Лабораторные работы пакета "Microsoft Office"

Лабораторная работа №1

Работа с таблицами в MS Word. Форматирование таблиц. Использование формул в таблицах. Стандартные функции.

Цель работы – Привить у студентов навыки создания и форматирования таблиц при оформлении документов Microsoft Word

1. Запустите программу Microsoft Word.

2. Добавьте таблицу из 4 строки и 6 столбцов., щелкнув кнопку Добавить таблицу на панели инструментов.

3. Введите в таблицу текст:

Специальности 1-й курс 2-й курс 3-й курс 4-й курс Всего

Юриспруденция 200 180 160 140

Экономика 170 150 130 110

Психология 80 70 60 50

1. Установите курсор в столбец Всего по строке Юриспруденция и введите команду Таблица + Формула. В диалоговом окне Формула введите формулу =SUM(LEFT). Повторите эти действия для 3 и 4 строки.

2. Установите для названий специальностей полужирный шрифт, а для названия таблицы цвет текста – синий. Выделите все столбцы, начиная со второго и установите выравнивание по центру.

3. Выделите всю таблицу и выполните команду Формат + Границы и заливка. В диалоговом окне установите тип обрамления Сетка, толщину линии - 1,5 пт.

4. Выделите первую строку текста выполните команду Формат + Границы и заливка. Во вкладке Заливка установите тип узора заливки ячейки - 25%.

5. Выделите названия специальностей и выполните команду Таблица + Сортировка, Установите сортировку для 1 столбца по возрастанию.

6. Создайте следующую таблицу в виде табулированного текста (переход между ячейками таблицы осуществляется клавишей Tab, а переход на новую строку таблицы – клавишей Enter):

	Учебная дисциплина	Группа	Средний балл	Всего сдавало	отлично	хорошо	Удовл.	Неудовл	Неявки
	Гражданское право
1.		133	3,88	32	12	10	6	3	1
2.		134	3,52	27	7	9	6	3	2
3.		135	3,43	28	9	8	3	5	3
4.		136	3,52	29	8	8	8	3	2
	ИТОГО		3,59	116	36	35	23	14	8
	Уголовное право
1.		133	3,75	32	8	12	10	1	1
2.		134	3,75	32	12	9	6	3	2
3.		135	3,58	31	12	8	3	5	3
4.		136	3,46	28	7	8	8	3	2
ИТОГО			3,64	123	39	37	27	12	8
Средние показатели			3,56	239	75	72	50	26	16

1. Установите курсор в столбец Cредний балл по строке Итого и введите команду Таблица + Формула. В диалоговом окне Формула введите формулу =Average(). Повторите эти действия по второй строке Итого и по строке Средние показатели.

2. С помощью команды Таблица + Формула просчитайте Итого и Средние показатели для столбца Всего сдавало. В диалоговом окне Формула введите формулу =SUM(Above).

3. Повторите эти действия для столбцов Отлично, Хорошо, Удовл., Неудовл.,Неявки.

4. Преобразуйте набранный текст в таблицу.

5. Добавьте в таблицу верхнюю строку для заголовка.

6. Объедините ячейки в верхней строке и напишите «Сведения об успеваемости студентов экономического факультета за 2000/2001 учебный год»

7. Шрифт в таблице установите 14 пт.

8. Для шапки таблицы установите полужирный шрифт и выравнивание по центру.

9. Задайте ширину второго столбца – 3,5 см.

10. Задайте ширину столбцов 6-10 — 1,8см.

11. Выделите более жирным границы строк ИТОГО как показано в задании.

12. Задайте заливку красным цветом для строки ''Средние показатели''.

13. Скопируйте данную таблицу еще раз в конец документа, для первой таблицы задайте автоформат – Цветной 1, а для второй – Изысканная таблица.

14. Вторую таблицу преобразуйте в текст с разделителем !.

15. Создайте следующую таблицу:

Отчет по правонарушениям

	январь	февраль	март	апрель	май	июнь	Всего
Убийства	10	11	9	7	5	14
Тяжкие телесные повреждения	18	10	15	17	21	15
Угон автотранспорта	12	18	14	16	17	21
Кражи	30	44	26	28	20	19
Грабежи	25	21	19	12	14	9
Итого
Максимальное число убийств
Минимальное число краж

1. Просчитайте значения в пустых ячейках таблицы используя вставку формул(Всего, Максимальное, Минимальное).

