Методические рекомендации к лабораторно-практическим занятиям по теме: «Компьютеризация делопроизводства»
Методические рекомендации к лабораторно-практическим занятиям по теме: «Компьютеризация делопроизводства»
Методические указания к лабораторно-практическим занятиям являются частью Учебно-методического комплекса по дополнительной общеобразовательной общеразвивающей программе «Основы создания и обработки цифровой информации».
Методические указания к лабораторно-практическим занятиям адресованы обучающимся очной формы обучения и включают в себя (для каждой лабораторно-практической работы) учебную цель, краткие теоретические материалы по теме работы, задания к лабораторно-практической работе, обеспеченность занятия (учебно-методическое, информационное, материально-техническое).
Вы уже знаете о суперспособностях современного учителя?
Тратить минимум сил на подготовку и проведение уроков.
Быстро и объективно проверять знания учащихся.
Сделать изучение нового материала максимально понятным.
Избавить себя от подбора заданий и их проверки после уроков.
Просмотр содержимого документа
«Методические рекомендации к лабораторно-практическим занятиям по теме: «Компьютеризация делопроизводства»»
МУНИЦИПАЛЬНОЕ АВТОНОМНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«МЕЖШКОЛЬНЫЙ УЧЕБНЫЙ КОМБИНАТ «ЭВРИКА»
(МАУ ДО МУК «Эврика»)
СОГЛАСОВАНО
Решением МО ПДТН
(протокол от 01.09.2020 № 1)
Т.П. Тайгулова
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
К ЛАБОРАТОРНО-ПРАКТИЧЕСКИМ ЗАНЯТИЯМ
по дополнительной общеразвивающей программе
«ОСНОВЫ СОЗДАНИЯ И ОБРАБОТКИ
ЦИФРОВОЙ ИНФОРМАЦИИ»
по теме "Компьютеризация делопроизводства"
г. Новый Уренгой - 2020
Тайгулова Т.П. Методические указания к лабораторно-практическим занятиям по дополнительной общеразвивающей программе «Основы создания и обработки цифровой информации» по теме "Компьютеризация делопроизводства".– Новый Уренгой:
МАУ ДО МУК «Эврика», 2020. – 18 с.
Методические указания рассмотрены, согласованы и рекомендованы к использованию на заседании методического объединения преподавателей дисциплин технического направления (МО ПДТН). (протокол от 01.09.2020 № 1)
Автор-составитель:
Тайгулова Татьяна Петровна, педагог дополнительного образования муниципального автономного учреждения дополнительного образования «Межшкольный учебный комбинат «Эврика».
Методические указания к лабораторно-практическим занятиям являются частью Учебно-методического комплекса по дополнительной общеобразовательной общеразвивающей программе «Основы создания и обработки цифровой информации».
Методические указания к лабораторно-практическим занятиям адресованы обучающимся очной формы обучения и включают в себя (для каждой лабораторно-практической работы) учебную цель, краткие теоретические материалы по теме работы, задания к лабораторно-практической работе, обеспеченность занятия (учебно-методическое, информационное, материально-техническое).
Обеспеченность лабораторно-практических занятий (учебно-методическое, информационное и материально-техническое обеспечение занятий) ................
18
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Уважаемые ребята!
Методические рекомендации к лабораторно-практическим занятиям по дополнительной общеобразовательной общеразвивающей программе «Основы создания и обработки цифровой информации» созданы помочь вам сформировать навыки работы по вводу и обработке информации на электронно-вычислительных машинах, подготовке к работе вычислительной техники и периферийных устройств, развить внимание, усидчивость, художественный вкус, творческие способности.
Освоение содержания программы «Основы создания и обработки цифровой информации» обеспечивает достижение вами умений использовать навыки работы с цифровой информацией, обработкой документов, вычислений по инженерно-конструкторским расчетам, проверкой правильности работы машин, устранением несложных неисправностей, определением и устранением сбоев в работе аппаратного и программного обеспечения, установкой операционных систем, подключением периферийных устройств, установкой антивирусных программ, работой в локальных и глобальных вычислительных сетях;
обобщения, систематизации и углубления знаний по представлению о возможностях создания и обработки цифровой информации.
Приступая к работе на практическом занятии, внимательно прочитайте его цель, ознакомьтесь с краткими теоретическими материалами по теме практического занятия. Свою работу вы должны организовать в соответствии с предложенным педагогом порядком работы.
