер мен бағандар тобынан Бұрыннан бар өрістерді қосу пәрменін таңдаңыз.

Өрістер тізімі тапсырмалар аймағы пайда болады және дерекқордағы басқа кестелердің тізімін көрсетеді, соның ішінде жаңа деректер кестесі де болады.

Тапсырмалар аймағында, жаңа деректер кестесіне арналған жазбаның қасындағы қосу белгісін нұқыңыз, бастапқы кілт өрісін (өрістің әдепкі атауы Ұқсатқыш деп аталады) тапсырмалар аймағынан ашық деректер кестесіне апарып, қолайлы жерге тастаңыз.

Әдепкі күй бойынша, жаңа өрісті деректер кестесіндегі бұрыннан бар екі өрістің арасына тастау керек. Жарамды тастау орны таңдалғанда, тінтуір жүгіргісі I тәріздес меңзерге өзгереді.

Деректер кестесіндегі өрістерді басқару

Тақырып жолын тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқу арқылы және пайда болатын мәтінмәндік мәзірден пәрмен таңдау арқылы кестені басқару бойынша бірнеше тапсырмаларды орындауға болады. Мысалы, өрісті белгілі бір жерге кірістіру, өрісті жою немесе қайта атау, бағанды көрсету немесе жасыру, Алмастыру шеберін іске қосу және бағанды алмастыру өрісіне түрлендіру.

Мәтінмәндік мәзірдегі пәрмендерді пайдалану

Баған тақырыбын тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқып, мәтінмәндік мәзірден пәрмен таңдаңыз.

Жалпы сұрау:

1. МҚ дегеніміз не?

2. МҚ түрлерін атаңыз

3. МҚ бағдарламаға қалай енгіземіз?

4. Кестені қалай құрамыз?

5. Мәліметтердің типтерін атаңыз

6. Кестеге қандай мәлімет енгізуге болады?

7. Кестедегі мәліметті өңдеудің режимдерін атаңыз

8. Конструктор режимі не үшін қажет?