2. Измените несколько значений в таблице и пересчитайте значение формул.

3. Сохраните файл в папке с именем вашей группы под названием Таблицы_ФИ. (Вместо ФИ укажите полностью свою фамилию и имя).

Контрольные вопросы:

1. Как вставить таблицу в текст?

2. Какие существуют действия для преобразования таблицы?

3. Как выделяются элементы в таблице?

4. Какие свойства таблицы можно изменить?

5. Как необходимо набрать текст для дальнейшего преобразования его в таблицу?

Лабораторная работа №2

Построение, редактирование, форматирование диаграмм в текстовом процессоре Word.

Цель работы – Привить у студентов навыки создания и форматирования диаграмм при оформлении документов Microsoft Word

1.  Создайте следующую таблицу:

1. Выберите команду Вставка ^ Рисунок Диаграмма (Insert Picture Chart). В документе Word появится диаграмма и откроется окно таблицы данных Microsoft Graph XP. Информация из таблицы Word будет перенесена в окно Graph XP, а меню и панели инструментов Word заменятся на соответствующие компоненты модуля Graph, как показано на рис. 1.

2. Щелкните на пустой области документа Word. Окно данных, панели инструментов и меню модуля Graph XP исчезнут, а ниже таблицы Word разместится диаграмма, представляющая данные этой таблицы в графической форме.

Рис. 1. Построение диаграммы на базе таблицы Word

Лабораторная работа №3 Внешний вид MS Excel. Ввод и редактирование данных. Вставка формул и редактирование данных.

Цель работы - Привить у студентов навыки ввода и редактирования ячеек Microsoft Excel. Привить у студентов навыки ввода формул и функций, а так же форматирования данных в листах Microsoft Excel.

Задание:

1. Запустите Microsoft Excel:

с помощью кнопки Пуск;

1. Рассмотрите внешний вид окна Microsoft Excel.

2. В ячейку С10 введите цифру «1», а в ячейку D10 цифру «2» Выделите диапазон С10:D10 и протяните маркер заполнения до ячейки Н10.

3. В ячейку С10 введите слово «Январь» и протяните маркер заполнения до ячейки Н10.

4. Используя команду Сервис + Параметры + Списки создайте новый список со следующими элементами:

Убийства

Тяжкие телесные повреждения

Разбой

Грабеж

Угон автотранспорта

Мошенничество

Хулиганство

Кража

1. В ячейку В11 введите слово «Убийства» и протяните маркер заполнения вниз до ячейки В18.

2. В ячейку В19 введите «Итого», в ячейку В20 – «Из них раскрыто».

3. В ячейку В21 скопируйте текст из ячейки В11 и вновь протяните марке заполнения вниз до ячейки В28.

4. В ячейку В29 введите «Итого».

5. Выделите диапазон В6:В8 и импортируйте его данные в список.

6. В ячейку G6 введите «Темпы роста» и перетащите маркер заполнения в ячейку G8.

7. В диапазоне С11:Н15 введите следующие данные:

10	11	9	7	5	14
18	10	15	17	21	15
12	18	14	16	17	21
30	44	26	28	20	19
25	21	19	12	14	9

1. В ячейке С16 введите число «5», а в ячейке D16 число «7», выделите диапазон С16:D16 и протяните маркер заполнения до ячейки Н16.

2. В ячейке С17 введите число «8», а в ячейке D17 число «10», выделите диапазон С17:D17 и протяните маркер заполнения до ячейки Н17.

3. В ячейке С18 введите число «12», а в ячейке D18 число «14», выделите диапазон С18:D18 и протяните маркер заполнения до ячейки Н18.

4. В ячейку I10 введите слово «Всего».

5. Используя кнопку Автосумма на панели инструментов заполните столбец «Всего» для заполненных строк таблицы.

6. В стоке «Итого» просчитайте сумму по столбцам.

7. Перед столбцом А вставьте дополнительный столбец. Переставьте столбцы В и А. В результате на экране должна получиться следующая картина (см рисунок 3)

8. Диапазону С11:С29 присвойте имя Правонарушения.

Лабораторная работа №3.1 Внешний вид MS Excel. Ввод и редактирование данных. Вставка формул и редактирование данных.