Освоение содержания программы «Основы создания и обработки цифровой информации» обеспечивает:
достижение вами умений использовать различные техники информации на электронно-вычислительных машинах, подготовке к работе вычислительной техники и периферийных устройств, развить внимание, усидчивость, художественный вкус, творческие способности;
обобщения, систематизации и углубления знаний по представлению о возможностях создания и обработки цифровой информации.
Приступая к работе на практическом занятии, внимательно прочитайте его цель, ознакомьтесь с краткими теоретическими материалами по теме практического занятия. Свою работу вы должны организовать в соответствии с предложенным педагогом порядком работы.
Желаем вам успехов!
Лабораторно-практическая работа
"Компьютеризация делопроизводства"
Цель работы: приобрести практические навыки по работе в текстовых редакторах, в развитии скорости письма, в развитии техники письма, повышения скорости.
Краткие теоретические материалы по теме работы
"Компьютеризация делопроизводства"
В современном делопроизводстве в настоящее время используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:
1. средства для составления документов;
2. копировальная и множительная техника;
3. средства обработки документов;
4. средства хранения, поиска и передачи документа;
5. техника управленческой связи.
Наиболее значимыми среди них являются средства для составления документов. Оргтехника -- это технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве.
Технические средства, используемые для составления документов, классифицируют по способу создания документов.
Исторически сложилось так, что основным техническим средством делопроизводства ушедшего столетия стала пишущая машинка - самый доступный и экономичный способ создания различного вида документов. За долгий период развития делопроизводства создан ряд пишущих машинок, различающихся
1. по принципу действия на механические, электрические, электронные;
2. по назначению - на канцелярские, дорожные и специализированные.
Самые простые и дешевые - это механические пишущие машинки. Однако более эффективны электрические машинки: при нажатии клавиш не требуют от машинистки больших усилий, обеспечивают гораздо большее количество экземпляров копий.
Более высокой ступенью в обеспечении делопроизводственных процессов предприятия стало создание и использование электронных пишущих машинок, которые, имея достоинства электрических, обладают еще и памятью, приближающей их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (магнитная, электронная), так и внешняя (магнитные ленты, дискеты). В памяти таких машинок может храниться разнообразная информация: форматные документы, тексты-шаблоны, адреса и т. п. Извлекаемую из памяти информацию можно редактировать -- изменять текст, адреса, фамилии. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплеи, могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.
К специализированным пишущим машинкам относятся машинки со шрифтом для слепых, наборно-пишущие автоматы и др.
Пишущие автоматы (организационные автоматы) -- это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Их можно условно отнести к пишущим машинкам. С точки зрения массового использования в системе документационного обеспечения управления на предприятиях, пишущие автоматы не были широко распространены. В настоящее время им на смену приходят персональные компьютеры, оснащенными принтерами, как более компактные и удобные в работе устройства. Наряду с компьютерной техникой в современном делопроизводстве пока еще распространенным способом составления документов остается машинописный способ.
К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника - от диктофона (по существу представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем, позволяющих использовать речевой ввод информации на печать.
Персональные компьютеры в современном делопроизводстве
Основой организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документации на предприятиях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.
Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:
1. помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
2. передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);
3. регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
4. контроль исполнения документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);
5. перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);
6. защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).
Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру.
Для работы с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении. На рынке прикладных офисных программных продуктов наиболее популярными являются пакеты Microsoft Office Professional for Windows и MS Office.
Новые версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Internet. Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу в нескольких приложениях (Microsoft Office), что существенно экономит пространство в оперативной памяти и на жестком диске. Многие пакеты имеют русифицированные версии.
Таким образом, использование современных ПЭВМ позволяет достичь новой ступени в организации делопроизводства на предприятии на всех этапах создания, регистрации, классификации, движения, учета и хранения документов.
Современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяют решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота:
1. пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах;
2. ставить письма «на контроль»;
3. отслеживать исполнение документов;
4. вести иерархические «папки» для хранения документов;
5. сортировать документы в папках по различным критериям;
6. автоматизировать большую часть рутинных операций при создании документов, их редактировании и рецензировании;
7. осуществлять контроль работы исполнителей над документами и соблюдением ими временных графиков;
8. обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте и др.
