ТРЕНИНГ ДЛЯ РОДИТЕЛЕЙ: «Проблема времени, или как всё успеть?!»

Тема: «Проблема времени, или как всё успеть?!»

Задачи:

• Познакомить с наукой о тайм-менеджменте;

• Расширить представления о законах распределения времени;

• Упражнять родителей в умении объединять дела, выделять время для себя и своих близких;

• Способствовать сплочению семьи и оптимизации детско-родительских отношений.

1. Вводная часть:

Ритуал приветствия (в кругу).

Упражнение «Бег рук»

Цель: сплочение группы участников, снятие психоэмоционального напряжения, повышение настроения.

Описание упражнения: участники образуют круг, вытягивают правые руки к центру и кладут ладони одна на другую. Далее участники перекладывают ладони: самая нижняя рука начинает путешествовать наверх, за ней следует рука следующего участника, которая теперь оказывается внизу. Руки должны перемещаться по очереди, причём в один и тот же момент двигать рукой может только один игрок (можно разделить участников и устроить соревнование).

2. Основная часть:

Актуальность темы: Итак, вся наша жизнь – набегу. Мы торопимся всё успеть: хорошо учиться, «во время» выйти замуж, родить ребёнка, сделать карьеру, а ещё уделить внимание мужу и себе, позвонить родителям… .И часто можно слышать фразы «Я ничего не успеваю, я всё время на работе, мне некогда заняться собой…».

Время – это ценность, которая даётся нам природой. Эффективно использовать этот подарок – вот цель, которая присуща каждому человеку с рождения. Но многие об этой цели не догадываются и потому транжирят время так же, как и деньги. Но если деньги можно делать, делать время ещё никому не удавалось.

«За кусочек золота не купишь кусочек времени» - так гласит китайская мудрость. Время нельзя ни купить, ни произвести, однако его можно накопить. Главное – искать ресурсы не в самом времени, а в себе. Идея разработки правил организации времени возникла в Европе в 60-е гг. 20 века и называется эта отрасль – тайм-менеджмент. Взяв её на вооружение, любой человек способен решить проблему нехватки времени, а значит добиться успеха и в профессии, и в личной жизни, сохранить душевное равновесие и физическое здоровье. Сегодня мы поговорим о том, как найти время для работы, для семьи и для себя любимой.

А сейчас я предлагаю Вам обратиться к своим ощущениям.

Упражнение «Мой секундомер»

Цель: дать понять участникам группы, насколько точно они чувствуют течение времени.

Инструкция: «Закройте глаза. Вам необходимо мысленно отметить тот момент, когда пройдёт 1 минута: открыть глаза и поднять руку. Отсчитывать секунды нельзя. Оптимальным является время от 55-65 сек. Если человек раньше поднимает руку – слишком спешите по жизни, если более 66 сек – вы предпочитаете не торопиться.

Обсуждение результатов теста (по Льюису)

Родителям было предложено выполнить тест дома после Занятия 2.

«Печём пирог», или один день из моей счастливой жизни.

На меня нашло вдохновение, и я собралась испечь пирог, не совсем обычный, а вернее необыкновенный, который мне хочется назвать «Пирог Счастья» (картинка «Пирог счастья» в приложении к занятию).. Я подготовила все необходимые ингредиенты и начала творить. В нём будет 3 коржа («Бог любит троицу»):

• «Я – ЖЕНЩИНА» (самореализация в трудовой деятельности, любовь к себе, любовь к мужчине);

• «Я – МАТЬ» (забота о физическом благополучии детей, эмоциональное общение, передача собственного опыта и знаний детям);

• «Я – ХОЗЯЙКА» (создание чистоты и уюта в доме, приготовление пищи)

Нас делают счастливыми только те дни, в которых мы успеваем реализовать себя во всех трёх качествах. Но как же всё успеть???

Теория тайм-менеджмента.

• Планирование дел

позволяет мобилизовать силы и если определить заранее трудности, с которыми можно столкнуться, то их можно нейтрализовать. «Хорошо запланированное – наполовину сделанное». Правило 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90 % времени при её решении.

• Ежедневник

Планировать и думать нужно всегда на бумаге: если цели нет на бумаге, то она не существует.

