Электронный Альбом форм как способ оптимизации процесса подготовки и оформления приказов по личному составу

Деятельность любой организации не может обойтись без организационно-распорядительной документации.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) - это совокупность взаимосвязанных документов, функционирующих в сфере управления, которые подразделяются на следующие основные группы: организационные, распорядительные и информационно-справочные [37].

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Распорядительные документы - это документы, фиксирующие решения административных и организационных вопросов деятельности организации, регулирующие и координирующие деятельность, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия руководителя. Как только руководитель возвращается из командировки или из отпуска, действие полномочий завершается.

Различают следующие виды приказов:

• по основной деятельности (приказ о вступлении в должность руководителя, приказ о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера, приказ о назначении временно исполняющего обязанности генерального директора и др.);

• по административно-хозяйственной деятельности (АХД) (приказ о переходе на электронную пропускную систему, ремонте помещений и др.);

• по личному составу [21].

Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования трудовых отношений работника с работодателем. Приказы по личному составу готовят и оформляют отделы кадров, а при их отсутствии должностные лица или бухгалтерия, которым поручено вести данные документы [15].

Приказы по личному составу в организации издаются в целях документирования трудовых отношений работодателя и работника.

Данные приказы издаются в следующих случаях:

- прием на работу;

- перевод на другую работу;

- предоставление работнику отпуска;

- направление работника в командировку;

- поощрение работника;

- определение для работника дисциплинарного взыскания;

- увольнение работника и так далее.

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях, поэтому их оформление является важной составляющей процесса делопроизводства, так как юридическая сила любого документа зависит от правильности его оформления.

Электронный Альбом форм - сборник типовых форм действующих документов и указаний по их заполнению в электронном виде.

Альбом форм приказов по личному составу позволит обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество ошибок и временных затрат при подготовке и оформлении, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники.

Работа состоит из титульного листа, оглавления, методологии, основной части, списка источников литературы и аннотации.

Титульный лист содержит полное и краткое наименование организации, в которой производилось внедрение Альбома форм, название дипломной разработки, место составления.

Оглавление включает в себя список заголовков с гиперссылками для быстрого поиска нужной формы.

В пояснительной записке раскрывается актуальность выбранной темы, описываются цель и задачи выпускной работы.

Основная часть - формы приказов по личному составу. Альбом форм содержит следующие формы приказов: о приеме на работу, о возложении обязанностей, о привлечении к работе в выходные/праздничные дни, о расторжении трудового договора, о направлении сотрудника в командировку, о переводе работника на другую работу, об изменении условий трудового договора, о дисциплинарном взыскании, об изменении оклада, о предоставлении отпуска и о премировании.

При разработке электронного Альбома форм учитывались требования к подготовке и оформлению документов, в частности приказов по личному составу, нашедшие отражение в ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», Регламенте по документированию работы с персоналом в ООО «ППР «Свердловский».

Специалист в сфере документационного обеспечения управления и архивоведения, в обязанности которого входит подготовка и оформление приказов по личному составу, может в любое время воспользоваться нужной формой, заполнив лишь те ячейки, в которых необходимо внести соответствующие данные.

Реквизиты, не требующие изменений данных (полное и краткое наименование организации; наименование вида документа; место издания приказа; реквизит «ПРИКАЗЫВАЮ»; отдельные элементы распорядительной части: действие; отдельные элементы подписи: место под подпись, реквизит ознакомления) имеют защиту.

Реквизиты, требующие изменений (дата, регистрационный номер; заголовок; констатирующая часть; отдельные элементы распорядительной части; отдельные элементы подписи: должность, расшифровка), имеют специальное поле для ввода необходимых данных.

Приказы представлены в свободной форме, так как данный вид оптимален при составлении различных видов приказов, а унифицированных форм всего 6. Кроме того, унифицированные формы приказов представлены в различных источниках, включая программу «ТБ. Корпорация». В свободной же форме приказы составляются всегда самостоятельно и вынуждают тратить на это лишнее время.