Таким образом, внедрение электронного документооборота на предприятии позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПЭВМ в документообороте предприятия зачастую наталкивается на многочисленные препятствия - финансовые, программно-технические и даже психологические.
Поэтому при внедрении подобных систем следует следовать некоторым общим принципам, которые позволят избежать серьезных ошибок и дискредитировать систему в целом.
К принципам внедрения электронного документооборота на предприятии следует отнести:
1. постепенное увеличение удельного веса ПЭВМ при создании документов;
2. своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;
3. первоочередное использование ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;
4. предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило - переписке);
5. ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством предприятия.
Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.
Автоматизированная работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием ПЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.
Автоматизированная подготовка документов осуществляется в основном на АРМ в структурных подразделениях предприятия. Документ, подготовленный средствами вычислительной техники, может использоваться в работе на правах подлинника.
Автоматизированная регистрация документов может производиться также децентрализовано, в местах регистрации документов, на АРМ структурных подразделений и в канцелярии предприятия. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машинном носителе должна дублироваться машинограммой контрольно-учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки.
На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная информационно-поисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на экран дисплея или изготовления машинограмм. При этом должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.
Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянии исполнения всех документов, также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков и т.д. выводятся на экран дисплея.
Руководство предприятия должно нести ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определять право доступа сотрудников к информации, хранящейся на машинных носителях.
Все сотрудники предприятия обязаны четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.
В настоящее время рынок программных продуктов ПЭВМ предоставляет широкие возможности для выбора подходящих средств, позволяющих организовать документооборот любого предприятия на современном уровне. Например:
В состав Microsoft Office, предназначенного для профессионального использования, входят следующие прикладные программы:
Microsoft Word - универсальный редактор текстов и средство подготовки оригинал-макетов;
Microsoft Excel - электронная таблица с мощными средствами анализа данных и построения диаграмм, а также аналитическими функциями;
Microsoft PowerPoint - программа презентационной графики для создания слайдов, настенных проекций и мультимедиа-презентаций;
Microsoft Access - система управления реляционными (переменными) базами данных с возможностями построения запросов, отчетов и управлением списками почтовой рассылки;
Microsoft Outlook - информационная система для работы с электронной почтой и документами, включающая календарь, программы планирования собраний и распределения ресурсов.
К вспомогательным средствам Microsoft Office относятся графический редактор, поддержка Интернета и Помощник.
Все эти программы объединены в единый прикладной комплекс, позволяющий решать практически любые задачи обработки данных, оптимизации и планирования, возникающих в современном бизнесе. Во всех приложениях Office используются стандартные команды, окна диалога и основные операции, предназначенные для совместной работы.
Однако всякие преимущества не обходятся без своих недостатков. При эксплуатации компьютера по самым разным причинам возможна порча или потеря информации. Самой распространенной из них является недостаточная квалификация оператора или недостаточный опыт его работы. Среди других многочисленных причин следует отметить возможность разрушения информации компьютерным вирусом.
Для исключения потерь в таких ситуациях следует выполнять необходимые правила работы на ПЭВМ:
1. создавать копии (архивные копии) наиболее важных документов;
2. периодически освобождать память компьютера от исполненных и заархивированных документов, а также черновиков (копий);
3. ограничивать доступ исполнителей (операторов)к документам;
4. использовать в работе специализированные программы защиты от вирусов для проверки поступающих данных извне и периодического тестирования собственного компьютера.
Порядок организации документооборота с использованием средств телекоммуникации
Современный электронный офис базируется на промышленных программных продуктах, поставляемых как для отдельных ПЭВМ, так и ПЭВМ, функционирующих в рамках вычислительной сети. Она представляет собой единый комплекс вычислительных машин, связанных между собой с помощью сетевого оборудования, ресурсы которых доступны пользователям. В этом случае имеются в виду сети компьютеров, объединенных линиями или каналами связи, благодаря которым территориально удаленные компьютеры могут обмениваться данными друг с другом. Компьютеры, находящиеся в разных местах, могут совместно пользоваться одними и теми же аппаратными средствами, программным обеспечением или данными. Установленные в одном месте компьютеры могут обмениваться данными между собой, а также совместно пользоваться аппаратными и программными ресурсами.