Упражнение «Демонстрация дел»

Цель: показать участникам тренинга, что очень важно отделять важные крупные дела от мелких рутинных дел, расставлять приоритеты при их выполнении.

Описание: необходима большая прозрачная пустая банка, несколько яблок или лимонов (что-то круглое), крупа (положить яблоки в банку и засыпать до верха крупой). Яблоки – это крупные дела, крупа – мелкие дела. Если положить в банку яблоки и засыпать крупой – всё умещается, вытряхнуть всё и теперь засыпать в пустую банку крупу – мелкие и рутинные дела, затем поверх крупы класть яблоки – все не влезают, остаются на столе и торчат из банки. Резюме: рутина съедает время, а крупные дела не сделаны или не завершены.

• Все дела можно разделить на 4 группы:

1. Срочные и важные (попытка отложить такие дела создаёт только увеличение проблем, за них нужно браться самому и немедленно)

2. Важные, но не срочные (такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Такие дела могут стать срочными и важными если их постоянно откладывать, поэтому заранее предусмотрите для них временной резерв.

3. Срочные, но не важные (желательно делегировать)

4. Не срочные и не важные (можно смело вычёркивать из списка дел).

Итак, дела 1-й группы всегда стоят первыми в списке дел и, не сделав их, не переходите к следующей группе дел.

• С утра «съесть лягушку»

Всегда есть дела, которые вам неприятны. Желательно сделать их сразу с утра, чтобы они не создавали эмоционального напряжения.

• Учимся говорить «нет».

• Отметка в ежедневнике о выполненном деле.

• Работайте за чистым столом.

Помните основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе. На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни – ради этого т стоит работать над собственной эффективностью.

Распределение времени дома.

Упражнение «Как всё успеть»

Цель: учить объединять дела, экономить время.

Описание: участники могут быть разделены на 2 группы. Обеим группам выдаются бумажки с надписью домашних дел (например, приготовление ужина, просмотр сериала, мытьё посуды, чтение и т.д.). Задача участников постараться объединить как можно больше дел, чтобы успеть за определённый вечер уделить внимание всем членам семьи и себе любимой.

Овладев искусством управления временем, вы научитесь ставить цель и расставлять приоритет, смело говорить «нет» всем, кто отнимает у вас драгоценные минуты и часы, обходить «ловушки» во времени выстраивать свою жизнь так, как хотелось бы вам, а не тем, кто вас окружает. Управляйте своим временем сами, помните, что всегда найдутся люди, готовые сделать это за вас!

3. Заключительная часть: Ритуал прощания.

Домашнее задание:

1. Родителям предлагаются памятка «Законы, по которым работает время».

ТЕСТ (по Д. Льюису).

За каждый положительный ответ («ДА») записывайте себе один балл.

1. Я считаю себя неорганизованным человеком.

2. Усердие – единственный способ сделать больше.

3. Моя работоспособность не изменяется в течение всего рабочего дня.

4. Полностью спланированная жизнь – это скучно.

5. Мне планирование не нужно. Когда я знаю, что завтра крайний срок, – делаю все.

6. Чтобы быть успешным, нужно полностью контролировать свое время.

7. Я стараюсь все делать сам, так как только в этом случае уверен, что работа будет выполнена хорошо.

8. Единственный способ сэкономить свое время – это перепоручить (делегировать) работу.

9. Я так загружен работой, что мне не до планирования.

10. «Точность – вежливость королей».

Результаты тестирования.

Вы набрали:

0 баллов. Вы, вероятно, близки к совершенству! У вас не должно быть никаких проблем в организации времени. И по жизни вы идете достаточно уверенно, планируя цели и достигая намеченного.

1-3 балла. В целом ваш подход к организации времени достаточно конструктивен, однако некоторые убеждения мешают вам стать более продуктивным при распоряжении собственным временем.

4-6 баллов. Вашу способность организовать время подрывают отрицательные представления, т. е. предубеждения.

