Лекция. Знакомство с MS Excel

Microsoft Excel относится к электронным таблицам или более современное название табличные процессоры. Электронная таблица - это программа, состоящая из набора строк и столбцов, изображенных на экране в специальном окне (рис 1).

Для запуска программы Microsoft Excel можно использовать несколько способов:

• Пуск/Программы/ Microsoft Excel;

• Двойной щелчок левой кнопкой мыши по ярлыку программы Microsoft Excel;

Рис. 1

Область, находящаяся на пересечении строки и столбца, называется ячейкой.

В ячейку можно вводить число, текст или формулу, с помощью которой осуществляются вычисления, относящиеся, к одной или нескольким ячейкам. Ячейки можно копировать, перемещать, а также изменять их содержимое. При изменении содержимого ячейки производится автоматический пересчет всех ячеек, использующих в формулах изменённую ячейку. На основе групп ячеек создаются диаграммы, сводные таблицы и карты.

Общие сведения о книгах и листах. В Microsoft Excel, файл называют книгой с несколькими листами. Количество листов в рабочей книге по умолчанию может быть задано пользователем. В Microsoft Excel файл (книга) используется для обработки и хранения данных. Каждая книга (файл) может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист

Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом

Ввод чисел

• Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы.

• В Microsoft Excel число может состоять только из следующих символов: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

• Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст.

• Символы, которые рассматриваются как числа, зависят от установленных параметров в компоненте Язык и стандарты Панели управления.

• Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты; например, вводите 0 1/2

• Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать его в круглые скобки ( ).

• Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Чтобы изменить выравнивание, выделите ячейки, выберите команду Ячейки в меню Формат, а затем на вкладке Выравнивание установите необходимые параметры.

• Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе. Если число вводится в ячейку, имеющую общий числовой формат, то может быть использован другой формат. Например, если вводится 14,73р., то будет использован денежный формат. Чтобы изменить числовой формат, выделите ячейки, которые содержат числа, выберите команду Ячейки в меню Формат, а затем на вкладке Число выберите необходимый формат.

• В ячейках, имеющих общий числовой формат, отображаются целые числа (265), десятичные дроби (2,56) или числа, представленные в экспоненциальной форме (1,29E+08), если число длиннее ширины ячейки. Используя общий формат можно просматривать до 11 разрядов, включая десятичные запятые и такие символы, как "E" и "+." Чтобы использовать числа с большим количеством разрядов, используйте встроенный экспоненциальный числовой (экспоненциальное представление числа) или пользовательский формат.

• Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью до 15 разрядов. Если число имеет больше 15 знаков, то разряды после 15-го преобразуются в нули (0).

Ввод текста

• В Microsoft Excel текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например, приведенные ниже записи интерпретируются как текст: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.

• Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю. Чтобы изменить выравнивание, выберите команду Ячейки (вкладка Выравнивание) в меню Формат, а затем измените необходимые параметры.

• Чтобы просмотреть весь текст, занимающий в ячейке несколько строк, установите флажок Переносить по словам на вкладке Выравнивание.

• Чтобы начать в ячейке новую строку, нажмите клавиши ALT+ENTER.

Вычисление значений в формулах. Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять значения. Формулы могут ссылаться на ячейки текущего листа, листов той же книги или других книг.

Синтаксис формулы. Синтаксисом формул называется порядок, в котором вычисляются значения. Синтаксисом формулы задается последовательность вычислений. Формула должна начинаться со знака равенства =, за которым следует набор вычисляемых величин. Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на имена или заголовки, представляющие ячейки или диапазоны ячеек.

Ссылки на ячейку. В формуле может быть указана ссылка на ячейку. Если необходимо, чтобы в ячейке содержалось значение другой ячейки, введите знак равенства, после которого укажите ссылку на эту ячейку. Ячейка, содержащая формулу, называется зависимой ячейкой и ее значение зависит от значения другой ячейки. Формула может вернуть другое значение, если изменить ячейку, на которую формула ссылается. Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на имена или заголовки, представляющие ячейки или диапазоны ячеек.

Функции. В Microsoft Excel содержится большое количество стандартных формул, называемых функциями. Функции используются для простых или сложных вычислений. Наиболее распространенной является функция СУММ, суммирующая диапазоны ячеек

Использование панели формул для ввода и изменения формул. С помощью панели формул можно легко вставить функцию в формулу. После вставки функции в панели формул отображается имя функции и ее аргументы, описание функции и аргументов, а также возвращаемое функцией и формулой значение.