Современные вычислительные сети, особенно локальные, функционирующие в одном здании, обычно имеют многоточечную конфигурацию одного из трех типов: кольцевую, звездообразную или шинную.
В кольцевой сети имеется несколько компьютеров или рабочих станций, соединенных друг с другом в замкнутое кольцо.
Звездообразную сеть образуют рабочие станции или подчиненные компьютеры, соединенные по двухточечному принципу с центральным компьютером (сервером) или хабом (концентратором), который осуществляет управление сетью.
Шинную сеть образуют компьютеры или рабочие станции, соединенные с общей телекоммуникационной шиной, в качестве которой могут использоваться витая пара проводов, коаксиальный или волоконно-оптический кабель.
Применительно к локальным сетям шинные являются наиболее распространенными конфигурациями, а при их соединении образуются глобальные сети.
Любая ПЭВМ преобразуется в рабочую станцию после установки в ней сетевого адаптера и подключения ее к вычислительной сети, машины которой могут сопрягаться со средствами телекоммуникаций через модемы для выхода в различные системы связи. В этом случае ПЭВМ можно рассматривать как своеобразные узлы электронной почты.
Одной из наиболее динамично развивающихся в настоящее время сетей вычислительных средств является Интернет. В данной сети действует свыше миллиона серверов, предоставляющих более 10 млрд. документов свободного доступа. Средствами Интернет обслуживаются несколько десятков миллионов пользователей, которым оказывается широкий набор услуг, предоставляемых следующими основными информационными службами:
1. всемирная сеть WWW (Word Wide Web -- Всемирная паутина), обеспечивающая передачу, хранение, просмотр и связь между документами;
2. серверы FTP (File Transfer Protocol), реализующие накопление файловых массивов и являющиеся удобным средством Интернет для распространения файлов программного обеспечения и мультимедийных средств;
3. группы новостей UseNet, решающие задачи телеконференций;
4. электронная почта E-mail, передающая сообщения и файлы;
5. средства Telnet, позволяющие пользователям подключаться к компьютерным системам для запуска и выполнения программных приложений в режиме теледоступа к вычислительным ресурсам;
6. документы, которые циркулируют и хранятся в Интернет, а также материалы пользователей Интернет создаются с помощью Hypertext Markup Language (HTML) - гипертекстового языка разметки для описания материалов, имеющих статическую структуру документов;
7. в качестве средств «оживления» документов Интернет, т. е. придания им изменяющегося вида в процессе интерактивного взаимодействия, используются специальные языки программирования Java Script и Visual Basic Scripting Edition. Эти средства позволяют работать с трехмерной графикой, слушать и просматривать видеозаписи, перемещаться в виртуальном трехмерном пространстве;
8. адресация материалов в Интернет осуществляется по единой схеме, при этом конечный адрес материалов в сети имеет следующий вид
9. Microsoft Office XP в качестве поддержки Интернет содержит программный продукт Internet Explorer, в котором имеются как традиционные возможности в виде меню Файл, Правка, Вид, Переход, Избранное, Справка, так и специфические возможности, необходимые для работы в условиях Интернет.
Работа по теледоступу в Интернет начинается с процедуры установления связи с узлом провайдера через меню Установка связи. После получения сообщения о возможности начала работы в сети, пользователь может работать с ее ресурсами либо путем набора адресов нужных ему узлов, либо через ссылки. Кроме того, основные программные продукты Microsoft Office XP (Word, Excel, PowerPoint) предоставляют возможность для набора сетевого адреса Интернет.
Организация документооборота
Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документ (от лат. «documentum» – свидетельство) – это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.
Документирование– процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам.
Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.
Документооборот – это порядок движения документов в организации.Документооборот можно разделить на следующие этапы:
экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения управления (ДОУ);
организация рационального движения документов внутри организации;
экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.
Документооборот предприятия образуют:
– организационные документы – Устав, Положения о структурных подразделениях, Штатное расписание, должностные инструкции руководства и служащих отделов;
– распорядительные документы – всевозможные приказы и распоряжения всех уровней;
– справочно-информационные и справочно-аналитические документы – заявления, обращения граждан по различным вопросам, регистрационно-контрольные карточки, докладные и объяснительные записки, акты, факсы, справки, сводки, отчеты, а также весь комплекс переписки;
– документы по личному составу, т.е. кадровая документация;
– отчетно-статистические документы – статистические отчеты, таблицы и пр.;
– бухгалтерские документы;
– другие группы документов, связанные с профессиональной деятельностью отделов и служб.