Цель работы - Привить у студентов навыки ввода и редактирования ячеек Microsoft Excel. Привить у студентов навыки ввода формул и функций, а так же форматирования данных в листах Microsoft Excel.

Задание:

1. В диапазоне С10:I19 каждой строке и столбцу присвоить имена по заголовкам верхней строки и левого столбца.

2. Выделите блоки с помощью поля имени и с помощью функциональной клавиши F5.

Рисунок 3 Внешний вид окна документа

1. После Лист3 добавьте новый лист.

2. Переименуйте Лист1 и присвойте ему имя «Правонарушения 2004».

3. Переместите Лист2 после Лист4.

4. Удалите Лист3.

5. Сохраните файл под именем Урок1 Excel _ФИ.

6. В ячейку В4 введите функцию СЕГОДНЯ.

7. В ячейку К10 введите слово «Среднее», в ячейку L10 - слово «Максимальное», в ячейку М10 введите слово «Минимальное».

8. В столбце К рассчитайте среднее значение цифр соответствующей строки с января по июнь (функция СРЗНАЧ).

9. В столбцах L и M рассчитайте максимальное (функция МАКС), минимальное (функция МИН) значение цифр соответствующей строки с января по июнь, используя имена диапазона ячеек.

10. В ячейку D21 введите формулу = D11*D7 и не закрывая ячейки измените тип ссылки в ячейке D7 на абсолютную.

11. Скопируйте содержимое данной ячейки по вертикали до ячейки D28.

12. Каждую ячейку в полученном вертикальном столбце скопируйте по горизонтали до столбца I.

13. Рассмотрите, как в формулах изменяются относительные и абсолютные ссылки на ячейки при копировании.

14. Для полученных данных рассчитайте строку Итого, столбцы Всего, Среднее, Максимальное, Минимальное.

15. В ячейку С30 введите функцию расчета количества непустых ячеек в диапазоне С1:С29 (функция СЧЕТЗ).

16. В ячейку D30 введите функцию расчета количества ячеек с числами в диапазоне D1:D20 (функция СЧЕТ).

17. На Листе 2 выделите диапазон I7:K7 и поверните текст на 90⁰ и выровняйте его по центру по горизонтали и по вертикали.

18. На листе Правонарушения 2004 выделите диапазон D11:J18 и установите для чисел пользовательский формат ###0"штук". Если в ячейках появятся значки ####, то измените ширину столбцов.

19. Выделите диапазон D10:J10 и поверните текст в этих ячейках на 45°.

Лабораторная работа №4

Графические возможности MS Excel. Построение диаграмм.

Цель работы - Привить у студентов навыки построения и редактирования диаграмм в Microsoft Excel и печати рабочих листов.

Задание:

1. Запустите программу Microsoft Excel.

2. Откройте файл Урок2 Excel _ФИ в папке с именем вашей группы.

3. Сохраните этот файл с именем Урок3 Excel _ФИ в той же папке.

4. На листе Правонарушения 2004 выделите диапазон C10:I18.

5. Постройте диаграмму типа Гистограмма с рядами в строках. Название диаграммы: «Отчет по правонарушениям», название оси Оx «2004 год». Поместите диаграмму на этом же рабочем листе в диапазон О1:Х24.

6. На диаграмме для оси Ох установите размер шрифта – 8 пт.

7. Для названия диаграммы установите размер шрифта – 18 пт, цвет шрифта – красный, цвет заливки – голубой.

8. Выделите диапазон ячеек С10:D18 постройте для этого диапазона круговую диаграмму с рядами в строках, название диаграммы «Правонарушения за январь», удалите легенду и установите в подписях значений категории и доли. Уберите линии выноски. Поместите диаграмму на отдельный лист.

9. Из диаграммы на листе Правонарушения 2004 удалите все данные, относящиеся к Грабежам.

10. На листе выведите диапазон ячеек C24:I24 и поместите эти данные в имеющуюся на этом листе диаграмму с помощью перетаскивания диапазона на область диаграммы.

11. В диаграмме измените порядок рядов данных: Грабеж, Кража, Мошенничество, Разбой, Тяжкие телесные повреждения, Убийства, Угон автотранспорта, Хулиганство используя команду «Формат рядов данных» из контекстного меню любого ряда.

12. На Листе2 выделите группу ячеек А8:Н15 и постройте комбинацию гистограммы и графика с общей осью значений (вкладка Нестандартные; тип График/Гистограмма). Поместите диаграмму на отдельный лист.

