Презентация "Автоматическое оглавление в WORD 2003"

10 класс

Поспелова Г. В. МБОУ «СОШ № 20» г. Новомосковска Тульской области

Оглавление — это список разделов документа. Обычно оглавление включает номер страницы каждого раздела (в документе) или ссылку на страницу с данным заголовком. Оглавление служит для того, чтобы ознакомить читателя с перечнем разделов и помочь ему найти начальную страницу или раздел с соответствующим заголовком.

В  MS Word  присутствует функция оформления содержания,  автоматически добавляющая содержание  при наличии в документе заголовков разделов и подразделов. Причем  содержание можно обновлять , а также  переходить по его пунктам к интересующему разделу .

Каждый документ  MS Office Word содержит в себе список стилей, который по умолчанию выглядит так:

Этот список автоматически пополняется описаниями стилей, использованных пользователем, т.е. нами. Нас интересуют стили с названиями  Заголовок 1 ,  Заголовок 2  и  Заголовок 3 . Именно они определят структуру нашего  содержания в WORD е . Для названия разделов обычно используют « Заголовок 1 », для подразделов « Заголовок 2 » и так далее. Просто выделяем текст заголовка раздела:

И выбираем нужный заголовок, в нашем случае « Заголовок 1 »

Заголовок примет вид:

Теперь можно изменить его шрифт, и в списке стилей автоматически появится описание заголовка с выбранными настройками шрифта.

Для нашего случая применим шрифт “ Times New Roman ”,  14 ПТ  с полуторным междустрочным интервалом:

В результате заголовок примет нужный нам вид, и  Word  воспринимает его именно как  ЗАГОЛОВОК . Теперь при прокрутке документа ползунком мы видим всплывающее окно с названием заголовка:

« Ссылка » -- « Оглавление и указатели… »" width="640"

Аналогичную операцию проделаем для заголовка подраздела, за основу взяв стиль « Заголовок 2 ».

Сделаем так же со всеми заголовками и переведем курсор туда, где мы хотим поместить содержание. На данном этапе  Word готов к созданию автоматического оглавления .

Теперь жмем « Вставка » -- « Ссылка » -- « Оглавление и указатели… »

Открывается окно Оглавление и указатели. Переходим на вкладку « Оглавление » и жмем « ОК ».

На месте курсора в документе  Word  автоматически появится  содержание  с указанием страниц.

В принципе это все, но как видно в окне « Образец печатного документа »  шрифт содержания  далек от стандартов оформления. Настроить шрифты и прочее оформление содержания можно, нажав кнопку « Изменить… » в данном окне.

В открывшемся окне нужно установить нужные параметры для соответствующего Оглавления и « Ок»

В любой момент можно  обновить содержание , кликнув на нем правой кнопкой мыши и выбрав в выпадающем меню « Обновить поле ».

При  обновлении поля содержания  пользователю задается вопрос обновлять его целиком или же обновить только номера страниц…

Если структура документа не изменилась – нужно отметить « обновить только номера страниц », если изменилась – « обновить целиком ».

На месте старого оглавления появится новое со всеми внесенными в него изменениями.

Перемещение по оглавлению и внесение изменений в оглавление

Теперь, чтобы перейти к нужному разделу, достаточно нажать клавишу «Ctrl» и щелкнуть на названии этого раздела в оглавлении в момент, когда указатель мыши примет вид руки. Вы автоматически переместитесь в то место в тексте, где начинается выбранный раздел.

Если вам понадобится внести изменения в названия разделов либо переформировать их уровни, внесите изменения в текст, а затем на оглавление нажмите правую кнопку мыши, появится контекстное меню где вы можете выбрать «Обновить поле».

Источники

• Шафрин Ю. А. Информационные технологии: В 2 ч. Ч.2: Офисная технология и информационные системы/ Ю. А. Шафрин. – М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2003. – 336 с.
• Гаевский А. Ю. Информатика: 7 – 11 кл.: Учебн. пособие. – 2-е изд.,доп. – К.: А.С.К.,2006. – 536 с.