Каждый отдел предприятия создает и обрабатывает свой поток информации, который вливается в общий, образуя документационный оборот предприятия. Таким образом, документопоток движется как сверху вниз, т.е. от высшего руководства к структурным подразделениям и их отделам, так и в обратном направлении – снизу вверх.
В то же время каждое структурное подразделение работает со своим блоком информации, касающейся исключительно его деятельности. То же относится к внутренним отделам структурных подразделений (служб).
Обмен информацией также происходит по горизонтали, т.е. от одного отдела к другому, от структурного подразделения к другому структурному подразделению.
Отдельный поток информации представляет входящая документация. Ее распределением и обработкой занимается служба документационного обеспечения управления, которая направляет документы в зависимости от их содержания и назначения в то или иное структурное подразделение. Таким образом, входящие документы вливаются в документооборот структурных подразделений и их отделов.
Установление порядка движения документов, или управление документацией предприятиязаключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, управление документацией предприятия включает в себя организацию документооборота, в том числе технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения, организацию хранения документов. Организацией документооборота предприятия занимается служба документационного обеспечения управления (ДОУ).
Современное делопроизводство характеризуется тем, что основной поток документации создается с применением компьютерных информационных технологий. Сегодня разработаны и активно внедряются в обращение специальные системы автоматизации делопроизводства, например, «Дело», «АиТ», «Евфрат» и др.
Задания к лабораторно-практической работе
по теме "Компьютеризация делопроизводства"
Задание 1. «Разработка должностной инструкции».
1. Дайте определение должностной инструкции.
2. Укажите, в каком падеже формулируется заголовок к тексту должностной инструкции:
а) в именительном
б) в родительном
в) в предложном
3. Должностная инструкция сотрудника:
а) подлежит утверждению
б) не утверждается
б) утверждается по усмотрению руководителя.
4. Текст должностной инструкции состоит из разделов:
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимоотношения.
Поясните, что включает в себя каждый из разделов.
5. Укажите, каким документом вносятся изменения и дополнения в должностную инструкцию:
а) докладной запиской;
б) приказом руководителя;
в) листом согласования.
Задание 2. «Программа тренажер «Соло»».
Включить ПК
Запустить программу тренажер «Соло»
Следовать инструкции и указанием программы.
Результатом работы будет количество напечатанной информации. программа сама отразит ваш уровень и оценку.
Задание 3. «Оформление основных реквизитов документов».
1. Реквизит это - ……….(дать определение).
2.Перечислите реквизиты заголовочной части документа.
3. Выберите правильный ответ:
Резолюция-это
а) надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение;
б) надпись на обратной стороне документа, сделанная секретарем.
в) надпись на документе, сделанная главным бухгалтером, и содержащая цифровые значения.
Задание 4. «Оформление бланков».
1.Объясните, в чем разница между постоянным и переменным реквизитами.
2.Указать правильный вариант расположения номера страницы:
а) в)
б) г)
3. Укажите месторасположение всех реквизитов.
Реквизиты заголовочной части
Реквизиты содержательной части
Реквизиты оформляющей части
4. Перечислите состав реквизитов для следующих документов:
а) приказ;
б) заявление.
Задание 5. «Оформление текста документа».
1. Распишите схему обработки внутренних документов.
2. Верно ли утверждение: «Работа с внутренними документами начинается с составления и оформления проекта документа».
3.Укажите, какая из форм журнала документов заполняется при регистрации внутренних документов.
а)
Дата поступления и индекс документа
Корреспондент.
дата и индекс документа
Краткое
содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении
1
2
3
4
5
б)
Корреспондент
Краткое
содержание
Отметка об исполнении
Дата и индекс документа
2
3
4
Задание 6. «Разработка должностной инструкции».
1. Дайте определение должностной инструкции.
2. Укажите, в каком падеже формулируется заголовок к тексту должностной инструкции:
а) в именительном
б) в родительном
в) в предложном
3. Должностная инструкция сотрудника:
а) подлежит утверждению
б) не утверждается
б) утверждается по усмотрению руководителя.