13. На листе измените тип диаграммы на трехмерную гистограмму.

14. Удалите в этой диаграмме легенду и увеличьте размер области построения диаграммы.

15. Скопируйте диаграмму «Отчет по правонарушениям» на Лист 4.

16. На Листе 4 измените тип диаграммы на «объемный вариант гистограммы с накоплением» и добавьте легенду, которую расположите под областью построения. Установите для оси Ох основные и промежуточные линии сетки. На диаграмме отразите значения данных.

17. В диаграмме измените цвета рядов данных и цвет области построения. Установите тень к легенде.

18. На листе Правонарушения 2004 измените ориентацию диаграммы в пространстве, перетаскивая углы области построения диаграммы.

19. Просмотрите на предварительном просмотре содержимое листа Правонарушения 2004.

20. На листе Правонарушения 2004 выделите диапазон ячеек A1:К30 и выведите на печать выделенный диапазон.

21. Выделите ячейку А1 и установите параметры страницы следующим образом: ориентация листа - альбомная; масштаб - разместить не более, чем на 1 странице в ширину и на 1 странице в высоту. Установите поля: верхнее и нижнее 2,1; левое - 3,5; правое - 0,5. Просмотрите, используя кнопку «Просмотр».

22. Установите на листе верхний и нижний колонтитул. В нижний колонтитул поместите информацию об имени файла и номере страницы. В верхний колонтитул поместите информацию об имени создателя документа, название «Данные Министерства внутренних дел 2004 год» и дату.

23. Распечатайте рабочий лист с сеткой и без нее.

24. Перейдите на лист Диаграмма.

25. Распечатайте диаграмму, уместив ее на странице и используя черно - белую печать.

26. Вставьте в своей рабочей книге новый лист и назовите его Работа с диаграммами, и составьте следующие таблицы и диаграммы к ним (диаграммы должны в точности совпадать с изображенными на рисунке):

Социальная структура
населения Москвы на 1897г
Категория населения	%
Занятые в промышленности	38,6
Прислуга, поденщики	19,4
Занятые в торговле	14
Занятые на транспорте	6,5
рантье и пенсионеры	10,9
чиновники и военные	4,6
люди свободных профессий	6

Использование домашнего компьютера
(исследования фирмы Microsoft)
Вид работы	%
Игры	38,6
Обработка текстов	19,4
Ведение финансов	14
Домашняя работа	6,5
Образование	10,9
Домашний бизнес	4,6

Таблица 1
Численность	РОССИЯ	КАЗАХСТАН
Население	148310174	16721113
Мужчины	69562474	8115857
Женщины	78747700	8605256
Дети	33314753	5247906
Взрослые	98913416	10474265
Старики	16082005	998942

 

Таблица 2
Проц. Состав	РОССИЯ	КАЗАХСТАН
Мужчины %
Женщины %
Дети %
Взрослые %
Старики %

Республика Казахстан
Население	16721113
Мужчины	8115857
Женщины	8605256
Дети	5247906
Взрослые	10474265
Старики	998942
Мальчики	2659586
Мужчины	5158149
Дедушки	298122
Девочки	2588320
Женщины	5316116
Бабушки	700820
Горожане	9605740
Сельчане	7115373
Городские мужчины	4576954
Городские женщины	5028786
Сельские мужчины	3538903
Сельские женщины	3576470

Примечание: Таблицу 2 заполните сами и введите в нее необходимые формулы. Затем по данным в таблице 2 сформируйте диаграмму. Постарайтесь сформировать точно такую же диаграмму.

1. Сохраните книгу и закройте Microsoft Excel.

Контрольные вопросы:

1. Сколько шагов содержит Мастер диаграмм?

2. Как удалить из диаграммы столбец данных?

3. Как в диаграмме изменить порядок рядов данных?

4. Для какого количества данных можно построить круговую диаграмму?

5. Как добавить данные в уже имеющуюся диаграмму?

Лабораторная работа №5

MS Access. Создание межтабличных связей. Сортировка и фильтрация данных.

Цель работы: привить у студентов навыки создания базы данных, слздания межтабличных связей. Научить сортировать и фильтровать данные.

