Состав и назначение компонентов Microsoft Office

Состав и назначение компонент Microsoft Office

Microsoft Qffice Sysfem – это многофункциональный комплект тесно интегрированных настольных офисных приложений, призванный помочь организациям и индивидуальным пользователям в решении их повседневных задач. Он содержит, передовые решения в области офисной деятельности, которые обеспечивают совместную работу над крупными проектами больших коллективов людей и могут использоваться при решении широкого спектра бизнес-задач.

В пакете реализованы методы создания общих документов и организации совместного доступа к ним, упрощен процесс коллективного использования данных, обеспечен больший контроль над документами. Microsoft стремится, чтобы Office System воспринимался не как набор приложений для создания документов, а как платформа для работы с информацией.

Microsoft Office System включает следующие приложения:

Microsoft Office Word

Это мощный текстовый процессор, предназначенный для индивидуальных пользователей и компаний, позволяющий подготовить профессионально оформленные печатные и электронные текстовые документы: отчеты, письма, бизнес-планы и т.д. и опубликовать их в Интернете.  Он позволяет включить в документ графические изображения, таблицы, звуковое сопровождение, фрагменты видеофильмов. Текстовый процессор ускоряет создание документа за счет сокращения количества действий, выполняемых пользователем. Word  автоматизирует набор текста, оформление оглавления и предметного указателя, проверку правописания. Например, при вводе текста в конце строки курсор ввода автоматически переходит на новую строку и не надо нажимать клавишу Enter, как это делается на пишущей машинке.

Microsoft Office Excel

Приложение, позволяющее с помощью электронных таблиц анализировать данные (таблицы, диаграммы, графики) и выполнять вычисления, работать со списками. Прямоугольные таблицы широко используются для упорядоченного хранения данных и наглядного представления чисел или текстовой информации во многих отраслях профессиональной деятельности. В таблице может быть отображена как исходная (первичная) информация, так и результаты выполнения арифметических, логических или иных операций над исходными данными.

Электронные таблицы Excel позволяют обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм. Электронная таблица имеет вид прямоугольной матрицы, разделенной на столбцы и строки. В ней могут храниться различные данные: тексты, числа, даты, результаты выполнения арифметических, логических или других операций над исходной информацией.

Одно из главных достоинств электронных таблиц автоматический пересчет данных по ранее заданным формулам и обновление диаграмм при изменении значения, хранящегося в ячейке.

Возможность быстрого пересчета данных при поступлении новой информации, расчета нескольких вариантов исходных данных облегчает моделирование различных ситуаций и выбор оптимального варианта. Электронные таблицы можно легко вставить в документ, составленный в текстовом процессоре Word или другом приложении Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, входящих в пакет, позволяет повысить эффективность работы пользователя, создавать профессионально оформленные документы и использовать возможности локальной и глобальной информационной сети для коллективной работы и публикации данных.

Microsoft Office Access

Система управления базами данных (СУБД), обеспечивающая корректную обработку данных.

База данных хранит совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. Она помогает упорядочить информацию по различным признакам и позволяет быстро делать выборку с произвольным сочетанием признаков. В качестве данных может использоваться любая информация, хранящаяся на диске компьютера: сочетания символов, слова, файлы, рисунки, объекты и т.д.

Методы ввода и хранения данных определяют структуру базы данных. Access позволяет создавать базы данных, в которых данные хранятся в виде таблицы. Его можно использовать для анализа данных, для создания динамических веб-страниц, в которых автоматически будут отображаться изменения данных. С его помощью можно создавать приложения баз данных, например приложения клиент/сервер.

Access представляет собой мощную платформу для создания настольных приложений и приложений клиент/сервер уровня подразделения или целого предприятия.

Microsoft Office Outlook

Настольный органайзер, призванный помочь пользователю планировать рабочее время и упорядочить время проведения совещаний и других мероприятий. Он предназначен для работы с электронной почтой. Outlook содержит клиентское программное обеспечение электронной почты. Он помогает читать, сортировать, отслеживать и находить сообщения электронной почты, позволяет создать базу данных адресов и контактов. Для обеспечения безопасности данных сообщения электронной почты можно подписывать цифровой подписью и шифровать.