4. Текст должностной инструкции состоит из разделов:
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимоотношения.
Поясните, что включает в себя каждый из разделов.
5. Укажите, каким документом вносятся изменения и дополнения в должностную инструкцию:
а) докладной запиской;
б) приказом руководителя;
в) листом согласования.
Задание 7. «Разработка штатного расписания».
1. Типовые документы носят:
а) обязательный характер
б) рекомендательный характер
в) ознакомительный характер
2. Какое из определений верное:
а) Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий правила поведения на рабочем месте, размеры премии, и размеры оплаты труда, работников.
б) Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатную численность, состав должностей, и размеры оплаты труда, работников.
в) Штатное расписание - правовой акт, представляющий собой свод правил установленный государством или организацией, в целях регулирования определенных сфер деятельности.
3. Перечислите, какие сведения фиксируются в штатном расписании.
4. Верно ли утверждение: «Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации ».
Задание 8. «Составление приказов по основной деятельности».
1.Вставьте пропущенные в тексте слова.
а) Организационно-распорядительный документ – это вид письменного документа, в котором фиксируются___________ административных и организационных вопросов.
б) Приказ – это правовой акт, издаваемый ________________ организаций, действующими на основе _______________.
в)Реквизиты приказа по основной деятельности:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата;
- ______________________;
- место издания;
- ______________________;
- текст;
- подпись;
- гриф согласования.
2. Текст приказа состоит из двух частей. Какой из вариантов лишний.
3. Что представляет собой документ – выписка из приказа.
Задание 9. «Составление распоряжений».
1. Распорядительная часть в распоряжении начинается словом:
а) ПРЕДЛАГАЮ б) РЕШАЕТ в) ПОСТАНОВЛЯЕТ
2. Распоряжения – перечислить состав реквизитов, правила оформления на ПЭВМ.
3. Составьте и оформите распоряжение, необходимое в данной управленческой ситуации.
Глава Республики Карелия С.Л.Катанандов 8 мая текущего года издал распоряжение, в котором Институту биологии Карельского научного центра Российской академии наук было предложено разработать план дальнейших действий по сохранению крупнейшей в Европе стоянки мигрирующих птиц, других природных объектов международного значения на территории республики Карелия, а так же включить в план действий подготовку международных мероприятий по развитию ремесел, туризма в сельских населенных пунктах, имеющих объекты международного значения.
Задание 10. «Составление указаний».
1.Укажите, в каком падеже формулируется заголовок к тексту распорядительного документа:
а) в родительном
б) в предложном
в) в винительном
2.Указания - это… (дайте определение документу).
3.Перечислить состав реквизитов в документе указание, и правила оформления на ПЭВМ.
Задание 11. «Создание приказов по выписке из приказа».
1.Перечислите реквизиты приказа по основной деятельности, правила оформления на ПЭВМ.
2.Составьте приказ по основной деятельности:
(Ситуация) вы являетесь директором фирмы Ростовагростройснабсбыт, которая находится на улице Доваторов 123. Вам необходимо отправить 2500 тонн горючего в город Апшеронск, на склад Абшервертол.
Задание 12. «Заполнение приказов по личному составу».
1. Приказы по личному составу – перечислить состав реквизитов, правила оформления на ПЭВМ.
2.Составьте и оформите приказ по личному составу, необходимый в данной управленческой ситуации.
Заведующая отделом писем газеты «Губерния» Сомова Анна Ивановна 15 мая текущего года обратилась к главному редактору Уварову А.Н. с просьбой предоставить ей отпуск без сохранения заработной платы с 16 по 18 мая по семейным обстоятельствам.
Задание 13. «Выписки из приказов, распоряжений, указаний».
Выписки из распоряжений, указаний – перечислить состав реквизитов.
Выписка из приказа – правила оформления на ПЭВМ.
Найти ошибки, допущенные при оформлении выписки из приказа.
МУП «Ресурсы-Юг»
О проведении ремонтных работ
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
12.02.2004 №5
г. Таганрог
В связи с аварийным состоянием отопительной системы в ряде цехов (№3, 4, 5)
ПРИКАЗЫВАЮ:
Начальнику ремонтно-технической службы Д.И. Макарову провести ремонтные работы в цехе №3. Срок выполнения — 15.02.2004.