ЗАДАНИЕ

I Создание таблиц базы данных

Создадим базу данных, содержащую сведения о студентах вашего потока. Для этого выполним следующие действия:

1. Запустим программу MS Access.

2. При запуске появится диалоговое окно, в котором надо выбрать строку Новая база данных.

3. В окне Файл новой базы данных указать имя новой БД- ДЕКАНАТ и сохранить в папке ПР13.

4. Нажмите кнопу Создать. В появившемся окне База данных активизировать вкладку Таблицы и щелкнуть на кнопке Создать.

5. Создать таблицу, воспользовавшись Конструктором. В окне Новая таблица выбрать пункт Конструктор и подтвердить выбор.

6. Определить поля таблицы. В появившемся окне создать поля базы данных, согласно следующей таблице.

Поле	Тип поля	Размер поля
Номер	Счетчик
Фамилия	Текстовое	15
Имя	Текстовое	10
Отчество	Текстовое	15
Дата рождения	Дата	Краткий формат
Группа	Текстовое	7
Адрес	Текстовое	20

1. Для ввода типа поля использовать значок контекстного меню, который появляется при установке курсора в столбец Тип данных.

2. Определить первичный ключ для таблицы. В данной таблице ключевым является поле Номер. Чтобы сделать поле ключевым, нужно выделить его и выбрать из меню Правка команду Ключевое поле или нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

3. Закрыть заполненную таблицу. При закрытии сохраните ее под именем Студенты.

II Ввод и редактирование данных

1. В окне База данных появилось имя сохраненной таблицы. Для того, чтобы вводить данные, надо открывать ее в режиме таблицы. Щелкнуть на кнопку Открыть.

2. Занести в таблицу 6 – 7 записей. Для поля Группа использовать номера 56, 57, 58. Отредактировать введенные данные в таблицу: заменить во второй записи фамилию.

3. В поле Дата рождения изменить в первой записи год рождения.

4. Удалить последнюю запись в таблице. Для этого нужно выделить ее: установить курсор мыши к левой границе таблицы до изменения его в виде стрелки, направленной вправо, щелкнуть мышью и нажать клавишу Delete.

5. Добавить еще две записи.

6. Сохранить таблицу и закрыть ее.

III Создание многотабличной БД

1. Создать таблицы СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ, используя ту же технологию, что и при создании таблицы СТУДЕНТЫ в пункте 1. Атрибуты поля Номер таблицы СЕССИЯ должны быть такими же, как атрибуты этого же поля таблицы СТУДЕНТЫ. Состав полей и их свойства следующие:

СЕССИЯ

Признак ключа	Поле	Тип поля	Размер поля
Ключ	Номер	Числовое
	Оценка 1	Числовое	Фиксированный
	Оценка 2	Числовое	Фиксированный
	Оценка 3	Числовое	Фиксированный
	Оценка 4	Числовое	Фиксированный
	Результат	Текстовое	5

СТИПЕНДИЯ

Признак ключа	Поле	Тип поля	Размер поля
Ключ	Результат	Текстовое	5
	Процент	Числовое	Процентный

1. Заполнить таблицы данными; оценки в записи ввести на свое усмотрение так, чтобы в записях присутствовали разные комбинации оценок из четырех групп:

Неуд.	Хор.	Хор1.	Отл
За удовл. и неудовл.	За две 4 и более	5 5 5 4	5 5 5 5

1. В поле Результат данные заносить в соответствии с представленной таблицей, например, если в записи три оценки 5 и одна оценка 4, то в результат занести хор1.

2. Поле Процент заполнить в соответствии со следующей таблицей:

Результат	Процент
Неуд.	0,00%
Хор.	100,00%
Хор1.	200,00%
Отл.	300,00%

1. Сохранить обе таблицы и закрыть их.

IV Установление связей между таблицами

1. В окне База данных Деканат должны быть имена трех таблиц: СТУДЕНТЫ, СЕССИЯ, СТИПЕНДИЯ. Для установления связей выполнить команду Сервис – Схема данных.

2. В появившемся окне выполнить добавление всех трех таблиц в схему.

3. Установить связи между таблицами СТУДЕНТЫ и СЕССИЯ. Для этого протащить указатель мыши от поля Номер таблицы СТУДЕНТЫ к полю Номер таблицы СЕССИЯ при нажатой клавише мыши.