7-10 баллов. Вашему умению организовать время существенно вредят бесполезные и неверные убеждения. Вероятно, в настоящий момент времени вы сильно сомневаетесь в том, что в ваших силах сделать жизнь более легкой и менее напряженной. Но, изменив некоторые негативные убеждения на положительные и применяя предлагаемые нами методики управления временем, вы сможете стать более эффективным в профессиональной деятельности и личной жизни.

Теперь проанализируем каждое из упомянутых убеждений в тесте.

1. «Я считаю себя неорганизованным человеком».

Заявляя это, вы можете констатировать лишь отсутствие необходимых для организации собственного времени знаний и навыков. Но это же не врожденный порок развития, который неизлечим и лишает вас возможности жить полноценной жизнью. Развить нужные навыки и приобрести необходимые знания – в ваших силах, нужно только ваше желание.

2. «Усердие – единственный способ сделать больше».

В течение какого-то ограниченного времени это высказывание действительно справедливо: например, сроки поджимают, перепоручить некому, делать больше нечего. Но если вам приходится пользоваться этой формулой постоянно, то это может обернуться разрушительными последствиями как для здоровья, так и для дела. По многим наблюдениям, некоторые из самых усердных работников – наихудшие организаторы времени. Слишком много работая и перенапрягаясь, такие сотрудники демонстрируют низкую производительность с посредственным качеством труда, затрачивая на это долгие часы работы. Причина в том, что возможности организма человека небеспредельны и требовать от него большего, чем он может дать, – бессмысленно. В состоянии утомления в коре головного мозга развивается торможение, все процессы замедляются. Эффективность любой деятельности снижается. В таком случае самым правильным решением будет отдых, пусть даже кратковременный, в течение нескольких минут. Но его положительное влияние не замедлит сказаться на состоянии организма и результате деятельности.

3. «Моя работоспособность не изменяется в течение всего рабочего дня».

На самом деле так бывает крайне редко, практически никогда. Причина кроется в цикличности существования всех живых организмов. Живые организмы устроены так, что испытывают колебания с чередованием пиков снижения и подъема активности, в основе которых лежат физиологические механизмы, так называемые биоритмы. На пике активности интеллектуальная и физическая деятельность наиболее результативна. Колебания периодов активности индивидуальны: кто-то преисполнен энергии, способен четко сосредоточиться и решить непростую задачу в первой половине дня, кто-то ощущает подъем к вечеру, а кто-то за день проходит несколько периодов. Однако не все люди способны заметить данные изменения в состоянии своего организма. Несмотря на то что такие колебания существуют у каждого человека, степень их выраженности отличается у разных людей. А у совсем небольшого числа людей биоритмы не отражаются на работоспособности. Знание собственных колебаний активности можно конструктивно использовать: наиболее важные, сложные, энергоемкие, требующие максимальной нагрузки дела планировать именно на период подъема субъективной активности. Это один из способов планирования времени. Кстати, известно, что в Японии благодаря учету биоритмов сотрудников удалось сократить количество несчастных случаев на 60 %.

4. «Полностью спланированная жизнь – это скучно».

Умение планировать свое время не означает скучную и предсказуемую жизнь. Во-первых, распланировать все – невозможно и необязательно! Во-вторых, планирование – это набор приемов, которые необходимо применять там, где без планирования невозможно! Например, в деловой сфере тщательное планирование необходимо, а при хорошей организации своего рабочего времени в сфере досуга предоставится больше возможностей для спонтанности в своих действиях.

5. «Мне планирование не нужно. Когда я знаю, что завтра крайний срок, – делаю все».

С этим утверждением соглашаются любители получать экстремальные ощущения от времени. Это определенный стиль поведения. В целом, конечно, адекватность или неадекватность этого утверждения зависит от человека.