Outlook выполняет функции настольного органайзера или менеджера персональной информации (Personal Information Manager, PIM) и призван облегчить пользователю планирование его личного и рабочего времени: составление графика встреч, собраний, выполнения определенных заданий. Он облегчает сотрудничество групп, облегчает выбор времени для собраний и встреч, упрощает обмен информацией в коллективах и контроль за выполнением задач.

  PowerPoint

Помогает создать красочные, наглядно оформленные мультимедийные презентации. В последние годы все большое количество людей принимает участие в презентациях – выступлениях с наглядной демонстрацией текстового материала, таблиц, графиков, диаграмм, рисунков, аудио- и видеоклипов. Презентации нашли широкое применение на выставках и конференциях. PowerPoint призван помочь пользователю подготовить набор профессионально оформленных слайдов для последующего показа их в офисе или дома на экране компьютера, для демонстраций презентации одновременно всем пользователям  по локальной сети, интрасети или в Интернете.

Слайды можно распечатать на бумаге и использовать как раздаточный материал для доклада. В презентациях можно использовать прозрачки, получаемые при печати слайдов на прозрачной пленке в черно-белом или цветном режиме.

В каждой презентации обычно используется несколько основных компонентов: слайды, титульные слайды, заметки докладчика, страницы выдачи. Если презентация сохраняется как веб-страница, то можно вывести заметки, появляющиеся на экране с соответствующим слайдом.

  Publisher

Набор дизайнерских средств и средств публикации в Web для бизнес-пользователей, желающих самостоятельно выпускать и распространять в печати собственные маркетинговые и информационные материалы профессионального качества. Подготовку рекламных материалов, каталогов и буклетов облегчают более 2000 шаблонов. Microsoft Office InfoPath – продукт в составе системы Microsoft Office System, позволяющий группам и организациям эффективно осуществлять сбор необходимых им данных с помощью разнообразных динамических форм. Он может использоваться в качестве интерфейса для бизнес-процессов в целях повышения эффективности сбора данных Информацию можно сохранять, например, в форме, совместимой с форматом архитектуры медицинских документов CDA (ClinicalDocument Architecture). Работа с такими формами позволяет медикам получить удобный доступ к истории болезни пациентов, к данным о медицинской страховке и прочей информации.

  FrontPage

Microsoft Office FrontPage – полнофункциональное средство создания, редактирования и управления веб-сайтов, в частности веб-сайтов для ведения электронной торговли. Содержит модуль Microsoft SharePoint Team Services, облегчающий публикацию в корпоративной интранет-сети общих документов и данных.

OneNote

Приложение системы Microsoft Office System, предназначенное для создания, хранения в электронном виде, систематизации и последующего использования записей, сделанных на настольном, переносном или планшетном компьютере в печатной или рукописной форме. С его помощью удобно делать электронные заметки по поводу прочитанного материала, упорядочивать их и отправлять по электронной почте.

OneNote – это программа, которая помогает хранить и упорядочивать информацию любого типа. В ней можно хранить текст, изображения, данные, представленные в виде таблиц, аудио и видеофрагенты, ссылки на файлы разных типов. Все это сопровождается очень удобной организацией, простым интерфейсом и отличными возможностями поиска.

Если рабочим проектом в Word является документ, а в Excel – рабочая книга, то в OneNote мы имеем дело с записными книжками. Записная книжка – это главный элемент программы, в котором хранятся все сведения, которые заносит пользователь.

Возможности Microsoft Office OneNote:

-          проверка русской и английской орфографии, возможность быстрого создания таблиц, арифметические вычисления по ходу ввода данных;

-          указание адреса источника (путя к файлу на жестком диске или адреса веб-страницы) при вводе данных, скопированных из других программ Microsoft, например, Word или Internet Explorer;

-          возможность нанесения пометок ("критически важно", "источник для статьи", "вопрос", "запомнить", "обсудить с руководителем" и т.д.) к блокам данных

-          наличие механизма добавления заметок на полях при работе в другой программе;

-          создание снимка экрана;

-          возможность распознавания текста в рисунках (к сожалению, русский язык не поддерживается);

-          возможность использования записной книжки в многопользовательском режиме;

-          выделение некоторой области курсором – "рисование по экрану", обращая внимание участников сеанса на те или иные данные.