4. В появившемся диалоговом окне Связи активизировать значок Обеспечение целостности данных, отношение «Один к одному», активизировать значки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Прочитать встроенную справку об этих значках. Нажать кнопку Создать.

5. Установить связь между таблицами СТИПЕНДИЯ и СЕССИЯ. Для этого протащить указатель мыши от поля Результат таблицы СТИПЕНДИЯ к полю Результат таблицы СЕССИЯ. Здесь отношение «Один ко многим».

6. Закрыть окно Схема данных, при выходе сохранить связи.

Задание для самостоятельной работы студентов

1. Добавьте в базу данных Деканат таблицу ФАКУЛЬТЕТЫ, содержащую следующую информацию:

Шифр специальности	Название специальности	Название факультета
05435	«Менеджмент»	Экономический
03565	«Маркетинг»	Экономический
07867	«Юриспруденция»	Юридический
04564	«Правоведение»	Юридический
04565	«Таможенное дело»	Юридический

1. Добавьте в таблицу СТУДЕНТЫ поле шифр специальности и заполните его соответствующими данными из таблицы ФАКУЛЬТЕТЫ. Свяжите таблицы СТУДЕНТЫ и ФАКУЛЬТЕТЫ.

Сохраните базу данных Деканат.

V Поиск, сортировка и отбор данных

1. Откройте таблицу СТУДЕНТЫ в режиме формы.

1. Осуществите поиск студента по полю Фамилия. Для этого:

• установите курсор в строку поля, по которому будет осуществляться поиск, то есть Фамилия

• выполните команду Правка – Найти или нажмите пиктограмму Найти.

3.Закрыть окно формы.

4.Откройте таблицу СТУДЕНТЫ.

5.Отсортируйте записи таблицы в алфавитном порядке по полю Фамилия. Для этого:

• установите курсор в поле Фамилия;

• выполните команду Записи – Сортировка – По возрастанию или воспользоваться соответствующей пиктограммой

6.Используя фильтр, вывести на экран список студентов группы БУА-12. Для этого:

• Выполнить команду Записи – Изменить фильтр или использовать пиктограмму

• Установить курсор в поле Группа, и из контекстного меню выбрать номер нужной группы

• Выполнить команду Фильтр – Применить фильтр или использовать соответствующую пиктограмму

• Чтобы убрать фильтр, воспользуйтесь командой Записи – Удалить фильтр или применить ту же пиктограмму.

• Закрыть таблицу.

7.Открыть таблицу СТУДЕНТЫ в режиме формы и выполнить тот же фильтр: отобрать студентов группы БУА-12. Для этого выполните действия:

• В поле Формы найти запись, которая содержит индекс нужной группы – БУА-12

• Выполнить команду Записи – Фильтр – Фильтр по выделенному или воспользоваться соответствующей пиктограммой на панели инструментов

8.Удалить фильтр

Контрольные вопросы

1. Назовите основные элементы окна Access.

2. Перечислите основные объекты окна базы данных.

3. Какие режимы работы используются для работы с таблицей?

4. Что такое Конструктор в СУБД Access?

5. Для чего служит ключевое поле?

6. Что такое счетчик?

7. Какой тип данных следует использовать для создания поля, содержащего рисунки?

8. Что такое маска ввода? Какие знаки используются для работы с маской?

9. Объясните для чего необходимо связывать таблицы при работе с базами данных?

10. Перечислите виды связей между таблицами базы данных.

11.Назовите обязательные условия при создании связей между главной и подчиненной таблицами?

12. Как вы понимаете связь «Один к одному»?

13. Что означает связь «Один ко многим»?

14. Что такое связь «Многие ко многим»?

15.Что такое целостность данных?

Лабораторная работа №6

MS Access. Создание запросов

Цель работы: привить у студентов навыки создания запросов.

Краткие теоретические сведения

Запросы –служат для выбора записей, обновления таблиц и включения в них новых записей. Чаще всего запросы применяют для выбора конкретных групп записей, удовлетворяющих заданному условию. Кроме того, запросы позволяют комбинировать информацию, содержащуюся в различных таблицах, обеспечивая связанным элементам данных таблиц унифицированный вид.

Использование мастера простых запросов.

Согласно своему названию, этот мастер способен создавать только очень простые запросы на выборку данных и используется поэтому в основном обычными пользователями – непрофессионалами.