Есть люди, которые устраивают свою жизнь таким образом, что в ней постоянно возникают какие-то напряженные, требующие максимальной мобилизации как умственных, так и физических способностей ситуации. Во многом это обусловлено особенностями биохимических процессов: необходимостью стимулировать выделение адреналина для полноценного существования. Кто-то удовлетворяет свою потребность в острых ощущениях, занимаясь экстремальными видами спорта. Поэтому неудивительно, что есть люди, которые откладывают решение ответственных задач на последнюю минуту и, находясь под давлением предельных сроков, решают их, причем решают успешно. Действительно, пребывая в цейтноте, мы склонны исключать второстепенные дела и все усилия интенсивно направлять на выполнение единственно важного задания. Но необходимо учитывать, что некоторые события происходят в нашей жизни «в первый раз», т. е. неожиданно, непредсказуемо! И если внезапно возникнет нечто срочное, непредвиденное, требующее к себе внимания и существенных временных затрат, то выполнение первоначально намеченного дела может быть сорвано, так как будут исчерпаны все временные ресурсы. Привычка откладывать все на последний день может привести к неприятным последствиям и в другой ситуации: если будет допущена ошибка, то времени для ее исправления уже не останется.

6. «Чтобы быть успешным, нужно полностью контролировать свое время».

Определяющим является то, как вы представляете себе «полный» контроль. В этой позиции теста речь идет о стремлении к абсолютному, тотальному контролю над своим временем. Абсолютный контроль над временем неосуществим. Как бы прекрасно человек ни умел организовывать свое время, он не сможет добиться полного контроля над ним. Даже будучи самым педантичным, пунктуальным человеком, он потерпит фиаско. Как бы вы ни распланировали свой день, всегда будут непредвиденные звонки, пробки, начальники, коллеги, которые вынудят вас поменять планы. Стремиться необходимо не к жесткому контролю, а к овладению умением справляться с неожиданностями, безболезненно интегрируя их в свой план. Иными словами, тщательно составляйте план, но всегда оставляйте время для неожиданных и непредвиденных ситуаций, сохраняйте за собой простор для тактических маневров при достижении стратегических целей.

7. «Я стараюсь все делать сам, так как только в этом случае уверен, что работа будет выполнена хорошо».

Психологически весьма непросто передоверить другому то, что привык делать сам, так как кажется, будто другой выполнит работу хуже. Особенно если руководитель поручает подчиненному то, за что ответственность несет самолично. Мысленно рисуются самые грустные исходы ситуации, делаются пессимистичные прогнозы. Однако, стремясь все сделать самостоятельно, дабы «нерадивые и бестолковые» сотрудники ничего не испортили, мы берем на себя дополнительный груз, а принятие излишних обязательств на себя чревато развитием хронического чувства усталости. В состоянии утомления человек априори не может выполнить работу хорошо. В результате добрые намерения, стремление к лучшему оборачиваются плачевным исходом. Естественно, существуют дела, которые мы можем сделать только сами. Но есть и такие, которые можно, в принципе, перепоручить другим и освободить свое время для более важных дел. О том, как отличить более важные дела от менее важных, мы поговорим подробно чуть позже. Для того же, чтобы делегирование прошло успешно, необходимо соблюсти следующие пункты:

• выбрать наиболее достойного;

• правильно и полно проинструктировать его;

• оговорить сроки выполнения;

• получить отчет или доклад о выполнении порученного.

8. «Единственный способ сэкономить свое время – это перепоручить (делегировать) работу».

Разумеется, на самом деле это не единственный способ сэкономить время. Готовы ли вы пойти на риск и передать все свои дела кому-либо еще? Если вы готовитесь уволиться, то, вероятно, ваш ответ будет утвердительным. Если ваше дело вам дорого, то некоторые виды работ вы не перепоручите никому. Но есть и те обязанности, выполнение которых можно поручить сотрудникам. Делегирование сэкономит время в том случае, если вы знаете что, кому и как перепоручить. Но к делегированию мы еще вернемся.

9. «Я так загружен работой, что мне не до планирования».

Да, тяжелый случай!..

В одной из древних притч рассказывается о том, как строил себе хижину некий крестьянин. Он жил в суровой местности у подножья гор. И так как приближалась зима, то он торопился завершить свое дело. Он рубил высокие крепкие деревья до изнеможения. И топор от постоянной работы затупился, но крестьянин не обращал на это внимания. Мимо проходил опытный лесоруб: «Наточи топор!» – сказал он крестьянину. «Нет времени! – измученно ответил тот. – Я занят валкой деревьев!»… В действительности время есть. Как гласит так называемый парадокс времени: «Мало кто обладает достаточным временем, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть». Необходимо его увидеть и продуктивно использовать. Тем более что само планирование может занять всего несколько минут.