  Visio

Средство построения технических и бизнес-диаграмм, которое позволяет специалистам из сферы информационных технологий и бизнеса наглядно представлять, анализировать сложную информацию и обмениваться данными систем и процессов. Используя профессионально построенные диаграммы Visio, можно лучше понять функционирование систем и процессов, быстрее разобраться в сложных данных.

Одним из способов ввода данных в диаграммы Visio является ввод данных вручную.  Для этого в программе предусмотрены следующие средства представления данных: векторные фигуры, на основе которых строится диаграмма или план, текст, числовые данные, графические элементы и форматирование цветом.

В Microsoft Visio предусмотрено множество различных средств для обмена данными между пользователями. Диаграммы можно отсылать по почте прямо из программы, сохранять в виде веб-страниц, а также в виде файлов PDF или XPS (последний является аналогом формата PDF, разрабатываемым Microsoft).

2003, 2007). При этом наличие на компьютере самой Visio не нужно.

Использование графической интерпретации статистических данных может быть востребовано практически в любой области, будь то график работы пиццерии или план обустройства интерьера нового элитного коттеджа.

Project

Как известно, любой проект имеет несколько важнейших компонентов, которые должен учитывать менеджер при его разработке. Это – цели, которые необходимо достичь, затраты на его выполнение, а также такой важнейший фактор, как время. Практически любой опытный менеджер подтвердит, что в большинстве случаев во время работы над проектом возникают различные непредвиденные обстоятельства, которые заставляют вносить изменения в эти три важнейших и зависящих друг от друга компонента проекта. Например, если финансирование недостаточно, приходится отказываться от некоторых из поставленных целей, если случились перебои с ресурсами (скажем, поставщики вовремя не предоставили оборудование), то нужно сдвигать временные рамки, отведенные на работу над проектом и т.д.

Возможности Microsoft Officе Project:

-          упрощенное создание и управление этапами, заданиями и ключевыми событиями при разработке проекта;

-          возможность привязки ресурсов и финансовых затрат к проектам;

-          автоматическое обновление целей, временных рамок проекта и информации о ресурсах при внесении изменений в другие компоненты проекта;

-          наличие специальных инструментов для управления изменениями, которые вносятся в проект по ходу работы над ним;

-          наличие множества отчетов, созданных специально для проектов разных типов;

-          наглядное представление того, к чему могут привести задержки на том или ином этапе работы;

-          возможность подсчета влияния, которое может оказывать на проект недоступность ресурсов.

Программа Microsoft Office Project полезна для пользователей, чья работа связана с планированием, установкой конечных сроков, поиском ресурсов, определением небольших заданий в рамках крупного проекта и разработкой сроков исполнения каждого из них.

Groove

С распространением интернета совершенно изменилось понятие рабочего коллектива. Люди, живущие в разных странах и работающие в разных организациях, вполне могут участвовать в совместной разработке одних и тех же проектов. Есть такие сотрудники, которые вовсе никогда не заглядывают в офис, а занимаются своей работой, не покидая дома. Другие постоянно путешествуют и принимают участие в общих проектах, находясь в пути. Microsoft Officе Groove – программа, позволяющая организовать совместную работу, обеспечить динамичное и эффективное взаимодействие таких рабочих групп.

Groove предоставляет пользователям пространство для проведения онлайновых встреч, обсуждения общих проектов, передачи файлов напрямую с одного компьютера на другой, хранения версий файлов и многого другого.

Основным элементом Groove является рабочая область. Рабочие области могут быть двух типов: стандартная, которая подразумевает наличие нескольких компонентов, и область, обеспечивающая совместный доступ к файлам. Стандартная рабочая область по умолчанию включает два средства для общей работы: чат для обсуждения проектов и компонент для обмена файлами.

Открыв рабочую область, можно отправлять сообщения другим участникам проекта, добавлять файлы, имеющие отношение к совместной работе, приглашать новых пользователей, добавлять другие компьютеры, с которых вы планируете работать с Groove.