Выписку получил: 12.01.2004 Макаров Д.И. Макаров
Директор МУП Попов Л.Б. Попов
Выписка верна
Секретарь директора Вишнякова С.В. Вишнякова
Задание 14. «Написание докладной записки».
1. Дайте определение докладной записки.
2.Определите, какое из утверждений не верное:
а) Докладная записка бывает внутренняя;
б) Докладная записка бывает входящей;
г) Докладная записка бывает внешней.
3.Перечислите реквизиты внешней докладной записки.
4.Из скольких частей состоит текст докладной записки.
Задание 17. «Создание справки».
1. Перечислите реквизиты служебной справки.
2. В скольких экземплярах оформляется служебная справка.
3.Укажите, на чем можно оформить служебную справку.
4. Кто подписывает внутреннюю и внешнюю служебные справки.
Задание 18. «Распорядительные документы».
1.Верно ли выражение: «Руководство любой организации независимо от ее организационно-правовой формы имеет право издавать распорядительные документы».
2. Дать определение организационно-распорядительным документам.
3.Укажите, в каком падеже формулируется заголовок к тексту распорядительного документа.
4.Выберите правильный вариант ответа.
а) Распорядительный документ, который издается на основе единоначалия, - это
1. решение; 2. приказ; 3.постановление
б) Распорядительный документ, который издается на основе коллегиального руководства, - это:
1. приказ; 2. решение; 3.распоряжение.
в) Из скольких составных частей, как правило, состоит текст распорядительного документа:
1. из двух; 2. из одной; 3.из трех.
г) Слово «приказываю» в тексте приказа по основной деятельности оформляют в следующем написании:
1. ПРИКАЗЫВАЮ ; 2.приказываю; 3.Приказываю
5. Оформить приказ о приёме на работу, расположив правильно реквизиты.
Общество с ограниченной ответственностью «ЭНВИЛЛА»
Приказ 25.09.2010 №41-к г. Краснодар
О приёме на работу Арабей Д.С.
Принять Арабей Диану Сергеевну на должность секретаря в коммерческий отдел с 29.09.2010 с окладом согласно штатному расписанию с трёхмесячным предварительным испытанием.
Основание: 1. Заявление Арабей Д.С. от 25.09.2010 2. Трудовой договор от 25.09.2010, №32
Директор В.А. Юсупов
С приказом ознакомлена Д.С. Арабей 25.09.210
Акционерное общество «САТУРН»
ПРИКАЗ 12.06.2009 № 45-к г. Ростов-на-Дону
О принятии на работу
Принять 1. АБРАМОВА Константина Семеновича на должность главного инженера с 12.06.2009 с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: 1. Заявление Абрамова К.С. от 12.06.2009 № 12. 2.Трудовой договор от 12.06.2009 №12
2. ШОЛОХОВА Максима Игоревича на должность экономиста в отдел маркетинга с 12.06.2009 с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: 1. Заявление Шолохова М.И. от 10.06.2009 № 10. 2. Трудовой договор от 12.06.2009 №13
Директор Федоров Е.Г.Федоров
С приказом ознакомлены: Абрамов К.С.Абрамов 12.06.2009
Шолохов М.И.Шолохов 12.06.2009
Задание 19. «Составление и оформление протоколов и выписки из него».
1. Выберите, какое из определений верно:
а) Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на собраниях, совещания, конференциях.
б) Протокол – это документ, способствующий принятию решения на собраниях, совещания, конференциях.
в) Протокол – это документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период.
2. Поясните, какой протокол называется полным.
3. Перечислите реквизиты протокола.
4. Верно ли утверждение:
«Протокол подписывают председатель, гл. бухгалтер, секретарь».
5.В каком случае состав присутствующих на заседании указывается количественно?
Задание 20. «Составление актов».
1. Верно ли утверждение: Акт – это документ, составленный несколькими лицами, который подтверждает установленные факты и события.
Материально-техническое обеспечение включает в себя наличие специализированного кабинета, имеющего:
посадочные места по количеству обучающихся;
рабочее место преподавателя;
технические средства обучения: компьютер с лицензионным программным обеспечением и выходом в сеть Интернет, лицензионное или свободно распространяемое программное обеспечение по профилю обучения, мультимедийный проектор.
Для проведения лабораторно-практических занятий имеется учебный класс, укомплектованный всем необходимым оборудованием и инвентарем.