Простые запросы отличаются от других типов запросов тем, что при их создании:

1. Нельзя добавлять критерии выбора в запрос или определять порядок сортировки запроса

2. Нельзя изменять порядок полей в запросе; поля всегда отображаются в том порядке, в каком они были выбраны в первом окне мастера

3. Если одно или несколько полей являются числовыми, то мастер позволяет создать суммарный запрос, представляющий сумму, среднее, минимальное или максимальное значение цифрового поля (полей). В набор результатов запроса можно включить также подсчет количества записей.

4. Если одно или несколько полей имеют тип Date/Time, то можно задать итоговый запрос, осуществляющий группирование данных по диапазону – дню, месяцу, кварталу, году.

Использование конструктора запросов.

Возможности мастера простого запроса достаточно ограничены. Лучший подход состоит в том, чтобы использовать графическое окно конструктора запроса, называемое также бланком запроса. Это одно из наиболее мощных средств Access.

Добавляя и удаляя таблицы в верхней части бланка, перемещая необходимые для выборки поля в нижнюю часть, изменяя, если необходимо, связи между таблицами, мы фактически формируем текст запроса на языке SQL.

Нажав кнопку Запуск , мы увидим результат выполнения сформированного запроса.

Типы запросов.

В Access возможно создание 4-х основных типов запросов:

1. Запросы на выборку - извлекают данные из одной или нескольких таблиц.

2. Перекрестные запросы - суммируют данные из одной или нескольких таблиц БД в форме электронной таблицы. Эти запросы полезны для анализа данных и создания графиков и диаграмм, основанных на сумме значений числовых полей многих записей.

3. Запросы на изменение - эти запросы создают новые таблицы базы данных или вносят в таблицы значительные изменения. Такие запросы позволяют добавлять в таблицу новые записи или удалять их, вносить изменения в записи с помощью выражений, встроенных в конструкцию запроса.

4. Запросы с параметрами – повторно применяют существующие запросы, внося незначительные изменения в их условия отбора. После выполнения запроса с параметрами Access отображает диалоговое окно, предлагающее пользователю внести новое условие отбора. Функции запросов с параметрами можно добавить к остальным 3-м типам запросов.

Оптимизация запросов.

1. Задание точных критериев позволяет минимизировать число строк, пересылаемых через сеть. Например, можно выбирать заказы только текущего месяца. Можно создать отдельные запросы «последний месяц», «этот квартал», «последний квартал» для пользователей, нуждающихся в «исторических» данных.

2. В первоначальный запрос целесообразно включать только те поля, которые необходимы для представления самых основных сведений.

3. Не следует включать в первоначальные запросы поля типа OLE Object и MEMO.

ЗАДАНИЕ

Работа с запросами

1. В окне База данных активизировать вкладку Запрос и нажать кнопку Создать.

2. Выбрать режим Конструктор и подтвердить выбор.

3. В появившемся окне Добавление таблицы выделить имя таблицы, из которой будет производиться запрос (СТУДЕНТЫ) и выполнить команду Добавить. Список полей этой таблицы должен появиться в окне Запрос на выборку.

4. Закрыть окно Добавление таблицы.

5. В оставшемся окне Запрос на выборку щелкнуть верхнюю левую ячейку, относящуюся к заголовку Поле.

6. В данной ячейке введите имя первого поля создаваемого запроса, например, Фамилия.

7. Аналогичным образом заполнить остальные ячейки первой строки – Имя, Пол, Дата рождения, Группа

8. Установить сортировку по полю Фамилия.

9. В строке Условия отбора внести в нужные поля критерии отбора: в поле Группа - БУА-12 (данные для условия отбора вносить в таком же виде, как они внесены в таблицу)

10. В строке Вывод на экран значок «галочка» означает, что в результате выполнения запроса данное поле будет выводиться на экран.

11. Выполнить команду Запрос – Запуск или использовать соответствующую пиктограмму.

Формирование запросов для многотабличной БД

Построить запрос, позволяющий выводить фамилию, имя, отчество и номер группы студентов, которым может быть назначена стипендия, и размер стипендии в процентах. Информация для получения таких данных находится во всех трех таблицах.

В данном случае создается новая таблица, содержащая сведения из разных взаимосвязанных таблиц.

1. В окне База данных создать новый запрос на основе связанных таблиц. Для этого активизировать вкладку Запрос и нажать кнопку Создать.