Кроме этого, есть возможность распределения ролей. Каждый член рабочей группы может быть в роли руководителя, участника или же гостя. С каждой ролью связан определенный набор разрешений. Например, гость не может удалять, добавлять и изменять файлы и папки, участник имеет больше полномочий, а руководителю доступны все возможности, вплоть до изменения разрешений для каждой из групп.

Программа  Groove может оказаться полезной для работы над написанием книги с соавтором, который живет в другом городе, или же в обычном офисе, если некоторые сотрудники постоянно в разъездах или есть необходимость взаимодействовать с людьми, работающими в других филиалах предприятия, и, наконец, для владельцев небольших компаний, которые отказались от обычного офиса (например, фирмы, занимающиеся проектированием, художественно-оформительской деятельностью, сотрудники которых работают дома).

  SharePoint

Технологии Microsoft SharePoint предназначены для эффективной организации корпоративной информации, обеспечению к ней быстрого доступа сотрудников, управления документами и совместной работой, использования и распространения информации внутри и вне организаций. Использование единой платформы Microsoft для управления корпоративными данными и бизнес-процессами позволяет существенно снизить затраты на развертывание и поддержание ИТ-инфраструктуры компании. С помощью Microsoft SharePoint можно реализовать системы, решающие вопросы организации корпоративного портала предприятия, автоматизации документооборота, создания единого рабочего пространства и структурного хранилища данных, организации совместной работы пользователей, автоматизации бизнес-процессов, создания единой базы знаний и системы поиска и архива и т.п.

С помощью решений и систем на базе технологии SharePoint повышается эффективность работы каждого сотрудника и всей организации в целом:

-         ускорение внутренних и внешних совместно используемых бизнес-процессов;

-         эффективное хранение, поиск и получение актуальной информации для принятия обоснованных решений;

-         надежная передача бизнес-информации в рамках организации и вне ее;

-         предоставление единой интегрированной расширяемой платформы для управления ресурсами организации.

Communicator

Это решение уровня предприятия, предназначенное для внедрения разнообразных функций обмена данными (включая обмен мгновенными сообщениями, определение присутствия, компьютерный обмен голосовыми и видеоданными, голосовую связь через Интернет и телефонную связь) в офисные приложения и другие средства взаимодействия.

Основные функции Microsoft Office Communicator:

1.       Удобный поиск контактов с помощью службы Live Communications Server Address Book Service позволяет находить пользователей в глобальном списке адресов организации, а также адреса, которые локально хранятся на компьютере;

2.       Благодаря интеграции с Microsoft Office Outlook и Microsoft Exchange Server пользователи могут видеть сведения о занятости контакта в его расписании и отображать сообщения «Нет на работе» непосредственно в Office Communicator.

3.       Усовершенствованная функция определения присутствия, включая создание примечаний, содержащих расширенные сведения для других контактов, с помощью которых те смогут более обоснованно выбирать способ взаимодействия.

4.       Используя существующую инфраструктуру АТС или телефонной сети общего пользования, Office Communicator 2005 обеспечивает интеграцию с телефонной системой организации, позволяя сотрудникам прямо с компьютера звонить по телефону или перенаправлять звонки по другому номеру в случае своего отсутствия на рабочем месте.

5.       Конференцию можно начать непосредственно из Office Communicator, что значительно упрощает для сотрудников взаимодействие с другими людьми.

Дополнительные средства Microsoft  Office

Дополнительные средства Microsoft Office

Дополнительные средства Office – программы, разработанные для создания разнообразных объектов, которые можно внедрять в документы Office. Они не в состоянии выполняться независимо от основных программ и не создают собственных документов, но запускаются только из приложений, а порождаемые ими данные хранятся исключительно в виде внедренных объектов.

Дополнительное средство

Microsoft Clip Gallery

Поиск, упорядочение картинок и вставка их в документ.

Microsoft Equation

Ввод математических выражений и формул в документы.

Microsoft Graph

Создание диаграмм для отображения данных.

Microsoft Organization Chart

Создание организационных и других типов иерархических диаграмм.

Microsoft WordArt

Вставка фрагментов текста с применением специальных эффектов.