Проведите исследование распределения вашего времени. В течение недели или хотя бы двух-трех дней ведите дневник временных затрат, даже если полагаете, будто каждый день делаете одно и то же и примерно в одно и то же время. Возможно, вам только кажется, что вы хорошо знаете, на что уходит ваше время. Начинайте с момента вставания и заканчивайте засыпанием. Учитывайте все, что вы делаете, и фиксируйте затраты времени. Регистрируйте даже дела, требующие минимальных затрат времени: например телефонный разговор, длившийся 10 секунд. То есть каждое переключение своего внимания необходимо обозначать, отмечая время, причем делать это необходимо именно в те моменты, когда происходит переключение на другую деятельность. Если ведение записей перенести на вечер, то высока будет вероятность искажений. Как любое исследование, наше тоже требует получения точных данных. Результаты такого учета времени покажут вам, как распределяется ваше время: на что отводится больше времени, сколько времени тратится на второстепенные дела, из-за чего переносятся важные дела, как организуются перерывы. Таким образом, вы увидите, когда время тратится впустую, а когда действительно заполнено делами. Кроме того, вы сможете ответить на вопросы: достигли ли вы поставленных на этот период целей? А чего не удалось достичь? Что необходимо изменить для оптимизации контроля времени? Проанализировав результаты наблюдений, вы убедитесь, что выделить время для планирования возможно, а следовательно, можно изменить и улучшить свои способности организовать и контролировать время.

10. «Точность – вежливость королей».

Будет неправильным воспринимать это утверждение как абсолютно верное. В европейской культуре, которая определяет этикет современных деловых отношений, оно истинно и требует соблюдения. Такая позиция получила название монохронической, и она предусматривает довольно жесткое структурирование времени, определение приоритетности задач и их поочередное решение. Но в других регионах планеты, где доминируют иные культуральные особенности, отношение ко времени имеет другую специфику. Там время воспринимается полихронически. А это означает, что вполне нормально делать одновременно несколько дел. Там вполне допустимо опоздание, продолжительность которого определяется высоким статусом ожидаемого. Так, например, на Среднем Востоке или в Латинской Америке совещание, запланированное на 10 часов утра, может не начаться и в 12. Такое несоблюдение сроков не будет расценено как отсутствие воспитания или интереса. Дело в том, что в этих культурах к понятию времени относятся менее строго. Но даже представители монохронической культуры различаются между собой: например, процесс переговоров в США занимает меньше времени, чем в других странах. Американцы тратят меньше времени на установление взаимоотношений, они более формализованы в общении, чем, например, представители деловых кругов Японии. В Японии высоко ценится единомыслие, установление контакта и весь переговорный процесс занимает больше времени.

Приложение к Занятию 3.

Законы, по которым работает время

Как и все в нашем мире, время работает по своим законам. Их несколько.

Закон №1. Чем интереснее занятие, тем быстрее течет время

Вы когда-нибудь замечали, что когда занимаешься риятным делом. То время проходит незаметно. После этого ты оглядываешься назад, не веришь, что время так быстро пролетело, и хочешь еще и еще. Это именно об этом.

Закон №2. Закон Мёрфи.

Мёрфи утверждает, что каждое дело на деле займет больше времени, чем предполагалось до того, как вы его начали.

Именно поэтому, когда вы планируете что-либо, планируйте с небольшим запасом.

Закон №3. Закон Паркинсона.

Паркинсон говорил, что, чем больше времени мы имеем на выполнение задания, тем больше времени оно отнимает.

Возможно, это можно объяснить тем, что при большом запасе времени, мы начинаем расслабляться и никуда не торопимся.

Закон №4. Закон Лаборита.

Человек привык делать в первую очередь то, что приносит ему удовольствие.

Именно поэтому многие советуют использовать так называемый метод «проглатывания лягушек».

Если у вас есть неприятные дела, которые так и хочется отложить в долгий ящик – не делайте этого.

Просто каждый день, в первую очередь, выполняйте именно эту работу. По 1 такому неприятному делу в день, и через неделю их просто не останется.