2. В появившемся окне Новый запрос выбрать Простой запрос (с использованием Мастера запросов) и подтвердить выбор.

3. В окне Создание простых запросов выбрать из таблицы СТУДЕНТЫ поля: Фамилия, Имя, Отчество, Группа; из таблицы СТИПЕНДИЯ – поле Процент. Закончить работу с Мастером запросов.

4. В полученной таблице в строке Условие отбора установить по полю Процент выражение 0, то есть вывод тех студентов, у которых сессия сдана на положительные оценки. Для этого выполнить расширенный фильтр, упорядочить фамилии студентов в алфавитном порядке.

5. Дать имя запросу Приказ и закрыть его.

Лабораторная работа №7

MS Access. Создание отчетов

Цель работы: привить у студентов навыки создания отчетов.

Краткие теоретические сведения

Отчеты во многом похожи на формы, но имеют иное функциональное назначение – они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитывать параметры принтера и параметры используемой бумаги.

Для создания отчетов существуют средства автоматического, автоматизированного и ручного проектирования. Средства автоматического проектирования реализованы автоотчетами.

Средства автоматического проектирования отчетов запускаются по команде Создать - Новый отчет - Автоотчет в столбец. Кроме автоотчетов в столбец существуют ленточные автоотчеты.

Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов группировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитула.

Редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктора. Приемы редактирования те же, что и для форм.

ЗАДАНИЕ

Разработка отчета

1. В окне База данных активизировать вкладку Отчеты и щелкнуть на кнопку Создать.

2. С помощью мастера отчетов создать отчет для вывода сведений о студентах группы, выбрать для отчета следующие поля: Номер, Фамилия, Имя, Дата рождения. В качестве источника данных использовать таблицу СТУДЕНТЫ. При создании отчета использовать сортировку по полю Фамилия, вид отчета Табличный, стиль – Строгий. Ввести имя отчета.

Закрыть отчет и выйти в окно База данных.

Для создания отчета, в котором фигурирует информация из различных таблиц базы данных, используют предварительно формированный запрос.

Построить отчет, сформированный на основе созданного запроса Приказ.

1. В окне База данных активизировать вкладку Отчет и нажать кнопку Создать.

2. В окне Новый отчет выбрать Мастер отчетов и источник данных – запрос Приказ.

3. Дальнейшие действия работы с Мастером выполните самостоятельно: Тип представления данных – по таблице СТУДЕНТЫ, уровни группировки – не задавать, осуществить сортировку по группам, внутри каждой группы упорядочить фамилии в алфавитном порядке, вид макета – табличный.

4. Если необходимо сделать какие либо изменения макета отчета, представьте его в режиме Конструктора. Для этого используйте меню Вид – Конструктор или пиктограмму Конструктор.

5. В поле заголовков отчета вставьте дату с помощью команды Вставка – Дата. Отчет должен иметь следующий вид:

ПРОЕКТ ПРИКАЗА

Группа	Фамилия	Имя	Отчество	Процент

1. Сохранить отчет.

Лабораторная работа №8

Создание презентаций. Работа в MS Power Point

Цель работы – привить у студентов навыки создания презентаций в Microsoft Power Point.

Задание:

1. Создайте презентацию в системе MS PowerPoint по индивидуальному заданию на выбор.

2. Презентация должна содержать следующие слайды:

- Титульный лист (тема, сведения об авторе)

- Содержание (оглавление со ссылками на слайды презентации)

- Не менее 5 слайдов соответствующих данной теме (теоретические сведения с примерами)

- Список литературы

3. В презентации должны использоваться текстовые фрагменты, схемы, рисунки (MS Word), таблицы (MS Excel)

4. В презентации должны использоваться эффекты анимационные и звуковые, работать навигационные кнопки и система гиперссылок.

Индивидуальное задание

1. Предметная область Информатики

2. Кодирование информации

3. Системы счисления

4. Двоичная арифметика

5. Устройство компьютера

6. Программное обеспечение

7. Файловая система и основные операции с файлами

8. Алгоритмизация

9. Информационные технологии

10. Технология работы с текстовым процессором

11. Технология работы с электронными таблицами

12. Технология работы с презентационной системой

13. Технология работы с почтовыми программами

14. Технология работы с графическими редакторами

15. Безопасность информации

16. Тема на выбор.